Como agilizar seus processos de negócios freelance - conclusões de nosso webinar com Paul Jarvis

Quando os criadores da web começam como freelancers, geralmente estão mais preocupados com os aspectos técnicos do trabalho, como criar um menu eficaz ou implementar os truques CSS mais recentes. No entanto, é igualmente essencial compreender os principais processos de negócios e como lidar com eles com eficiência.

Para ajudar nosso público com isso, criamos um webinar com Paul Jarvis, um web designer, podcaster e autor de “Company of One”. Nele, ele explica por que é importante agilizar seus processos de negócios freelance e como fazer isso.

Nesta postagem, vamos resumir os principais pontos de Paul e compartilhar alguns insights de nossa sessão de perguntas e respostas com ele. Vamos lá!

Embora seja importante que você tenha habilidades sólidas relevantes para os serviços freelance que está oferecendo, também é necessário se familiarizar com as práticas recomendadas de negócios. Isso significa ter o cuidado de ter sistemas e processos em funcionamento que aumentem sua eficiência e liberem tempo para outras tarefas cruciais.

Paul explica que definir sistemas para processos como estratégias de integração e saída não é uma perda de tempo. Embora possam parecer banais, definir procedimentos padrão - e continuamente iterá-los se não estiverem funcionando - libera você para gastar mais tempo sendo criativo.

Seus clientes podem não ter contratado desenvolvedores da web antes. Ter um sistema replicável instalado significa que você pode orientá-los em como você faz as coisas para que saibam o que esperar.

Isso significa que nem você nem seus clientes precisam pensar sobre o que vem a seguir em um projeto, porque ambos sabem qual é o processo estabelecido. Um benefício adicional é que explicar a clientes em potencial que você tem práticas existentes pode fazer você parecer mais profissional.

Para esse fim, considere fazer uma lista de todas as etapas necessárias para concluir um projeto para um novo cliente. Para cada um, crie uma lista de verificação ou guia que declare como você lidará com cada procedimento e, em seguida, consulte este documento ao longo de seu trabalho.

A integração é importante para examinar clientes em potencial. Você deseja determinar desde o início se você se encaixa ou não um no outro. Ter um sistema para essa tarefa significa que você não precisa perder tempo digitando as mesmas perguntas para todos os clientes.

Automatizar seu processo de integração liberou até 90% do tempo de Paul. Começa em seu site, onde clientes em potencial podem clicar em um botão para indicar que estão interessados ​​em seus serviços.

Isso aciona uma automação do MailChimp que envia ao lead um PDF contendo detalhes sobre os tipos de projetos que Paul faz, preços iniciais, um portfólio e depoimentos. No final, há um link para um planejador de projeto criado com o Typeform.

Aqui, o líder pode fornecer detalhes sobre o projeto. Isso inclui seu orçamento, seu cronograma para concluir o trabalho e assim por diante. Por fim, há um link para o Paul's Calendly, que permite ao cliente agendar uma ligação com ele. Esse processo também ajuda a compensar quaisquer atrasos devido aos fusos horários variáveis.

Existem várias maneiras de replicar esse processo usando seu plug-in de formulário de contato e plataforma de e-mail preferidos. No entanto, certifique-se de fornecer uma maneira para que os leads cheguem diretamente a você, se necessário.

A qualquer momento em seu processo de integração, os clientes podem enviar um e-mail para Paul para fazer perguntas. Não se trata de entregá-los a um robô. É simplesmente um caso de automação de tarefas que ele não precisava ter uma participação direta.

Paul acredita que é do interesse dos freelancers que eles recebam feedback de qualidade ao longo do processo de desenvolvimento, pois isso pode mover um projeto com mais facilidade. Ele tem um PDF que envia aos seus clientes para facilitar esse processo e ter certeza de coletar as informações de que precisa.

Dito isso, é importante ensinar seus clientes como dar feedback descritivo - em vez de prescritivo. O feedback descritivo é honesto e específico. Também é voltado para um objetivo e vincula-se ao público-alvo, e não aos gostos pessoais do cliente.

Quando se trata de receber solicitações de revisão, certifique-se de estabelecer um limite em seu contrato para quantas rodadas pode haver. Paul também observa que explicar por que você tomou certas decisões pode ajudar os clientes a entender os benefícios dos recursos que, de outra forma, eles gostariam de alterar.

Uma maneira fácil de garantir que você receba feedback em tempo hábil é agendar check-ins regulares com os clientes. Dessa forma, você sabe quando entrar em contato e pedir opiniões e não acaba se atrapalhando para resolver uma longa lista de revisões no final do projeto.

