10 dicas de produtividade e gerenciamento de tempo para web designers

Web designers geralmente trabalham em vários projetos simultaneamente. Eles enfrentam muitos desafios, como gerenciar vários sites, gerenciar clientes difíceis, encontrar novos clientes, precificar seu trabalho corretamente e acompanhar as tendências do setor. Além de tudo isso, eles também tentam manter uma vida pessoal feliz e saudável.

Isso representa um problema quando se trata de priorizar tarefas e cumprir prazos e, de acordo com um estudo, o gerenciamento do tempo é um problema comum entre os web designers.

Para ajudá-lo a encontrar o equilíbrio certo entre o trabalho e a vida pessoal, e para garantir que você cumpra os prazos, mostraremos 10 dicas eficazes de gerenciamento de tempo.

Há uma grande variedade de coisas que podem impactar seu tempo, foco e energia - e sua estratégia de gerenciamento de tempo precisa levar em conta cada uma delas. Vamos começar.

Não importa a clareza com que você enuncia os termos do trabalho, fornece um cronograma, explica quais são os resultados do site ou lembra o cliente de quantas revisões ele receberá. Se você não tiver tudo por escrito, o que acha que seu cliente fará quando o trabalho começar?

Ou você vai lidar com uma enxurrada de ligações e e-mails verificando você ou vai ter um cliente que quer forçar os limites do acordo porque não existe um acordo oficial. Ambos os resultados requerem que você redirecione sua atenção para assuntos que não sejam seus projetos.

Mas um contrato e uma declaração de trabalho (SOW) que o cliente assinou e tem em sua posse irão ajudá-lo a gerenciar as expectativas e reduzir suas ansiedades sobre o projeto.

Se você já ficou curioso sobre quanto tempo realmente leva para construir um site, um rastreador de tempo eliminará as suposições. Existem vários motivos pelos quais você deve se preocupar com isso.

Por um lado, você pode programar projetos com segurança e fornecer datas de entrega aos clientes se souber quanto tempo cada tarefa e fase leva para ser concluída.

Em segundo lugar, ao reservar um tempo para a duração real de uma tarefa em vez de uma estimativa, você não terá que transportar o trabalho de um dia para o outro. Se você conseguir fazer tudo na hora marcada, não vai sentir que precisa trabalhar até tarde ou nos fins de semana para tentar se atualizar o tempo todo.

Além disso, o controle de tempo pode ajudá-lo a descobrir os preços de seu web design. Embora deva cobrar com base no valor e não nas horas, você ainda quer ter certeza de que tem uma margem de lucro grande o suficiente embutida em seus preços para não apenas empatar ou, pior, perder dinheiro em seus empregos.

Você já viu histórias online sobre como pessoas “bem-sucedidas” como Richard Branson e Tim Cook acordam quando ainda está escuro e pensaram: “Prefiro dormir mais do que ter sucesso”?

O problema com essa lógica de que acordar cedo significa sucesso é que não é realmente lógico.

Cada pessoa é diferente, o que significa que você deve se levantar quando se sentir descansado, programar suas horas de trabalho quando estiver no modo de concentração máxima e trabalhar apenas o número de horas que puder administrar de maneira razoável.

Contanto que não impeça sua capacidade de falar com clientes ou clientes potenciais em tempo real, não há nada de errado em trabalhar durante a programação ideal de seu corpo e mente. Só não se esqueça de levar em consideração os intervalos.

Esta é uma grande parte da técnica Pomodoro. É assim:

• Defina um cronômetro para 25 minutos.
• Inicie o cronômetro e trabalhe em uma única tarefa sem quebrar sua concentração.
• Quando o cronômetro tocar, pare e faça uma pequena pausa.

Este ciclo se repetirá quatro vezes. Ao final desse tempo, você poderá fazer uma pausa mais longa. Então, tudo começará de novo.

Embora 25 minutos seja a forma como essa técnica especifica o tempo, novamente, é importante encontrar seu ritmo e número de pausas ideais. Você pode achar que 25 minutos é um tempo muito curto para concluir as tarefas do seu site e seria melhor definir o cronômetro para 60 minutos. Contanto que você não perca a concentração, tudo bem.

