Como planejar um evento virtual: lista de verificação de planejamento de eventos virtuais

Empresários tendem a preferir se encontrar pessoalmente. Mas depois de um período de eventos virtuais, é difícil abrir mão desse luxo digital. O planejamento de eventos virtuais tornou-se comum mesmo quando os eventos retornam ao IRL ou oferecem opções híbridas.

O desejo de permanecer virtual em alguns casos é compreensível. O planejamento de eventos virtuais significa que mais pessoas podem participar, independentemente de onde estejam. Mas como planejar um evento virtual ainda é relativamente novo e alguns nem sabem o que é um evento virtual. Estamos aqui para ajudá-lo a planejar um evento virtual, inclusive fornecendo uma lista de verificação para que você não perca nenhuma etapa importante.

O que é um evento virtual?

Os eventos virtuais acontecem online. Isso pode ser feito por diversos meios, como transmissão ao vivo do evento, reprodução de uma apresentação em vídeo gravada que pode ser visualizada sempre que o participante desejar ou até mesmo por meio de chamadas de áudio.

A principal diferença entre um evento virtual e um evento presencial é que os eventos virtuais não são reuniões físicas presenciais. Qualquer pessoa que possa acessar a internet é um potencial candidato a participar de um evento virtual.

Desnecessário acrescentar que isso amplia significativamente a rede tanto para palestrantes quanto para participantes. No entanto, eventos virtuais exigem planejamento, assim como você faria para a variedade antiquada. Mas não é o mesmo. Você pode ir ao vivo no Facebook ou em alguma outra plataforma social sempre que quiser, mas um evento maior e mais complicado requer planejamento.

Pense em uma convenção ou evento relacionado ao setor que pode durar vários dias, eles definitivamente exigirão planejamento de eventos virtuais. O ProjectManager é um software online que oferece as ferramentas para se conectar com pessoas em qualquer lugar e a qualquer momento, para que você possa coordenar como planejar um evento virtual. Nossos gráficos de Gantt online podem organizar suas tarefas, custos e recursos. Eles são fáceis de compartilhar e atualizar em tempo real para manter todos alinhados. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Tipos de eventos virtuais

Já mencionamos alguns tipos de eventos virtuais de passagem, mas o tema merece mais atenção. Existem muitos tipos diferentes de eventos virtuais e cada um requer planejamento de eventos virtuais para garantir que sejam um sucesso para todos os envolvidos. Você provavelmente já participou de um ou dois deles.

Webinars

Um webinar geralmente é um evento único usado para fornecer conteúdo educacional ou promocional. É apresentado em tempo real, embora muitas vezes também seja gravado para que as pessoas possam vê-lo mais tarde. Após a apresentação, geralmente há um período aberto para perguntas e respostas.

Conferências virtuais

Como o nome indica, esta conferência é online. Geralmente é um evento em tempo real que atrai pessoas de interesses semelhantes, seja relacionado a negócios ou algum tipo de hobby. Eles podem incluir painéis de discussão, palestrantes, estandes de fornecedores on-line e até mesmo coquetéis virtuais.

Eventos Corporativos Virtuais

Semelhante a uma conferência virtual, os eventos corporativos virtuais são mais focados. Os participantes são todos parte da corporação maior, mas o evento em si pode ser por vários motivos. Pode ser uma reunião ou retiro geral, evento de degustação de vinhos ou qualquer outro número de negócios ou encontros mais casuais. O único denominador comum é que o evento é aberto apenas para quem faz parte da corporação.

Eventos de formação de equipe virtual

Um evento virtual de formação de equipe pode fazer parte de um evento corporativo maior. Não é diferente do team building pessoalmente, exceto que ocorre online. As atividades podem ser as mesmas, como quebra-gelo, ginástica em grupo e muito mais. Alguns eventos terão que ser reformulados para funcionar online, mas o objetivo de construir laços mais fortes entre os membros da equipe permanece o mesmo.

Eventos de contratação virtual

Uma das formas mais inovadoras de usar eventos virtuais é como plataforma de contratação. Um evento de contratação virtual oferece aos funcionários a oportunidade de entrevistar candidatos para vagas abertas. À medida que mais empresas estão abertas ao trabalho remoto, a contratação virtual permite que elas busquem talentos de todo o mundo, em vez de apenas a distância de deslocamento.

