Entendendo o processo de revisão manual de campanhas do ActiveCampaign

Se você estiver enviando sua primeira campanha, talvez não perceba que a ActiveCampaign possui algumas proteções de back-end para garantir a conformidade com a legislação de e-mail (CAN-SPAM, CASL, GDPR), com nossos Termos de Serviço (TOS) e aderência às métricas do setor ( taxas de reclamação de spam, taxas de rejeição, taxas de abertura). Esses processos ajudam a proteger a ActiveCampaign e nossos clientes e são uma parte vital para garantir a melhor entrega possível.

Jess Kaplan, Analista Sênior de Conformidade de Email, compartilhou por que as revisões manuais são um componente crítico da conformidade de email na ActiveCampaign.

O que é um processo de revisão manual e por que é importante?

Muitos provedores de serviços de e-mail (ESP) possuem sistemas para revisar o conteúdo antes do envio. Embora a maioria das campanhas seja aprovada automaticamente para envio, algumas campanhas de e-mail podem acionar um processo de revisão manual. Durante a revisão manual, um dos analistas de conformidade da ActiveCampaign analisa a campanha para identificar se ela deve ser aprovada para envio ou se há necessidade de entrar em contato com nosso cliente para obter mais informações.

A maioria dos clientes nem sabe que o processo de revisão ocorreu. No entanto, existem alguns casos em que uma campanha pode sofrer um atraso no envio enquanto tentamos trabalhar com o cliente para coletar informações adicionais. Os clientes sabem se sua campanha está passando por revisão manual porque haverá um alerta no ícone do perfil no canto inferior esquerdo ao fazer login na conta ActiveCampaign ou a campanha pode ter um status 'Analisando'.

Por que as campanhas precisam ser revisadas antes do envio?

Esses sistemas estão implementados principalmente para impedir que maus atores abusem da plataforma e enviem emails mal-intencionados. Eles também têm camadas adicionais que podem identificar erros que podem não apenas afetar a capacidade de entrega de e-mails na caixa de entrada, mas também ajudar a evitar reclamações de spam elevadas, cancelamentos de assinatura e até mesmo bloquear eventos.

Quais são alguns dos erros mais comuns que levam a uma revisão manual?

Os erros que comumente vemos na revisão manual tendem a ser o resultado da pressa para lançar essas campanhas. As campanhas podem ser agendadas sem verificar novamente se o conteúdo está sendo exibido corretamente, as tags de personalização estão corretas ou se os endereços de correspondência completos estão em vigor para garantir a conformidade com a legislação antispam. Não é incomum que os remetentes usem acidentalmente um endereço de e-mail pessoal como o endereço 'De' em vez do endereço de e-mail comercial normalmente usado para campanhas.

Essas avaliações também podem nos ajudar a identificar remetentes que lutam com métricas de envio insatisfatórias. Se uma campanha fosse enviada sem primeiro fazer melhorias, provavelmente teria um impacto negativo na entrega. Sempre que identificamos um problema que possa causar um impacto negativo na entrega e/ou no cumprimento da legislação anti-spam, gostamos de levar isso ao conhecimento do remetente. Fornecemos orientações sobre como garantir o desempenho ideal dessas campanhas.

Há algo que um remetente possa fazer para ajudar a acelerar o processo de revisão?

Absolutamente! Uma das melhores coisas a fazer seria preencher a pesquisa de 3 perguntas exibida ao importar uma lista. Embora o preenchimento da pesquisa importada seja opcional, se essas informações forem fornecidas antecipadamente, isso pode ajudar a evitar atrasos devido à necessidade de revisar os métodos de aceitação.

Também é uma boa ideia que o proprietário da caixa de entrada 'E-mail de notificação' fique atento a quaisquer e-mails da ActiveCampaign no momento do envio, caso uma campanha esteja com informações adicionais pendentes devido a um problema identificado no processo de revisão. As notificações de conformidade são enviadas para o 'E-mail de notificação' na conta. As preferências de 'E-mail de notificação' e 'Administrador' podem ser diferentes.

Por que um remetente precisa fornecer informações de aceitação para uma revisão manual?

O método de aquisição de um remetente está diretamente relacionado à entrega positiva ou à entrega negativa.

