A Tripla Restrição no Gerenciamento de Projetos: Tempo, Escopo e Custo

A restrição tripla do gerenciamento de projetos recebeu muitos nomes – o Triângulo de Gerenciamento de Projetos, Triângulo de Ferro e Triângulo do Projeto – que devem dar uma ideia de quão importante é a restrição tripla ao gerenciar um projeto. Se você estiver gerenciando um projeto, estará trabalhando com a restrição tripla.

Portanto, pode-se facilmente argumentar que a Triple Constraint pode ser o conceito mais importante na história do gerenciamento de projetos. Quando usado em combinação com um software de gerenciamento de projetos eficaz, ele pode dar a você a capacidade de conduzir seus projetos ao sucesso.

Qual é a restrição tripla no gerenciamento de projetos?

Então, o que é a restrição tripla? Isso é fácil, é um modelo das restrições inerentes ao gerenciamento de um projeto. Essas restrições são três:

1. Custo: As restrições financeiras de um projeto, também conhecido como orçamento do projeto
2. Escopo: As tarefas necessárias para cumprir os objetivos do projeto
3. Tempo: O cronograma para o projeto chegar à conclusão

Basicamente, a Triple Constraint afirma que o sucesso do projeto é impactado por seus custos, tempo e escopo. Como gerente de projeto, você pode manter o controle da restrição tripla equilibrando essas três restrições por meio de compensações. Explicaremos como essas trocas funcionam na seção abaixo.

Embora seja verdade que a Restrição Tripla seja uma parte importante de qualquer projeto bem-sucedido, ela não determina o sucesso. Os projetos são feitos de muitas partes, mais do que as três que compõem a Tríplice Restrição. É por isso que alguns especialistas em gerenciamento de projetos adicionaram mais três restrições ao modelo, para refletir melhor as áreas mais críticas de um projeto. Aqui estão eles:

• Qualidade: Existem padrões de qualidade para cada projeto, seja sua entrega final um produto tangível ou intangível. Os gerentes de projeto precisam de um plano de gerenciamento da qualidade para controlar a qualidade.
• Risco: O risco é inerente a qualquer projeto. É por isso que os gerentes de projeto precisam criar um plano de gerenciamento de riscos para explicar como os riscos do projeto serão tratados
• Benefício: Existem diferentes tipos de benefícios obtidos de um projeto. Os gerentes de projeto devem garantir que as partes interessadas do projeto obtenham o melhor benefício financeiro possível.

Como funciona a restrição tripla?

Conforme mencionado acima, os gerentes de projeto podem aumentar ou reduzir o custo, o tempo e o escopo de um projeto com compensações para mantê-lo dentro do cronograma e do orçamento. Vamos ver como esses trade-offs do triângulo do projeto funcionam com alguns exemplos.

• Tempo e Escopo: Você pode reduzir o escopo do projeto para também reduzir a duração do projeto se estiver atrasado. No caso oposto, você pode aumentar a duração do cronograma do projeto caso as partes interessadas do projeto apresentem atividades extras do projeto.
• Custo e Escopo: Ao reduzir o escopo do projeto, você precisará executar menos tarefas, o que significa custos mais baixos. No caso oposto, um escopo de projeto maior significa custos mais altos.
• Custo e Tempo: Em alguns projetos, tempo e custo podem estar diretamente relacionados. Por exemplo, os custos de aluguel de equipamentos ou mão de obra são diretamente proporcionais ao tempo que você precisa deles.

Todos esses cenários estão aplicando a Restrição Tríplice para gerenciar o projeto, mas existem muitos outros trade-offs possíveis que podem ocorrer em um projeto, que também envolvem qualidade, risco e benefício.

Ao usar um painel de gerenciamento de projetos, um gerente pode acompanhar o andamento do projeto. Métricas como cronograma, custo e escopo do projeto são fáceis de acompanhar. Com essas informações, um gerente de projeto pode identificar problemas e ajustar a restrição tripla para evitar que esses problemas se transformem em problemas. O ProjectManager apresenta um painel em tempo real que apresenta todos os dados críticos do projeto que afetam a restrição tripla.

Como gerenciar a restrição tripla

A Restrição Tripla parece simples, mas isso é apenas na superfície. Cada um dos três pontos deste triângulo pode ser descompactado para revelar um significado mais profundo.

Custo

O compromisso financeiro do projeto depende de diversas variáveis. Existem os recursos envolvidos, desde materiais até pessoas, que incluem custos.

Há também os custos fixos e variáveis ​​inerentes a qualquer projeto, como equipamentos ou mão de obra, que devem ser calculados. Isso pode entrar seriamente em jogo com o uso de trabalhadores contratados ou terceirização.

Isto é o que os gerentes de projeto fazem para controlar os custos:

• Estimar os custos de todas as tarefas no escopo do projeto
• Criar um orçamento do projeto com base nos custos estimados do projeto
• Use o orçamento do projeto como uma linha de base de custos, que é empregada para controlar os custos durante a execução do projeto
• Controlar todos os custos do projeto para manter os gastos abaixo do orçamento do projeto
• Ajustar o orçamento do projeto quando necessário

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Alcance

Como mencionado, o escopo do projeto refere-se a todo o trabalho do projeto necessário para concluir o projeto. Gerenciar esse trabalho é fundamental para o sucesso do projeto. Ao gerenciar o escopo, é fundamental que você priorize suas tarefas, permitindo que você planeje e atribua recursos de forma eficaz.

