9 dicas para reuniões eficazes (com lista de verificação gratuita)

Reuniões podem ser divertidas e altamente eficazes, mas ineficientes podem consumir seu tempo, especialmente se você estiver ocupado. Em nossa busca contínua por como ser produtivo no mundo do trabalho híbrido, é importante que cada reunião valha a pena e tenha um impacto positivo em sua função. Infelizmente, muitas vezes não é o caso.

Seja uma reunião rápida de equipe ou uma que exija brainstorming ou discussão estratégica, existem algumas regras que você pode seguir para torná-la bem-sucedida. Esse é especialmente o caso agora que muitos de nós estamos no escritório apenas uma parte da semana ou trabalhando remotamente.

As organizações gastam cerca de 15% de seu tempo em reuniões, sendo um terço dessas reuniões consideradas improdutivas, de acordo com a pesquisa da Zippia. Curiosamente, uma pesquisa da Dialpad descobriu que mais de 75% das pessoas preferem agendar reuniões em um determinado dia ou horário, sendo as segundas-feiras o dia mais popular para agendar reuniões e as quartas-feiras o mais longo.

Conduzindo uma reunião de sucesso

Não basta apenas reunir as pessoas em uma sala (real ou online) e torcer pelo melhor! Fizemos muitas pesquisas aqui no DMI sobre como as reuniões funcionam e a melhor maneira de executá-las. Compartilhamos com você aqui 9 dicas simples para ajudá-lo a realizar uma reunião eficaz (virtual ou não).

1. Defina uma agenda clara

Quando você está sem tempo e tem muito o que fazer (como a maioria dos profissionais de marketing), uma reunião sem propósito é uma chatice. Envie uma agenda antes da reunião para que as pessoas saibam o que esperar e se precisam preparar alguma informação.

Você também pode exibi-lo em uma tela ou até mesmo imprimi-lo (para uma reunião cara a cara) para fazer as coisas acontecerem sem problemas. Isso é particularmente importante para reuniões online em que as pessoas trabalham remotamente e podem não estar em contato com uma campanha ou projeto.

Ajuda a orientar a reunião de volta aos trilhos se ela sair pela tangente ou se dividir em discussões menores. Por exemplo, você pode dizer “Essa é uma ótima ideia, mas não para agora. Vamos adicioná-lo à próxima reunião X para discussão.”

“Muitas vezes as reuniões podem sair pela tangente e o objetivo se perde, o que pode ser frustrante para os participantes. O facilitador deve compartilhar uma agenda com antecedência para que os participantes venham preparados e cubram o que é necessário no tempo alocado e evitem que as reuniões acabem.” Orla Stack, Diretora de Recursos Humanos do Digital Marketing Institute

2. Conheça os resultados desejados

Desde o início, você deve saber o que deseja obter da reunião. Você está procurando ideias? Precisa ter um orçamento aprovado? É para fornecer suporte aos membros da equipe em um projeto desafiador?

Seja claro sobre o que você quer e trabalhe durante a reunião para garantir que você obtenha resultados dela. Os últimos minutos da reunião devem ser usados ​​para passar pelas próximas etapas e designar pessoas para realizá-las. Isso ajuda você a estabelecer um plano de ação claro do qual todos estão cientes.

Você também deve garantir que todos os convidados tenham um papel a desempenhar ou estejam envolvidos na equipe ou no projeto. Não desperdice o tempo de ninguém se eles poderiam estar fazendo outras coisas.

3. Encontre o ambiente certo

Hoje, com o trabalho remoto e híbrido, as reuniões podem acontecer em qualquer lugar. A chave é decidir sobre o melhor meio para a reunião, se on-line é suficiente ou se você precisa fazê-lo pessoalmente.

As reuniões operacionais podem ser gerenciadas rapidamente online. Por exemplo, um sprint ou atualização diária ou semanal da equipe pode ser facilmente gerenciado fazendo uma mesa redonda e deixando tempo para qualquer dúvida no final.

