Usando o gerenciamento de valor agregado para medir o desempenho do projeto

O gerenciamento de projetos começa com um plano, que é abstrato até ser executado. Mas a execução do projeto é cega sem uma maneira de medir o progresso e o desempenho. Você primeiro precisa de uma linha de base do projeto para capturar esse plano e compará-lo ao seu progresso real. Isso permite que você veja onde você está.

Depois de definir uma linha de base, há muitas técnicas que podem ajudar no gerenciamento de desempenho. O gerenciamento de valor agregado (EVM) é uma dessas técnicas que, em um único sistema integrado, pode prever problemas com precisão para que você possa gerenciar melhor o desempenho do projeto.

O que é gerenciamento de valor agregado (EVM)?

Conforme observado, o EVM é uma técnica que os gerentes de projeto usam para acompanhar o desempenho de seus projetos em relação às linhas de base do projeto. Muitas vezes, o progresso de um projeto é visto como adiantado ou atrasado e acima ou abaixo do orçamento. No entanto, e se você estiver adiantado, mas os custos forem maiores do que o orçamento planejado? Ou, e se você estiver atrasado, mas os custos forem mais baixos do que você calculou inicialmente?

O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo com a análise de variação. O ProjectManager possui painéis em tempo real que coletam dados ao vivo e calculam automaticamente as análises de variação para você. Os resultados são então exibidos em gráficos coloridos que representam a variação de custo, variação de cronograma e muito mais. Além disso, não há necessidade de configuração! Monitorar as seis métricas do projeto mostradas no painel em tempo real é como você acompanha seu projeto à medida que ele se desenvolve. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Conhecer o valor agregado ajuda a fornecer informações mais detalhadas sobre seu projeto. E ao aprender sobre o valor agregado, é importante lembrar que existem três termos associados a ele, cada um ligeiramente diferente.

1. Análise do Valor Agregado (EVA): Esta técnica de gerenciamento de projetos é quantitativa. Ele avalia o desempenho do projeto, descobrindo os resultados prováveis ​​do projeto. Ele faz isso comparando o andamento e o orçamento do trabalho planejado com os custos reais.
2. Earned Value Management (EVM): Esta metodologia mede o desempenho do projeto com um cronograma e orçamento integrados, que é baseado na estrutura analítica do projeto (WBS).
3. Earned Value Management System (EVMS): É a coleção de ferramentas, modelos, processos e procedimentos que uma organização usa para fazer EVM.

Conceitos básicos de gerenciamento de valor agregado

A análise de valor agregado com base em uma linha de base de medição de desempenho é como você pode comparar seu plano de projeto com a execução do projeto. Isso permite que os gerentes de projeto respondam a três perguntas: Onde estávamos, onde estamos agora e para onde vamos? Isso requer o acesso aos seguintes pontos de dados.

Valor planejado (VP)

O valor planejado é onde as tarefas do projeto devem estar em um ponto específico no cronograma do projeto e na estimativa de custos. Esses dois valores são o valor planejado de onde você espera estar no período de relatório atual. Este valor pode ser cumulativo ou atual. O primeiro é o orçamento aprovado para atividades planejadas que devem ser feitas em geral ao longo de todo o projeto. Este último é o orçamento aprovado para as atividades planejadas que estão sendo realizadas em um período específico do projeto, seja dias, semanas ou meses.

Valor planejado (VP) = % do projeto concluído (planejado) * Orçamento do projeto

Custo real (AC)

Este é o custo real do trabalho que foi concluído em um período específico do projeto. O valor refere-se ao que foi gasto, cumulativamente ou atualmente. Ou seja, o custo real do trabalho realizado até o momento em que está sendo calculado ou em um determinado período de dias, semanas ou meses.

Custo real (AC) = Custos reais até o momento

Valor Agregado (EV)

Esta é a quantificação do valor do trabalho que foi realizado até uma determinada data no projeto. O valor agregado acumulado é a soma do orçamento de todo o projeto até a data do cálculo, enquanto o valor agregado atual é realizado apenas para um determinado período.

