O Guia Definitivo para Recepcionistas Virtuais: Principais Soluções, Benefícios, Custo e Mais

80% dos clientes afirmam que provavelmente se tornarão clientes habituais após uma boa experiência.

No entanto, embora a experiência do cliente seja o diferencial número um da marca, muitas empresas falham em fornecer suporte excepcional.

Porém, contratar uma recepcionista virtual pode fazer toda a diferença.

Neste guia, você descobrirá:

• As funções desses agentes treinados no setor
• Seus custos e benefícios
• Como escolher o melhor parceiro para suas necessidades
• E muito mais!

Vamos começar.

O que é uma recepcionista virtual?

Uma recepcionista virtual é um especialista treinado no setor que executa tarefas iguais ou semelhantes a uma recepcionista tradicional, mas trabalha remotamente em vez de uma recepção de escritório tradicional.

Esses profissionais atuam como uma extensão de sua equipe e fazem muito mais do que atender suas ligações.

Eles também podem ajudá-lo com várias tarefas relacionadas ao atendimento ao cliente, ao mesmo tempo em que adicionam uma camada de profissionalismo a todas as comunicações voltadas para o cliente.

Os melhores provedores de serviços de recepcionista virtual de 2021

# 1: Smith.ai

Fundada por uma equipe do Google, Apple e Intuit, a Smith.ai é uma provedora de serviços de recepcionista virtual com sede na Califórnia, que ajuda empresas a capturar, filtrar e converter leads da web.

Eles atendem a uma variedade de pequenas e médias empresas em vários setores, como comércio eletrônico, hotelaria, imobiliário e jurídico.

A agência oferece uma gama de serviços profissionais amigáveis, incluindo:

• Disponibilidade 24/7
• Geração de leads
• Configuração de compromissos e agendamento de retorno de chamada
• Acompanhamento de formulário da web, atualizações de status de trabalho e lembretes de compromissos
• Bloqueio de spam e chamadas de vendas
• Resposta de texto

Smith.ai emprega mais de 100 agentes cujo trabalho é ajudar os clientes a fornecer um serviço excepcional ao cliente.

Preços :

Smith.ai tem três opções de preços:

• Starter ($ 210 / mês)
• Básico ($ 360 / mês)
• Pro ($ 750 / mês)

# 2: AnswerConnect

AnswerConnect é uma rede de atendimento e recepção virtual com base em Oregon, cujos agentes são certificados para gerenciar informações em conformidade com HIPAA para empresas que lidam com informações confidenciais.

Seus principais pontos fortes incluem cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana, suporte multicanal e são bilíngues, podendo oferecer seus serviços em espanhol.

A agência lida com uma variedade de tarefas de atendimento ao cliente, como:

• Atendimento de chamadas ao vivo
• Suporte para chat ao vivo
• Agendamento de compromissos
• Conexão de videochamadas

Os agentes da AnswerConnect também são proficientes em descobrir e direcionar leads de vendas.

Preços :

Para visualizar os planos e preços da agência, você precisa enviar uma solicitação em seu site.

# 3: Atendimento aos serviços de atendimento

A Care Services de Atendimento está sediada na Flórida. A agência tem o compromisso de atender seus telefonemas com eficiência e profissionalismo.

Eles têm agentes bilíngues e oferecem cobertura telefônica 24 horas por dia, 7 dias por semana. A agência oferece opções mensais, para que você não precise assinar um contrato anual.

Seus serviços incluem:

• Assistência via telefone, mensagens de texto, e-mail e chat na web
• Agendamento de compromissos
• Emergência e recuperação de desastres
• Gravação de chamadas
• Costumização

O Serviço de Atendimento ao Cliente faz parceria com pequenas empresas dos setores imobiliário, jurídico e médico.

Preços :

A agência oferece várias estruturas de preços:

• Starter ($ 49 / mês)
• Pequena empresa ($ 149 / mês)
• Negócios ($ 229 / mês)
• Corporativo ($ 449 / mês)
• Enterprise ($ 859 / mês)
• Supremo ($ 3.899 / mês)

Planos personalizados também estão disponíveis.

Nº 4: Abby Connect

Abby Connect é uma agência de recepcionistas com sede em Las Vegas que atende a pequenas e médias empresas em vários setores, incluindo jurídico, odontológico e contábil.

Seu trabalho é ajudar as organizações a converterem mais chamadores em clientes, facilitando as comunicações com os clientes.

