O que é um orçamento operacional? Principais componentes e modelo incluídos

Um orçamento operacional é uma ferramenta que ajuda proprietários de empresas e gerentes de projetos a analisar as necessidades financeiras de longo prazo de sua organização ou projeto. É fundamental para prever o orçamento necessário para executar o seu negócio ou projeto.

Isso por si só deve fazer você querer entender a definição e as razões para usar um orçamento operacional. Explicaremos isso e veremos o que deve ser incluído em seu orçamento operacional. Como um bônus adicional, também ofereceremos um modelo de orçamento operacional gratuito para Excel.

O que é um orçamento operacional?

Um orçamento operacional é uma ferramenta que permite estimar as receitas e despesas que você espera ter para o próximo ano. Ele fornece uma estimativa mais detalhada e precisa, detalhando suas despesas. Esse processo geralmente é feito no quarto trimestre ou no final do ano para ter uma visão do que esperar financeiramente no próximo ano.

A previsão de suas receitas e despesas faz mais do que ajudar a criar um orçamento preciso para o novo ano, por mais importante que isso seja. Também é usado para definir metas para as empresas, para que tenham expectativas e metas realistas. Isso possibilita bater as metas e ainda alcançar a lucratividade. Para os gerentes de projeto, um orçamento operacional é uma ótima ferramenta para acompanhar o progresso financeiro e permanecer dentro do orçamento, garantindo que os custos reais correspondam aos custos planejados.

Um orçamento operacional não precisa ser um empreendimento anual. Conforme usado no gerenciamento de projetos, ele pode ser revisado mensalmente e as empresas costumam fazer relatórios trimestrais. Revisar e revisar o orçamento operacional também é importante, pois sempre haverá despesas inesperadas que impactam a previsão. Ser capaz de usar o orçamento operacional como um documento vivo significa que as empresas e os projetos podem responder à pressão do mercado e às mudanças no escopo e se ajustar adequadamente para evitar gastos excessivos.

Para analisar e revisar seu orçamento operacional, você precisa de um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado com painéis em tempo real que fornecem uma visão geral de alto nível do seu projeto. Nosso painel ao vivo coleta automaticamente dados sobre custos e outras métricas, que são exibidos em gráficos e gráficos fáceis de ler. Você pode dar uma olhada no seu orçamento a qualquer momento e, o melhor de tudo, não há necessidade de configuração demorada como nas alternativas leves. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que você deve usar um orçamento operacional?

Os orçamentos operacionais são usados ​​por todos, de empresários a gerentes de projeto, para estimar receitas e despesas futuras. Mas eles também são uma ótima ferramenta, como observamos, para capturar se você estiver mantendo esse orçamento. Eles podem ajudar a rastrear as operações do dia a dia para mantê-lo dentro do seu orçamento enquanto você analisa seus gastos reais em comparação com o que esperava gastar em um determinado período.

O uso de orçamentos operacionais também é fundamental para tornar sua empresa ou projeto financeiramente responsável. Ao rastrear suas receitas e despesas, você pode descobrir mais facilmente áreas em seu orçamento que são desperdiçadas e podem ser reduzidas para aumentar a lucratividade. Além da importante eficiência de custo que isso proporciona, um orçamento operacional é um grande trunfo para planejar e gerenciar seus recursos em um projeto. Você pode ver quanto pode gastar no próximo ano e planejar de acordo.

Ao planejar seu próximo orçamento operacional, o orçamento operacional anterior é valioso. Ele fornece dados históricos para entender melhor para onde foi seu dinheiro, o que permite que você tome decisões mais informadas ao planejar seu novo orçamento operacional. Usar esse antigo orçamento operacional com o conhecimento que você tem de como o ano realmente se desenrolou permite que você edite seu orçamento operacional para ajustar-se a esses problemas. À medida que você continua a fazer ajustes, seu orçamento operacional se torna mais preciso.

O que deve ser incluído em um orçamento operacional?

Um orçamento operacional ajuda você a criar estratégias e faz parte do que torna um negócio lucrativo ou um projeto bem-sucedido. Ele configura seu negócio ou projeto para o próximo ano e fornece os dados de que você precisa para controlar se está cumprindo seu orçamento.

Isso requer que você faça um orçamento operacional detalhado. Há várias seções que permitem estimar receitas e despesas para o próximo ano e rastreá-las para manter seu orçamento. Essas seções incluem o orçamento de vendas, custos, despesas operacionais e despesas inesperadas.

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Orçamento de vendas

Se você está fazendo um projeto ou serviço, precisa começar com um orçamento de vendas. Esta é uma estimativa mensal de quantos produtos ou serviços você venderá e qual receita essas vendas trarão para o negócio. Ao fazer isso mensalmente, você pode se ajustar melhor às mudanças sazonais.

Para fazer uma estimativa precisa do seu orçamento de vendas, você precisa listar esses produtos ou serviços, incluindo quaisquer variações, como tamanho, cor etc., que você também pode produzir ao longo do ano. Você deve revisar as vendas do ano passado, pois os dados financeiros anteriores ajudam a criar um orçamento de vendas mais preciso.

