Dicionário WBS: Um Guia Rápido com Exemplos

Um dicionário WBS é um complemento à sua WBS que transmite informações detalhadas sobre cada componente. É um dos três pilares que suportam o gerenciamento do escopo do projeto em seu projeto: os outros dois são uma estrutura analítica do projeto (WBS) e uma declaração do escopo do projeto.

Esses três componentes fornecerão a linha de base do escopo do seu projeto. Sem uma linha de base do escopo do projeto, você não pode medir o desempenho de forma eficaz, o que coloca seu projeto em risco de sair do cronograma e além do orçamento.

Vamos explorar o que é um dicionário WBS, como fazer um e as melhores práticas para garantir que você o faça corretamente. Um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager pode ser de grande ajuda ao criar um dicionário WBS.

O que é um dicionário WBS?

Um dicionário WBS é onde estão localizados os detalhes das tarefas, atividades e entregas da estrutura analítica do projeto. O conteúdo inclui quaisquer marcos relacionados, o escopo do projeto e, em alguns casos, datas, recursos, custo e quantidade.

O dicionário WBS permite definir cada uma das etapas da WBS e como executá-las para chegar à entrega final do projeto. O documento inclui um pacote de trabalho, que define as tarefas relacionadas, e contas de controle, que integram o escopo, orçamento, custo real e cronograma dessas tarefas.

As definições no dicionário WBS não são longas, no entanto. Eles são um breve escopo ou declaração de trabalho. Isso faz com que um pé no tripé de sua linha de base do osciloscópio. Os outros dois pés são a declaração de escopo para todo o projeto e a EAP que você está desenvolvendo com o dicionário da EAP. Todos os três são essenciais para medir e monitorar o escopo de um projeto.

Qual é o propósito de um dicionário WBS?

A estrutura analítica do projeto é uma ferramenta visual e, por sua natureza gráfica, não possui espaço para explicar os detalhes de cada etapa. Adicionar essas informações à WBS seria dificultar a leitura e o uso. O propósito do dicionário WBS, então, é adicionar contexto adicional à WBS e aumentar sua usabilidade.

É por isso que as estruturas analíticas do projeto têm um título e, muitas vezes, um número que indica cada etapa individual. Esses rótulos correspondem ao dicionário da WBS, onde é detalhada a explicação da finalidade e execução da etapa. Isso dá aos membros da equipe que consultam o dicionário da WBS uma compreensão mais profunda do que é necessário para concluir o projeto com sucesso.

O dicionário WBS também pode ajudar a garantir que o projeto esteja atendendo a quaisquer questões regulatórias ou de conformidade que regem o trabalho. Também pode garantir que as entregas atendam às expectativas de qualidade das partes interessadas do projeto. Usar um dicionário WBS é uma maneira de garantir que o trabalho do projeto seja feito corretamente na primeira vez e evitar revisões dispendiosas e oportunas.

Quem cria o dicionário WBS?

O dicionário WBS é criado pelo gerente de projeto, mas não é feito isoladamente. O gerente de projeto organizará as atividades necessárias para preenchê-lo e certificar-se de que o dicionário WBS seja feito corretamente, mas também entrevistará e procurará a ajuda de outras pessoas para garantir que seja completo e completo em suas descrições.

Enquanto o gerente de projeto coordena a coleta do material que definirá e direcionará as etapas da WBS, ele coletará informações de diversas fontes. Por exemplo, eles entrevistarão especialistas no assunto para garantir que estão respondendo a todas as perguntas relacionadas à tarefa e fazendo isso corretamente.

Outro grande recurso são os próprios membros da equipe. São pessoas que foram reunidas para trabalhar no projeto devido ao seu nível de habilidade, conhecimento e experiência com o trabalho. Eles são inestimáveis, pois seu conhecimento do mundo real fornecerá uma perspectiva que pode estar faltando em outros caminhos.

Como criar um dicionário WBS

Uma vez que você tenha feito a pesquisa e esteja pronto para fazer seu dicionário da EAP, lembre-se de manter os detalhes de cada elemento na EAP curtos e diretos. A principal razão para a utilidade de um dicionário da EAP é que ele é facilmente compreendido pela equipe do projeto.

Embora não haja um formato definido para um dicionário WBS, essas doze etapas são um fio comum que une a maioria dos documentos:

1. Identifique o item

Cada passo em sua WBS deve ter um código ou identificador de conta. Isso permite que você liste as etapas em seu dicionário WBS para corresponder ao item correto na WBS.

2. Descreva

Aqui é onde a tarefa é detalhada. Deve ser comunicado de forma sucinta e clara.

