9 planilhas essenciais do Excel para rastrear tarefas, custos e tempo

Seu trabalho não está indo de acordo com o planejado. Ninguém tem tempo ou dinheiro suficiente para fazer suas tarefas. O melhor que você pode esperar é terminá-los rapidamente, economizando tanto tempo e custos quanto possível.

Se você estiver neste ponto, poderá procurar alguns modelos de rastreamento de tarefas, custos e tempo para o Excel. Reunimos as 9 melhores planilhas do Excel do ProjectManager para rastreamento que você pode baixar e usar gratuitamente.

1. Modelo de painel

Um painel é como você acompanha seu trabalho, incluindo o tempo gasto em tarefas, o que está gastando e se está progredindo conforme o planejado. O modelo de painel gratuito do ProjectManager para Excel fornece uma visão geral de como você está se saindo em seu trabalho. Essas informações são vitais para saber se você está gastando demais ou atrasado em sua agenda.

O modelo de painel gratuito do ProjectManager possui vários widgets que monitoram as métricas do seu trabalho. Por exemplo, há um gráfico de tarefas codificado por cores que mostra se suas tarefas estão concluídas, em andamento, não iniciadas ou atrasadas. Há também um gráfico de carga de trabalho para gerenciar equipes e garantir que sua carga de trabalho seja equilibrada.

Há outro gráfico de tarefas que mede a duração das tarefas, o que é útil para ver o que está sendo feito no prazo e o que está demorando muito. Por fim, há um gráfico de barras de custos para ajudá-lo a manter o orçamento.

Este modelo de painel do Excel pode gerenciar seu trabalho, mas é um documento estático que deve ser atualizado manualmente. O software de rastreamento de projetos automatiza esse processo. O ProjectManager vai um passo além acumulando dados em tempo real, processando os números e exibindo-os. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Nem todos os softwares de gerenciamento de projetos oferecem os mesmos painéis de projeto. O painel de projetos do ProjectManager vem equipado com os recursos certos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a controlar o tempo, as tarefas, os custos e muito mais.

2. Modelo de Rastreador de Tarefas

O rastreador de tarefas gratuito do ProjectManager para o modelo Excel pode organizar seu trabalho e acompanhá-lo. É semelhante a uma lista de tarefas, onde você só precisa adicionar o trabalho e gerenciá-lo. Ter uma lista de tarefas é o primeiro passo para controlar seu trabalho.

Esta planilha do rastreador de tarefas captura todos os detalhes do seu trabalho. Adicione o nome da tarefa e inclua tarefas dependentes. Você pode atribuí-lo a si mesmo ou a alguém de sua equipe.

Em seguida, defina a prioridade e quando você espera terminar. Por fim, há uma coluna para marcar seu status, essencial para acompanhar seu trabalho. Ele tem tudo o que você precisa para acompanhar suas tarefas em um nível básico com uma planilha do Excel.

3. Planilha de Orçamento para Acompanhamento de Custos

Gerenciar custos em seu trabalho é tão importante quanto cumprir prazos. O modelo de orçamento gratuito do ProjectManager para Excel ajuda você a manter seu orçamento acompanhando todos os seus detalhes financeiros em uma planilha.

Tarefas custam dinheiro. O orçamento define os custos dos recursos que você empregará para concluir essas tarefas. Primeiro, o modelo de planilha tem uma lista numerada que corresponde à sua estrutura analítica do projeto (WBS). Depois, há os custos de mão de obra: horas planejadas versus reais, mais o custo por hora. Os materiais são discriminados por unidades e custo por unidade.

Também há espaço para outros itens de linha em seu orçamento, que incluem viagens, equipamentos, custos fixos e diversos. Por fim, há colunas para coletar o custo orçado e real de cada item de linha e, em seguida, um saldo mostrando se o item de linha está acima ou abaixo do orçamento.

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4. Modelo de linha do tempo

O modelo de cronograma gratuito do ProjectManager no Excel é perfeito para agendar seu projeto do início ao fim no Excel. É uma maneira de visualizar todas as suas tarefas e manter o cronograma. Você pode até adicionar marcos!

Para começar a usar este modelo de linha do tempo gratuito, primeiro você precisa listar todas as suas tarefas e dar um nome a elas. Cada tarefa deve ter uma data de início e uma data de término, além do tempo que você acha que levará para ser concluída.

Você adiciona todos esses dados ao lado esquerdo do modelo, que é uma planilha de acompanhamento normal. Então, à direita, você verá a linha do tempo. Todas as suas tarefas agora estão dispostas como barras horizontais em uma linha do tempo para que você possa ver quanto tempo levará para concluir cada tarefa.

Se você quiser levar seu planejamento ainda mais longe, atualize para um software online que permite criar cronogramas em minutos. O ProjectManager possui cronogramas de projetos online que são atualizados instantaneamente à medida que a equipe colabora nas tarefas. Acompanhe custos, carga de trabalho, progresso planejado versus real e muito mais. Comece gratuitamente.

5. Planilha do Plano de Ação

Gerenciar o trabalho significa delinear as etapas que você deve concluir para atingir seus objetivos. Use a planilha de plano de ação gratuita do ProjectManager para Excel para rastrear tarefas e detalhar a estratégia que você usará para concluir seu trabalho no prazo e dentro do orçamento.

Dividimos este modelo de plano de ação em três seções. A primeira são as etapas de ação, que observam a prioridade, listam tarefas, fases e atribuições. Também há espaço para anotar o status de suas tarefas e acompanhar seu progresso.

A seção dois é uma linha do tempo, com datas de início e vencimento, incluindo horas planejadas. Finalmente, a seção três concentra-se em recursos; por exemplo, qual departamento é responsável por qual tarefa, quais materiais são necessários e o custo do recurso.