Quando Paul começou, ele presumiu que os clientes anteriores o contatariam quando precisassem de mais trabalho. No entanto, esse nunca foi o caso. Em vez disso, ele descobriu que normalmente teria de ser ele a estender a mão. Quando ele fazia isso, muitas vezes resultava em novos projetos.

Durante os períodos de lentidão, Paul envia e-mails para clientes anteriores com os quais gostava de trabalhar e pergunta como vão seus negócios, se o site que ele construiu está funcionando conforme o esperado e se há algo em que ele possa ajudar. Fazendo isso, ele sempre consegue preencher sua agenda com projetos menores e atualizações.

Um assunto relacionado aqui envolve o aumento de suas taxas. Como você pode esperar, Paulo tem uma fórmula para isso. Se ele fizer reservas com três meses de antecedência por mais de três meses consecutivos, ele aumenta suas taxas em 15 a 20 por cento.

Ele então envia e-mails para seus clientes atuais e explica que está planejando aumentar suas taxas. No entanto, se eles reservarem um trabalho com ele na próxima semana, ele honrará seus preços atuais. Fazendo isso, ele geralmente consegue manter sua agenda cheia três meses depois.

Você pode experimentar esses sistemas por conta própria ou desenvolver o seu próprio. O importante é estar sempre olhando para a frente para não ficar sem trabalho de repente. A solução mais fácil é agendar acompanhamentos regulares com ex-clientes e avaliações de seus preços.

De modo geral, seguir seus procedimentos padrão irá maximizar sua eficiência e melhorar suas práticas de negócios freelance. No entanto, às vezes é necessário permitir que sua intuição anule seus processos estabelecidos.

Por exemplo, durante a primeira ligação de Paul com um novo cliente, ele usa um scorecard para medi-los em várias áreas. Esse processo o ajuda a determinar o quão bem eles confiam em suas habilidades, quanto valor eles dão ao seu trabalho, se o projeto o ajudará ou não a desenvolver suas habilidades e muito mais.

Embora a pontuação total possa ser excelente, se Paul sente que o cliente pode ser difícil de trabalhar, ele segue seu instinto. Ele diz que ao longo dos mais de 20 anos que vem desenvolvendo, sua intuição sempre esteve acertada.

Aqui estão algumas das perguntas que nossos espectadores fizeram a Paul:

A primeira coisa é ser impecável na hora de cumprir sua palavra. Isso significa entregar no prazo e dentro do orçamento. Você também quer ter certeza de nunca fazer promessas exageradas. Ser capaz de cumprir os prazos exige que você leve em conta contratempos inesperados, até o seu gato precisar ver o veterinário.

Uma segunda dica é se concentrar no negócio de seu cliente, e não nos aspectos técnicos de seu trabalho. Pense em como você pode tornar a contratação um investimento para eles, em vez de uma despesa.

Entender como sua empresa funciona e suas próprias necessidades é muito importante. Você terá que descobrir qual é o seu ponto de equilíbrio para que possa mirar acima dele. Quando você está começando, quer começar perto de um resultado final definido e começar a aumentar a partir daí.

Paul também menciona que, se você está sempre ocupado, seu preço não é alto o suficiente. O aumento das taxas faz com que pareça que você está sendo procurado e se torne uma perspectiva de contratação mais atraente.

Concentre-se em um nicho. Existe uma regra que diz que se um nicho é grande o suficiente para ter uma conferência, é grande o suficiente para você encontrar trabalho para sempre. Você também deve considerar a criação de conteúdo para o tipo de cliente que deseja atrair.

Depois de trabalhar como freelancer por um tempo, Paul percebeu que os web designers costumavam criar conteúdo para outros designers. No entanto, esse público não geraria nenhuma receita para eles.

Em vez disso, Paul decidiu publicar artigos e podcasts voltados para as pessoas que poderiam querer contratá-lo. Isso incluiu conteúdo sobre tópicos como como obter o máximo de um projeto de web design, como contratar o designer certo e muito mais.

Isso não apenas o estabeleceu como um especialista, mas também forneceu uma maneira para que os leads o encontrassem organicamente por meio das pesquisas do Google.

Agora você sabe a importância de otimizar seus processos de negócios freelance e algumas maneiras viáveis ​​de fazer isso. Para obter mais informações de Paul, você pode assinar seu boletim informativo, Sunday Dispatches, ou seguir sua conta no Twitter.

Nossa discussão com Paulo neste webinar foi esclarecedora. Vimos que configurar processos para lidar com aspectos importantes do seu negócio freelance pode abrir tempo para empreendimentos criativos. No entanto, também é importante saber quando permitir que a intuição anule as práticas estabelecidas.

Você tem alguma dúvida sobre como otimizar seus processos de negócios? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!