O que é um Stakeholder? Definições, tipos e exemplos

Sejam investidores ou clientes, as partes interessadas são importantes para todos os projetos. Mas o que é um interessado? Há mais de uma resposta para essa pergunta. Vamos dedicar algum tempo para definir o que é uma parte interessada, exemplos de partes interessadas e modelos gratuitos de partes interessadas que podem ajudar no gerenciamento de partes interessadas.

O que é um Stakeholder?

Um stakeholder é um indivíduo, grupo ou organização que é impactado pelo resultado de um projeto ou empreendimento comercial. As partes interessadas têm interesse no sucesso do projeto e podem estar dentro ou fora da organização que está patrocinando o projeto. As partes interessadas são importantes porque podem ter uma influência positiva ou negativa no projeto com suas decisões. Existem também partes interessadas críticas ou chave, cujo apoio é necessário para que o projeto exista.

Um stakeholder é uma pessoa, como qualquer outro membro do projeto, e alguns são mais fáceis de gerenciar do que outros. Você terá que aprender a usar técnicas de mapeamento de partes interessadas para identificar quem são suas principais partes interessadas e certificar-se de atender aos seus requisitos.

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A parte interessada tem interesse no projeto, o que significa que você vai querer mantê-los atualizados regularmente. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos que possui painéis em tempo real que monitoram seis métricas do projeto. Os painéis não requerem configuração e mostram automaticamente o progresso e o desempenho em gráficos e tabelas coloridas. Eles são facilmente compartilháveis ​​para gerenciar as expectativas de seus stakeholders. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Acionista vs. Acionista

Stakeholders não são a mesma coisa que acionistas. Uma parte interessada pode ser uma grande variedade de pessoas impactadas ou investidas no projeto. Por exemplo, um stakeholder pode ser o proprietário ou mesmo o acionista. Mas as partes interessadas também podem ser funcionários, detentores de títulos, clientes, fornecedores e vendedores.

Um acionista pode ser um stakeholder. Um acionista, porém, é alguém que investiu em uma corporação. Essa corporação pode iniciar projetos em que o acionista também é uma parte interessada. Simplificando, os acionistas também são partes interessadas, mas as partes interessadas nem sempre são acionistas. Isso porque um acionista possui parte de uma empresa de capital aberto por meio da compra de ações. Um stakeholder tem interesse no desempenho geral da corporação, não no desempenho das ações.

Tipos de Partes Interessadas

As partes interessadas podem ser qualquer pessoa com influência ou qualquer pessoa que possa ser influenciada pelo projeto. Já vimos que pode haver muitos stakeholders, algo que discutiremos a seguir. Todas as partes interessadas podem ser divididas em dois grupos: partes interessadas internas e partes interessadas externas. Vamos dar uma olhada em ambos.

1. Atores Internos

As partes interessadas internas estão dentro da organização. O projeto os impacta diretamente na medida em que servem e são empregados pela organização que o gerencia. As partes interessadas internas podem incluir funcionários, proprietários, conselho de administração, gerentes de projeto, investidores e muito mais.

2. Partes Interessadas Externas

As partes interessadas externas estão fora da organização e são indiretamente impactadas pelo projeto. Eles são influenciados pelo trabalho da organização, mas não são funcionários da organização. Essas pessoas podem ser fornecedores, clientes, credores, clientes, intermediários, concorrentes, sociedade, governo e muito mais.

Exemplos de partes interessadas

Como mencionamos, existem muitos tipos de stakeholders, muitos dos quais se enquadram nas categorias de stakeholders internos ou externos. Vamos dar uma olhada em alguns dos exemplos mais comuns de partes interessadas.

• Investidores: São stakeholders que buscam retorno financeiro e podem ser acionistas e devedores. Eles investiram capital no negócio e querem um retorno sobre esse investimento.
• Empregados: Essas partes interessadas confiam em seu emprego e segurança no emprego. Eles têm uma participação direta na organização, pois ela os apóia e fornece benefícios.
• Clientes: Essas partes interessadas querem o produto ou serviço que o projeto entrega e esperam que seja de qualidade e contenha valor.
• Fornecedores e Vendedores: Essas partes interessadas têm suas receitas vinculadas ao projeto à medida que vendem bens e serviços para a empresa que gerencia o projeto. O sucesso do projeto significa mais negócios para eles.
• Comunidades: Essas partes interessadas não querem que o projeto tenha um impacto negativo em sua saúde, segurança ou desenvolvimento econômico. As organizações que estão sediadas em suas comunidades ou trabalhando em projetos em suas comunidades podem impactar a criação de empregos, gastos e muito mais.
• Governo: Essas partes interessadas recebem impostos e produto interno bruto de um projeto. Eles são os principais interessados, pois coletam impostos tanto da empresa em nível corporativo quanto individualmente daqueles que emprega.