Eventos sociais virtuais

Reunir-se virtualmente também ganhou popularidade. Muitas famílias que estão espalhadas geograficamente podem se reunir on-line, festas de casamento podem incluir aqueles que não podem comparecer fisicamente ao casamento e amigos que não estão mais no mesmo local podem se reunir para tomar uma bebida e conversar.

Lista de verificação de planejamento de eventos virtuais

Agora que sabemos o que é um evento virtual e quantos tipos diferentes existem, você está pronto para aprender o planejamento de eventos virtuais. Na verdade, você provavelmente já participou de algum tipo de evento virtual, mesmo que seja conversando com alguém no Zoom.

O planejamento de eventos virtuais, no entanto, é mais envolvido. Para garantir que você esteja verificando todas as caixas, montamos uma lista de verificação que pode ser usada para quase todos os tipos de eventos virtuais descritos acima.

1. Defina metas para seu evento virtual

Você não pode medir o sucesso até que tenha um conjunto de métricas. Seja qual for o seu evento virtual, você deve decidir de antemão o que espera que ele alcance. Você deseja coletar e-mails, distribuir eBooks, promover sua marca, interagir com profissionais do setor, mostrar como usar um novo produto, etc.? Qualquer que seja o objetivo que você decidir, informará o resto do evento, então não comece sem um.

2. Defina seu público-alvo

Para atingir seus objetivos, você deve conhecer seu público-alvo. Estes são seus clientes em potencial para um produto, colegas profissionais para uma conferência e assim por diante. Esta etapa requer muita pesquisa. Quanto melhor você definir o público-alvo do evento virtual, mais poderá personalizar o evento virtual para atender às suas necessidades.

3. Escolha seu tipo de evento

Todo o trabalho que você fez nas duas primeiras etapas informará sua escolha do local. Aqui você decidirá se o evento será transmitido ao vivo ou gravado (ou ambos), determinará se um webinar se adequa melhor ao seu objetivo e assim por diante. O tipo de evento virtual ajudará você a escolher um parceiro ou serviço de streaming para entregar seu evento aos participantes.

4. Crie uma campanha de marketing digital

Uma vez que o acima é classificado, você tem que passar a palavra. Isso significa criar um plano de marketing. Como você está planejando um evento virtual, provavelmente também desejará comercializar on-line. Embora você também possa criar cartões postais para correio tradicional e outras ferramentas de promoção da velha escola. Para nossos propósitos, vamos nos ater ao marketing digital.

Promova nas redes sociais

A mídia social é um bom lugar para começar a espalhar a palavra. Use hashtags que seu público-alvo possa estar seguindo para que eles vejam suas postagens. Além disso, tente determinar quais plataformas eles usam; pessoas de negócios tendem a estar no LinkedIn, enquanto outros preferem Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit, etc.

Crie um site

Se você tem um site, esse é o lugar óbvio para começar a fazer marketing. Crie uma página dedicada para o evento e anúncios de banner para exibir em todo o seu site, com uma chamada à ação para participar. Você vai querer que o site apareça o mais alto possível nos resultados da pesquisa. Isso requer pesquisar palavras-chave que seu público-alvo usa ao pesquisar online. A otimização de mecanismos de pesquisa (SEO) é uma ferramenta fundamental para atrair as pessoas certas para o seu site.

Usar anúncios on-line

As duas sugestões anteriores estão sob a égide do marketing orgânico. O outro lado disso é a mídia paga, que inclui a compra de anúncios em outros sites. Search engine marketing (SEM) é uma técnica para melhorar o seu marketing online.

5. Encontre palestrantes, moderadores e outros participantes importantes

Novamente, dependendo do tipo de evento virtual que você está planejando, você pode precisar de palestrantes, um moderador para painéis de discussão e outros que estão lá para informar o público. Nesse caso, você precisa encontrá-los e ter fundos para pagar sua aparência, mas também acomodações, como hotéis, alimentação e viagens, se o evento for híbrido (ou seja, online e presencial).

6. Crie uma Agenda de Evento Virtual

As agendas são documentos importantes que mantêm todas as reuniões em dia e evitam perda de tempo. Isso é duplamente verdadeiro para eventos virtuais. Você precisa coordenar seus palestrantes e quaisquer outras apresentações. Geralmente há uma introdução, uma pausa para o café da manhã ou almoço e assim por diante. A criação de uma agenda de eventos virtual organiza o evento, mas também fornece um guia para os participantes.

