21 habilidades de gerenciamento de tempo que todo profissional precisa ter

As habilidades de gerenciamento de tempo são fundamentais para o sucesso.

Aprender a gerenciar seu tempo de forma eficaz ajudará você a fazer mais a cada dia de trabalho, aumentar a eficiência e, finalmente, aumentar seu valor para sua empresa.

Neste guia, mostrarei 21 habilidades de gerenciamento de tempo que você deve ter.

Preparar? Vamos mergulhar!

As habilidades mais importantes de gerenciamento de tempo

Então, quais habilidades de gerenciamento de tempo são mais importantes?

1. Dizendo não.

Em primeiro lugar, você deve ser capaz de afastar os esforços dos outros em utilizar seu tempo. Algumas tarefas e responsabilidades em sua vida profissional não farão nada (ou quase nada) para ajudá-lo a alcançar seus próprios objetivos.

Haverá clientes que não promoverão seus negócios e tarefas que não o ajudarão a aprender ou crescer. Aprender a identificar essas fontes potenciais de desperdício de tempo e dizer “não” a elas pode ajudá-lo a evitá-las, em vez de direcionar sua atenção para as oportunidades que importam.

Essa é uma das dicas de gerenciamento de tempo mais importantes para o trabalho, principalmente.

2. Definição de metas.

Você também tem que ser capaz de definir e entender seus próprios objetivos. O gerenciamento do tempo pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes e, se você não tiver certeza do que quer, não poderá provar em nenhuma direção definitiva.

Por exemplo, digamos que seu objetivo principal seja sair do escritório no horário, enquanto ainda realiza a mesma quantidade de trabalho; se for esse o caso, você precisará se concentrar em melhorar sua eficiência.

Mas se seu objetivo principal for melhorar a lucratividade do seu negócio, você precisará otimizar sua abordagem de forma diferente.

O estabelecimento de metas também é importante em menor escala; por exemplo, você pode se comprometer a passar três horas a menos nas mídias sociais todas as semanas, para poder se concentrar em tarefas mais importantes.

3. Gerenciamento de estresse.

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Todo mundo fica estressado no trabalho, mas se seus níveis de estresse ficarem muito altos, eles podem afetar gravemente seu desempenho, tornando-o incapaz de se concentrar e, em alguns casos, fazendo com que você perca dias inteiros devido a doença.

Assim, gerenciar seu estresse pode ajudá-lo a gerenciar seu tempo.

Existem muitas estratégias que podem reduzir seus níveis de estresse, incluindo exercícios físicos, sono extra, meditação e mais tempo livre.

4. Delegação.

Aprender quando delegar e como delegar é uma das habilidades de gerenciamento de tempo mais importantes para os profissionais dominarem.

Provavelmente, há tarefas que você faz todos os dias que alguém menos qualificado ou com habilidades diferentes poderia fazer tão bem – e por menos dinheiro do que você vale. Também pode haver membros de sua equipe que tenham menos trabalho e sejam capazes de assumir o trabalho extra. Nessas situações, delegar a tarefa é superior a tentar fazer você mesmo.

Atribuir a tarefa à melhor pessoa possível e ser completo e claro na descrição da tarefa pode ajudá-lo a melhorar ainda mais.

5. Priorização.

O gerenciamento do tempo força você a priorizar adequadamente. De um modo geral, a melhor maneira de fazer isso é avaliar a urgência e a importância de cada tarefa em sua lista de tarefas.

Urgência refere-se a quão urgente é um assunto; isso é relevante apenas nas próximas horas, ou é algo que poderia esperar um mês. Importância refere-se a quão vital é para o seu resultado final; isso irá ajudá-lo a atingir seus objetivos de longo prazo, ou é trivial na melhor das hipóteses?

Combinando esses fatores, você deve ser capaz de criar um sistema de pedidos que permita lidar primeiro com suas tarefas mais significativas.

6. Agendamento.

O agendamento pode parecer simples, mas há dois elementos no agendamento que podem melhorar muito a forma como você gasta seu tempo.

Primeiro, há o combate à Lei de Parkinson. A Lei de Parkinson é um ditado informal que afirma que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Em outras palavras, quanto mais tempo você alocar para uma tarefa, mais tempo levará para realizá-la; você pode lutar contra isso agendando agressivamente, com prazos apertados.

Em segundo lugar, é encontrar o equilíbrio entre rigidez e flexibilidade. É importante agendar o maior número de tarefas possível, para que você saiba planejar e executar o seu dia, mas também é importante deixar alguma margem de manobra, caso surjam novas prioridades ou algumas tarefas demorem mais do que o previsto.

Esse equilíbrio será diferente para cada trabalho.

7. Foco.

Você trabalhará com mais eficiência, concluindo tarefas em menos tempo, se essas tarefas tiverem sua total atenção.

Se você estiver distraído, mesmo que levemente, pode levar até 23 minutos para se recuperar completamente. Da mesma forma, se você tentar fazer várias tarefas ao mesmo tempo, diminuirá instantaneamente sua eficácia em cada tarefa que estiver tentando fazer.