Valor Agregado = % do trabalho concluído * BAC (Orçamento na Conclusão)

Como você calcula a gestão do valor agregado?

Agora que aprendemos sobre os conceitos fundamentais do EVM, vamos aprender como calcular o gerenciamento de valor agregado. Para isso, usaremos fórmulas simples de gerenciamento de valor agregado, explicadas a seguir.

Fórmulas de gerenciamento de valor agregado

Existem cálculos que podem ser feitos de forma rápida e fácil para executar o EVM. As fórmulas EVM podem ser divididas em dois grupos: índices de desempenho e fórmulas de análise de variância. Aqui estão eles:

Variação de programação (SV)

A variação do cronograma é uma maneira de os gerentes de projeto descobrirem o quanto estão adiantados ou atrasados ​​no projeto. A fórmula para descobrir isso é a seguinte.

Variação de programação (SV) = Valor ganho (EV) - Valor planejado (PV)

Variação de Custo (CV)

A variação de custo é a diferença entre o custo real do projeto no momento em que é calculado em comparação com o custo do orçamento planejado para esse período no plano do projeto. A fórmula está abaixo.

Variação de Custo (CV) = Valor Agregado (EV) - Custo Real (AC)

Índice de desempenho do cronograma (SPI)

O índice de desempenho do cronograma é um subconjunto do EVM, que mostra se um projeto está adiantado ou atrasado. Ele calcula a relação entre o trabalho executado e o trabalho programado. A fórmula para isso é a seguinte.

Índice de desempenho do cronograma (SPI) = valor ganho (EV) / valor planejado (PV)

Calcular o índice de desempenho do cronograma envolve dividir o EV pelo VP para medir o progresso alcançado em relação ao que você esperava progredir em um determinado ponto. Se você chegar a um valor menor que 1,0, significa que você fez menos trabalho do que projetou para este ponto. Enquanto um valor maior que 1,0 significa que você concluiu mais do que o planejado.

Índice de Desempenho de Custo (CPI)

O índice de desempenho de custos mede a eficiência dos custos no projeto. É mostrado em uma proporção entre o valor agregado e os custos reais.

Índice de Desempenho de Custo (CPI) = Valor Agregado (EV) / Custo Real (AC)

Para este cálculo, você divide EV pelo AC para medir o valor do trabalho concluído em relação ao seu custo real. Novamente, se você atingir um valor inferior a 1,0, seus custos serão maiores do que o orçado. Um número superior a 1,0 significa que os custos são inferiores ao orçado.

Estimado na conclusão (EAC)

A estimativa na conclusão é a expectativa atual de quais serão os custos totais do projeto quando ele for concluído.

Estimado na conclusão (EAC) = Orçamento na conclusão (BAC) / Índice de desempenho de custo (CPI)

Com esse cálculo, você divide o orçamento total do projeto pelo valor do IPC que você descobriu acima.

EVM é ótimo, com algumas ressalvas

O EVM é uma técnica que você pode usar para gerenciar e controlar seu projeto, mas o EVM não resolverá tudo. Nem sempre funciona em seu projeto e não é uma bala mágica que pode perfurar todos os problemas do projeto. Na verdade, ele tem algumas armadilhas.

Você não pode confiar apenas no gerenciamento do valor agregado. Lembre-se, é apenas calcular um único ponto de dados objetivo. O valor agregado do seu projeto pode mudar e pode mudar rapidamente. Naturalmente, o custo e o progresso raramente são refletidos no projeto real como são quando você está executando o projeto. Assim, o EVM atua como uma proteção e fornece dados úteis. É melhor fazer esses cálculos mensalmente ou com mais frequência se o seu projeto tiver uma duração menor.