Ter um plano definido para cada dia é um truque útil para administrar seu tempo.

No entanto, em vez de pegar sua lista crescente de projetos e escolher em que você trabalhará um dia de cada vez, agende suas tarefas com antecedência. Isso vale para o trabalho do projeto, bem como para tudo o mais que ocorre durante o seu dia de trabalho.

Aqui estão algumas dicas para definir sua programação:

• Defina regras com base em sua programação ideal - os dias da semana em que você trabalhará e também quanto tempo em cada dia.
• Programe suas tarefas mais difíceis logo no início do dia, quando estiver se sentindo afiado e pronto para enfrentar um desafio. Isso é chamado de comer o sapo.
• Coloque suas tarefas de administração de negócios no calendário e defina uma programação previsível para elas, de modo que se torne um hábito enfrentá-las em um dia e hora definidos.
• Reserve certos dias e prazos em que deseja estar ao telefone, fazendo chamadas de descoberta com clientes em potencial ou discutindo marcos do projeto com clientes existentes.
• Adicione compromissos pessoais ou atividades à sua programação que ocorrem durante o dia de trabalho.

Se você programar tudo e alocar o tempo apropriado para tudo isso, não perderá tempo voltando atrás ou ficando estressado com algo que esqueceu de fazer.

Levando isso um passo adiante, seria incrivelmente benéfico salvar modelos de processo em seu software de gerenciamento de tarefas.

Dessa forma, assim que um novo projeto começar, tudo o que você precisa fazer é duplicar o modelo de processo, personalizar as tarefas com base no trabalho e começar a concluir as tarefas.

Isso é útil para todas as áreas do seu fluxo de trabalho, desde encontrar novos clientes de web design até integrá-los, bem como tarefas de web design a atividades pós-lançamento. Você também pode criar modelos para trabalhos que não sejam do projeto.

Um dos maiores benefícios disso é a peça de familiaridade. Quanto mais estruturado e previsível seu processo se torna, mais fácil é se concentrar no aspecto criativo de seu trabalho, em vez de na logística de gerenciamento de tarefas.

Outro benefício de modelar seus fluxos de trabalho é que ele permite que você pegue processos cada vez maiores e os divida em tarefas menores e mais gerenciáveis. Isso eliminará qualquer opressão ou intimidação de seu trabalho.

Se o seu monitor de tempo está lhe dizendo que mais de 50% do seu dia de trabalho é dedicado ao trabalho administrativo, então é hora de reavaliar o que você está fazendo.

Agora, você tem duas opções. Você pode terceirizar essas tarefas de gerenciamento de negócios necessárias para um assistente e outros provedores de serviços profissionais ou pode automatizá-las com software. Se sua empresa é relativamente pequena e você está tentando economizar dinheiro, comece com a automação.

Existem toneladas de ferramentas disponíveis - muitas delas gratuitas - que o ajudarão a automatizar tarefas chatas, irritantes e muitas vezes demoradas relacionadas a:

• Contabilidade e gestão tributária
• Agendamento de reuniões
• Vetting prospects
• Criação de contrato
• Faturamento
• Comunicação e acompanhamento do cliente
• Marketing de mídia social
• E mais

Você nunca estará 100% livre de gerenciar seu negócio, mas pode torná-lo muito menos demorado com processos automatizados.

Quer você seja um web designer ou um desenvolvedor web, provavelmente tem um conjunto de ferramentas que usa em cada trabalho.

Se você é um designer, esta caixa de ferramentas pode incluir:

• Uma ferramenta de wireframing
• Sketch ou Photoshop
• Alguns temas WordPress flexíveis e poderosos que funcionam bem para sua base de clientes
• Uma coleção de plug-ins WordPress essenciais para o site de cada cliente
• Uma ferramenta de teste para vários navegadores

Se você for um desenvolvedor, sua caixa de ferramentas pode incluir:

• Frameworks e bibliotecas
• Um IDE
• Um ambiente de teste
• Github
• Ferramentas de teste de navegador

Ao construir uma caixa de ferramentas que você pode usar em cada trabalho, você pode trabalhar mais rápido e produzir melhores resultados, pois não perderá tempo tentando encontrar ferramentas para usar. Em vez disso, você pode fazer o que ama e apenas criar.

