9 melhores ferramentas de gerenciamento de tempo para web designers

Nosso tempo é precioso. É o único recurso de que não podemos obter mais. Poderíamos iniciar um debate filosófico sobre esta questão, explorando as entradas e saídas desta afirmação, mas vamos nos concentrar no aspecto profissional do tempo. Mais especificamente, como o tempo é precioso quando você o gasta no trabalho.

Somos pagos pelo nosso trabalho - pelas horas que investimos em diferentes projetos. Cada minuto desperdiçado poderia ter sido gasto para ganhar mais dinheiro. É por isso que o gerenciamento do tempo é muito importante.

No entanto, ao lidar com o tópico de ferramentas de gerenciamento de tempo, há uma tendência de focar principalmente em ferramentas de controle de tempo e gerenciamento de tarefas. Eles certamente são uma parte importante disso, mas também existem outras ferramentas que podem ajudá-lo a fazer um uso mais eficiente do seu tempo. Ferramentas que cobrem questões como comunicação com o cliente, removedores de distração e outros.

As 9 recomendações a seguir irão ajudá-lo a reduzir todas as áreas onde os profissionais e, em particular, os web designers, perdem muito tempo.

Com um bom gerenciamento de tempo, você obterá uma série de benefícios:

• Passe mais tempo no trabalho do cliente em vez de tarefas administrativas não faturáveis.
• Ponha fim a longas horas de trabalho ou fins de semana para recuperar o atraso.
• Faça mais e em muito menos tempo do que antes.
• Pare de levar as coisas do dia a dia e comece a trabalhar com uma mentalidade de longo prazo.
• Simplifique seu fluxo de trabalho e gerencie projetos simultâneos com mais facilidade.
• Tenha mais confiança para conquistar novos clientes, agendar projetos e cumprir prazos.
• Sinta-se menos estressado e, por sua vez, aumente o foco e a criatividade.

Dito isso, uma boa estratégia de produtividade só é útil se você tiver as ferramentas certas para implementá-la e gerenciá-la. Então, vamos dar uma olhada nos aplicativos de que você vai precisar:

Não importa se você é um web designer ou desenvolvedor web. Ao trabalhar online o dia todo, você fica exposto a distrações onde quer que vá - e-mail, mídia social, sites de notícias, aplicativos móveis e muito mais.

A liberdade lhe dá a capacidade de decidir quando você está livre para navegar na web, quais sites ou aplicativos estão fora dos limites e a quais dispositivos restringir seu acesso. Ao contrário de alguns outros aplicativos bloqueadores de distração, este funciona em todos os principais dispositivos.

Uma desvantagem potencial é que ele requer um pouco de configuração se você quiser obter bons resultados com ele. Por exemplo, a Freedom tem quatro extensões de navegador diferentes para instalar:

• Uma tela verde calmante
• Um botão de pausa
• Um botão de limite de tempo
• Um botão de insight

Ele também tem algumas coisas que precisam ser instaladas se você usá-lo em seu smartphone. Embora venha com uma lista predefinida de sites de distração e limites de tempo diários, você também precisará gastar tempo criando sua própria lista de distrações para bloquear.

Mas, depois de configurar isso, pode ser muito útil - e não apenas para quando você estiver trabalhando. Por exemplo, se você deseja limitar o atraso ou a antecedência com que pode verificar seu e-mail do trabalho ou fazer login nas redes sociais, pode definir horários restritos e torná-los recorrentes.

Claro, uma ferramenta tão boa não será gratuita para usar. A liberdade custa US $ 6,99 por mês no plano mensal, US $ 2,42 por mês no plano anual ou uma taxa fixa de US $ 129 para acesso permanente.

Quando se trata de e-mail, você pode precisar de controles mais refinados.

Por exemplo, o que você faz quanto ao envio de um e-mail se o seu acesso ao Gmail for totalmente restrito? Com o Freedom, você pode “retomar” um site restrito, mas não quer adquirir o hábito de fazer isso.

Em vez disso, você pode usar o Boomerang for Gmail. É uma extensão do navegador que adiciona alguns recursos exclusivos de gerenciamento de e-mail ao Gmail.

A principal característica desta extensão é a pausa na caixa de entrada. Todas as mensagens recebidas são mantidas em uma fila. Somente quando você retoma sua caixa de entrada, vê tudo o que foi recebido.

Além disso, o Boomerang permite que você agende seus e-mails para um momento posterior. Você também pode agendar um e-mail para retornar à sua caixa de entrada quando estiver realmente disponível para lidar com ele ou para enviar um lembrete se você não tiver resolvido totalmente.

