O que é Análise Alternativa no Gerenciamento de Projetos?

Há mais de uma maneira de esfolar um gato. Ou seja, você pode alcançar o mesmo resultado por meios diferentes. Para descobrir esses meios, você pode usar uma análise alternativa. Uma análise alternativa é como os gerentes de projeto escolhem como vão abordar um projeto.

Sempre há opções, e saber qual é a melhor para o seu projeto demanda tempo, pesquisa e entendimento dos possíveis cenários. É necessária uma análise de alternativas, e o blog de hoje o guiará pelas ferramentas e métodos que você deve usar para obter os dados de que precisa.

O que é Análise Alternativa?

Uma análise alternativa é a avaliação das várias rotas que você pode seguir para atingir a meta de um projeto ou um objetivo específico de gerenciamento de projeto. Olha além do status quo para comparar diferentes maneiras de realizar o trabalho.

Esses fatores podem ser operacionais, como custo, risco e eficácia, bem como as possíveis deficiências desses fatores operacionais. Para realizar uma análise alternativa, você usa ferramentas como custo de ciclo de vida, análise de sensibilidade, análise de fluxo de caixa e análise de custo-benefício.

A análise de alternativas, também chamada de AOA, faz parte do processo de tomada de decisão ao analisar portfólios, programas e projetos existentes ou ao iniciar um novo projeto. Esse processo de tomada de decisão ajuda você a encontrar ações econômicas e evita a duplicação de esforços desnecessários. O uso do AOA ajudará a reduzir o risco de falha do projeto.

Quando a análise alternativa deve ser usada no gerenciamento de projetos?

A análise alternativa é usada sempre que uma solução é necessária. Quando os tomadores de decisão estão no processo de tomada de decisão, eles querem saber o melhor caminho para seguir em frente. Uma análise alternativa lhes mostrará o caminho.

Um AOA normalmente é feito no início de um projeto, mas também é usado durante todo o ciclo de vida do projeto. É uma maneira de determinar se o processo de tomada de decisão é sólido. Fazer atualizações ao longo do processo refinará a solução e reafirmará os critérios de avaliação.

No entanto, um AOA não é algo simples de fazer. A análise é muitas vezes demorada. Devido ao tempo e trabalho envolvidos em um AOA, é mais provável que você o aplique a portfólios ou programas. Esses portfólios ou programas são mais uma preocupação contínua do que um único projeto, e os gerentes estão constantemente procurando maneiras de importar a relação custo-benefício do trabalho.

Seja qual for a maneira como você usa a análise alternativa, você precisará de um software de gerenciamento de projetos para avaliar e escolher o melhor curso de ação entre uma variedade de opções. O ProjectManager fornece dados perspicazes em tempo real para ajudar na comparação analítica. Os painéis em tempo real capturam dados para projetos e calculam automaticamente essas informações em gráficos e tabelas fáceis de ler. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

Benefícios da Análise de Alternativas (AOA)

O uso de uma análise de alternativas (AOA) ajudará os gerentes de projeto, portfólio e programa a identificar, entender e avaliar as alternativas disponíveis ao gerenciar um projeto. Também os ajudará a selecionar o melhor curso de ação no que diz respeito aos custos e riscos do projeto.

Ao olhar para alternativas, os tomadores de decisão têm mais dados para fazer uma escolha informada. Ser capaz de identificar, definir e entender um problema é a melhor maneira de resolvê-lo e é essencial para qualquer análise que valha a pena.

Quando os tomadores de decisão têm muitas alternativas para escolher, eles têm mais poder para controlar o resultado. Mas os dados devem ser bons. Evitar preconceitos, como dar mais atenção às informações de fácil acesso, também é importante.

Como executar uma análise alternativa

Uma análise alternativa fornece uma estrutura para analisar seu processo e buscar melhorias que sejam de maior vantagem para você. Siga estas etapas para ajudá-lo a determinar qual dessas rotas seria mais vantajosa.

1. Faça um plano

A primeira coisa a fazer é fazer um plano. Isso significa definir as várias decisões que você pode tomar para atingir seu objetivo e alcançar a eficácia operacional. Você desejará incluir as partes interessadas, mas também definir o tempo, o esforço ou os custos envolvidos. Será necessário que haja uma equipe de estudo montada e um plano de estudo para direcionar suas atividades.

2. Organize a Estrutura Analítica

O próximo passo é definir a declaração do problema de análise, o contexto do problema, o escopo e uma estrutura para comparações alternativas. Isso inclui os critérios de comparação que você usará. Enquadre a análise com as regras básicas que você usará, incluindo quaisquer suposições que possa ter. Antes e durante o estudo, você desejará acessar as necessidades de dados, coleta e fontes utilizadas.