As reuniões do construtor de negócios também podem ser gerenciadas remotamente, desde que você tenha uma agenda clara. Use o compartilhamento de tela para compartilhar apresentações, slides ou imagens para ajudar a garantir que todos tenham acesso às informações.

As reuniões de direção estratégica são focadas em reflexão, novas ideias e brainstorming, portanto, provavelmente são mais adequadas para uma reunião pessoal. Pense nos colegas que precisam estar envolvidos e veja o que pode funcionar para todos. Deve haver espaço para acomodar as situações das pessoas (como avisar com bastante antecedência para que os trabalhadores remotos possam se deslocar até o escritório), mas não perca de vista o objetivo e os resultados desejados.

Leia : 'Como gerenciar uma equipe remota (e as ferramentas para ajudá-lo a fazer isso)'

4. Prepare os pontos de discussão

Se você está liderando uma reunião que requer ideias ou brainstorming, você deve trazer os principais pontos de discussão para a mesa. Eles serão direcionados pelo projeto e pelos resultados, mas podem funcionar como uma folha de apoio durante a reunião se você achar que as coisas estão saindo do assunto.

Você pode colocar perguntas em um quadro branco e pedir a opinião das pessoas. Por exemplo, se for uma reunião para discutir uma campanha de marketing com baixo desempenho, faça perguntas como "O que você gostou na campanha?" Ou “O que poderíamos ter feito melhor?”

Esta técnica pode lhe dar muitas respostas, mas lhe dá a chance de ver se há um consenso na sala que você pode usar para alimentar outras campanhas ou impulsionar o desempenho.

5. Dê a todos a chance de falar

Embora todos tenham uma função e cargo, eles podem ser deixados de lado por causa da reunião. Pode ser limitante tentar inovar ou criar estratégias se todos seguirem suas próprias atribuições, por exemplo, o gerente de marketing só pode falar sobre marketing.

Esteja atento a quem está na reunião e deixe as pessoas falarem. Lembre-se de que todos são diferentes. Algumas pessoas são mais vocais, enquanto outras podem precisar de estímulo para dar opiniões. Assuma a liderança e faça perguntas aos membros da equipe se achar que eles não tiveram a chance de contribuir.

Muitas vezes, trata-se de gerenciar personalidades, portanto, se você sentir que uma ou duas pessoas estão dominando a conversa, mude de rumo fazendo perguntas ou abrindo a palavra. Em uma reunião on-line, pense em ter a câmera ligada, pois é mais pessoal, usar o mudo para que a pessoa que está falando possa falar sem interrupções e usar a função 'mãos para cima' ou equivalente para permitir que as pessoas façam perguntas ou participem.

“A preparação contribui para uma melhor colaboração nas reuniões e a persistência no acompanhamento resulta em melhores resultados após as reuniões” Ken Fitzpatrick, CEO do Digital Marketing Institute

6. Encoraje ideias e soluções

Se a sua reunião é sobre encontrar soluções ou gerar ideias, comece assim. Antes da reunião, peça às pessoas que escrevam 2 ou 3 ideias.

Em seguida, circule pela mesa e peça às pessoas que compartilhem essas ideias. Depois de cada um, peça opiniões e feedback e anote-os (ou peça ao anotador designado). Não se concentre na pessoa que está dizendo a ideia, mas na própria ideia.

Você poderia fazer o mesmo para soluções de desafios. Por exemplo: “Lutamos para envolver jovens de 18 a 25 anos, o que podemos fazer para alcançá-los?”

Ao pedir às pessoas que façam isso com antecedência, você lhes dá tempo para se prepararem e não serem pegos desprevenidos. Também permitirá que as pessoas menos inclinadas a falar tenham a oportunidade de se expressar.

7. Esteja atento ao tempo

É tão fácil para as reuniões correrem ao longo do tempo. Se você colocou um horário na agenda das pessoas, lembre-se de que elas planejaram outras coisas em torno disso, então é sua responsabilidade estar atento a isso.