A maior desvantagem dessa ferramenta é que ela só funciona para o Gmail.

O Boomerang tem um plano gratuito, mas seu uso é limitado. Seria melhor atualizar para o plano pessoal por US $ 4,99 por mês se você for um usuário do Gmail ou para o plano Pro por US $ 14,99 por mês se você usar o G Suite.

Rastreadores de tempo são ferramentas úteis de gerenciamento de tempo, embora talvez não pelos motivos que você espera.

Sim, um rastreador de tempo como o Toggl ajuda a controlar quantas horas você trabalha e para onde vai o seu tempo. Mas digamos que você monitore seu tempo por um mês. Você obterá dados mais do que suficientes para ajudá-lo a descobrir quanto tempo levam suas tarefas mais comuns.

Se você sabe exatamente quanto tempo cada tarefa leva de um trabalho para outro, pode agendar seus projetos com mais precisão e, mais importante, cumprir os prazos.

Além do mais, você pode fazer um trabalho melhor garantindo que cobra a quantia certa de dinheiro para cada trabalho em que trabalha.

A única desvantagem de usar o Toggl Track é que as análises não estão disponíveis a menos que você atualize para um dos planos premium, que começa em US $ 9 por mês.

Colheita é outra opção de rastreador de tempo, mas tem mais recursos do que o Toggl. Por exemplo, você pode:

• Conecte-se ao seu software de geração de proposta / contrato e crie faturas automaticamente para os marcos do seu projeto.
• Integre-se com o software de gerenciamento de tarefas e controle seu tempo sem ter que sair do aplicativo.
• Gere faturas a partir do seu tempo rastreado e envie-as automaticamente por meio de seu software de processamento de pagamentos.

Embora o Harvest seja uma ótima ferramenta para controle de tempo e simplifique parte do trabalho administrativo, é uma ferramenta de gerenciamento de tempo melhor para agências de design. Portanto, se você atualmente tem uma equipe trabalhando para você ou pretende contratar no futuro, esta é a ferramenta de controle de tempo a ser considerada.

O preço é simples. Custa US $ 12 por mês por usuário.

Conforme você encontra clientes em potencial para trabalhar e passa algum tempo conversando com eles sobre seus serviços de web design, você eventualmente chegará a um ponto em que eles solicitarão uma proposta.

Esta é apenas uma das muitas ferramentas que a AND.CO pode lhe oferecer para economizar tempo.

Em seu núcleo, o AND.CO é um software de geração de propostas e contratos. Facilita todo o processo também. Tudo que você precisa fazer é inserir os detalhes sobre quem é o cliente, quais são os termos do contrato e assiná-lo.

O software se encarrega de preparar o restante da documentação legal para você. Portanto, esse é apenas um recurso que economiza tempo.

AND.CO também vem com um temporizador embutido.

Se você se lembrar de associar seu tempo rastreado a um contrato em aberto, você pode criar faturas para seus clientes sem problemas. Se você está cobrando por hora, claro.

Mesmo se você não puder usar esse recurso de faturamento, tudo bem. A AND.CO pode gerar faturas com base nos pagamentos por etapas que você estipular em seus contratos - isso inclui o depósito inicial, bem como o pagamento final após a conclusão dos resultados do site.

De qualquer forma, isso o ajudará a receber o pagamento pelo trabalho que você faz.

AND.CO tem um plano gratuito. No entanto, se você atualizar e pagar US $ 18 / mês, poderá remover a marca AND.CO de seus contratos e também editá-los (caso haja cláusulas extras que você deseja adicionar).

Este é um tipo de cronômetro diferente dos que vimos nesta lista. Pomofocus é um cronômetro construído especificamente para ajudar os web designers a usar a técnica Pomodoro.

O cronômetro funciona por 25 minutos. No final, você fará uma pausa de 5 minutos. Você fará três intervalos disso. No quarto, você terá um intervalo maior de 15 minutos.

Lembre-se de que sua programação é sua.

Tradicionalmente, a Técnica Pomodoro usa 25 minutos ligada e 5 minutos desligada. No entanto, se achar que 25 minutos não são suficientes para realizar uma quantidade substancial de trabalho de design, você pode alterar as configurações.

Esta ferramenta é totalmente gratuita para usar, então experimente e veja se ela ajuda a melhorar seu foco.

Float é uma ferramenta de agendador de projeto, por isso é um pouco diferente do software de gerenciamento de tarefas.

Um grande diferencial é que ele permite que você coloque tarefas em seu calendário com um período de tempo específico alocado para elas. Com muitos aplicativos de gerenciamento de tarefas, tudo o que você pode fazer é definir uma data de início e de término, o que pode dificultar o agendamento da quantidade certa de trabalho a cada dia.