Os métodos de aquisição centrados no opt-in são mais propensos a receber e-mails na caixa de entrada porque esses contatos solicitaram o e-mail de uma empresa – eles estão esperando por isso. Os métodos de adesão incluem formulários de inscrição em boletins informativos ou contatos que marcaram uma caixa confirmando sua inscrição na campanha ao fazer uma compra em um site.

Por outro lado, os métodos de aquisição que não incluem opt-in significam que o correio não solicitado está sendo enviado. Se o e-mail for entregue, é provável que seja ignorado, relatado como spam ou filtrado automaticamente para a pasta de spam. Na pior das hipóteses, pode acionar um evento de lista de bloqueio, tornando a entrega quase impossível e criando um risco para outros remetentes do ActiveCampaign. Os métodos de aquisição não opt-in incluem comprar ou compartilhar dados de contato, coletar informações de contato de sites de rede ou diretamente do site de uma empresa.

Podemos solicitar informações de ativação para garantir que as campanhas possam ajudar um remetente em vez de prejudicá-lo ou a plataforma ActiveCampaign.

Quais são algumas das razões menos comuns pelas quais uma campanha é analisada e que podem realmente ter o maior impacto na entregabilidade se enviadas como estão?

Eu teria que dizer que o primeiro seria nosso volume extremamente alto de resenhas. Costumamos ver isso com remetentes novos no ActiveCampaign que podem estar acostumados a enviar mais de 100.000 campanhas de contato em sua plataforma anterior. Quando eles mudam para o ActiveCampaign, eles não percebem que é necessário aumentar seu volume ao longo do tempo ('aquecimento') para reintroduzir seus e-mails com a infra-estrutura de envio do ActiveCampaign.

Sem aumentar o volume de envio ao longo do tempo, a campanha corre um risco muito maior de devoluções e filtragem para a pasta de spam. Quando virmos isso, reservaremos um momento para entrar em contato com o remetente, fornecer materiais educacionais sobre como isso pode prejudicar o sucesso de sua campanha e discutir como avançar com segurança com o envio. Nossos remetentes de alto volume devem ler nosso artigo da Central de Ajuda sobre capacidade de entrega nos primeiros 30 dias para saber mais sobre o aquecimento e, se necessário, consultar os especialistas em capacidade de entrega da ActiveCampaign para obter uma programação de aquecimento mais personalizada.

Às vezes, encontramos campanhas na revisão manual que são violações dos Termos de Serviço. Isso seria problemas como conteúdo que não é permitido. Quando qualquer cliente se inscreve, é sempre uma boa ideia familiarizar-se com os Termos de Serviço para se certificar de que é uma boa opção para o seu modelo de negócios.

A maioria deles pode ser resolvida com um ajuste no conteúdo da campanha, mas dependendo de quanto tempo isso leva, pode causar um atraso no envio durante um período em que não há muito espaço para campanhas atrasadas, como nos feriados. O cumprimento de nossos Termos de Serviço não apenas limita as chances de uma campanha passar por uma revisão manual, mas também pode aumentar a capacidade de entrega.

Que conselho você daria aos nossos leitores para ajudar a evitar atrasos devido à revisão manual?

Planejar com antecedência! Use uma lista de verificação pré-enviar. Alguns minutos extras para verificar se a campanha está pronta para envio podem ajudar a evitar atrasos. Considere uma lista de verificação como esta:

Lista de verificação da campanha - Parte I Contatos

• Entenda seus métodos opt-in e faça um plano de aquisição de clientes
• Verifique se você precisa planejar aumentar seu volume ao longo do tempo ('aquecimento')
• Recupere assinantes menos engajados com um plano de reengajamento
• Gerenciamento de engajamento – Considere deixar de lado seus contatos não engajados para que você possa alcançar melhor os contatos que desejam se envolver com suas campanhas
• Teste
• O conteúdo é exibido corretamente?
  • Os links estão funcionando?
  • As tags de personalização estão funcionando?
  • Um endereço de correspondência completo é exibido no rodapé?
  • O linkin de cancelamento de inscrição adequado é usado?
  • Todos os contatos ativaram ou se envolveram com o conteúdo nos últimos 12 meses?
• Entenda suas métricas de e-mail para saber quando a melhoria é necessária (reclamação de spam, devoluções, taxas de abertura)