Comece no horário e termine no horário, seja consistente e os outros saberão que precisam respeitar o horário da reunião. Trata-se de construir consistência e garantir que as pessoas saibam o que esperar em cada reunião, ou seja, não vai atrapalhar outro trabalho ou fazer alguém perder o início de outra reunião!

Se você estiver tendo uma reunião mais longa, inclua algumas pausas, mesmo para uma rápida verificação de e-mail ou recarga de café, pois isso dá às pessoas a chance de atualizar e reagrupar.

“Nunca fui fã de longas reuniões apertadas em escritórios. (Ficar de pé durante as reuniões) é uma maneira muito mais rápida de começar a trabalhar, tomar uma decisão e fechar o negócio.” Richard Branson

8. Defina claramente os próximos passos e ações

O resultado final de uma reunião bem-sucedida são etapas e ações claras. Reserve um tempo no final de cada reunião para esclarecer os próximos passos. Além disso, certifique-se de terminar com uma nota positiva para que todos saiam se sentindo energizados.

Isso deve envolver uma tarefa e, em seguida, alguém designado para essa tarefa. Deixe que todos na reunião contribuam ou se for óbvio que uma determinada tarefa faz parte da função de alguém, apenas diga “Tudo bem se eu designar essa para você X?”

Após a reunião, é importante compartilhar anotações ou resultados para que não haja falhas de comunicação e todos saibam por quais ações são responsáveis. Pode ser útil ter as anotações em um documento ou pasta compartilhada para que todos possam acompanhar as atualizações mais recentes.

Nas palavras de Dave Behan, da DMI, "um dos meus principais focos nas reuniões de projeto é registrar tarefas/resultados diretamente em nosso sistema de gerenciamento de projetos, seja para mim ou para outra pessoa. Pegaremos essas ações no projeto reuniões de revisão e isso garante que elas sejam seguidas e os itens não escapem."

Você também deve incluir prazos para que as pessoas tenham um cronograma para trabalhar. Se não for alcançado, pode-se discutir na próxima reunião quais foram as barreiras e ver se essa pessoa precisa de apoio ou orientação.

9. Peça feedback

Embora você possa pensar que uma reunião correu bem ou conversas diárias são muito produtivas, outras pessoas podem não achar o mesmo.

Escolha uma linha do tempo com a qual se sinta confortável e peça feedback às pessoas. Um mês geralmente é um bom intervalo de tempo para dar às pessoas a chance de avaliar a eficácia de uma reunião.

Não pressione ninguém para dar sua opinião, mas simplesmente abra-a para todos e dê um toque positivo nisso. Por exemplo: “Existe alguma coisa que você acha que tornaria essas reuniões melhores ou mais úteis para você?”

Também vale a pena verificar quantas reuniões as pessoas estão participando - como uma auditoria de reunião. Algumas pessoas preferem não ter mais do que três reuniões por dia para serem produtivas. Portanto, pergunte a si mesmo: as pessoas estão achando difícil trabalhar e participar das reuniões?

Nesse caso, pode ser contraproducente e levar a um desequilíbrio que causa estresse ou esgotamento. Na DMI, instituímos uma política de “sem reuniões às quartas-feiras” para ajudar nossa equipe a equilibrar o trabalho em reuniões versus trabalho de escritório.

Leia : '10 Estratégias para Gerenciar o Burnout' para algumas dicas nesta área.

Executando uma reunião bem-sucedida - lista de verificação

As reuniões são uma maneira eficaz de incentivar a colaboração, comunicar-se com os membros da equipe e gerar novas ideias. No entanto, pode ser fácil sair do rumo e ao longo do tempo, o que significa que uma reunião não é tão eficaz quanto poderia ser.

Aqui está uma lista de verificação útil que você pode usar para ajudar a conduzir reuniões bem-sucedidas.

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