Com o Float, suas tarefas ocupam tanto espaço em seu calendário quanto realmente ocupam durante seu dia de trabalho, então você pode empilhar tarefas e distribuí-las por vários dias, se necessário.

Outro ótimo recurso é a configuração do cronograma.

Você pode ocultar seus fins de semana, para não ficar tentado a fazer um trabalho “transbordante”. Você também pode definir um limite de quantas horas trabalha por dia. Se você está tentando ser mais focado e produtivo durante o dia, estabelecer um limite como esse definitivamente ajudará.

Em termos de contras, Float não vai fazer muito em termos de gerenciamento de clientes, processos ou documentação. Trata-se estritamente de construir seu cronograma ideal e cumpri-lo.

Se você acha que precisa de ajuda e gosta da maneira como permite agendar tarefas, custa US $ 6 por mês por usuário ou US $ 10 se você quiser adicionar um rastreador de tempo.

É realmente importante usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para garantir que as coisas não escapem pelas rachaduras e que você trabalhe com mais eficiência ao gerenciar vários clientes e trabalhos simultaneamente.

Certamente, existem muitas opções excelentes por onde escolher. No entanto, o Trello se destaca por sua flexibilidade. Veja por que isso é importante:

Pegue 2020, por exemplo, onde 82% dos freelancers disseram que a pandemia os forçou a mudar a forma como trabalhavam. Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projeto que não permite que seus negócios e processos sejam dinamicamente dinâmicos, isso o deixará mais lento.

O Trello permite que você trabalhe da maneira que melhor lhe convier. Você pode organizar sua documentação e tarefas com cartões. Você também pode criar gabaritos (a partir de gabaritos pré-fabricados ou seus próprios) que economizam tempo no início de novos trabalhos ou na execução de processos completos.

Com uma assinatura premium, você pode desbloquear power-ups do Trello e gerenciar suas tarefas de diferentes visualizações, como um calendário ou linha do tempo.

Os power-ups também permitem a integração com outros softwares de negócios, como Google Drive, Dropbox e Slack. Além disso, os power-ups ajudam a automatizar suas tarefas mais comuns no Trello.

Como o Trello faz parte do pacote de produtos Atlassian, incluindo Jira e Confluence, você terá acesso a um pacote completo de ferramentas úteis para web designer ao se inscrever.

O Trello é gratuito para usar fora da caixa e há muito que você pode fazer no plano gratuito. No entanto, se você quiser usar isso para otimizar seu tempo, vale a pena o upgrade de $ 5 por mês para Trello Gold ou $ 10 por mês para Business Class.

Desde o momento em que iniciou seu negócio de web design, provavelmente você estava pensando em todos os softwares de que precisaria para administrar seu negócio.

Sua lista de ferramentas provavelmente cresceu um pouco desde então. É por isso que você pode nem estar pensando em seu software de negócios quando se trata de sua estratégia de gerenciamento de tempo. Você está tão acostumado a usá-los como soluções autônomas para contabilidade ou agendamento de compromissos ou outras tarefas administrativas rotineiras.

No entanto, aposto que a maioria dessas ferramentas tem uma lista de integrações e também aposto que Zapier está na maioria dessas listas.

Isso porque o Zapier pode ajudá-lo a conectar processos entre as ferramentas mais usadas. Por exemplo, se você olhar o seguinte painel do Zapier, verá que ele tem “Zaps” (fluxos de trabalho conectados) pré-estabelecidos entre meus aplicativos mais usados:

Se você não conseguir encontrar um fluxo de trabalho predefinido, crie o seu próprio. Por exemplo, aqui está uma maneira de conectar o temporizador Toggl ao software de contabilidade:

Existem muitas possibilidades aqui, então dê um passo de cada vez. Faça uma lista de suas tarefas administrativas mais demoradas e as ferramentas que você usa para executá-las (se houver). Em seguida, comece a examinar o Zapier para ver o que ele pode fazer para automatizar esses fluxos de trabalho demorados para você.

Zapier é gratuito para usar até 5 Zaps e 50.000 tarefas. Qualquer coisa além disso exigirá uma atualização. Os planos mensais começam em $ 19,99.

Como você pode ver, existem muitas ferramentas de gerenciamento de tempo para web designers, mesmo que não sejam criadas explicitamente para a tarefa de controle de tempo.

Muitos deles irão ajudá-lo a se concentrar em seu trabalho, evitando distrações e ações que consomem muito tempo.

Agora que você começou a pensar com mais criatividade sobre como se tornar mais produtivo, é hora de tornar isso sua realidade.