Os serviços da agência incluem:

• Anúncio de chamada e transferência
• Agendamento de compromissos
• Qualificando, priorizando e auxiliando os chamadores

Abby Connect tem agentes bilíngues e oferece cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Preços :

O preço da agência é baseado nos minutos que os agentes gastam conversando com os clientes:

• $ 279 por 100 minutos / mês
• $ 499 por 200 minutos / mês
• $ 1.089 por 500 minutos / mês

# 5: Nexa

Com sede em Phoenix, a Nexa oferece recepcionista virtual 24 horas por dia, 7 dias por semana e serviços de atendimento comercial. A agência emprega mais de 400 agentes, altamente treinados para atender às necessidades específicas do setor.

Eles atendem clientes em uma variedade de setores, incluindo jurídico, seguros, imobiliário e serviços domésticos.

A agência está empenhada em ajudar as empresas a crescer, ajudando-as a melhorar as experiências dos clientes.

Seus principais serviços incluem:

• Atendimento de chamadas
• Acompanhamento e chamadas realizadas
• Relatório de chamadas
• Qualificação de chumbo
• Agendamento de compromissos
• Despacho de emergência
• Gestão de CRM

Preços :

Nexa oferece duas opções de preços:

• Nexa Go ($ 99 / mês)
• Empresa (preço personalizado)

# 6: AnswerFirst

A AnswerFirst é uma empresa de telecomunicações com sede na Flórida, dedicada a fornecer excelente atendimento ao cliente para empresas em quase todos os setores, incluindo saúde, imóveis, TI e finanças.

Seus principais serviços incluem:

• Gravação de chamadas
• Encaminhamento de chamadas
• Mensagens rápidas
• Resposta de e-mail
• Retirar e agendar reservas
• Correio de voz

A agência oferece cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana e não requer assinatura de contrato.

Preços :

As taxas de preços da AnswerFirst vão de $ 0,80 a $ 1,25 por minuto.

No entanto, a empresa também possui planos personalizados para cada tipo de negócio.

# 7: Ruby

Ruby é uma provedora de serviços de recepcionista virtual com sede em Oregon que tem negócios 24/7/365.

A empresa apóia mais de 10.000 empresas, ajudando-as a cultivar ótimos relacionamentos com os clientes. Da primeira impressão à lealdade duradoura, eles fornecem aos clientes interações personalizadas para ajudá-lo a fazer conexões significativas.

Eles têm recepcionistas bilíngues e podem fornecer assistência com:

• Correio de voz personalizado
• Encaminhamento de chamadas
• Agendamento de compromissos

Preços :

Os pacotes de preços do Ruby são baseados em minutos gastos em chamadas de clientes. As empresas podem escolher entre:

• Ligue para Ruby 100 ($ 319 / mês)
• Ligue para Ruby 200 ($ 599 / mês)
• Ligue para Ruby 350 ($ 999 por mês)
• Ligue para Ruby 500 ($ 1.399 / mês)

Nº 8: Assistentes digitais de gargalo

A Bottleneck Digital Assistants é uma empresa sediada em Missouri que ajuda empresas a criar, construir e cultivar relacionamentos profissionais com clientes.

Eles fornecem uma variedade de serviços às pequenas empresas, incluindo:

• Agendamento de compromissos
• Gerenciamento de e-mail
• Rastreamento de receita e custos
• Planejamento de eventos
• Organização de viagens
• Suporte de CRM
• Suporte por telefone
• Pesquisar

Preços :

O preço dos Assistentes Digitais de Gargalo começa em US $ 13,00 por hora.

# 9: PATLive

PATLive é um provedor de serviços de voz com sede na Flórida, dedicado a oferecer respostas rápidas e serviços amigáveis.

Sua equipe é altamente treinada e equipada para atuar como uma extensão de sua organização, ao mesmo tempo em que oferece benefícios que impulsionarão seus negócios.

Seus serviços incluem:

• Coleta de chumbo
• Transferência de chamada
• Agendamento de compromissos
• Processamento de pedido
• Entrada de dados
• Registro de evento
• Mensagens
• Chamada de Vídeo
• Scripts personalizáveis

PATLive oferece cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Preços :

A agência oferece cinco planos de preços:

• Básico ($ 39 / mês)
• Starter ($ 149 / mês)
• Padrão ($ 269 / mês)
• Pro ($ 629 / mês)
• Pro + ($ 999 / mês)

# 10: Gabbyville

Gabbyville é um provedor de serviços de recepção virtual com sede no Tennessee. A agência atende empresas em uma variedade de setores, incluindo contabilidade, finanças, seguros e entretenimento.

O horário de cobertura da agência é de segunda a sexta, das 8h00 às 23h00 EST.