EVM não garante qualidade

Existem algumas coisas que o EVM não oferece uma janela para visualização, como a satisfação do cliente e a qualidade do projeto. O desempenho do projeto no que se refere a fatores importantes, como cronograma e orçamento, é rastreado com o EVM. Mas um projeto bem-sucedido não é aquele que é apenas executado no prazo e dentro do orçamento. Se o seu cliente está insatisfeito ou a qualidade do projeto ou do serviço é ruim, há um grande problema, independentemente do cronograma e das demandas orçamentárias.

Sem dados precisos, o EVM é inútil

Se você não incluir todos os custos reais em seus cálculos, seus resultados não refletirão com precisão o progresso ou o desempenho do projeto. Se você estiver usando um software que faz esses cálculos automaticamente, você precisa ser duplamente cauteloso, pois ele pode ignorar dados críticos e fornecer um resultado enganoso.

EVM precisa de contexto

Por fim, não entregue os números apenas aos clientes, partes interessadas ou a quem você está se reportando – eles precisam saber o que esses números significam e como você os está usando. Seja claro em sua linguagem e evite jargões. Você sabe do que está falando, mas é importante que com quem você está falando entenda também. Não emburreça, é claro; apenas fale de forma clara e simples. Ser capaz de comunicar efetivamente o EVM é tão importante quanto poder calculá-lo.

Avalie o desempenho com o ProjectManager

Calcular o desempenho é crucial para manter os projetos dentro do cronograma e do orçamento, mas e se você não tiver uma calculadora? Sério, é muito trabalho reunir todos esses dados e calcular cada equação. Embora importante, está afastando você de outras questões importantes - e é tão facilmente automatizado!

O ProjectManager é um software premiado que processa automaticamente os dados em tempo real para fornecer as informações de que você precisa e acompanhar o desempenho do seu projeto. Sempre que um membro da equipe atualiza seu status, esses dados são compartilhados em todo o nosso software, permitindo que você tome facilmente decisões baseadas em dados.

Acompanhe seu trabalho com relatórios de um clique

Para obter uma visão mais profunda dos dados do que o painel em tempo real pode fornecer, use relatórios de um clique. Você pode gerar rapidamente relatórios de status e portfólio, bem como relatórios de custo, tempo, carga de trabalho e muito mais. Além disso, você pode facilmente filtrar cada relatório para mostrar apenas as informações de seu interesse. Em seguida, compartilhe os relatórios como anexos em PDF ou até imprima-os para apresentações aos interessados ​​e mantenha todos atualizados.

Se você notar uma discrepância e quiser se aprofundar para descobrir qual é o problema, temos um recurso de relatório granular. Você pode filtrar os resultados do relatório para mostrar apenas os dados desejados. Esses relatórios também podem ser compartilhados, portanto, se você estiver apenas acompanhando o progresso para apresentar às partes interessadas, nós o cobrimos.

Visualize o progresso do projeto

Como nosso software está em constante atualização, você pode acompanhar seu projeto de vários pontos. Por exemplo, nosso gráfico de Gantt online é ótimo para planejar e agendar seu projeto, mas também possui um recurso de monitoramento. A barra de duração que vincula a data de início e de término a uma tarefa na linha do tempo do projeto refletirá o progresso de sua equipe com o compartilhamento para indicar o quanto a tarefa está próxima da conclusão.

Nosso software funciona com suas outras ferramentas de valor agregado para fornecer uma visão completa do desempenho do seu projeto. Além disso, oferecemos um conjunto completo de ferramentas de gerenciamento de projetos que trabalham juntas para garantir que seus projetos estejam funcionando e atendendo às expectativas das partes interessadas. Nosso software simplifica o conhecimento do seu valor agregado.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que facilita a medição do progresso e a execução do EVM. Com seu painel em tempo real, as métricas do projeto são calculadas instantaneamente com dados ao vivo e entregues em tabelas e gráficos fáceis de ler que podem ser compartilhados com um toque de tecla. Experimente você mesmo com esta avaliação gratuita de 30 dias.