6. Modelo de Relatório de Status

Saber onde você está em qualquer ponto específico do ciclo de vida do projeto é como você gerencia o tempo e os custos. Nosso modelo de relatório de status gratuito é uma ótima ferramenta para acompanhar seu progresso e manter o cronograma.

Este modelo de relatório de status gratuito é composto de cinco seções: informações do projeto, resumo do status do projeto, integridade do projeto, visão geral do gerenciamento de riscos e uma conclusão que inclui recomendações para o futuro.

Um relatório de status é a base do acompanhamento do seu trabalho. É usado tanto no gerenciamento de projetos quanto no gerenciamento de trabalho, pois fornece aos gerentes uma imagem do progresso planejado versus o progresso real. É também uma ferramenta poderosa ao apresentar aos interessados.

7. Planilha de Acompanhamento de Risco

Não importa o quão bem planejado seja seu trabalho, existem incógnitas que podem afetar seu progresso. Use a planilha de registro de riscos gratuita do ProjectManager para ajudá-lo a planejar os riscos em seu trabalho.

Este registro de risco gratuito para Excel tem colunas para identificar o risco para facilitar o rastreamento. Há uma coluna para descrever o risco e explicar como isso afetará o trabalho que você está fazendo se passar de um risco para um problema real.

Para cada risco identificado no modelo, você pode adicionar uma resposta ao risco, que será a resposta que você tomará se o risco for atualizado. Você também pode observar o nível de risco. Então, se você estiver trabalhando em equipe, poderá atribuir o risco para que o membro da equipe seja responsável por identificá-lo e corrigi-lo.

8. Planilha de Acompanhamento de Mudanças

Baixe a planilha de controle de mudanças gratuita do ProjectManager para Microsoft Excel para gerenciar mudanças quando elas impactarem seu gerenciamento de trabalho. Isso o ajudará a controlar as mudanças para que você não gaste muitas horas extras ou acrescente custos.

Uma planilha Excel de registro de alterações é um dos modelos mais importantes do Microsoft Excel que oferecemos. É um documento que captura a mudança quando ela acontece. Você pode numerar as alterações para um melhor acompanhamento e observar quando a alteração surgiu e quem a descobriu ou solicitou.

Você pode então priorizar a mudança e você ou um membro da equipe pode receber a propriedade para vê-la até a conclusão. A planilha do Excel rastreia a alteração da descoberta à recuperação e garante que nenhuma ordem de alteração seja perdida nas rachaduras.

9. Planilha de Controle de Tempo

Não há melhor modelo para controlar o tempo que você gasta em suas tarefas do que com a planilha de controle de tempo livre do ProjectManager. Este quadro de horários é ótimo para você, ou para os membros da equipe, registrar a quantidade de tempo gasto no trabalho.

O quadro de horários tem espaço para o seu nome ou o nome do funcionário, em que departamento ele está trabalhando, quem é o supervisor e a taxa horária de pagamento que recebe. O modelo coleta suas horas, como a hora de início e a hora de término do dia de trabalho. Há até um lugar para adicionar horas extras e almoço.

Em seguida, o total da semana é somado e multiplicado pela taxa de pagamento para mostrar o valor total devido ao funcionário. Por fim, há uma linha para o funcionário assinar e para o supervisor examiná-la e assiná-la também, se for preciso.

Use o ProjectManager para rastrear tempo, custos e tarefas melhor que o Excel

Modelos e planilhas do Excel para rastreamento são ótimos, mas, como mencionado acima, eles não podem fazer muito. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem feito para equipes híbridas que conectam todos, não importa onde trabalhem, a que horas, departamento ou nível de habilidade. E faz isso em tempo real, para que todos estejam colaborando e trabalhando nos dados mais recentes.

Preencher automaticamente planilhas de horas

Tome planilhas de horas, por exemplo. Em vez de fazer com que seu funcionário preencha o quadro de horários, os quadros de horários do ProjectManager preenchem automaticamente suas tarefas e atualizam o tempo gasto. Isso simplifica a folha de pagamento, mas também oferece uma janela para rastrear o tempo que eles gastam em suas tarefas. Dessa forma, você sabe se eles estão cumprindo sua cota ou não. Além disso, uma vez enviadas, as planilhas de horas são bloqueadas e seguras.

Trabalhe da maneira que mais lhe convier

Várias visualizações de projeto permitem que todos na equipe trabalhem como quiserem. Os gerentes podem planejar com antecedência em gráficos de Gantt que mostram todas as suas tarefas em uma linha do tempo. A barra de duração que conecta as datas de início e término de cada tarefa mostrará automaticamente o progresso com base em quanto está sombreado. As equipes podem usar listas de tarefas, quadros kanban ou calendários, se preferirem, todos atualizados e mostram o progresso. Não há uma ferramenta mais flexível disponível para gerenciamento de trabalho híbrido e trabalho de rastreamento.

Gere relatórios de um clique em segundos

O acompanhamento de tempo, custos e muito mais é fácil com os relatórios de um clique do ProjectManager. Obtenha relatórios de status, relatórios de tarefas, planilhas de horas, despesas e muito mais. Esses relatórios pegam dados complicados e os transformam em relatórios perspicazes e fáceis de ler para monitorar o progresso e muito mais. Os relatórios também podem ser filtrados para ver apenas os dados que você deseja e, em seguida, compartilhados para manter as partes interessadas atualizadas.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho premiado para equipes híbridas. Nossa ferramenta em tempo real rastreia tempo, custos e muito mais para garantir que você esteja sempre dentro do cronograma e nunca gaste acima do seu orçamento. Junte-se às mais de 35.000 pessoas que usam nosso software para rastrear tarefas, custos e tempo. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.