O que a governança de projetos realmente significa?

Projetos, como qualquer coisa que envolva muitas pessoas trabalhando juntas, precisam de governança. Você não apenas precisa considerar os detalhes importantes que compõem um projeto, mas também precisa considerar como um projeto é solicitado e executado para alcançar o sucesso.

Vamos explorar as nuances da governança de projetos e examinar os papéis associados a ela, os pilares em que se baseia e muito mais. Considere isso suas lições cívicas em gerenciamento de projetos.

O que é Governança de Projetos?

O termo governança de projetos refere-se ao conjunto de atividades e diretrizes que determinam como um projeto é planejado, executado e gerenciado. Você pode olhar para a governança do projeto como uma estrutura para ajudar a supervisionar o curso certo para o projeto. Ao ter a governança do projeto como uma estrutura, você fornece a consistência que aumenta a estabilidade do projeto.

Mas a governança de projetos vai além da tomada de decisões de um único projeto. Ele define as atividades de uma organização e quem é responsável pelo quê. Essa é uma grande fatia do bolo e inclui tudo, desde políticas, regulamentos, funções, processos, procedimentos e responsabilidades.

Está claro que a governança de projetos é um grande trabalho e que precisa de um software de gerenciamento de projetos para lidar com todas as suas responsabilidades. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos que possui roteiros para ajudá-lo a rastrear um portfólio de projetos. Você também obtém armazenamento, colaboração e compartilhamento de arquivos ilimitados. Tome decisões mais perspicazes ao monitorar os cronogramas, orçamentos e recursos em tempo real. Comece hoje gratuitamente.

Os Três Pilares da Governança de Projetos

A governança de projetos se apoia em três pilares que descrevem as três áreas que a definem. Estes incluem estrutura, pessoas e informações. Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um dos três pilares da governança de projetos.

Estrutura

Um projeto deve ser apoiado pela organização que o está executando. Isso significa que a alta administração da organização está investida no projeto. Eles precisam dedicar o tempo e a energia necessários para criar uma visão para o projeto, a fim de passá-lo para os gerentes de projeto, que garantirão que ele siga essa visão. Portanto, a estrutura de governança do projeto não diz respeito à equipe do projeto, mas a toda a empresa.

Pessoas

A governança de projeto eficaz requer o gerente de projeto certo. Isso significa que a alta administração deve compreender completamente as atividades do projeto. É aqui que a governança do projeto ajuda o gerente de projeto a entender os objetivos do projeto e as tarefas necessárias para chegar lá. Para que isso seja eficaz, esses objetivos devem ser claros, alcançáveis ​​e sustentáveis.

Em formação

Este é o lugar onde um processo de som entra em jogo. Embora a visão e os objetivos sejam importantes, sem uma maneira clara e consistente de compartilhar informações, um projeto está condenado. Os projetos precisam de comunicações abertas e a capacidade de compartilhar, de preferência em tempo real, para que a governança do projeto funcione. Isso significa relatórios regulares, reuniões e muito mais para manter o projeto direcionado para um final bem-sucedido.

Papéis de Governança do Projeto

Vejamos agora as diferentes funções que fazem a governança do projeto funcionar. Existem muitos papéis na governança de projetos, mas três deles são de suma importância. Estes incluem o proprietário do projeto, as principais partes interessadas e o grupo consultivo. Agora vamos definir cada um deles mais detalhadamente.

Dono do projeto

O proprietário do produto é a pessoa que representa a organização. Isso geralmente não é um gerente de projeto, mas geralmente a pessoa que supervisiona o gerente de projeto.

Os principais interessados

O conselho do projeto é composto pelas principais partes interessadas no projeto. Ou seja, aqueles que têm interesse no projeto. Eles podem ser aqueles que financiaram o projeto ou o usuário final para quem o produto ou serviço está sendo criado. As partes interessadas podem até ser fornecedores, mas é melhor manter essas partes interessadas em no máximo seis para executar o processo com mais eficiência.

Grupo de aconselhamento

Se o seu projeto for um projeto em que é impossível reduzir seus stakeholders a um número gerenciável, você provavelmente formará um grupo consultivo maior. Este não é um quadro de projeto, mas mais um fórum. Enquanto o proprietário do projeto lida com as decisões do dia-a-dia, o grupo consultivo é mais para questões maiores.

Por que a governança de projetos é importante?

