O que é Controle de Mudanças no Gerenciamento de Projetos?

Nem toda mudança é igual em um projeto. Algumas mudanças acontecem com você, como atrasos climáticos, doenças - outras são solicitadas. Qualquer que seja a mudança, ela deve ser gerenciada e analisada, e então aceita ou rejeitada. Se a mudança for aceita, ela deve ser respondida – o que abre todo um novo conjunto de procedimentos de controle de mudanças para garantir que você permaneça no caminho certo e dentro do orçamento.

O controle de mudanças é o processo usado para gerenciar todas essas variáveis. Se ocorrer uma mudança (o que sempre acontece), é crucial que você tenha um mecanismo para controlar esse processo. Mas o que é controle de mudanças no gerenciamento de projetos e quais são as etapas necessárias para implementá-lo?

O que é Controle de Mudanças?

O controle de mudanças é uma metodologia usada para gerenciar qualquer solicitação de mudança que afete a linha de base do seu projeto. É uma maneira de capturar essa mudança desde o ponto em que ela foi identificada em cada etapa do ciclo do projeto. Isso inclui avaliar a solicitação e depois aprová-la, rejeitá-la ou adiá-la.

O objetivo desse processo é garantir que você não esteja alterando coisas no projeto que não precisam ser alteradas. A última coisa que você quer fazer é interromper o projeto sem uma boa razão, desperdiçando tempo e recursos valiosos. Quaisquer alterações aprovadas são então documentadas. O processo de controle de mudanças faz parte do plano maior de gerenciamento de mudanças.

Elementos-chave do Controle de Mudanças

Existem alguns elementos-chave que constroem uma estrutura de controle de mudanças para o gerenciamento de projetos. Aqui está uma breve descrição deles.

• Conselho de Controle de Mudanças: Um conselho de controle de mudanças é um grupo de representantes da equipe do projeto que se reúne regularmente para aprovar ou reprovar solicitações de mudança. Se eles aprovarem uma solicitação de alteração, ela poderá se transformar em um pedido de alteração.
• Solicitações de mudança: Uma solicitação de mudança é uma petição formal para mudança em um projeto. É um documento que explica quais são as mudanças a serem feitas e as principais razões pelas quais elas devem ser implementadas.

  As solicitações de mudança podem ser enviadas por partes interessadas internas ou externas do projeto. Nosso modelo de solicitação de alteração gratuito pode ajudá-lo a simplificar esse processo.

• Pedidos de mudança: Uma vez que o conselho de controle de mudanças tenha aprovado uma solicitação de mudança, um pedido de mudança é assinado pelo conselho e pelos clientes ou partes interessadas.

  Este é um acordo de ambas as partes para alterar as condições que foram inicialmente redigidas no contrato original. Nosso modelo de pedido de alteração gratuito é uma ótima ferramenta para criar seus pedidos de alteração.

• Log de alterações: um log de alterações é uma ferramenta de gerenciamento de alterações usada para documentar todas as alterações feitas em um plano de projeto ou em quaisquer contratos. É uma ferramenta indispensável para qualquer gerente de projeto.

O Papel da Solicitação de Mudança

Uma solicitação de mudança geralmente é o gatilho que inicia o processo de controle de mudanças. A solicitação de mudança pode ser originada de partes interessadas solicitando novos recursos, a necessidade de reparar algo que se mostre defeituoso durante a fase de execução, atualizações ou qualquer outra causa. Seja qual for ou de onde venha a mudança, o controle de mudanças determina seu valor e como implementá-la viável.

Os procedimentos de gerenciamento de mudanças podem variar entre os setores. Por exemplo, formulários de pedido de alteração são usados ​​por empresas de construção para fazer alterações no escopo de um projeto de construção.

O controle de mudanças vem em muitas formas, mas o processo de controle de mudanças é mais eficaz quando executado com software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager permite que você capture a mudança em seu projeto quando você a descobrir em uma lista de tarefas, quadro kanban, gráfico de Gantt ou planilha. Em seguida, gerencie essa mudança com painéis em tempo real e relatórios instantâneos. Comece gratuitamente.

Quais são os benefícios de um controle de mudanças bem executado?

Se você sabe que chegará um ponto (ou muitos pontos) em seu projeto que exigirá uma decisão sobre alguma mudança grande ou pequena, então é seguro dizer que, como gerente de projeto, você desejará ter um processo associado a esta situação para garantir que a mudança vale o esforço. Em seguida, você desejará ter uma maneira de gerenciar a mudança para garantir que ela não afete negativamente o cronograma e os custos do seu projeto.

