Gerenciamento de fornecedores: um guia rápido

As organizações requerem recursos para concluir projetos, fabricar produtos ou entregar serviços. A maioria, se não todas, as empresas não podem produzir todas as suas matérias-primas, equipamentos ou maquinários, portanto, devem adquiri-los de fornecedores. Fornecedores são definidos como fornecedores externos que fornecem bens e serviços essenciais. Dependendo de quantos fornecedores você está trabalhando, gerenciá-los pode ser altamente complexo. É aí que entra a gestão de fornecedores.

O que é gerenciamento de fornecedores?

O gerenciamento de fornecedores é o processo de gerenciamento do relacionamento com fornecedores dos quais uma organização obtém suas matérias-primas, equipamentos e outros suprimentos essenciais para suas operações. O principal objetivo da gestão de fornecedores é selecionar os fornecedores e as condições contratuais certas para que as empresas possam garantir a qualidade do produto, minimizar custos e manter sua cadeia de suprimentos e atividades logísticas funcionando normalmente.

O gerenciamento de fornecedores abrange tarefas como pesquisa e fornecimento de fornecedores, obtenção de cotações de preços, recursos, qualidade e prazos de entrega. Abrange também negociações contratuais, gestão de relacionamento, atribuição de cargos, avaliação de desempenho e divulgação de pagamentos.

Gerenciar o relacionamento com fornecedores é um importante processo de negócios que você precisa observar de perto. O ProjectManager possui ferramentas de planejamento, agendamento e rastreamento para que você possa atribuir trabalho à sua equipe e garantir que nada seja esquecido durante o processo de compra, recebimento e armazenamento das mercadorias de que sua empresa precisa para prosperar. Use listas de tarefas, quadros Kanban, gráficos de Gantt e outras ferramentas para garantir que tudo saia conforme o planejado. Comece gratuitamente hoje.

Processo de gerenciamento de fornecedores

O processo de gerenciamento de fornecedores pode ser dividido em quatro etapas:

1. Estabeleça metas de negócios

Defina claramente suas metas de negócios e seja o mais específico possível (considere fazer metas SMART). Para obter a ajuda de um fornecedor com sucesso, você precisa saber exatamente o que está tentando alcançar. A gestão de fornecedores também fica mais fácil quando você define parâmetros de desempenho para comparar.

2. Escolha o Melhor Fornecedor

Quem se adapta às suas necessidades e corresponde às suas características de desempenho? Você terá que pesar os prós e os contras de todos os fornecedores, e eles terão os dois, portanto, essa etapa precisa ser executada após uma verificação completa. Você deve usar um pedido de compra para documentar o preço, a quantidade, a janela de entrega e as condições de pagamento dos produtos/serviços que você solicitou. É um documento juridicamente vinculativo que garante que você e seu fornecedor estejam na mesma página.

3. Gerenciar fornecedores

Esta é a atividade diária de monitoramento de desempenho e saída. É a melhor forma de garantir que os termos do contrato estão sendo cumpridos. Essa etapa envolve muita comunicação para oferecer aprovações, reprovações, mudanças, feedbacks e o que mais for necessário para aprofundar o relacionamento.

4. Cumpra as metas de forma consistente

Você deseja atingir suas metas não uma ou duas vezes, mas de forma consistente ao longo de seu relacionamento com o fornecedor. Isso significa gerenciar o fornecedor regularmente para melhor influenciá-lo a atingir os objetivos de desempenho regularmente.

Por que o gerenciamento de fornecedores é importante?

A gestão de fornecedores é um aspecto crítico da gestão de um negócio. Aqui estão as principais áreas que são afetadas pelo gerenciamento de fornecedores.

• Gestão da Cadeia de Suprimentos: A cadeia de suprimentos de uma empresa é o processo que vai desde a compra de matérias-primas até a entrega de um produto final aos clientes. O gerenciamento de fornecedores é uma etapa crítica nesse processo, pois os fornecedores fornecem os insumos de produção necessários que uma empresa precisa para operar e produzir mercadorias.
• Planejamento da Produção: Para fabricar produtos, uma empresa precisa planejar como coordenar os esforços de seus funcionários e maximizar a eficiência de uma linha de produção. Esse processo é conhecido como planejamento de produção, e o gerenciamento de fornecedores desempenha um papel significativo na obtenção dos suprimentos certos no momento certo.
• Garantia e Controle de Qualidade: Os insumos que são utilizados pelas empresas para a produção de mercadorias impactam diretamente na qualidade do produto final. O gerenciamento de fornecedores desempenha um papel significativo na obtenção de suprimentos de qualidade.
• Gerenciamento de custos: o gerenciamento eficaz de fornecedores ajuda as empresas a economizar custos de produção, que têm um impacto direto em sua lucratividade geral. O fornecedor certo ajudará as empresas a economizar custos, oferecendo suprimentos de qualidade.
• Gestão Logística: A gestão logística é um dos aspectos mais importantes da gestão de um negócio. Envolve o transporte, embalagem e armazenagem de produtos. Na maioria dos casos, as empresas dependem de fornecedores para esses processos.
• Satisfação do cliente: A gestão de fornecedores é importante para manter altos níveis de satisfação do cliente, pois os insumos que são utilizados para a produção da mercadoria impactam diretamente no produto final.