A governança de projetos é importante para todos os projetos, dos mais simples aos mais complexos. Embora projetos mais complicados tendam a tornar mais fácil ver por que a governança do projeto é fundamental para o sucesso do projeto, qualquer projeto se beneficiará de como a governança do projeto define, documenta e comunica as práticas do projeto para ajudar a controlar o projeto e obter sucesso. Vamos dar uma olhada mais de perto na importância da governança do projeto.

Configuração de direção

Por que os projetos falham? Muitas vezes é pelo mais simples dos motivos: que é o projeto errado na hora errada. Talvez a organização esteja sobrecarregada ou a tecnologia não esteja madura o suficiente. Seja qual for o motivo, a falha geralmente é causada por uma falha no topo, para avaliar adequadamente se este é o projeto certo.

Warren Bennis observou que é papel do gerente fazer as coisas direito, mas o papel dos líderes é escolher as coisas certas a fazer. Isso requer uma visão clara do ajuste estratégico de cada projeto em potencial e uma seleção de quais projetos a organização assume, que são orientados por prioridades, balanceamento de risco, disponibilidade de recursos e outros fatores.

É claro que existem ferramentas para apoiar esse processo. Mas o papel da governança não é apenas uma aplicação cega de ferramentas. Considere os interesses de longo e curto prazo de sua organização e evite a 'armadilha gananciosa' de assumir mais um projeto valioso, apesar de ter recursos insuficientes para fazê-lo, liderá-lo ou governá-lo adequadamente.

Tomando uma decisão

A tomada de decisão está recebendo a atenção que merece. As revistas de negócios e as seções de gestão das livrarias do aeroporto estão repletas de artigos e livros sobre o assunto. Todos os gerentes de projeto devem ler uma amostra deles para entender melhor o que faz uma boa decisão e como configurar as condições que você precisa em seu projeto.

O desafio que enfrentamos é que não podemos simplesmente definir uma boa decisão como a decisão certa. Quando tomamos uma decisão, não podemos saber se ela será certa, mas devemos saber se é uma decisão “boa” e com maior probabilidade de ser certa. É imperativo que as estruturas de governança do projeto incorporem as condições para uma tomada de decisão sólida. Então, quais são essas condições?

• Evidência

Você precisa dar a cada tomador de decisão acesso independente aos dados. Também é importante que os dados obtidos estejam na forma mais bruta e não processada possível. Qualquer processamento de dados corre o risco de selecionar quais dados enfatizar e introduzir um viés na forma como são apresentados. Se todos os tomadores de decisão obtiverem os mesmos dados processados, todos estarão sujeitos ao mesmo viés.

• Autoridade

O tomador de decisão ou grupo deve ter a autoridade total necessária para tomar e se comprometer com suas decisões. Isso é em grande parte sobre legitimidade e status, mas também em parte sobre a autoridade intelectual. Eles têm a experiência e os conhecimentos necessários para tomar uma decisão acertada?

• Processo

O processo de tomada de decisão pode incorporar análises e preconceitos defeituosos ou pode combatê-los. O treinamento é vital para ajudar os tomadores de decisão a entender como estruturar seu processo. Isso inclui a criação de objetividade adequada e a necessidade de equilibrar a coleta, análise e exploração de dados com a necessidade de decisões oportunas.

Supervisão do Projeto

A estruturação e a análise dos dados do projeto também são vitais para a função de governança de supervisionar seu projeto. Trata-se de garantir que um projeto esteja no caminho certo, atendendo às necessidades da organização e cumprindo as regras, regulamentos e procedimentos.

Embora existam muitas habilidades importantes para as pessoas envolvidas na governança aprenderem, talvez seu ativo mais importante seja a curiosidade. Isso os levará a implantar as principais técnicas: questionamento, escuta e zoom.

• Questionamento

Há uma arte em fazer boas perguntas. Se você é responsável pela governança de um projeto, deve estar preparado para adotar uma abordagem forense para descobrir as realidades confusas. Isso será especialmente importante nos portões de estágio em que você precisa reunir e testar as evidências antes de se comprometer com uma decisão importante do projeto.

Esse tipo de questionamento muitas vezes pode se tornar contraditório, e é por isso que muitos processos de gateway envolvem pessoas externas ao projeto. Mas isso, por sua vez, corre o risco de deixar o gerente de projeto e sua equipe ainda mais sob escrutínio hostil. O desafio para todos nós é adotar a boa governança como parte de nossa mentalidade e ver o questionamento – mesmo em sua forma mais forense – como uma investigação útil.