Gerenciar mudanças de forma eficaz é crucial para trazer seu projeto no prazo e dentro do orçamento. Mas também há benefícios inesperados que vêm do controle de mudanças. Por um lado, melhora o trabalho em equipe. A mudança é uma oportunidade para sua equipe trabalhar em conjunto para descobrir como responder à solicitação de mudança. O trabalho em equipe envolvido no controle de mudanças pode ser um benefício para a produtividade de todo o projeto.

O controle de mudanças não apenas reforça a capacidade de sua equipe de trabalhar melhor em conjunto, mas os efeitos positivos se refletem na eficiência geral. Trabalha de mãos dadas com o trabalho em equipe, é claro. Mas quanto mais você engaja sua equipe no controle de mudanças, mais hábeis eles se tornam em resolver problemas rapidamente. Isso ajuda na mudança, naturalmente, mas também tornará sua equipe mais eficaz em todas as suas funções.

A equipe não é a única beneficiária dos aspectos positivos relacionados ao bom controle de mudanças; os gerentes também são ajudados. O controle de mudanças informa o gerente de projeto durante a fase de planejamento do projeto. Eles começarão a pensar sobre a mudança e como responder melhor a ela e aprenderão com sua experiência com o controle de mudanças para colocar mais salvaguardas antecipadamente em seu planejamento para projetos futuros.

5 Passos para o Processo de Controle de Mudanças

Ao conhecer os cinco estágios do controle de mudanças e o que eles implicam, você pode garantir que seu projeto e sua organização possam colher os benefícios e evitar as armadilhas de um processo de controle de mudanças ruim. Ao passar por esse processo, lembre-se desses dois documentos principais (para os quais fornecemos modelos!) para ajudá-lo a gerenciar seu controle de alterações: seu registro de alterações e formulários de solicitação de alteração.

1. Propor alteração

A primeira coisa a fazer é identificar a mudança. Isso pode vir de qualquer pessoa da equipe do projeto, de uma parte interessada ou até mesmo de um cliente. Deve haver um canal aberto para que essas sugestões fluam. A proposta de mudança descreveria a mudança e como ela beneficiaria o projeto ou a organização. Se houver outros motivos para a alteração, descreva-os no formulário de solicitação de alteração. Isso seria então adicionado ao log de alterações.

2. Resumo do Impacto

Uma vez que a mudança foi proposta, cabe agora ao gerente de projeto considerá-la no contexto mais amplo do projeto. Como essa mudança afetará uma série de variáveis? Algumas das coisas a se pensar são os custos e se haveria economia ou um desembolso maior de dinheiro necessário. Quais são os benefícios dessas questões de custo? Existem restrições legais ou regulamentares? Como a mudança afetará sua agenda? Você precisará empregar mais recursos? E quanto a outros projetos e ao negócio em geral? A mudança trará novos riscos ou problemas para o projeto? Uma vez que o gerente de projeto tenha feito a devida diligência, eles recomendam que a mudança seja aprovada ou negada.

3. Tomando uma decisão

O gerente de projeto faz a recomendação, mas nem sempre é a autoridade para tomar a decisão final sobre a mudança. Quem quer que seja essa pessoa ou essas pessoas, o gerente de projeto apresentará suas descobertas a eles. Então, a pessoa ou pessoas autorizadas a tomar a decisão aceitarão a mudança; aceite a alteração, mas com notas e condições; rejeitar a alteração; ou adiar, o que significa que a alteração não será transportada neste momento, mas será deliberada posteriormente.

4. Faça a mudança

Se a mudança não for aprovada, isso é status quo no que diz respeito ao gerenciamento do projeto. No entanto, uma mudança que foi aceita passa para o estágio de planejamento. Você desenvolverá um plano de ação, incluindo um cronograma com datas de início e término, todos os quais devem ser aprovados pelas partes interessadas do projeto. O plano deve incluir um teste de regressão caso a mudança seja muito problemática para seguir até o fim e o projeto deve retornar à sua intenção original. Depois que o plano de mudança é concluído, geralmente é seguido por uma autópsia para revisar quaisquer contratempos e sucessos.

5. Fechamento

Assim como em qualquer projeto, a fase final do seu plano de controle de mudanças é encerrá-lo. Isso inclui a pessoa que solicitou a mudança para supervisionar a entrega final e garantir que ela concorde com ela. Depois de assinarem a alteração, qualquer papelada pendente deve ser preenchida, como o registro de alterações, e arquivada para uso futuro.

Exemplo de Processo de Controle de Mudanças

Vamos dar uma olhada em uma mudança hipotética em um projeto e passar pelas cinco etapas que fazem parte do processo de controle de mudanças. Pegue algo tão simples quanto pintar uma casa. O cliente propõe uma mudança de cor do branco acordado para o verde claro.

