Como organizar um webinar de sucesso do zero

Sem dúvida, 2020 marcou a mudança do offline para o online para os mundos das compras, trabalho, treinamento e, ainda mais, eventos. Convenções, seminários e conferências se adaptaram às restrições, legitimando irreversivelmente o webinar como uma nova forma de comunicação com o público.

Durante a emergência de saúde COVID-19, fomos forçados a repensar as formas como nos relacionamos com os clientes, transformando eventos físicos em conferências virtuais.

Nesse cenário, os webinars vieram em nosso socorro. Na verdade, essa ferramenta nunca havia revelado todo o seu potencial de engajamento e geração de leads como em 2020. Esses encontros virtuais permitiram às empresas dialogar constantemente com o público e não abrir mão da agenda de seus eventos. Não é por acaso que os dados do Observatório 2021 da MailUp revelam como “webinar” foi a palavra-chave mais usada nas campanhas de e-mail do ano passado.

Em 2020, muitas empresas se viram tendo que mudar seus eventos de offline para online pela primeira vez, organizando seus primeiros webinars sem muita preparação. Nesta postagem do blog, vamos ver como 8 etapas simples podem criar um evento virtual do zero.

Vamos começar com o básico: o que é um webinar

A palavra “webinar” deriva da união de dois termos em inglês: “web” e “seminário”. Na verdade, é um seminário online. Sua etimologia implica um conceito de treinamento. Poderíamos definir um webinar como uma sessão educacional ou informativa, que pode ser acessada de qualquer dispositivo conectado à internet.

Webinar: todos os benefícios

Antes de entender como um webinar é organizado e as etapas fundamentais para criar um evento de sucesso, vamos verificar seus pontos fortes e por que esse tipo de plataforma pode ser uma ferramenta de integração útil para suas estratégias de marketing:

• Marketing de Conteúdo Imersivo : Como uma das poucas ferramentas de Marketing de Conteúdo que pode prender a atenção do usuário por um longo período de tempo, o webinar se destaca de outros tipos e formatos (pense, por exemplo, em um vídeo postado em redes sociais).
• Experiência baseada em dados: a experiência do webinar começa e termina com dados. Ele garante informações detalhadas e confiáveis ​​sobre o sentimento e o envolvimento dos participantes com base em números concretos.
• Solução eficaz e de baixo custo : seja gratuito ou pago, o webinar certamente é mais barato do que um evento físico.

Mini guia simples de 8 etapas para a criação de um webinar

Se você é novo na organização de webinars e esta atividade não era familiar para você antes de 2020, aqui estão algumas etapas simples para criar um evento de sucesso.

Por experiência própria, coletamos o que acreditamos ser a estratégia de lançamento mais eficaz e simples para iniciantes.

1. Escolha a meta e a meta

Por que você quer organizar este evento online?

Esta é a primeira coisa a se perguntar. Isso lançará uma luz sobre como configurar todo o seu webinar e como ter sucesso em promovê-lo.

Na verdade, a primeira etapa na criação de um webinar requer a definição de seu objetivo principal. Vai ser difícil entender como definir qualquer estratégia sem uma ideia clara e precisa do propósito.

Depois de ter atingido o objetivo principal, pergunte-se o seguinte para aprofundar as suas ideias: o evento é direccionado para os seus clientes ou pretende conquistar novos clientes e divulgar a sua oferta?

Definir o público-alvo é a segunda etapa fundamental na definição de toda a sua estratégia. Se sua resposta foi “sim” para ambos, vá para o alvo prioritário entre os dois.

2. Defina a métrica de sucesso

Estabeleça sua métrica de sucesso após delinear o objetivo do evento e o alvo. Trata do KPI para monitorar se o evento foi bem-sucedido ou não. Definir o benchmark pode demorar um pouco e parecer difícil nas primeiras vezes. No entanto, é a única maneira de determinar se seus esforços estão valendo a pena, entender se você precisa melhorar algo ou até mesmo seguir uma estratégia totalmente diferente.

Aqui estão algumas métricas de sucesso que podem ser adequadas para você:

• número de novos contatos gerados
• número de contatos existentes envolvidos
• número de solicitações de ativação para um novo recurso ou produto
• número de novas oportunidades (clientes potenciais)
• criação de novas oportunidades (negócios) para vendedores

3. Encontre a plataforma de webinar certa

Provavelmente, você desejará selecionar a plataforma que hospedará seu primeiro webinar.

Pelo que está por aí, recomendamos o seguinte:

• Vamos para
• Demio
• Liveestorm
• WebinarGeek
• ClickMeeting

Uma chance adicional, mais imediata e simples, também permitiria que você alavanque seu público: explore seus perfis de mídia social iniciando uma transmissão ao vivo em canais como LinkedIn, YouTube ou Facebook.