Em média, uma pessoa passa 7 horas online todos os dias. Infelizmente, a Internet e a infinidade de dispositivos com os quais você trabalha estão apenas esperando para lançar uma distração ou colocar um obstáculo em seu caminho durante esse tempo.

Dependendo de onde vêm suas distrações, há várias maneiras de lidar com isso.

A primeira coisa é usar as configurações de tempo de tela dos seus dispositivos para definir limites específicos de aplicativo e comunicação. Dessa forma, você só receberá novos e-mails, receberá mensagens de texto ou chamadas ou verá notificações push nos horários que designou (ou seja, quando não estiver ocupado trabalhando).

Você também pode usar ferramentas bloqueadoras de distração mais pesadas para sua caixa de entrada de e-mail, mídia social e aplicativos.

Não se esqueça das distrações em casa. Se você tiver outras pessoas ao seu redor, diga a elas que uma porta fechada ou outro sinal significa que você está no ritmo e não pode ser interrompido.

Embora você possa minimizar a frequência ou a urgência com que os clientes entram em contato com você, definindo tudo claramente em um contrato e SOW, haverá momentos em que eles precisarão entrar em contato durante o andamento de um projeto.

Sabendo que será o caso, configure um único canal de contato que eles possam usar.

Tal como acontece com as outras dicas de gerenciamento de tempo nesta lista, reserve um tempo para verificar esse canal uma vez por dia. Se você agendar 30 minutos no final do seu dia de trabalho, poderá facilmente ficar por dentro dessas mensagens e ter todas elas respondidas em tempo hábil.

Não se esqueça de ser pró-ativo nessas comunicações. Ao agendar check-ins com seus clientes em diferentes marcos ao longo do projeto, provavelmente não haverá tantas mensagens para lidar diariamente.

Esta é sempre uma técnica de gerenciamento de tempo difícil de dominar. Como criador, você quer ser capaz de dizer “Sim!” para cada cliente potencial e cliente.

A realidade, porém, é que você realmente só está prestando um péssimo serviço a eles ao dizer "sim" se não tiver a capacidade de aceitar o que eles estão pedindo.

Pode ser o caso se for um projeto ou solicitação:

• Para um cliente que você sabe, será demorado gerenciar
• Isso está além de suas capacidades atuais ou fora de sua casa do leme
• Isso excede o escopo do trabalho e você não receberá um pagamento extra por
• Você teria que fazer isso em cima de sua carga de trabalho regular
• Você não tem interesse em, mas se sente mal por não poder ajudá-los

Conclusão: se você for apresentado a uma oportunidade por um cliente em potencial, cliente atual ou ex-cliente, analise com atenção o que o projeto envolve e seja realista quanto à sua capacidade de assumi-lo.

Se houver algum tipo de negociação envolvida - isto é, você perde dinheiro, seu tempo livre ou sua sanidade - apenas diga “não” a ela. E se eles não estão dispostos a aceitar um "não" como resposta, então você sabe que fez a coisa certa.

Os clientes que desejam que você faça um bom trabalho para eles entendem a importância do gerenciamento do tempo e da produtividade e não querem comprometer isso.

Você não começou um negócio de web design para que pudesse ser sobrecarregado pela administração e gerenciamento de seus negócios, projetos e clientes. Você fez isso para criar sites incríveis para as pessoas que precisam deles.

Com essas dicas de gerenciamento de tempo e truques de produtividade, você se livrará de parte desse fardo, enquanto otimiza o resto quanto possível. Se você está pronto para colocar essas estratégias em prática, nossa lista das 9 melhores dicas de gerenciamento de tempo para web designers é sua próxima parada.