Como executar uma reunião virtual bem-sucedida para equipes de vendas remotas

Enquanto as reuniões virtuais já foram vistas como último recurso, hoje elas se tornaram a opção preferida de muitas equipes de vendas.

Não há sinal de que as coisas mudem tão cedo. De fato, pesquisas recentes nos mostram que as vendas de software de webconferência aumentaram 500% desde o início da pandemia de coronavírus.

Claramente, as reuniões virtuais são muito diferentes das reuniões regulares no escritório. Eles exigem um nível de planejamento e sutileza para torná-los eficazes e garantir que a falta de contato pessoal não o impeça de alcançar seus objetivos.

Com isso em mente, veja como realizar uma reunião virtual bem-sucedida para sua equipe de vendas remota:

O que é uma reunião virtual?

De um modo geral, uma reunião virtual é simplesmente qualquer reunião que não acontece pessoalmente. As maravilhas da tecnologia moderna possibilitam a colaboração eficaz com colegas do outro lado do mundo. Tudo que você precisa é de uma conexão de internet decente.

Existem quatro tipos principais de reunião virtual:

1. Teleconferência — Reuniões virtuais somente de áudio que normalmente envolvem várias pessoas discando usando um número de telefone e senha específicos.
2. Videoconferência — Reuniões de áudio e vídeo. Semelhante às teleconferências, eles dependem de pessoas que fazem login em uma interface que permite que os participantes vejam e ouçam uns aos outros.
3. Webconferência — Reuniões de áudio e vídeo que ampliam o alcance da videoconferência tradicional, permitindo que os participantes se envolvam e colaborem de outras maneiras, como distribuindo documentos e compartilhando telas.
4. Webinar — Um formato de videoconferência um para muitos que fornece uma plataforma unidirecional para apresentadores ou educadores transmitirem informações a um grupo de pessoas.

Quais são as vantagens e desvantagens das reuniões virtuais?

Embora as reuniões virtuais tenham algumas desvantagens em comparação com as reuniões presenciais, elas também oferecem algumas vantagens importantes. Vamos dar uma olhada nos prós e contras das reuniões virtuais aqui:

Prós

• Despesas reduzidas. Se você não estiver realizando reuniões presenciais, não precisará contratar uma sala de reuniões. Na verdade, se toda a sua equipe de vendas for remota, talvez você não precise de um escritório, o que equivale a uma grande economia.
• Maior participação. As pessoas podem participar e se envolver, independentemente de onde estejam. E como todos estão participando remotamente, a reunião não será dominada por pessoas que estão no escritório.
• Nenhuma viagem. Sua equipe de vendas pode participar de reuniões em tempo real sem ter que suportar o deslocamento.

Contras

• Falta de linguagem corporal e pistas sociais. Este é um grande problema. Pode ser mais difícil discernir o que as pessoas realmente querem dizer ou como elas se sentem quando você não está na mesma sala.
• Despesas de software adicionais. Se as reuniões virtuais forem uma parte fundamental do seu fluxo de trabalho, você provavelmente não conseguirá sobreviver em camadas de produtos gratuitas (ou freemium).
• Conexões de internet fracas podem afetar a qualidade da reunião. Se alguém tiver um Wi-Fi ruim, não poderá contribuir para a reunião. Na verdade, eles podem não ser capazes de comparecer.

Etapas para planejar uma reunião virtual

Qualquer reunião requer preparação. Mas isso é especialmente verdadeiro para reuniões virtuais; o elemento remoto significa que você precisa ir além para fazer com que todos se sintam envolvidos e engajados. Veja como acertar:

1. Reserve um horário que funcione para todos

Quando sua equipe é remota, sempre há a possibilidade de que eles se baseiem em vários fusos horários. Claramente, você precisará levar isso em consideração ao agendar sua reunião.

Além disso, certifique-se de evitar conflitos de agendamento. Os representantes de vendas trabalham duro para criar confiança com seus clientes em potencial, portanto, se estiverem esperando uma ligação ou e-mail importante, essa deve ser sua prioridade.

Por fim, seja rigoroso com a lista de convidados. Todo mundo precisa estar lá? Se não for relevante para seus BDRs, não perca tempo – mantenha-o para SDRs e líderes de vendas.

2. Compartilhe a agenda com antecedência

Definir expectativas claras e compartilhar documentos importantes com antecedência facilita a preparação de todos. Por sua vez, isso garante que sua reunião seja mais eficiente, reduzindo o tempo gasto em explicações básicas e outros preâmbulos.

3. Escolha a ferramenta de reunião virtual certa

Diferentes ferramentas de conferência têm diferentes pontos fortes e fracos. Por exemplo, uma reunião de vendas trimestral pode funcionar melhor como uma webconferência, principalmente se várias pessoas precisarem falar e compartilhar suas telas. Por outro lado, as chamadas de ganhos – que não são particularmente visuais – podem ser mais adequadas para teleconferência.

Seja qual for a ferramenta escolhida, certifique-se de incluir links, números de discagem e senhas no convite da reunião.

4. Ensaie, se necessário

Para reuniões mais desafiadoras – como quando você está apresentando ao conselho ou a um cliente em potencial – não assuma apenas que vai ficar tudo bem à noite. Em vez disso, você deve absolutamente fazer um ensaio geral.