Aprender a se concentrar pode ser difícil, mas se torna muito mais fácil com a ajuda da meditação da atenção plena – e quando você elimina possíveis distrações em seu ambiente de trabalho.

8. Organização.

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Não deve ser segredo que pessoas mais organizadas acabam gastando menos tempo em tarefas. Eles sabem exatamente onde encontrar todos os arquivos de que precisam e nunca perdem o controle de coisas como anotações de reuniões.

Existem métodos de organização que se aplicam a diferentes áreas do seu trabalho; por exemplo, escrevemos este guia prático sobre como se organizar melhor no Gmail. No entanto, habilidades organizacionais de alto nível serão mais úteis em geral. Crie um sistema que se ajuste ao seu estilo de trabalho e seja consistente com ele.

Um sistema adequado de organização é uma das dicas de gerenciamento de tempo mais importantes para os alunos, especificamente.

9. Determinação.

Os esforços de gerenciamento de tempo são frequentemente obstruídos pela indecisão. Em algumas situações, é importante tomar seu tempo, considerar todas as variáveis ​​e só finalizar sua decisão quando estiver absolutamente certo disso.

Na maioria das situações, é melhor fazer uma avaliação de alto nível e depois avançar em uma direção, ajustando ao longo do caminho.

A determinação economiza tempo não apenas porque poupa você de hesitações excessivas, mas também porque lhe dá a chance de reunir mais informações ao iniciar sua execução.

10. Paciência (e oportunismo).

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Trabalhar nas tarefas mais apropriadas e/ou poderosas pode ajudá-lo a gastar seu tempo com mais sabedoria; isso muitas vezes requer paciência e oportunismo. Por exemplo, se você está investindo em imóveis, você terá que saber quais ofertas de imóveis deixar passar, esperando seu tempo até aproveitar a oportunidade “perfeita”.

11. Motivação.

A produtividade é altamente dependente da motivação pessoal; pessoas que são intrinsecamente motivadas sempre realizarão seu trabalho mais rápido (e mais minuciosamente) do que suas contrapartes desmotivadas. Se você conseguir se motivar o suficiente, mesmo quando estiver em um ponto baixo, sempre poderá gastar seu tempo com mais eficiência.

O truque é saber como motivar a si mesmo. Lembre-se de seus objetivos de longo prazo e tente traçar uma linha conectando essa tarefa a esses objetivos. Você também pode considerar recompensar a si mesmo quando uma tarefa for concluída.

Experimente para ver o que funciona e não deixe de conferir a lista de citações motivacionais para se inspirar!

12. Documentação.

O gerenciamento do tempo também exige que você documente seu trabalho e suas ideias de maneira eficiente. Por exemplo, digamos que você definiu uma meta para si mesmo; você anotou esse objetivo?

Você está rastreando? Ou é apenas algo que reside na sua imaginação? Metas documentadas são muito mais prováveis ​​de serem alcançadas. Da mesma forma, você vai querer documentar seu trabalho em andamento de forma eficiente para se manter na tarefa e trabalhar de forma produtiva.

Por exemplo, convém fazer anotações detalhadas da reunião para poder consultá-las no futuro.

13. Concisão.

A primeira das três características da comunicação eficiente é a concisão. Algumas pessoas tentam economizar tempo apressando suas palavras. Em vez de “perder” tempo pensando em sua mensagem e editando-a com perfeição, eles desabafam instintivamente e clicam em enviar.

No entanto, isso é contraproducente. Escrever e falar de forma concisa levará um pouco mais de tempo, já que você terá que editar suas palavras, mas vale a pena o investimento.

Além de os destinatários de suas mensagens gastarem menos tempo no diálogo, você também evitará falhas de comunicação – que são uma grande fonte de perda de tempo para todos os envolvidos.

14. Clareza.

A segunda das três características da comunicação eficiente é a clareza. A concisão o ajudará a expressar sua mensagem em menos palavras, mas a clareza eliminará as ambiguidades.

Por exemplo, digamos que há um problema com um cliente insatisfeito que você está tentando resolver com um funcionário. A frase “cuide disso, por favor” é concisa, mas também ambígua; “cuidar disso” significa dar ao cliente um desconto na próxima compra? Reembolsar o pedido? Ou chegar a alguma solução por conta própria?

Mesmo que você ache que a implicação é óbvia, gastar mais um minuto para explicar as coisas pode poupar muitos problemas.

15. Rigor.

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A terceira das três características da comunicação eficiente é a meticulosidade. A minuciosidade tem tudo a ver com fornecer informações com antecedência, em vez de enviá-las aos poucos ou deixar coisas não ditas.

Isso talvez seja mais importante ao fazer uma solicitação ou ao atribuir uma tarefa a um de seus funcionários; se o seu funcionário não tiver todos os materiais necessários para iniciar uma tarefa, ela será atrasada.

A minuciosidade, como a concisão, leva mais tempo inicialmente, mas é um investimento; se feito corretamente, você economizará muito mais tempo do que inicialmente custa.

16. Estimativa de tempo.

O gerenciamento do tempo também significa aprender a estimar com precisão a quantidade de tempo que uma tarefa levará. Isso irá ajudá-lo de várias maneiras.