Alguns de seus principais serviços incluem:

• Monitoramento de ligações
• Encaminhamento de chamadas
• Correio de voz
• Lembretes de compromissos
• Agendamento online
• Chamada de saída
• Gerenciamento de e-mail
• Mensagem de texto

Preços :

Gabbyville oferece quatro planos de preços com base no número de chamadas:

• Starter ($ 250 / mês)
• Básico ($ 500 / mês)
• Premium ($ 800 / mês)
• Executivo ($ 1.200 / mês)

O que os provedores de serviços de recepcionista virtual fazem?

Dependendo do seu setor e das necessidades comerciais específicas, os provedores de serviços de recepcionista virtual podem realizar várias tarefas, incluindo:

• Atender chamadas telefônicas ou transferi-las para a pessoa certa
• Comunicar-se com os clientes por meio de mensagens de texto
• Recebendo mensagens
• Enviar e-mails
• Responder aos visitantes do site no chat ao vivo
• Gerenciando seus compromissos e enviando lembretes
• Aceitar reservas para seminários, workshops ou eventos
• Respondendo a perguntas frequentes sobre seus produtos e serviços
• Informar os clientes sobre promoções e ofertas especiais
• Fornecimento de suporte ao cliente
• Processando pedidos
• Coletando informações dos chamadores
• Capturar e nutrir leads
• Apoio à entrada de dados

Qual é a diferença entre uma recepcionista virtual e serviços de atendimento?

Um serviço de atendimento é uma agência especializada que atende chamadas telefônicas em nome de organizações.

Eles atendem as ligações e passam mensagens quando a empresa não está disponível para realizar essas tarefas, na maioria das vezes após o horário comercial normal, nos finais de semana ou feriados. Ou, com base nas preferências de negócios, eles podem fornecer assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano.

Os clientes podem falar com uma pessoa real: um agente de atendimento ao cliente, cujo trabalho é mostrar seu negócio da melhor maneira possível, criando uma imagem de marca impactante para você.

Um assistente virtual , por outro lado, atende chamadas, mas também é qualificado para realizar várias outras tarefas, como agendar compromissos, processar pedidos e coletar leads.

Esses especialistas geralmente estão mais conectados ao seu negócio e sua função requer muito mais interação com sua equipe interna.

Eles estão mais preocupados com o sucesso do seu negócio, portanto, seu trabalho é aumentar a satisfação do cliente e as taxas de retenção.

Quanto cobram os provedores de serviços de recepcionista virtual?

Antes de fornecermos os preços do serviço de recepcionista virtual, vamos dar uma olhada em quanto custaria uma recepcionista interna.

O salário médio de recepcionistas nos Estados Unidos varia entre $ 33.628 e $ 41.984, em 29 de março de 2021. A grande diferença na faixa salarial se resume a vários fatores como:

• Educação
• Certificações
• Perícia
• Habilidades adicionais

Com base nisso, ter uma recepcionista interna custaria entre $ 2.800 e $ 3.500 por mês.

As operadoras de serviço de recepcionista virtual, por outro lado, cobram de seus clientes com base no número de ligações que fazem ou nas mensagens que enviam.

Portanto, dependendo das suas necessidades, eles oferecerão vários planos de preços que podem começar em US $ 20 e chegar a algumas centenas de dólares por mês.

Fatores adicionais podem influenciar o custo, como:

• Cobertura de tempo
• Diversidade de canais de comunicação
• Saudação personalizada
• Transferências de chamadas
• Acesso a especialistas bilíngues
• E mais

Benefícios de contratar uma recepcionista virtual

Os principais benefícios de contratar uma recepcionista virtual são:

Benefício nº 1: economia de custos

Curiosamente, o empregador americano médio gasta cerca de US $ 4.000 e 24 horas na contratação de um novo trabalhador.

Isso indica que contratar um prestador de serviços de recepcionista virtual profissional é mais acessível do que contratar uma recepcionista interna que você precisa treinar.

No entanto, o custo de contratação de um novo trabalhador vai além do treinamento e também incorpora fatores como:

• Oferecendo um salário competitivo em tempo integral
• Pagar feriados e dias de licença médica
• Configurando um escritório com equipamentos especiais

Além disso, ao contrário dos funcionários regulares que normalmente trabalham oito horas por dia e cinco dias por semana, recepcionistas estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Considerando que os clientes podem ligar para sua empresa a qualquer hora ou em qualquer dia, você precisa garantir que alguém possa cuidar da comunicação em todos os momentos.

Em outras palavras, você precisa contratar três recepcionistas para lidar com cada turno.

