O que é um registro de problemas? Modelos e dicas

Antes de definir um registro de problemas, vamos definir os problemas do projeto. Um problema é qualquer obstáculo ou impacto não intencional que afete diretamente o cronograma e/ou desempenho do seu projeto. É diferente de um risco, que pode ser definido como um problema potencial ou um problema futuro que pode acontecer em seu projeto. Um problema é algo que já surgiu em seu projeto e você precisa identificar e rastrear esse problema imediatamente.

O que é um registro de problemas?

Um registro de problemas é uma lista ou planilha simples que ajuda os gerentes a rastrear os problemas que surgem em um projeto e priorizar uma resposta a eles. Criamos um modelo de registro de problemas do Excel que você pode baixar gratuitamente. É uma maneira fácil de gerenciar os problemas que sempre interrompem um projeto e resolvê-los antes que se transformem em um problema que tire o projeto do rumo e o leve ao fracasso.

Um modelo de registro de problemas é ótimo, mas não está integrado ao restante do seu projeto. O ProjectManager tem várias visualizações de projeto que permitem que as equipes usem as ferramentas de sua preferência para registrar problemas. Por exemplo, as equipes podem ver o registro de problemas de uma lista de tarefas e trabalhar nele. Os gerentes podem adicionar prioridades e até mesmo personalizar o fluxo de trabalho e configurar aprovações de tarefas automatizadas para garantir que apenas eles estejam autorizados a alterar o status para concluído. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!

Quais são os componentes de um registro de problemas?

Um registro de problemas é, em sua forma mais básica, uma lista onde os problemas são coletados como em andamento ou encerrados. Dessa forma, você pode acompanhar o problema desde o momento em que é identificado até resolvê-lo.

Mas um registro de problemas pode ser mais dinâmico. Eles podem ordenar e organizar problemas por tipo e gravidade, o que pode ajudá-lo a priorizá-los e gerenciá-los, uma parte essencial do gerenciamento de problemas. Portanto, você deseja ter títulos de coluna como o seguinte.

• Número do problema : Se você deseja rastrear o problema, deve ter uma maneira fácil de diferenciá-lo dos outros, pois sempre haverá mais de um.
• Status : é importante observar se o problema está aberto, em andamento, bloqueado ou concluído. É aqui que você acompanhará a resolução do problema.
• Descrição do problema : Anote qual é o problema, em detalhes. Pode parecer óbvio, mas você não deseja que o mesmo problema rastreado seja repetido em seu log e deseja que a pessoa que resolverá o problema possa entender claramente o que aconteceu, para que não precise perseguir as pessoas e atrasar a resposta.
• Categoria : você pode categorizar problemas por departamento ou fornecedor ou definir o tipo de problema. Estes podem variar dependendo do projeto ou equipe.
• Prioridade : você pode não ter tempo ou recursos para resolver todos os problemas, por isso é crucial que você os priorize. Eles são de baixa, média ou alta prioridade? Agora você pode filtrar o log e trabalhar nos problemas mais importantes para o projeto.
• Atribuído a : Isso também é de suma importância. Se o problema não tiver um proprietário, provavelmente nunca será resolvido. É aqui que você observa o membro da equipe designado para acompanhar esse problema até sua resolução.
• Gerado por : Isso é diferente do proprietário atribuído, que orientará o problema pelo projeto e trabalhará para resolvê-lo. Essa pessoa é quem primeiro a identificou, e ela deve ser anotada aqui, pois pode ser um recurso mais tarde em termos de respostas a perguntas que contribuam para sua resolução.
• Data de abertura : você deseja ter um período de tempo e, para isso, deve ter um início, que é o dia em que o problema foi identificado.
• Data de fechamento : Agora você tem um cronograma firme do início ao fim, o que pode ajudar quando e se você voltar a analisar os dados históricos ao lidar com um problema semelhante em um projeto posterior.
• Comentários : você sempre deseja espaço para anotar informações importantes, como como o problema foi resolvido, se ele foi conectado a outra tarefa e a probabilidade de recorrência etc.

Práticas recomendadas para registro de problemas

Ao usar um registro de problemas, há várias coisas que você precisa entender para tirar o máximo proveito dele. Uma é que você deseja ter certeza de tocar em todos os componentes de um registro de problemas. Pode parecer uma perda de tempo – você só quer resolver o problema – mas delinear que tipo de problema, descrevê-lo e assim por diante é a chave para capturar e resolver o problema.

Também é importante ter um plano com marcos. Reúna-se com o membro da equipe responsável pelo problema e, juntos, encontrem uma maneira de erradicar rapidamente o problema. Ao adicionar marcos ao plano, você tem uma maneira simples e eficaz de acompanhar o progresso deles. Se eles não estiverem cumprindo esses marcos, talvez seja necessário revisar o plano ou adicionar recursos para mantê-lo no caminho certo.

Embora os modelos de registro de problemas possam ajudá-lo a montar um plano de problemas e até mesmo acompanhar o progresso, eles são documentos estáticos que exigem atualização manual. Tudo isso tira o tempo das tarefas mais essenciais do projeto, e é por isso que ter um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que pode conectar suas equipes e mantê-lo atualizado em tempo real é a melhor de todas as práticas recomendadas.