O lado positivo dessa solução é que todos os seus seguidores têm a oportunidade de se conectar, acompanhar ao vivo, fazer perguntas e interagir. Além disso, a transmissão ao vivo seria promovida diretamente para o seu público por meio de notificações no aplicativo.

4. Crie o evento: escolha os palestrantes e a escalação

Você escolheu a ferramenta: agora é hora de criar o evento. Obviamente, esta etapa deve se adaptar à ferramenta que você escolheu. No entanto, certifique-se de escolher um título cativante, forneça uma descrição precisa e certifique-se de que a duração do webinar seja clara. Essa é a chave.

Agora, se ainda não o fez, é importante estabelecer os palestrantes para que você possa inserir seus nomes e cargos na descrição do evento.

Em seguida, decida sobre a programação e programação do tópico. Freqüentemente, os webinars são muito longos ou muito curtos: a criação de uma programação detalhada o ajudará a respeitar o intervalo de tempo estabelecido.

5. Promova o evento

Agora é a hora de promover seu primeiro webinar!

Crie uma estratégia promocional com base em seu objetivo definido desde a primeira fase:

• Se você tem como alvo clientes ou contatos anteriores, crie uma série de e-mails automáticos. O primeiro terá um convite. Outro fará o acompanhamento alguns dias antes do webinar para aqueles que não se inscreveram.

Descubra como configurar um fluxo de trabalho automático com MailUp: descubra mais sobre Automação de Marketing!

• Se, por outro lado, seu público-alvo for externo, aproveite todo o potencial das redes de mídia social. Crie campanhas publicitárias direcionadas, visando seus clientes potenciais.

6. Prepare-se bem e teste-o

Comece a se preparar para o webinar enquanto coleta assinantes.

Prepare sua apresentação e defina um discurso de apoio para o material que vai mostrar durante o evento. Revise completamente o conteúdo em busca de erros ou imprecisões. Diga sua fala várias vezes em voz alta para evitar parecer despreparado.

Uma dica: faça um pequeno teste com outros palestrantes um dia antes de ir ao vivo.

Familiarize-se com a ferramenta para aprender como iniciar a transmissão ao vivo, como passar a apresentação de um palestrante para outro e como gerenciar o chat e as muitas perguntas que você receberá durante o webinar!

7. O grande dia: chegue cedo para evitar surpresas de última hora

O dia da transmissão ao vivo é muito importante. Chegue um pouco mais cedo para verificações preliminares essenciais:

• certifique-se de que você está em um lugar tranquilo
• verifique se a conexão está estável
• verifique se o PC está conectado à fonte de alimentação
• faça uma verificação final em sua apresentação para se certificar de que tudo está correto e funcionando

Este conselho pode parecer óbvio e trivial. No entanto, a agitação da transmissão ao vivo pode facilmente levá-los a subestimá-los, comprometendo o sucesso de seu webinar.

8. Após o evento, lembre-se do acompanhamento

Em seguida, lembre-se de iniciar as atividades de acompanhamento de novo contato com os participantes: enviar materiais do webinar, obter feedback do evento para melhorias futuras ou simplesmente agradecer ao público pela participação e pelo contato.

Etapa extra: Grave seus webinars e crie um arquivo para uso sob demanda

Se você quer ir além e ser ainda mais profissional, oferecendo assim um atendimento completo ao seu público, cadastre seus shows ao vivo e crie um repositório de todos os seus eventos virtuais.

Esta etapa adicional pode ser de grande ajuda para aqueles que não podem participar de seus webinars ao vivo.

Para os interessados, permite acessar seus eventos sob demanda e divulgar o conteúdo de suas reuniões virtuais, mesmo com a câmera desligada.

Avalie o desempenho do seu webinar e identifique espaço para melhorias

Terminado o evento, uma atividade fundamental é medir o objetivo traçado desde a fase inicial de organização. Analise as métricas que você selecionou como indicadores para o sucesso de seu webinar. Esta é uma etapa fundamental. Ignorá-lo impediria melhorias futuras.

Cuidado com a sobrecarga

Vimos todas as vantagens e as etapas básicas de um evento eficaz. Agora, vamos lhe dar um último conselho: use o webinar quando seu objetivo realmente se adequar a esse método de comunicação. Não abuse.

A emergência de saúde e o cancelamento de eventos físicos levaram a uma explosão de webinars. Os convites para reuniões virtuais bombardeiam os usuários constantemente. Não caia na armadilha de sobrecarga. Use este recurso com moderação e inteligência para não ser repetitivo e irritante no relacionamento com o cliente.

Agora é com você!

Em nossa experiência, essas etapas não podem ser perdidas ao organizar e criar um webinar eficaz e bem-sucedido.

Agora cabe a você começar a colocá-los em prática e dar um toque pessoal aos seus shows ao vivo!