1. A mudança é feita durante uma reunião com o gerente do projeto de construção, que cria uma proposta de mudança para capturar a mudança.
2. A equipe de construção então analisa o impacto que a mudança de cor terá no projeto. Já compraram a tinta branca, a tinta verde é mais cara, etc?
3. Depois de pesquisar seu impacto, o gerente do projeto tomará uma decisão. Se o futuro afetar o orçamento, o cliente será consultado.
4. Uma vez que todos estejam de acordo, a mudança é feita. A nova tinta é comprada e aplicada na construção.
5. O cliente aprova a pintura e qualquer alteração de custo, o que encerra esse processo de controle de alterações.

Modelos de Controle de Mudanças Gratuitos

O controle de mudanças requer muito trabalho. Os modelos podem codificar o processo de controle de alterações para garantir que você cobriu todas as bases. ProjectManager é a principal fonte online de modelos de gerenciamento de projetos, que abordam todos os aspectos do gerenciamento de seu trabalho. O melhor de tudo é que os downloads são todos gratuitos. Aqui estão alguns modelos gratuitos relacionados ao controle de alterações para experimentar.

Modelo de Formulário de Pedido de Alteração

O modelo de formulário de pedido de alteração gratuito para Excel ajuda você não apenas a identificar a alteração em seu projeto, mas também a fornecer informações detalhadas para colocá-la em contexto. Por exemplo, você pode anotar a oportunidade que a mudança vai proporcionar ao trabalho, descrever o motivo da mudança, quanto tempo vai demorar e ter a aprovação de quem a solicitou e autorizou.

Alterar modelo de registro

Depois de identificar a alteração e ter a aprovação para prosseguir, você precisa de um modelo que possa rastrear essa alteração para garantir que você esteja cumprindo o cronograma. Nosso modelo de registro de alterações gratuito para Excel tem todos os detalhes necessários para monitorar a alteração. Do tipo de solicitação à data identificada, da prioridade ao seu status, está tudo aqui para o seu processo de controle de mudanças.

Modelo de painel do projeto

Gerentes e partes interessadas estão interessados ​​nessa mudança que você está fazendo no projeto. Eles querem ter certeza de que está indo adiante como planejado e não impactando negativamente o projeto. Com nosso modelo de painel de projeto gratuito para Excel, você pode manter todos atualizados. O modelo gratuito cria gráficos que mostram a carga de trabalho, os custos e as métricas de tarefas assim que você alimenta os dados manualmente.

Como o ProjectManager pode ajudar no seu controle de mudanças?

Os modelos são uma ótima maneira de iniciar seu processo de controle de alterações, mas o software oferece muito mais. ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e trabalhos que organiza riscos, problemas e mudanças dentro de um projeto. O controle de mudanças é realmente um subprojeto do projeto maior que você está gerenciando. Você precisa de um software com recursos para capturar o que pode se beneficiar de uma mudança, planejar essa mudança e depois monitorar e relatar sobre ela. Podemos fazer tudo isso e muito mais, sem que você precise sair da nossa ferramenta.

Acompanhe o progresso de suas alterações

A mudança ocorre por muitas razões, mas a maioria delas é iniciada por forças externas. Ficar de olho no seu projeto é uma maneira de identificar problemas e respondê-los antes que se tornem problemas. Nosso painel em tempo real rastreia várias métricas do projeto, calcula os dados automaticamente e exibe os resultados em gráficos e tabelas coloridas. O uso adequado do painel pode fornecer sinais precoces sobre quaisquer problemas do seu projeto.

Colaborar na alteração e anexar documentos

Depois de identificar a mudança, o próximo passo é fazer o trabalho para determinar se vale a pena persegui-la ou não. Embora o gerente de projeto colete dados e faça uma recomendação, o processo pode ser facilitado por nossa plataforma colaborativa. Todos da equipe têm um espaço para comentar e até anexar documentos e imagens relacionados à mudança. Quando o gerente de projeto tem uma recomendação, ele pode respaldá-la para as partes interessadas.

Faça planos de gerenciamento de mudanças

Se a sua mudança for aprovada, aí vem o planejamento. Temos um gráfico de Gantt interativo que coleta todas as suas tarefas e as coloca em uma linha do tempo depois de determinar a duração de cada uma. Você pode então vincular tarefas dependentes, configurar marcos para dividir o projeto em fases e até mesmo atribuir a partir do Gantt. As equipes podem colaborar em suas tarefas e o progresso é indicado pelo sombreado na barra de duração.

O ProjectManager é um software baseado em nuvem que gerencia as alterações do projeto com recursos que ajudam você em todas as etapas do controle geral do projeto. Identifique o que precisa mudar, planeje a mudança e acompanhe seu progresso, tudo com a mesma ferramenta que você já possui para gerenciar o projeto maior. Assuma o controle total das alterações do projeto fazendo este teste gratuito de 30 dias.