• Ouvindo

Questionar é de pouca utilidade a menos que seja acompanhado por uma escuta de alta qualidade. No entanto, todos nós conhecemos pessoas cujo hábito é fazer perguntas para mostrar um ponto ou apenas fazer perguntas para as quais acreditam saber a resposta. Isso, claro, os prepara para um argumento.

Você só pode seguir um curso verdadeiro se ouvir todas as evidências e avaliar todas as opiniões. Então, tendo feito uma pergunta, pare de pensar na próxima e comece a prestar atenção na resposta que você recebe.

• Zoom

Quase todos os gerentes de projeto sofreram com um ou ambos os comportamentos desafiadores de patrocinadores, chefes, clientes ou grupos de direção. O comportamento número um é uma determinação obstinada de entrar nos detalhes de tudo o que o PM está fazendo. Eles têm uma disposição intrometida que faz com que você sinta que não tem autonomia e capacidade prática para liderar seu próprio projeto. Por outro lado, esse comportamento frequentemente perde o panorama geral e, portanto, negligencia as questões estratégicas mais importantes, enquanto se concentra exclusivamente nos detalhes imateriais.

O comportamento número dois é quase o oposto. O detalhe parece irrelevante para o grande quadro estratégico para algumas pessoas. Então, eles optam por ignorar ou não se incomodam em se envolver com os detalhes. Isso é bom quando as coisas estão indo bem, mas às vezes a camada de governança precisa mergulhar nos fatos precisos para ver o que os gerentes de projeto estão perdendo.

Imagine a derradeira lente zoom; ele pode se concentrar em detalhes como um microscópio, mas também pode diminuir o zoom para ver o universo do projeto em uma única visualização. É disso que os patrocinadores e conselhos de projetos precisam. É uma vontade de se ajustar à escala necessária junto com a percepção de saber qual é o certo para focar a qualquer momento.

Disciplina

A boa governança de projetos não é fácil: é preciso disciplina. Uma organização precisa estabelecer estruturas de governança, treinar os patrocinadores e membros do conselho que as compõem e aplicar procedimentos básicos que garantam a qualidade de seu trabalho. Para cumprir bem suas funções de governança, as pessoas precisam de treinamento em definição de estratégias, tomada de decisões e supervisão.

O que os gerentes de projeto podem fazer para que isso aconteça? Aqui está uma pequena lista de verificação de etapas práticas a serem consideradas.

• Organize um evento de treinamento do conselho do projeto para discutir os processos de tomada de decisão e os requisitos de informação.
• Discuta o mesmo com seu patrocinador.
• Priorize uma forte manutenção de registros que crie transparência, responsabilidade e uma fonte pronta de bons dados para ajudar a supervisão e o processo de tomada de decisão a funcionar de forma robusta.
• Estabeleça um processo de stage-gate para seu projeto, independentemente de sua organização o exigir.
• Aloque tempo em seu plano de projeto para o processo de governança e também para que os envolvidos (incluindo você) se preparem completamente.
• Estabeleça critérios para decisões importantes no início dos projetos.
• Crie um requisito para que todas as decisões de governança sejam testadas em relação a se os tomadores de decisão acreditam que são os melhores interesses de sua organização.
• Realize análises de cenário e exercícios pré-mortem, para garantir que seus tomadores de decisão possam avaliar os possíveis impactos de suas decisões.
• Onde você espera uma série de decisões complexas, estabeleça um grupo de decisão adequadamente qualificado para tomar as decisões ou aconselhar os tomadores de decisão.
• Faça bom uso de checklists, para reduzir a margem de erros e omissões em processos vitais.

Duas coisas detêm as forças do caos que ameaçam constantemente os empreendimentos inovadores que chamamos de projetos: a capacidade do gerente de projeto de exercer controle no ambiente complexo e mutável do projeto e a capacidade da organização de impor boa governança nas escolhas que ela e seu gerente de projeto fazem. .

Temos organizações profissionais como o APM e o PMI para treinar e desenvolver gerentes de projeto. Onde está o equivalente para patrocinadores e membros do conselho do projeto? Acabei de consultar o índice do meu (quarta edição do guia) o PMI Project Management Body of Knowledge . Entre “conciliação de limites de financiamento” e “regulamentos governamentais” não há nada. Governança não merece nem entrada no PMBOK, algo que precisa mudar no futuro.

A governança sem as ferramentas para permitir uma visão institucional dos dados do projeto está pronta para o fracasso. Os recursos colaborativos combinados com relatórios de painel em tempo real no ProjectManager permitem que várias funções dentro de uma organização obtenham informações sobre o status e o desempenho do projeto. Experimente gratuitamente com esta avaliação de 30 dias.