Onde várias pessoas são obrigadas a falar e contribuir para apresentações de slides, um resumo pode ajudar a eliminar quaisquer pontos fracos, evitar repetições e garantir que seu conteúdo esteja correto.

Como executar uma reunião virtual bem-sucedida

Acertar no planejamento é a primeira parte da batalha; em seguida, é hora de executar. Sua preparação deve ajudá-lo a evitar grandes falhas, mas ainda há muitas coisas que podem dar errado. Veja como acertar:

1. Teste sua tecnologia antes da reunião

Não deixe o sucesso da sua reunião ao acaso. Teste todos os elementos que podem decepcioná-lo:

• Verifique se a câmera de vídeo e o microfone estão funcionando conforme o esperado.
• Verifique sua conexão Wi-Fi executando um teste de velocidade.
• Certifique-se de poder compartilhar sua tela – e de ter todos os seus principais documentos e slides à mão
• Certifique-se de poder ver suas notas de reunião quando estiver no modo de apresentação.
• Teste a qualidade do som no espaço do qual você realizará a reunião para garantir que não haja muito eco e que não haja ruído de fundo desagradável.

Como passo final, vale a pena supor que algo vai dar errado. Faça backup de seus documentos, imprima suas anotações com antecedência e tenha outra ferramenta de reunião virtual no seu bolso, caso sua primeira escolha caia.

2. Escolha o vídeo quando possível

No que diz respeito às reuniões de vendas virtuais, o vídeo é quase sempre preferível às reuniões somente de áudio.

Você corre o risco de perder muito contexto e nuances ao se comunicar por telefone ou por texto. Por outro lado, o vídeo ativa mais sentidos, faz com que os participantes se sintam mais engajados e geralmente mais profissionais.

Além disso, com o vídeo, há menos chance de as pessoas falarem umas sobre as outras porque é fácil ver quando alguém termina de falar ou pausa para tomar um gole de água.

Além disso, é óbvio quando alguém está tendo problemas técnicos com o vídeo, o que significa que você pode ajustar de acordo.

3. Foco no engajamento

Uma reunião de vendas não se trata de desvendar cada um dos seus pontos de discussão da maneira mais eficiente possível.

Para que seja eficaz, esses pontos precisam ser absorvidos – e isso não acontecerá se sua equipe não se sentir engajada.

Para impulsionar o engajamento, faça da sua reunião de vendas uma conversa de mão dupla em vez de uma apresentação de mão única. Faça perguntas regulares e abertas para incentivar a troca entre os participantes; peça a diferentes pessoas para compartilhar suas telas; e considere segmentar sessões maiores em salas menores para tornar a colaboração mais eficaz.

4. Faça bom uso do tempo de todos

Lembre-se de que o tempo dos representantes de vendas é extremamente valioso. É seu trabalho garantir que sua reunião comece e termine quando deveria.

Não permita que conversas paralelas dominem a sessão – se um problema não puder ser resolvido de forma rápida e eficiente, coloque-o off-line.

Finalmente, considere dividir sua agenda em várias seções. Permita que pessoas em diferentes funções entrem mais tarde ou saiam mais cedo se uma determinada seção não for relevante para elas. Não se ofenda – eles têm outro trabalho a fazer.

O que fazer após a reunião

O trabalho de realizar uma reunião de vendas virtual eficaz não termina no segundo em que todos desligam. Você ainda tem algumas tarefas importantes pós-reunião para realizar. Por exemplo:

• Compartilhe uma gravação da reunião para quem não pôde comparecer
• Digite as notas da reunião, formate-as em uma ordem lógica e compartilhe-as
• Atribua ações de acompanhamento por meio da ferramenta de gerenciamento de produtos escolhida
• Certifique-se de que qualquer pessoa que tenha recebido uma ação entenda o que se espera dela
• Arquive todos os documentos associados no local relevante para que todos possam acessá-los
• Quando relevante, agende a reunião de acompanhamento

Investir nas ferramentas certas

Colocar sua pilha de tecnologia de reunião virtual em ordem permite que você execute reuniões mais envolventes, colaborativas e eficientes. Portanto, embora esse software possa custar um pouco de dinheiro, provavelmente economizará muito mais, tornando suas reuniões virtuais mais eficazes e acionáveis.

Existem centenas, ou talvez milhares, de ferramentas diferentes que você pode escolher. Mas, como ponto de partida, considere o seguinte para fazer com que algumas de suas tarefas de reunião virtual funcionem com mais facilidade:

• Compartilhamento de arquivos: Dropbox
• Gerenciamento de projetos: Asana
• Videoconferência: Zoom
• Mensagens instantâneas: Slack
• Agendamento de reuniões: Calendly
• Gerenciamento de senhas: Nordpass

Conclusão

Não muito tempo atrás, a ideia de administrar uma equipe de vendas totalmente remota e de alto desempenho faria com que o líder de vendas mediano começasse a suar frio.

Mas agora que toda equipe de vendas foi forçada a operar remotamente por um longo período, está claro que o trabalho virtual não precisa ser uma barreira para o sucesso – desde que você faça suas reuniões de vendas corretamente.

Ao se preparar de forma eficaz, você pode tornar suas reuniões virtuais envolventes, impactantes e acionáveis, sem forçar sua equipe de vendas a se reunir em um único espaço. É o melhor dos dois mundos.