Um stakeholder é uma pessoa, como qualquer outro membro do projeto, e alguns serão mais fáceis de gerenciar do que outros. Você terá que aprender a lidar com uma variedade de personalidades e garantir um diálogo produtivo para conhecer os objetivos do projeto para o qual foi contratado. Mas primeiro, quem é a parte interessada?

Como gerenciar as partes interessadas do projeto

Gerenciar as partes interessadas é fácil se você seguir as etapas corretas de gerenciamento das partes interessadas. Aqui estão as etapas que qualquer gerente de projeto deve seguir ao gerenciar as relações com as partes interessadas.

1. Identificação das Partes Interessadas

Identificar as partes interessadas em seu projeto é fundamental, pois o sucesso do projeto depende disso. Se o seu stakeholder não estiver satisfeito, o projeto não será um sucesso completo. Você desejará iniciar esse processo assim que o termo de abertura do projeto for criado.

Um bom lugar para começar a descobrir quem são seus stakeholders é revisar o termo de abertura do projeto, que documenta o motivo do projeto e nomeia o gerente do projeto. Entre as informações sobre objetos, orçamento, cronograma, premissas, restrições, patrocinadores do projeto e alta direção, é possível discernir os stakeholders.

Certifique-se de revisar os contratos, pois as partes interessadas podem ser mencionadas nesses documentos. Existem fatores ambientais ou outras organizações com vínculos importantes com o projeto? Dê uma olhada neles, pois eles podem fornecer os nomes das partes interessadas. Por exemplo, se houver fatores ambientais ditados pelo governo, então o governo é uma parte interessada. Revise seus regulamentos e padrões para manter boas relações com eles.

2. Análise das Partes Interessadas

Depois de identificar as partes interessadas do projeto, é hora da fase de análise das partes interessadas. É quando você coleta informações e requisitos deles. Você também precisará começar a estimar seu nível de envolvimento e influência em seu projeto para preparar estratégias de comunicação com as partes interessadas e priorizá-las.

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3. Priorização das Partes Interessadas

Uma questão-chave para qualquer pessoa que gerencia um projeto é como você deve gerenciar uma parte interessada no projeto? Para complicar as coisas, pode haver muitas partes interessadas, e você deve tratá-las como faria com qualquer outra tarefa em sua lista de tarefas: priorizando-as.

Ao longo de um projeto, uma parte interessada pode ser mais valiosa em termos das objeções do projeto e algumas podem exigir mais atenção do que outras. Ao criar o cronograma do projeto, certifique-se de definir quem são essas pessoas e em que ponto da fase do projeto você pode precisar atendê-las mais.

4. Engajamento das Partes Interessadas

Agora chegamos à segunda parte da nossa pergunta. Quando falamos de gerenciamento de stakeholders, o que queremos dizer é criar um relacionamento positivo com seus stakeholders, atendendo suas expectativas e quaisquer objetivos que eles tenham acordado no projeto. Essa relação não é apenas concedida, no entanto. Deve ser conquistado. Você pode ganhar a confiança e construir um relacionamento positivo com as partes interessadas por meio de comunicação proativa e ouvindo suas necessidades.

Uma maneira de fazer isso é entrevistando as partes interessadas do projeto – não todas, mas certamente as mais importantes. Você pode precisar falar com especialistas para obter informações básicas sobre campos ou grupos específicos para que, quando tiver conversas individuais com as partes interessadas, esteja bem informado e produtivo.

Como tudo no gerenciamento de projetos, há um processo para isso:

• Documento Comunicações das Partes Interessadas . Faça isso formalmente criando um plano de comunicação com as partes interessadas. Observe seus nomes e funções na organização que representam. Documente todas as conversas que você tiver com esses parceiros-chave do projeto, tanto para registrar seus interesses e solicitações, mas também para poder revisar suas informações posteriormente quanto à precisão.
• Aplicar Processo. Em seguida, você deseja manter um processo de comunicação com as partes interessadas e garantir que esse processo seja transparente para que todos saibam o que esperar. Isso inclui solicitações ou feedback do projeto. A forma como você documentará e responderá a essas solicitações precisa estar sujeita a um processo formal de revisão e aprovação. Isso permite que as partes interessadas saibam que as solicitações estão sujeitas a revisão e que você tem um processo ao qual adere para solicitações formais.
• Forneça relatórios de status frequentes. Fornecer relatórios de status regulares e oportunos para as partes interessadas é crucial, mas certifique-se de adaptar os relatórios ao público. Você pode entrar em detalhes com os membros da equipe, enquanto os executivos geralmente desejam mais uma visão geral. Não se esqueça de acompanhar as partes interessadas e fazer perguntas para ver se elas têm algum feedback.
• Dissipar Mitos. Sua parte interessada pode estar trabalhando em vários projetos, o que significa que ela não terá a mesma proximidade com o projeto que você. Mas isso não significa que eles não estejam obtendo outras informações sobre seu projeto de outras fontes. Você não quer que eles sejam alvo de fofocas ou obtenham informações incorretas que possam influenciar suas opiniões sobre o projeto.