Modelo de registro de problemas gratuito (e mais)

Se você não estiver usando um software de gerenciamento de projetos, ainda poderá registrar problemas com nossos modelos gratuitos. Temos muitos modelos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que ajudam você a gerenciar todos os aspectos do seu projeto. Aqui estão alguns que podem ajudá-lo a criar um registro de problemas, acompanhar o progresso e relatar às partes interessadas para mantê-los atualizados.

Modelo de registro de problemas

Nosso modelo de registro de problemas gratuito ajuda você a registrar problemas à medida que os membros da equipe os encontram enquanto trabalham no projeto. Mas mais do que apenas uma lista de problemas, você pode usar este modelo gratuito de acompanhamento de problemas para Excel para monitorar o progresso enquanto sua equipe trabalha para resolver o problema. Adicione a data de abertura e fechamento, prioridade, impacto e muito mais.

Modelo de painel do projeto

Nosso modelo de painel de projeto gratuito para Excel aumenta sua capacidade de monitorar e rastrear o trabalho feito por sua equipe para resolver esses problemas. Embora não seja possível monitorar em tempo real como no software de gerenciamento de projetos, você ainda pode configurar métricas para rastrear suas tarefas, carga de trabalho, duração das tarefas e custos em gráficos coloridos.

Modelo de relatório de status do projeto

Outro modelo gratuito é ideal para apresentações de partes interessadas à medida que você as atualiza sobre problemas no projeto. Nosso modelo de relatório de status de projeto gratuito para Excel é um instantâneo do projeto que é ótimo para comunicar onde você está e para onde está indo. Você tem lugares para colocar os marcos que atingiu, listar os principais riscos e problemas.

Usando o ProjectManager para gerenciamento de problemas

Agora que você conhece a estrutura básica para criar um registro de problemas, como usar um registro de problemas ao gerenciar um projeto? Um registro de problemas é uma ótima ferramenta para ter em sua caixa de ferramentas de gerenciamento de projetos. Ele pode ajudá-lo a gerenciar sua equipe e as partes interessadas.

Isso porque um registro de problemas oferece mais do que apenas uma resolução do problema, mas cria confiança e satisfaz as partes interessadas de que você está lidando com o projeto de forma rápida e adequada. As partes interessadas e sua equipe sentirão que estão sendo ouvidas e esses problemas não afetarão o projeto.

Você já criou o registro de problemas, o que é ótimo. Deve, na melhor das hipóteses, ser um documento colaborativo, ou melhor ainda, integrado ao ProjectManager, uma ferramenta online de gerenciamento de projetos. Se você puder compartilhá-lo online, para que todos tenham acesso a ele. Você simplificou o processo e garantiu que nenhum problema fosse perdido.

Quadros Kanban como Registros de Problemas

A próxima etapa é registrar um problema assim que ele for identificado. Você pode fazer isso online, onde a primeira pessoa que observa o problema tem a responsabilidade de colocá-lo no log. O ProjectManager tem quadros Kanban que podem rastrear o problema.

Quando é identificado pela primeira vez, pode haver uma coluna que coleta o problema. Então esse cartão, que é o problema, pode ser atribuído a uma pessoa responsável. Agora, a equipe sabe que deve ir até eles e sabe que é sua responsabilidade registrar os problemas à medida que surgem.

Siga o protocolo do registro de problemas que descrevemos acima. Depois de designar alguém para assumir esse problema como seu, ele é responsável por trabalhar em uma resolução e acompanhar o progresso dessa ação ao longo da resolução do problema.

É por isso que o ProjectManager é muito mais do que um registro de problemas. Não só ele pode atribuir um proprietário, que pode coletar documentos diretamente para essa tarefa, bem como comentar e @ membros da equipe para colaboração, ele oferece transparência para monitorar o registro de problemas. A responsabilidade final pela resolução desses problemas não recai sobre os ombros daqueles que são designados para possuí-la, mas sobre você mesmo.

Problemas de monitoramento

Parte do processo de monitoramento é avaliar o impacto do problema e as ações em andamento para resolvê-lo. Talvez você precise colocar todos os seus recursos nessa questão, mas talvez esse nível de atenção e esforço seja contraproducente. Portanto, você deve saber quais problemas precisam ser escalados e quais não precisam.

Nesse sentido, você deseja garantir que suas ações sejam adequadas para o problema em questão. Talvez esse problema possa esperar. Talvez precise de atenção imediata. Isso, é claro, pode mudar, e é por isso que o monitoramento e a avaliação contínua são importantes. Você pode ver como o painel do ProjectManager permite monitorar suas tarefas em uma visualização simples, para garantir que seus problemas sejam resolvidos.

Embora um membro da equipe possa ter a propriedade do problema, uma vez que um curso de ação é desenvolvido para resolvê-lo e, esperançosamente, resolver o problema, agora cabe a você fazer a aprovação final antes da implementação. Então você deve certificar-se de que o plano é de fato eficaz e resolve o problema. Se não for, então está de volta à prancheta. Por último, mas não menos importante, a melhor parte é quando o problema foi resolvido. Agora você pode eliminar o problema do seu registro de problemas. É uma sensação boa, não é?

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que pode ajudá-lo a gerenciar melhor os problemas em seu projeto. Você está online e conectado à sua equipe, obtendo dados em tempo real, o que o mantém mais informado sobre o problema e mais bem equipado para resolvê-lo. Experimente você mesmo e veja o que ele pode fazer por você e suas equipes, com esta avaliação gratuita de 30 dias.