3. Observar premissas e restrições

Observe quaisquer suposições e/ou restrições sobre a tarefa, como dependências com outras tarefas, equipamentos necessários, etc. Dessa forma, você pode planejá-las e evitar possíveis atrasos.

4. Atribuir Proprietário

Cada tarefa será atribuída a um membro da equipe que será responsável pela execução e conclusão bem-sucedida dessa tarefa. É aqui que essa pessoa é identificada.

5. Defina o marco

Um marco é uma data importante em seu projeto, geralmente indicando o fim de uma fase e o início de outra. Devem ser indicados no dicionário da WBS.

6. Faça um cronograma

Independentemente de sua WBS ser dividida em tarefas ou entregas, elas terão que ser agendadas, como determinar suas datas de início e término.

7. Listar Recursos

Anote as ferramentas, materiais, equipamentos, etc. em seu plano de recursos que são necessários para executar a tarefa.

8. Calcular Custo

Cada tarefa terá custos relacionados para executar, sejam materiais, suprimentos ou tempo. Essa estimativa de custo deve ser incluída aqui.

9. Defina Qualidade

Observe as expectativas de qualidade que seus stakeholders têm para cada etapa da WBS.

10. Conheça os Critérios de Aceitação

É preciso haver uma pessoa com autoridade para dizer que cada tarefa foi concluída corretamente. Deve haver critérios para determinar isso. Aqui é onde você pode observar essa pessoa e os critérios usados.

11. Colete Referências Técnicas

Se houver diretrizes, manuais, normas, etc. necessários para orientar a execução das tarefas, eles devem ser coletados aqui.

12. Liquidar Contratos

Por fim, liste quaisquer contratos, acordos societários e outros documentos que fazem parte do projeto.

Exemplo de dicionário WBS

Para lhe dar uma ideia melhor do que é um dicionário WBS, vamos ver um modelo de estrutura de divisão de trabalho gratuito que você pode baixar do ProjectManager. As cinco fases do projeto são descritas no modelo, com a primeira fase de iniciação esboçada como exemplo.

Preenchendo o modelo

Usando isso, podemos ver que a primeira tarefa é configurar o hardware. Seguindo o formato acima, criamos uma planilha simples que lista os 12 passos de um dicionário da WBS. Primeiro é o número do item, depois a descrição, que detalha onde o hardware precisa ser configurado.

Se houver suposições ou restrições, elas serão listadas. Em nosso exemplo, os terminais precisam estar de costas para as janelas do escritório para evitar qualquer ofuscamento. O proprietário, a pessoa responsável pela configuração, é listado.

A data em que a instalação deve ser concluída também está listada, seguida do cronograma que mostra a duração do início ao fim. Os recursos incluem quaisquer ferramentas e instruções necessárias.

O custo é a taxa horária da pessoa que faz a instalação. A qualidade é que o hardware deve estar operacional. O gerente de projeto aprovará o trabalho. As referências técnicas incluem a planta baixa e a planta elétrica para mostrar onde estão as tomadas elétricas e, por fim, a instalação deve seguir as diretrizes para o espaço do escritório.

Como o ProjectManager ajuda você a criar um dicionário WBS

ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que organiza suas tarefas e equipe para maior eficiência. Depois de ter seu gerenciamento de escopo implementado, incluindo seu dicionário WBS e WBS, você precisa colocar essas tarefas em um plano.

Gerenciar todas essas tarefas pode parecer esmagador, mas elas podem ser encurraladas com nosso gráfico de Gantt online. Basta inserir suas tarefas e elas aparecem na visualização do projeto do gráfico de Gantt. Dê a cada tarefa uma data de início e término e, em seguida, preencha uma linha do tempo. Agora você pode ver todo o seu projeto em um só lugar.

Algumas de suas tarefas provavelmente não poderão ser iniciadas ou concluídas até que outra seja iniciada ou concluída. Essas tarefas dependentes podem criar gargalos posteriormente no projeto se você não as identificar em seu plano, o que é fácil em nosso gráfico de Gantt. Basta arrastar a tarefa dependente para as outras tarefas das quais ela é dependente e elas são vinculadas.

Os marcos que você descreveu em seu dicionário da WBS também podem ser adicionados ao gráfico de Gantt. Eles são facilmente inseridos e aparecem como ícone em forma de diamante. Isso divide seu projeto maior em fases menores, o que facilita o gerenciamento.

O ProjectManager é um software baseado em nuvem que oferece todas as ferramentas necessárias para executar sua WBS com mais eficiência. Você pode monitorar e acompanhar o progresso e o desempenho e gerar relatórios filtráveis ​​com um clique para facilitar a atualização das partes interessadas. Junte-se às dezenas de milhares de equipes que já estão usando nossa ferramenta participando desta avaliação gratuita de 30 dias hoje.