Os prestadores de serviços de recepcionista virtual não requerem equipamentos especiais. Eles são profissionais totalmente treinados e estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana. Assim, eles podem economizar dinheiro que pode ser especialmente inestimável ao expandir um negócio.

Benefício nº 2: Atendimento ao cliente de alta qualidade

A garantia de qualidade para todas as consultas recebidas pode ser uma perda de tempo. Porém, é uma função vital do serviço ao cliente que requer uma abordagem cuidadosa.

Ao usar os serviços de um provedor de recepcionista virtual, você entra em uma rede de agentes totalmente treinados e dedicados que podem melhorar os índices de satisfação do cliente.

Considerando que 58% dos consumidores americanos deixarão de fazer negócios com uma empresa devido ao mau atendimento ao cliente, você precisa garantir que seus clientes obtenham o mais alto nível de suporte possível.

Esses agentes podem garantir uma experiência consistente do cliente e torná-los felizes ao:

• Nunca perdendo uma ligação ou e-mail
• Tentando resolver os problemas dos clientes durante o primeiro contato
• Estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, mesmo fora do horário comercial
• Lidar com clientes irritados com diplomacia
• Evitando barreiras de comunicação graças ao talento bilíngue

Esses especialistas têm o compromisso de fornecer assistência e suporte que estimulem o crescimento e a fidelidade à marca de sua empresa.

Em última análise, isso aumentará a retenção de clientes e gerará mais clientes recorrentes.

Benefício nº 3: Maior produtividade e eficiência

Os proprietários e funcionários de empresas geralmente usam muitos papéis e têm de realizar muitas tarefas diferentes.

Embora responder a e-mails e chamadas telefônicas possa ser uma tarefa árdua e demorada, terceirizar a comunicação com o cliente para um provedor de serviços de recepcionista virtual permitirá que você se concentre em sua visão, nos principais processos de negócios e nos impulsionadores de vendas maiores.

Esses especialistas podem tirar o fardo do atendimento ao cliente do seu prato, ao mesmo tempo em que reduzem a carga de trabalho e aumentam a produtividade e a eficiência.

Benefício nº 4: aumento nas vendas

O relatório da Salesforce sobre o estado do cliente conectado mostra que, de acordo com 92% dos consumidores, experiências positivas de atendimento ao cliente os tornam mais propensos a fazer outra compra.

Ao terceirizar a comunicação com o cliente para uma recepcionista virtual, você trabalha com um especialista altamente qualificado cujo trabalho é deixar seus clientes satisfeitos, fornecendo-lhes respostas rápidas e soluções eficientes de problemas.

Um excelente suporte ao cliente pode fazer toda a diferença, ajudando você a estabelecer relacionamentos significativos com seus clientes, gerando fidelidade e compras mais repetidas.

Em última análise, isso resultará em um aumento nas vendas.

Quando as empresas devem contratar provedores de serviços de recepcionista virtual?

Quer seja uma pequena empresa ou uma empresa bem estabelecida, pode beneficiar da experiência dos prestadores de serviços de recepcionista virtual.

Com muitas bolas no ar, incluindo lidar com o atendimento ao cliente, você pode ter dificuldades com a produtividade e o gerenciamento de seu tempo.

Dito isso, você deve investir nesse tipo de serviço quando:

• Você quer usar seu tempo de forma mais produtiva
• Você está gastando muito tempo com tarefas administrativas, em vez de tarefas de direcionamento de vendas
• Você luta com uma carga de trabalho pesada
• Você tem tarefas repetitivas de gerenciamento de clientes não essenciais
• Você tem uma lista de pendências de e-mails e chamadas para responder
• Você não tem tempo para suas tarefas relacionadas à entrada de dados
• Você sabe que outra pessoa pode gerenciar melhor a comunicação com o cliente

Por que escolher o Humano em vez do Software Recepcionista Virtual

Hoje em dia, as recepcionistas virtuais também podem ser substituídas por sistemas de recepcionistas automatizados que podem lidar com suas chamadas de entrada como uma recepcionista humana faria.

Esses sistemas são capazes de:

• Conecte os clientes ao departamento certo automaticamente
• Gravar ligações
• Atende às necessidades de seus clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem intervenção humana
• Rastreie e monitore chamadas para fornecer uma experiência superior ao cliente
• Crie relatórios semanais ou mensais
• E mais

Isso pode economizar o treinamento da equipe e os custos operacionais.

No entanto, a questão é qual opção é melhor para o seu negócio: um software humano ou um recepcionista virtual?