Algumas coisas para se pensar ao determinar o que seu orçamento de vendas incluirá são como suas vendas mensais geralmente se parecem, se seu produto ou serviço é afetado pela sazonalidade, se haverá um novo lançamento de produto ou serviço para o próximo ano e como o marketing afetará as vendas.

custos

Custos são despesas diretas com a venda de seu produto ou serviço. Esses custos diretos podem incluir quaisquer materiais que você usa para fabricar seu produto. O custo da mão de obra envolvida na fabricação do seu produto ou serviço também faz parte do seu custo orçamentário, mesmo que você terceirizar a mão de obra. Qualquer mercadoria que você revender também deve ser adicionada aos custos do seu orçamento.

Todos esses custos relacionados ao seu produto ou serviço ao longo do ano serão os custos do seu orçamento. Você vai querer descobrir quanto é o custo por unidade e depois multiplicá-lo por quantas unidades você vendeu, que é o custo total. Esse valor é determinado para cada item de linha nos custos do orçamento e deve ser somado para obter o custo total do mês.

Despesas operacionais

Aqui você deseja listar todas as suas despesas, incluindo custos variáveis ​​e custos fixos. Por exemplo, custos variáveis ​​são aqueles que mudam de mês para mês, como custos de marketing, compra única de software, salários por hora, custos de envio, suprimentos e muito mais. Os custos fixos são então aqueles que permanecem inalterados mês a mês, que incluem aluguel, assinaturas de software, salários, seguros e assim por diante. Você adicionará cada um deles como um item de linha e, em seguida, adicionará os custos fixos e variáveis ​​juntos para obter um total mensal.

Despesas inesperadas

A última parte do seu orçamento operacional são as despesas inesperadas. Sempre haverá algo que afetará seu orçamento. Para não ser desviado por essas despesas inesperadas, você precisa fornecer um pouco de folga em seu orçamento para absorvê-las. Existem duas maneiras de se preparar para despesas inesperadas; uma é reservar fundos que você acha que cobrirão essas despesas e, a segunda é aumentar suas despesas mensais em uma porcentagem, talvez 10%.

Esses dados ajudam a determinar seu lucro líquido seguindo esta equação:

Receita – Custos – Despesas – Despesas Inesperadas = Lucro Líquido

Exemplo de orçamento operacional

Todas essas informações podem ser difíceis de processar, e é por isso que temos um exemplo de orçamento operacional. Nele, preenchemos alguns exemplos com o widget genérico, adicionando preços de venda, custo, despesas operacionais e despesas inesperadas. Você pode ver tudo em nosso modelo de orçamento operacional gratuito para Excel, que pode ser baixado e usado em seu próximo orçamento operacional. É uma das dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que você pode usar para ajudá-lo a estimar, planejar e gerenciar seus projetos.

O ProjectManager ajuda você a controlar os orçamentos operacionais

Um modelo de orçamento operacional pode ajudá-lo a descobrir seu orçamento, mas não permitirá que você o gerencie facilmente. O software de gerenciamento de projetos fornece as ferramentas necessárias para controlar suas despesas e garantir que você não gaste demais. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar seu orçamento em tempo real.

Planeje e gerencie orçamentos com gráficos de Gantt robustos

Depois de ter um orçamento, adicione-o ao nosso software e organize esses custos em nosso gráfico de Gantt. Você pode atribuir custos a recursos e tarefas e filtrar o caminho crítico para ver quais dessas tarefas são essenciais para entregar seu projeto. Em seguida, defina uma linha de base para capturar seu plano e rastrear seus custos planejados em relação aos custos reais para identificar quaisquer gastos excessivos e resolvê-los antes que eles afetem negativamente seu orçamento.

Rastreie recursos com gráficos de carga de trabalho e planilhas de horas

Recursos, como mão de obra, materiais, etc., precisam ser gerenciados. Nossos recursos de gerenciamento de recursos ajudam você a acompanhar todos os seus recursos em tempo real. O gráfico de Gantt rastreia recursos humanos e não humanos, mas esse é apenas o ponto de partida. Alterne para o gráfico de carga de trabalho com código de cores para ver quem está superalocado e equilibre os recursos de sua equipe diretamente desse gráfico para mantê-los trabalhando em sua capacidade máxima. Outra forma de controlar os custos é com nossos quadros de horários seguros, que são atualizados automaticamente para mostrar as horas registradas de cada membro da equipe.

Se você quiser mais informações, use nossas ferramentas de relatórios. Cada relatório é personalizável para que você possa filtrar os resultados para mostrar apenas o que deseja ver para quadros de horários, carga de trabalho, status do projeto e muito mais. Os relatórios também podem ser compartilhados em vários formatos para manter os interessados ​​informados. Nosso software ajuda você a evitar que seu orçamento fique fora de controle.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que ajuda você a criar orçamentos realistas e gerenciá-los para não gastar demais. Use nossos recursos de gerenciamento de tarefas para manter as equipes produtivas e nossas ferramentas de gerenciamento de riscos para evitar que problemas potencialmente prejudiciais tirem seu orçamento. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que estão usando nosso software para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.