7. Escolha uma data e fuso horário

Mesmo se você gravar o evento para visualização futura, precisará de uma data e hora para iniciar o evento virtual. Lembre-se, que este é um acontecimento global. Qualquer pessoa, de qualquer lugar, pode participar. Isso significa que você precisa escolher um fuso horário em que ocorrerá para que as pessoas em outros fusos horários que participarem saibam quando fazer logon no evento virtual.

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8. Escolha uma plataforma de eventos virtuais

Existem muitos serviços que podem hospedar seu evento online, mas você precisa contratar esses serviços mais cedo ou mais tarde. A última coisa que você quer é não poder transmitir seu evento para os participantes porque você negligenciou o contrato com um provedor. Aqui estão algumas plataformas de eventos diferentes para transmissão ao vivo ou vídeos pré-gravados.

• Ampliação
• Google Meet
• Equipes da Microsoft
• Eventos Webex

9. Escolha um local

Um evento virtual deve ocorrer em um espaço físico. Esteja você planejando um evento virtual ou híbrido, você precisa alugar um local. Sim, é possível que todos os palestrantes apenas telefonem em suas apresentações de sua casa ou escritório, mas isso só complica ainda mais as coisas e nem sempre parece profissional. Você vai querer alugar um estúdio ou algum outro lugar que tenha câmeras, bons microfones e assim por diante para fazer uma apresentação profissional.

10. Grave seu evento virtual

É uma boa ideia gravar seu evento para que ele viva além do evento virtual real e possa continuar a atender às suas metas por um longo período. A maioria das plataformas tem opção de gravação e você pode compartilhar o link ou hospedar a gravação em seu site.

11. Reúna feedback após seu evento virtual

Você vai querer ter algum tipo de acompanhamento com o público. É sempre um bom marketing coletar seus e-mails não apenas para continuar a comercializar para essas pessoas, mas também para obter feedback sobre o evento. Esses são dados valiosos para ajudá-lo a desenvolver e gerenciar melhor a próxima reunião virtual que você está planejando.

ProjectManager ajuda você a planejar eventos virtuais

O planejamento de eventos virtuais requer uma ferramenta flexível que possa conectar pessoas em qualquer lugar e a qualquer momento, bem como entre departamentos para promover a colaboração. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online com os recursos necessários para o planejamento de eventos virtuais, bem como para o gerenciamento da execução desse plano.

Planejar com várias visualizações de projeto

O planejamento de eventos virtuais envolve muitas pessoas diferentes, principalmente quando planejado por uma corporação. Isso significa que diferentes departamentos precisam trabalhar juntos, do marketing às vendas. Mas cada departamento funciona de forma diferente. Damos a eles as ferramentas com as quais eles se sentem à vontade para trabalhar. Os gráficos de Gantt são ótimos para a organização geral, mas as exibições de lista coletam tarefas e os quadros kanban mostram o fluxo de trabalho em uma configuração visual. Alguns preferem a visualização de calendário para acompanhar datas importantes. Independentemente disso, todas as visualizações são atualizadas juntas em tempo real para que todos estejam sempre trabalhando com os dados mais atuais.

Colabore em tempo real

Fazer com que todos na equipe usem as ferramentas com as quais se sentem mais confortáveis ​​é apenas o começo. Para que eles colaborem, essas ferramentas devem fornecer dados em tempo real. Nossa plataforma colaborativa não apenas atualiza todas as visualizações do projeto ao mesmo tempo, mas também oferece a todos a capacidade de compartilhar arquivos, comentar no nível da tarefa e marcar outras pessoas, se necessário. Nosso armazenamento de arquivos ilimitado significa que todos os seus ativos de eventos podem ser compartilhados em um hub centralizado para facilitar o acesso. Tudo o que eles precisam para fazer seu trabalho está na ferramenta.

Os gerentes obtêm visibilidade do que todos estão fazendo. Eles podem verificar o progresso e o desempenho em alto nível sempre que quiserem com nossos painéis em tempo real ou gerar relatórios personalizáveis ​​para aprofundar os dados. Recursos de gerenciamento de tarefas para aumentar a produtividade para mantê-lo dentro do cronograma e entregar um evento virtual de sucesso.

ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, agendar e acompanhar eventos em tempo real. Com recursos que variam do gerenciamento de recursos ao gerenciamento de riscos e muito mais, você tem todas as ferramentas necessárias para o planejamento de eventos virtuais. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.