Primeiro, você poderá agendar tarefas e reuniões com mais eficiência, atribuindo a elas um intervalo de tempo que não seja muito curto nem muito longo; isso pode ajudá-lo a acumular mais tarefas em seu dia de trabalho sem sobrecarregá-lo.

Em segundo lugar, ajudará você a aprender quando estiver trabalhando de forma ineficiente; se você exceder significativamente sua estimativa de tempo, saberá que algo deu errado. A estimativa de tempo também pode ajudá-lo a priorizar ou aprender quando delegar; se uma tarefa vai levar muito tempo, mas não vai ajudá-lo a atingir seus objetivos, você pode encontrar uma maneira de sair dela.

A estimativa de tempo é uma das habilidades de gerenciamento de tempo mais difíceis de dominar devido à nossa inclinação natural de subestimar a quantidade de tempo necessária para concluir uma tarefa.

Na verdade, é um viés cognitivo conhecido como falácia do planejamento e afeta a todos nós.

17. Alocação de recursos.

A alocação de recursos também pode ajudá-lo a concluir tarefas com mais eficiência e perder menos tempo. Os tipos de recursos alocados dependerão de sua função.

Por exemplo, você pode atribuir funcionários a diferentes tarefas; se você jogar com os pontos fortes dos funcionários, poderá fazer mais (em equipe) mais rapidamente e gastar menos tempo fazendo correções.

Também é importante não alocar recursos demais, ou você acabará perdendo tempo ou dificultando outras tarefas.

18. Esboço.

Há muitas situações que vão exigir suas habilidades de delineamento. Em cada um deles, o delineamento servirá como uma estrutura esquelética que orientará o restante de seu trabalho. Se você estiver escrevendo um eBook, começar com um esboço de alto nível de seções e subseções ajudará você a concluí-lo mais rapidamente.

Se você estiver organizando uma reunião, delinear o curso da reunião o ajudará a permanecer no caminho certo e a perder menos tempo. Tal como acontece com muitos itens nesta lista, pode parecer um aumento no gasto de tempo, mas, em última análise, é um investimento que economizará tempo a longo prazo.

19. Abertura à mudança.

A maioria das pessoas tem coisas que gostaria de mudar em seu trabalho, como um grande número de e-mails ou sempre se sentindo atrasada, mas relutam em mudar seus hábitos para fazer a diferença.

Mudança gera mudança, portanto, se você deseja melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo (e sua experiência de trabalho em geral), precisa estar disposto a se adaptar. Tenha a mente aberta sobre novas técnicas e novas abordagens e não tenha medo de mudar sua rotina principal.

Somente através desses ajustes você aprenderá o que realmente funciona.

20. Colaboração.

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A colaboração é uma habilidade vaga para aprender, pois você pode colaborar de muitas maneiras diferentes, em muitas tarefas diferentes. Mas se você quer gastar seu tempo com sabedoria, precisa aprender a trabalhar bem com os outros.

Uma boa comunicação pode ajudá-lo tremendamente aqui, mas o fundamental mais importante para uma melhor colaboração é a adaptabilidade; pessoas diferentes terão preferências, estilos e hábitos diferentes, e você precisará fazer ajustes nos seus para trabalhar eficientemente com os outros. Aprenda como seus parceiros trabalham e atenda a eles quando possível.

Para obter ajuda, consulte meu guia sobre colaboração entre funcionários.

21. Reflexão e análise.

A maior ferramenta em seu arsenal de gerenciamento de tempo é a reflexão. Pense em como você está gastando seu tempo e observe os dados para analisar o que está dando certo e o que está errado. A maioria das pessoas ignora as formas como desperdiçam tempo diariamente e não entendem como é possível trabalhar com mais eficiência.

Ao estudar seus próprios hábitos de perto e procurar oportunidades, você será muito mais capaz de encontrar novas saídas para o crescimento. Apenas certifique-se de ter uma boa ferramenta para ajudá-lo a acompanhar seu progresso.

Medindo seu progresso no gerenciamento de tempo

Aprimorar essas habilidades de gerenciamento de tempo melhorará a forma como você aloca e gasta seu tempo, mas como você pode ter certeza de que está progredindo? Você está realmente gastando menos horas nas tarefas exigentes que ocupam seu dia?

Se não, o que realmente está prendendo você?

A única maneira de saber com certeza é medindo e analisando seu progresso. É importante acompanhar como você está gastando seu tempo, como está gerenciando seu trabalho e como está melhorando ao longo do tempo.

Existem muitos aplicativos de gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo nessa empreitada, mas um dos mais eficazes (e mais fáceis de aprender) é o EmailAnalytics.

O EmailAnalytics ajudará você a rastrear quantos e-mails você envia e recebe, seus tempos médios de resposta e dezenas de outras variáveis, tudo com recursos visuais de dados úteis, para que você possa obter novas informações intuitivamente.

Se você estiver interessado em saber mais sobre seu próprio progresso no gerenciamento de tempo, inscreva-se para uma avaliação gratuita hoje mesmo!