3. Identificar e definir alternativas

Agora você identifica as várias rotas alternativas que pode tomar das fontes de dados. Haverá muitos, mas certifique-se de manter um como o status quo. Essas alternativas abordarão o problema que você declarou em seu plano dentro do contexto e escopo que você já definiu. As alternativas que você avalia devem resultar de uma pesquisa completa, verificação e filtragem antes que você possa iniciar o processo de tomada de decisão.

4. Avalie as alternativas

Examine cada uma das alternativas que você encontrou. Avalie-os em relação aos critérios estabelecidos, como custo, risco, custo-benefício do ciclo de vida, benefícios e análise de probabilidade. Você também precisará realizar uma análise de sensibilidade, que é um modelo financeiro que analisa uma variável de destino e como ela é afetada pelas alterações das variáveis ​​de entrada.

5. Compare as alternativas

Aqui, você pesará os prós e os contras das várias alternativas que identificou. Determine quais são os méritos de cada um, conforme mostrado pela análise que você fez.

6. Relate os resultados

Finalmente, você desejará documentar os resultados do AOA para mostrar o custo do ciclo de vida que suporta a alternativa ou status quo que você escolheu e como isso apoiará os tomadores de decisão do projeto e/ou as necessidades das partes interessadas.

Dicas de Análise Alternativa

Ao gerenciar um projeto, a análise de alternativas deve fazer parte de sua tomada de decisão. Ele permite que você encontre o melhor caminho a seguir. Para fazer isso, você precisará criar um plano de estudos. Ele funcionará como um roteiro de como sua análise deve proceder e explicará quem é responsável pelo quê.

Você não pode fazer uma análise alternativa sem primeiro dedicar o tempo e os recursos necessários. Você precisa se dar tempo suficiente para analisar as alternativas e determinar os riscos envolvidos em cada uma.

Certifique-se de sempre ter uma linha de base de seu status quo para ter algo para comparar suas alternativas. Também pode provar que o status quo é a melhor abordagem. Muitas vezes, a coleta de dados de linha de base é demorada, portanto, certifique-se de ter agendado tempo e recursos suficientes para fazê-lo.

Gerenciar Partes Interessadas

Também é importante entender seus stakeholders e suas necessidades e gerenciar suas expectativas. Isso informará o escopo e a execução de sua análise.

As partes interessadas também informarão seus critérios de comparação. Assim como conhecer seus stakeholders é importante, também é importante montar uma equipe apropriada com as habilidades e a experiência certas.

Esteja aberto a muitas perspectivas e use os métodos, ferramentas e dados apropriados para apoiar o processo de tomada de decisão. Os dados devem funcionar com a metodologia usada, ou você terá dados ruins entrando e saindo dados ruins.

Como o ProjectManager ajuda na análise alternativa e avaliação do projeto

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalhos baseado em nuvem que ajuda você a organizar melhor sua análise alternativa, seja para um único projeto, programa ou portfólio de projetos. Você obtém dados em tempo real que levam a uma melhor tomada de decisões e facilitam a conexão de equipes híbridas e o compartilhamento de resultados com as partes interessadas.

Planeje análises alternativas em um gráfico de Gantt

Planeje sua análise alternativa com a visualização de gráfico de Gantt do ProjectManager. Você pode organizar todas as suas tarefas e filtrar uma linha de base para capturar o status quo. Você pode fazer atribuições e compartilhar o plano com as partes interessadas. Se você estiver trabalhando em mais de um projeto, o roteiro do portfólio é um gráfico de Gantt que coloca todos os seus projetos em uma linha do tempo compartilhada.

Diferentes visualizações de trabalho para equipes híbridas

Uma vez que sua equipe comece a determinar alternativas, eles podem trabalhar como quiserem com as múltiplas visualizações de projeto do ProjectManager. Quer prefiram uma lista de tarefas, calendário ou quadro kanban, todos os dados são compartilhados nas várias visualizações do projeto. Cada visualização mostra o status do trabalho. Você pode definir prioridade, adicionar tags e comentários para promover a colaboração, não importa onde ou quando sua equipe estiver trabalhando.

Gere relatórios de status frequentes para acompanhar o progresso

Depois de coletar todos os dados de sua equipe, você pode gerar relatórios com um clique para relatórios de status, relatórios de status de portfólio e muito mais. Todos os dados podem ser filtrados para mostrar apenas as informações que você deseja ver. Em seguida, compartilhe o relatório como PDF, Excel ou imprima-o para apresentar às partes interessadas.

ProjectManager é um software premiado que organiza o trabalho para equipes híbridas. Você pode planejar, monitorar e relatar projetos e gerar análises alternativas para que os tomadores de decisão tenham dados mais perspicazes para trabalhar. Junte-se às dezenas de milhares de usuários em todo o mundo, da NASA à Siemens e Nestlé, que usam nosso produto para gerenciar melhor seus projetos. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!