Como criar um roteiro de projeto (exemplo incluído)

Devido a todos os componentes de um projeto, é fácil para um gerente de projeto se perder nos detalhes e perder a noção do quadro geral. Mas como você pode ver todo o cenário do projeto para garantir que está indo na direção certa? Melhor ainda, como você pode explicar facilmente às partes interessadas como seu projeto se desenvolverá sem ter que detalhar todo o plano de gerenciamento do projeto?

Um roteiro de projeto é a melhor maneira de resumir o quê, por que e como seu projeto em um documento fácil de entender que pode ser compartilhado com qualquer pessoa. Um roteiro de gerenciamento de projetos é uma ferramenta exclusiva que tem uma finalidade diferente de outros documentos de projeto semelhantes, como um termo de abertura do projeto, um gráfico de marcos ou um plano de projeto.

O que é um roteiro de projeto?

Um roteiro do projeto é uma visão geral que define os marcos, entregas e objetivos do projeto. Seu principal objetivo é fornecer uma representação visual de alto nível do cronograma do projeto e explicar suas fases. Por funcionar como um guia, o roteiro do projeto também é uma ótima ferramenta de comunicação que pode ser usada para manter as partes interessadas informadas em qualquer ponto do ciclo de vida do projeto.

É o documento geral que fala sobre a estratégia do projeto e por que essa estratégia está sendo engajada. Portanto, o roteiro do projeto ajuda os gerentes de projeto a garantir que todos que trabalham no projeto entendam o plano do projeto, independentemente da peça em que estejam trabalhando.

Devido à sua simplicidade, os roteiros de projeto são comumente usados ​​como ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos. Eles são muito úteis para gerentes de programa que precisam supervisionar vários projetos simultaneamente. Com roteiros de projetos, eles podem acompanhar seus portfólios de projetos com facilidade.

A imagem abaixo mostra a ferramenta de roteiro de projeto do ProjectManager sendo usada para gerenciar um portfólio de projetos.

Na coluna do nome da tarefa, os gerentes de programa podem listar seu portfólio de projetos e ampliar cada projeto para ver suas fases, tarefas e marcos. Além disso, eles podem acompanhar o progresso de cada tarefa em tempo real e se comunicar com os membros da equipe.

Como criar um roteiro de projeto

Simplificando, um roteiro de projeto extrai informações do seu plano de projeto para fornecer uma visão geral do seu projeto. O roteiro do projeto deve ser visual e gerenciável em extensão, para que possa ser facilmente digerido por todas as partes interessadas e membros da equipe envolvidos no projeto. Se caber em uma página, melhor ainda. Pense no roteiro do projeto como se fosse um mapa real. Ele mostra a você e aos membros de sua equipe todo o cenário e contextualiza sua viagem.

Os principais componentes que você precisará para fazer um roteiro de projeto são os seguintes:

1. Visão geral do projeto

O principal impulso de qualquer roteiro de projeto são as metas e objetivos de alto nível do projeto. Não há necessidade de entrar em grandes detalhes aqui, pois as metas e objetivos do projeto são explicados no termo de abertura do projeto.

2. Riscos do Projeto

Indique os principais riscos do projeto que podem fazer com que seu projeto falhe ou comprometa os principais elementos do plano do projeto, como escopo, cronograma, metas, expectativas das partes interessadas, garantia de qualidade, etc.

3. Visão geral do cronograma

Dado que o roteiro do seu projeto é uma linha do tempo visual do seu projeto, você deseja incluir uma visão geral do cronograma. Esta visão geral do cronograma incluirá apenas os principais marcos e entregas do projeto. Você também pode usar gráficos de Gantt para uma representação mais detalhada do cronograma do seu projeto.

4. Dependências

Novamente, apenas a partir de uma visão de alto nível, observe as entregas importantes do projeto e como elas estão conectadas. Criar o roteiro do projeto com uma ferramenta de software de gráfico de Gantt que permite vincular dependências é a maneira mais fácil de representar dependências.

5. Recursos

Observe os recursos necessários para concluir o projeto. Estes incluem os recursos humanos, como sua equipe de projeto e recursos físicos, como equipamentos, materiais, etc.

6. Indivíduos-chave

Liste as pessoas-chave da equipe do projeto e como alcançá-las.

7. Reunião Inicial

Conheça o roteiro de gerenciamento de projetos e certifique-se de que as expectativas estejam claras para todas as partes interessadas. (Certifique-se de ter uma agenda da reunião inicial preparada.)

8. Tarefas e Atribuições

Outro aspecto do roteiro do projeto é a propriedade. Isso significa que os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos no projeto são delineados. O roteiro do projeto define quem está fazendo o quê e, em seguida, essas tarefas e entregas podem ser rastreadas. O software de gerenciamento de projetos permite atribuir tarefas e usar ferramentas de colaboração em equipe para facilitar esse processo.

Nem tudo pode ser definido com tanta precisão, é claro, e é por isso que o roteiro do projeto tem algo chamado “tempo difuso”. Essa é uma técnica de planejamento de projeto que permite que tarefas que não podem ser claramente definidas residam em um intervalo de tempo mais flexível. Agora eles são identificados e podem ser rastreados sem medo de cair entre as rachaduras.

Exemplo de roteiro do projeto

Para ilustrar melhor como criar um roteiro de projeto, vamos dar uma olhada mais de perto no exemplo de roteiro de projeto que mencionamos anteriormente.

A imagem acima mostra um roteiro de gerenciamento de projeto finalizado. Agora vamos ver cada um de seus componentes.

