Entendendo os Critérios de Sucesso do Gerenciamento de Projetos

Sem saber quais são os critérios de sucesso do seu projeto, você pode realmente dizer que seu projeto é bem-sucedido? Todo mundo quer que seu projeto seja bem-sucedido, mas poucos dedicam tempo para definir o que isso significa.

Digamos que você entregou um produto ou serviço no prazo e dentro do orçamento - isso é sucesso? Poderia ser, mas não se não atender às expectativas das partes interessadas. Os critérios de sucesso do projeto são fundamentais para saber se, de fato, o projeto atendeu a essas métricas.

Como definir o sucesso do gerenciamento de projetos

O sucesso do gerenciamento de projetos é definido pela eficiência com que um gerente de projetos atinge as metas e objetivos do projeto. Claro, você quer trazer um projeto antes do prazo e abaixo do orçamento. Isso é tudo sobre como usar recursos limitados da melhor maneira possível. Mas, ao mesmo tempo, você precisa desenvolver bons relacionamentos com todas as partes interessadas.

As partes interessadas têm expectativas que devem ser gerenciadas. Todos os envolvidos no projeto têm uma visão de como é o sucesso, e é fundamental entender e gerenciar essas expectativas, caso contrário haverá partes interessadas que sentirão que o projeto falhou, independentemente de cumprir as metas de orçamento, cronograma e escopo.

Outro aspecto do sucesso do gerenciamento de projetos é a qualidade do produto ou serviço entregue. Quem se importa se você faz um widget que não funciona, mas o entrega no prazo e dentro do orçamento aprovado? Você precisa gerenciar a qualidade e nunca perder de vista os benefícios que são as principais metas e objetivos do projeto.

Isso não significa que definir o sucesso do gerenciamento de projetos seja fácil. Há muitos fatores a serem levados em consideração e alguns deles não podem ser avaliados até muito tempo após o encerramento do projeto. Portanto, é importante entender que o sucesso do projeto e o sucesso do gerenciamento de projetos não são a mesma coisa.

Como avaliar o sucesso do gerenciamento de projetos

O sucesso do projeto baseia-se apenas na eficiência com que o projeto é gerenciado enquanto cumpre suas metas e objetivos. Com isso dito, existem seis métricas pelas quais o sucesso de qualquer projeto é medido:

1. Escopo: Alcançar os resultados pretendidos do projeto.
2. Cronograma: Cumprimento do prazo, incluindo todos os marcos.
3. Orçamento: Entrega do projeto pelo valor acordado.
4. Satisfação da Equipe: Certificar-se de que a equipe se sinta satisfeita com o projeto.
5. Satisfação do Cliente: Obtenha feedback positivo de clientes, patrocinadores, partes interessadas, etc.
6. Qualidade: Atingir as expectativas das partes interessadas.

O melhor de definir os critérios de sucesso do projeto é que isso não apenas leva você a um projeto bem-sucedido, mas também ajuda a projetos futuros. O uso de critérios de sucesso também pode ser visto como prática para melhorias contínuas, aprendendo com a experiência.

Quais são os critérios de sucesso do projeto?

Conforme observado acima, os critérios de sucesso do projeto e o sucesso do gerenciamento de projetos são ligeiramente diferentes. Mesmo essas diferenças podem variar de organização para organização, de projeto para projeto e até de equipe para equipe. Mas basicamente, estamos lidando com dois tipos de sucesso.

O primeiro tipo está relacionado ao gerenciamento de projetos. Trata-se de gerenciar o projeto com eficiência e alinhar-se aos objetivos de negócios da organização. Isso pode ser feito por meio de reuniões periódicas, auditorias de projetos, cumprimento de cronograma e prazos, bem como o alcance da qualidade esperada para o produto ou serviço.

O segundo tipo está relacionado às entregas. Ao medir esse tipo de sucesso, mantenha o foco no que o projeto prometeu realizar. Você deseja alcançar os objetivos descritos no caso de negócios do projeto, como levar o produto ou serviço aos usuários e atender à satisfação do cliente, etc.

Quais são os três critérios de sucesso para projetos?