Modelos de gerenciamento de partes interessadas

Gerenciar as partes interessadas e suas expectativas é uma parte importante do gerenciamento de projetos. Você precisa manter as partes interessadas atualizadas, mas não quer que elas interrompam o importante trabalho de gerenciamento do projeto. O ProjectManager não apenas oferece software, mas também modelos gratuitos para todas as etapas do seu projeto. Aqui estão alguns modelos que lidam com o gerenciamento de partes interessadas.

Modelo de Análise das Partes Interessadas

Antes de poder gerenciar seus stakeholders, você precisa entendê-los no contexto do seu projeto. Nosso modelo de análise de partes interessadas gratuito para Excel ajuda você a identificar as partes interessadas do projeto com uma matriz de análise das partes interessadas. Você pode coletar as principais partes interessadas por grupo e determinar seu nível de participação, interesse e poder.

Modelo de Mapa das Partes Interessadas

Nosso modelo de mapa de partes interessadas gratuito para Excel ajuda você a ver o nível de interesse e influência de cada parte interessada. Suas respostas ajudam a determinar se eles devem ser gerenciados de perto, mantidos satisfeitos, informados ou monitorados. Há também uma chave de cores para facilitar a leitura; verde significa que eles são solidários, amarelo significa que são neutros e vermelho significa que são bloqueadores.

Modelo de Plano de Comunicação

Por fim, depois de entender seus stakeholders, é hora de definir uma maneira de mantê-los informados. Nosso modelo de plano de comunicação gratuito para Word é a ferramenta ideal para definir seus objetivos, canais e regularidade pelos quais seus stakeholders esperam ser atualizados. O modelo de plano de comunicação gratuito funciona para todas as necessidades de comunicação do seu projeto, não apenas para a comunicação com as partes interessadas.

Use o ProjectManager para gerenciamento de partes interessadas

Agora que você sabe o que é uma parte interessada e por que é importante mantê-la informada durante o ciclo de vida do seu projeto, certifique-se de ter as ferramentas certas disponíveis para ajudar. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto que ajuda você a gerenciar as expectativas das partes interessadas e atualizá-las com dados em tempo real.

Relatórios Detalhados para Apresentações das Partes Interessadas

Mostramos como nosso painel em tempo real oferece uma visão geral do projeto, mas as partes interessadas geralmente querem se aprofundar nos dados. Com um clique, você pode gerar os relatórios que as partes interessadas desejam ver, seja o status do projeto, tempo ou custo. Se as partes interessadas tiverem dúvidas, saiba que todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar dados selecionados. Os relatórios são facilmente compartilháveis ​​para que as partes interessadas estejam sempre informadas.

Crie transparência com planos compartilhados

O plano do projeto é o roteiro que traça a direção do projeto. É um documento crítico e que muda ao longo do projeto. As partes interessadas precisam do plano do projeto para manter o progresso do projeto em contexto, de modo que os gerentes de projeto desejam um plano de projeto fácil de compartilhar. Você pode importar e exportar planos de projeto e compartilhá-los com qualquer pessoa. À medida que o plano do projeto muda, basta enviar um atualizado para seus stakeholders e mantê-los informados.

Nossa ferramenta pode automatizar seu trabalho ocupado, como notificações por e-mail, para manter as partes interessadas atualizadas sobre os relatórios de status. Damos às partes interessadas a transparência que elas desejam para se manterem informadas, permitindo que o gerente de projeto e a equipe do projeto tenham o espaço necessário para concluir o projeto no prazo, dentro do orçamento e de acordo com as expectativas de qualidade das partes interessadas.

Quando você está reportando às partes interessadas, deseja garantir que o processo seja simplificado e preciso. O ProjectManager torna o compartilhamento de relatórios tão fácil quanto o clique de um botão. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem é atualizado em tempo real, para que você sempre tenha os dados de projeto mais precisos e atualizados para você e suas partes interessadas. Experimente nosso software premiado hoje com esta avaliação gratuita de 30 dias.