Insourcing versus Outsourcing

Estabelecer um relacionamento com um fornecedor externo também é chamado de gerenciamento de fornecedores. Mas como saber quando é preferível terceirizar o trabalho ou mantê-lo internamente? Você deve avaliar as necessidades de sua organização e quais recursos você deve aplicar ao projeto.

Esta não é necessariamente uma escolha fácil de fazer. Comece observando as principais habilidades da sua organização. Eles atendem às necessidades do seu projeto? Você tem os recursos de sobra para o trabalho? Nesse caso, a tarefa pode ser melhor atendida internamente, em vez de terceirizada.

No entanto, se o trabalho gira em torno de uma disciplina que não está na casa do leme da sua empresa ou representa uma habilidade que pode estar presente, mas não está totalmente desenvolvida, o investimento na contratação de um fornecedor torna-se mais atraente.

Definições de gerenciamento de fornecedores

Descrevemos que um fornecedor é uma pessoa ou organização que vende um serviço, produto ou trabalho. Eles podem ser consultores independentes, uma empresa de consultoria ou uma empresa de recursos humanos, geralmente chamada de fornecedor.

Há também algo chamado Vendor on Premises (VOP), que é um fornecedor que abre sua loja no local de trabalho do cliente. Eles podem obter mão-de-obra ou de fornecedores externos, mas, em última análise, gerenciam e coordenam o trabalho para o cliente.

Um Provedor de Serviços Gerenciados (MSP) gerencia fornecedores e mede seu trabalho para atender aos padrões e requisitos de seus clientes. Eles não costumam recrutar, mas sim pesquisar e indicar os melhores fornecedores de acordo com a necessidade do cliente.

Outro termo usado na gestão de fornecedores é Empregador de Registro (EOR). Essa é uma forma de facilitar a gestão dos autônomos. Isso inclui auditoria, revisões e outras questões de gerenciamento.

Ferramentas de gerenciamento de fornecedores

Existem ferramentas para gerenciar fornecedores, como o Vendor Management System (VMS), que é um programa de computador que distribui os requisitos de trabalho para empresas de recrutamento, recrutadores, empresas de consultoria e outros fornecedores. Ajuda na contratação, no processo de entrevista e no processo de pagamento.

Outra ferramenta é chamada de sistema Contracted Service Management (CSM), que funciona com o software de grandes fábricas para capturar dados em tempo real entre fornecedores e clientes. Esse esforço colaborativo ajuda a simplificar o processo de cronometragem e melhora a visibilidade dos custos do projeto.

O papel dos gerentes de fornecedores

Então, o que faz o responsável pela gestão de fornecedores? Primeiro, eles trabalham com os escritórios de gerenciamento e orçamento para gerenciar e controlar os suprimentos e garantir que os custos sejam iguais ou inferiores ao valor de mercado.

Eles também trabalham com fornecedores para negociar preços dentro do escopo do orçamento da empresa, mantendo a qualidade. Isso significa buscar propostas de vários fornecedores para garantir que eles estejam contratando o fornecedor certo. O fornecedor certo é definido não apenas pelo produto ou serviço que oferece, mas também por seu histórico financeiro e histórico.

Depois que o contrato for fechado, o gerente deve manter a comunicação com o fornecedor, bem como com seu próprio departamento financeiro e equipes de gerenciamento que farão a interface com os fornecedores. Eles também acompanham os níveis de estoque e possuem registros detalhados para rastrear a entrega de suprimentos e confirmar sua chegada.

Trabalhar com fornecedores pode ser necessário para o sucesso do seu projeto, mas também adiciona outra camada de complexidade ao gerenciá-lo. O que você deve ter é um software de gerenciamento de projetos que possa lidar com todos esses dados. O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que apresenta um painel em tempo real para obter as informações mais precisas para garantir que você esteja sempre atualizado sobre o trabalho do seu fornecedor enquanto ele o faz. Experimente você mesmo e veja como ele pode ajudar no gerenciamento de fornecedores fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.