A realidade é que a tecnologia e a inteligência artificial podem resolver os problemas das equipes de atendimento ao cliente. Pelo menos é o que parece.

Mas os estudos fornecem descobertas interessantes.

Um relatório NICE inContact sobre a experiência do cliente mostra que, apesar das melhorias na tecnologia, os consumidores preferem se conectar com um ser humano.

Na verdade, os métodos assistidos por agentes são a melhor opção que as empresas podem aproveitar para fornecer atendimento ao cliente.

A razão por trás disso é que recepcionistas humanos ao vivo podem:

• Permitir um alto nível de personalização
• Ofereça aos clientes ótimas primeiras impressões

Conclusão : O atendimento ao cliente humano é inestimável quando se trata de satisfação e retenção do cliente.

Como escolher o melhor provedor de serviços de recepcionista virtual para suas necessidades de negócios

Para selecionar a melhor empresa para o seu negócio, considere os seguintes fatores:

• Capacidades de comunicação : um excelente atendimento ao cliente depende de uma comunicação adequada. Requer trabalhar com agentes capazes de ouvir as necessidades de seus clientes e compreender suas dificuldades. Esses especialistas devem ser capazes de se comunicar em um tom claro, conciso e profissional que deixará uma impressão positiva sobre sua marca e gerará confiança. Assim, certifique-se de avaliar as habilidades de comunicação de cada agente em potencial antes de tomar uma decisão.
• Experiência no setor : os agentes que você contrata devem ser treinados para lidar com a comunicação com o cliente de maneira profissional, amigável e útil. No entanto, juntamente com a atitude amigável e prestativa, eles também devem ter experiência anterior no atendimento a clientes em seu setor. A experiência no setor é importante porque os agentes compreenderão melhor os problemas ou dúvidas de seus clientes e os abordarão de maneira mais eficaz e eficiente.
• Escopo dos serviços : Algumas empresas de recepção ao vivo se concentram apenas no atendimento de chamadas. No entanto, existem agências que podem oferecer uma gama completa de serviços, incluindo gerenciamento de e-mail e entrada de dados. Recomenda-se escolher um parceiro que possa fazer muito mais do que apenas atender telefones e cuidar de todas as tarefas de comunicação com o cliente. Dessa forma, você pode reduzir sua carga de trabalho e se concentrar em tarefas maiores de direcionamento de vendas.
• Avaliações e depoimentos : os comentários dos clientes mostrarão as capacidades e o profissionalismo de cada agência em potencial. Eles vão mostrar se seus serviços valem a pena e como os clientes estão satisfeitos com seu trabalho. Visite sites de terceiros para obter detalhes sobre seus processos, habilidades de comunicação, cultura da empresa e resultados.
• Personalização : a personalização gera resultados comerciais positivos. Os dados confirmam esse fato, e 97% dos profissionais de marketing relatam um aumento mensurável em seus esforços de personalização. Para prestar um serviço excelente a seus clientes, você precisa contratar agentes que possam criar soluções sob medida. Eles devem ser capazes de fornecer saudações e respostas personalizadas para cada cliente individual.

10 perguntas a fazer antes de contratar uma recepcionista virtual

1. Quão familiarizados estão seus agentes com meu setor?
2. Todas as chamadas e mensagens serão atendidas ao vivo?
3. Em quais idiomas seus agentes são fluentes?
4. Que nível de experiência eles têm?
5. O seu serviço inclui comunicação personalizada?
6. Seus agentes são capazes de gerenciar compromissos e enviar lembretes?
7. O que acontece se seus sistemas caírem?
8. Como iremos nos comunicar? Quem será a pessoa de contato designada?
9. Qual é a sua disponibilidade? Podemos usar seus serviços 24 horas por dia, 7 dias por semana?
10. E quanto ao preço? Quanto você cobra?

Takeaways em provedores de serviços de recepcionista virtual

Os prestadores de serviços de recepcionistas virtuais podem ajudá-lo a melhorar o atendimento ao cliente e a estabelecer relacionamentos significativos com eles.

Essas agências especializadas podem custar aproximadamente de $ 20 a algumas centenas de dólares por mês.

Os principais benefícios de contratar uma recepcionista ao vivo são:

• Poupança de custos
• Atendimento ao cliente de alta qualidade
• Maior produtividade e eficiência
• Vendas aumentadas

Para escolher o melhor parceiro para suas necessidades de negócios, considere os seguintes fatores-chave:

• Capacidades de comunicação
• Experiência na indústria
• Escopo de serviços
• Resenhas e depoimentos
• Personalização