Os três critérios de sucesso de um projeto são custo, escopo e tempo (a tripla restrição). Embora os detalhes possam ser diferentes dependendo do setor, empresa ou objetivo do projeto, o sucesso viverá ou morrerá nesses três fatores.

Se você puder entregar um projeto no prazo, dentro do orçamento e atingir o escopo definido nos documentos do projeto, isso é um sucesso. Mas, como aprendemos, geralmente há mais envolvimento e é melhor ser mais específico.

Por exemplo, não é apenas trazer o projeto para dentro ou abaixo do orçamento, mas também criar valor para o investimento e colher benefícios para as partes interessadas. É melhor definir o que custo, escopo e tempo significam além da ideia geral para ter uma noção melhor do que é um projeto de sucesso.

Três coisas a ter em mente ao acompanhar o sucesso

Temos discutido o sucesso do gerenciamento de projetos em resumo. Embora seja importante definir os critérios de sucesso do projeto, ele não fala sobre o que precisa ser feito para ajudar nesse sucesso. Vamos falar sobre algumas das regras para manter o projeto no caminho do sucesso:

1. Marcos

Definir marcos, que são quaisquer datas importantes no projeto, torna o projeto mais gerenciável. A maneira mais óbvia de definir marcos é marcar o fim de qualquer fase e o início da próxima. Ao realizar um teste de avaliação após cada fase, você pode ver se está cumprindo o progresso planejado ou não. Isso não apenas ajuda no rastreamento, mas também aumenta o moral da equipe quando eles concluem uma fase importante do projeto. Uma equipe feliz é uma equipe mais produtiva, o que é um indicador chave do sucesso do gerenciamento de projetos.

2. Comunicação

A comunicação lubrifica as rodas em todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Ter um plano de comunicação no início do projeto é essencial. Quanto mais eficaz for a comunicação entre os membros do projeto e as partes interessadas, menor a probabilidade de haver problemas que causem atrasos. Manter as linhas de comunicação abertas é fundamental, mas também é usar relatórios para comunicar dados vitais do projeto. Use relatórios de status para verificar a restrição tripla em tempo real e acompanhar o progresso real em relação ao progresso planejado.

3. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento dinâmico de projetos fornece ferramentas para definir marcos e promover a colaboração onde os membros da equipe podem manter contato. O uso de um software de gerenciamento de projetos robusto adiciona eficiência ao projeto, que é a própria definição do sucesso do gerenciamento de projetos.

Como o ProjectManager entrega o sucesso do projeto

O ProjectManager é um software baseado em nuvem que fornece dados em tempo real para mantê-lo no caminho certo, tomando melhores decisões. Acompanhar seu projeto é tão importante quanto definir os critérios de sucesso do projeto. O uso de software de gerenciamento de projetos fornece as ferramentas para saber se você está atendendo à linha de base do projeto.

Existem várias maneiras de ver o desempenho do seu projeto. Obtenha uma visão de alto nível com o painel ao vivo, que calcula automaticamente os dados dos relatórios de status de sua equipe e atualiza gráficos e gráficos fáceis de ler em tempo, custos e muito mais.

Aprofunde-se nos dados com relatórios de um clique sobre variação do projeto, carga de trabalho e muito mais. Os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas o que você deseja ver e, em seguida, compartilhados para atualizar as partes interessadas.

Manter sua equipe feliz e produtiva faz parte do sucesso do gerenciamento de projetos. Nossos recursos de gerenciamento de recursos incluem um gráfico de carga de trabalho codificado por cores que mostra quantas tarefas são atribuídas a cada membro da equipe. Se alguns estiverem superalocados, basta realocar recursos diretamente da mesma página.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, monitorar e relatar seu projeto para ajudá-lo a concluí-lo com sucesso. Mantenha as partes interessadas informadas enquanto fornece à sua equipe as ferramentas necessárias para trabalhar melhor em conjunto. Junte-se às dezenas de milhares de equipes e organizações como NASA, US Postal Service e Bank of America que estão entregando projetos de sucesso com nossa ferramenta e faça este teste gratuito de 30 dias.