• Fases do Projeto: A imagem acima mostra as etapas de “desenvolvimento” e “teste” do “projeto Tannen Tech”. Eles são representados na linha do tempo do projeto com as linhas azul e vermelha, respectivamente.
• Marcos: Os ícones de diamante representam os marcos do projeto que marcam o final de cada fase.
• Tarefas: Cada barra representa uma tarefa. Nossa ferramenta de roteiro permite acompanhar sua conclusão com uma porcentagem. Você também pode especificar as entregas do projeto associadas a cada tarefa.
• Dependências: As setas na ferramenta de roteiro representam as dependências entre as tarefas.
• Indivíduos-chave: você pode atribuir cada tarefa aos membros da equipe do projeto que são responsáveis ​​por elas.
• Datas: As datas são um componente crítico dos roteiros do projeto. Nossa ferramenta de roteiro permite definir datas para as tarefas, marcos e fases do seu projeto.

Como você pode ver, nosso roteiro de projeto é muito semelhante a um gráfico de Gantt, mas a principal diferença é que você pode usar nossa visualização de gráfico de Gantt para criar uma versão mais detalhada de projetos individuais, enquanto nossa ferramenta de roteiro de projeto funciona melhor para gerenciamento de portfólio de projetos.

Dicas do roteiro do projeto

Aqui estão algumas dicas que achamos que podem ser úteis ao criar um roteiro de projeto:

• Deve comunicar rápida e facilmente os objetivos e metas gerais do projeto.
• As expectativas das partes interessadas são gerenciadas garantindo que todos os envolvidos no projeto entendam o motivo básico do projeto.
• A comunicação é um dos aspectos fundamentais de um roteiro de projeto e deve ser capaz de falar com todos no projeto.
• O roteiro do projeto é uma ferramenta para ajudar a tomar grandes decisões. Ao olhar para o roteiro do projeto, o principal objetivo do projeto fica claro e essas informações informarão sua tomada de decisão.
• O roteiro do projeto é um documento de gerenciamento de projeto versátil que pode ser consultado durante todo o ciclo de vida do projeto, por isso é importante mantê-lo atualizado. De certa forma, é um relatório de status geral para quem precisa de uma atualização.
• Certifique-se de que o roteiro do projeto seja realista, caso contrário haverá atrasos, estouros de custos e as expectativas das partes interessadas não serão atendidas.
• Os membros da equipe devem sempre compartilhar seu progresso com o restante da equipe do projeto para manter todos na mesma página e não corromper a integridade do roteiro do projeto.
• Um roteiro de projeto não é o mesmo que um roteiro de produto. Embora ambas sejam ferramentas de planejamento visual, os roteiros de produtos são usados ​​especificamente para fins de desenvolvimento de produtos.
• Mesmo que você possa usar nosso modelo de roteiro de projeto ou ferramentas de design gráfico, você precisará atualizar esses documentos estáticos toda vez que alterar seu roteiro de gerenciamento de projeto. O software de gerenciamento de projetos automatiza esse processo e oferece recursos que os modelos de roteiro de projeto não podem.
• Os roteiros do projeto também funcionam se você estiver usando uma metodologia ágil para gerenciar seu projeto. Existem roteiros ágeis que são compatíveis com seu projeto ágil.

Ferramentas do roteiro do projeto

Como discutimos acima, os roteiros do projeto condensam as informações do plano e do cronograma do projeto em uma visão geral de alto nível. Para isso, eles devem incluir os objetivos do projeto, marcos, recursos e tarefas.

São muitas coisas para acompanhar e exibir em um formato fácil de entender que pode ser compartilhado com todo o grupo do projeto e acessado em qualquer ponto do ciclo de vida do projeto. Isso pode ser esmagador sem as ferramentas certas. Por esse motivo, os gerentes de projeto precisam de um software de gerenciamento de projetos que tenha os recursos de planejamento de roteiro corretos.

Existem muitos produtos de software de gerenciamento de projetos que abordam uma ou algumas partes desse todo maior. A dificuldade é encontrar uma solução completa que possa atuar como uma ferramenta de planejamento, que tenha uma plataforma colaborativa para não apenas ajudar a compartilhar o roteiro do projeto, mas também simplificar para que as equipes atualizem seu status e acompanhem os marcos do projeto para garantir que você está cumprindo o cronograma.

Nosso software de gerenciamento de projetos possui os recursos para o gerenciamento diário de projetos, mas também os traços gerais necessários para compor um roteiro de projeto para projetos individuais ou gerenciamento de portfólio de projetos. Nossos gráficos de Gantt on-line fornecem uma visão geral de alto nível do projeto, bem como um local para coletar e atribuir tarefas que podem ser atualizadas por gerentes de projeto e membros da equipe em qualquer lugar e a qualquer momento.

O painel em tempo real reflete essas mudanças à medida que elas acontecem, para que todos vejam exatamente onde está o projeto e possam resolver os problemas antes que se tornem problemas. O painel em tempo real é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que vai além do planejamento de roteiros, permitindo que os gerentes de projetos acompanhem seu orçamento, progresso, trabalho e tempo.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, o que significa que os dados são coletados em tempo real e as equipes podem acessar as ferramentas mesmo que estejam trabalhando remotamente. Nosso software oferece uma plataforma colaborativa e a capacidade de se comunicar no nível da tarefa para garantir que o roteiro do projeto sempre reflita as informações mais recentes. Veja como ele pode ajudá-lo a criar um roteiro de projeto e gerenciar sua execução fazendo este teste gratuito de 30 dias.