Para gerenciar o escopo, os gerentes de projeto:

• Use um plano de gerenciamento do escopo para definir claramente quais atividades do projeto serão realizadas
• Compartilhe o plano de gerenciamento do escopo com todas as partes interessadas, para que todos estejam na mesma página
• Use os pedidos de mudança para evitar o aumento do escopo e acompanhe todas as alterações feitas no escopo do projeto
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas para manter o escopo do projeto
• Use ferramentas e técnicas de gerenciamento de tarefas para acompanhar todas as atividades do projeto no escopo

Essas ações de gerenciamento de escopo tomadas pelos gerentes de projeto são essenciais porque a quantidade de tempo que cada tarefa exigirá é fundamental para o custo e a qualidade do produto final. Isso pode ter um grande impacto no cronograma e no custo, especialmente se o projeto for de grande escala.

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O ProjectManager possui recursos de gerenciamento de tarefas que facilitam atribuir, classificar e priorizar suas tarefas. Dessa forma, você pode delegar todas as tarefas críticas do projeto para as pessoas certas, evitando o temido aumento do escopo. Além disso, ao oferecer compartilhamento de arquivos e comentários de tarefas, possibilitamos a colaboração no nível da tarefa.

Tempo

Basicamente, o cronograma do projeto é o cronograma estimado alocado para concluir o projeto ou produzir a entrega final. Normalmente, isso é calculado primeiro estimando o tempo que cada tarefa do projeto levará.

Uma estrutura analítica do projeto (WBS) é usada para identificar todas as atividades do projeto. Em seguida, os gerentes de projeto podem usar diferentes técnicas de agendamento, como o método do caminho crítico ou gráficos PERT, para determinar a duração total do projeto.

Veja o que os gerentes de projeto fazem para controlar o cronograma do projeto:

• Use um gráfico de Gantt para visualizar o cronograma do projeto, definir sequências de tarefas e monitorar a duração de cada tarefa
• Criar políticas, procedimentos e documentação para planejar, executar e monitorar o cronograma do projeto
• Alocar recursos de forma eficaz usando uma programação de recursos para evitar gargalos
• Compare a linha de base do cronograma com o progresso real para determinar se os projetos estão no caminho certo

Agora que aprendemos o que a maioria dos gerentes de projeto faz para controlar a restrição tripla, vamos aprender sobre as ferramentas de gerenciamento de projetos que você pode usar para ajudá-lo nesse processo.

Controlando a restrição tripla com o ProjectManager

Como mencionado no início do post, a restrição tripla quando usada em conjunto com um software de gerenciamento de projetos é a melhor maneira de controlar seu projeto e conduzi-lo a um final bem-sucedido. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com dados em tempo real que dá aos gerentes de projeto o poder de gerenciar cada braço da restrição tripla: custos, tempo e escopo.

Custos

O ProjectManager ajuda você a acompanhar os custos do seu projeto para garantir que você não esteja gastando demais. Você pode criar orçamentos, adicionar despesas de projeto e inserir taxas horárias para todos os seus recursos. O painel em tempo real rastreia o custo e cinco outras métricas em seu projeto e os relata instantaneamente em gráficos e tabelas fáceis de ler. Essa é uma maneira fácil de acompanhar seus custos e garantir que você esteja alinhado com seu orçamento. Agora você pode detectar problemas de orçamento antes que eles se tornem um problema.

Tempo

Sua agenda pode ficar longe de você, mas não com o ProjectManager. Quando as tarefas são atualizadas, elas são refletidas instantaneamente em todo o software. Isso significa que seus relatórios e painel são precisos e atuais. Você pode até observar o progresso de tarefas individuais no gráfico de Gantt online, onde a barra de duração indica quanto progresso foi feito na tarefa.

As planilhas de horas são sincronizadas com as tarefas da equipe, o que facilita para os membros da equipe selecionar sua tarefa e apenas inseri-la. Isso traz o tempo deles para o quadro de horários, que pode ser visualizado e aprovado com alguns cliques.

Alcance

O escopo vai mudar ao longo do projeto, e o ProjectManager tem as ferramentas para se manter flexível com essas mudanças. Existem várias visualizações de projeto, para que você possa alternar do quadro de Gantt para o kanban para obter visibilidade do seu fluxo de trabalho. Os cartões Kanban, que representam tarefas, são definidos por prioridade, que pode mudar conforme a relevância dessas tarefas muda.

O melhor dos quadros kanban é que eles são configurados para entregar tarefas aos membros da equipe apenas quando os recursos e a capacidade estão disponíveis para completá-las. À medida que o escopo do projeto muda, o quadro Kanban pode se ajustar rapidamente.

Se você perceber que as equipes estão sub ou superalocadas, você pode equilibrar isso na página de carga de trabalho. A página de carga de trabalho tem gráficos codificados por cores que mostram rapidamente quem está sobrecarregado com tarefas e quem está disponível. Você pode realocar o trabalho deles de maneira rápida e fácil para manter o projeto dentro do escopo.

A Restrição Tripla ajudará você a gerenciar seu projeto. O planejamento do cronograma, escopo e custo do seu projeto o ajudará a atingir suas metas e objetivos. O ProjectManager, um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, oferece as ferramentas para usar esse modelo de forma eficaz. Veja como nossos painéis em tempo real e gráficos de Gantt interativos podem ajudá-lo fazendo este teste gratuito de 30 dias.