O que é Administração de Contratos? Principais práticas e processos

Se você já trabalhou em um projeto de grande escala – especialmente um projeto de construção – está familiarizado com o conceito de administração de contratos. Um empregador contrata um empreiteiro para fazer o trabalho. As duas partes chegam a um acordo sobre qual será o trabalho, quanto tempo levará e quanto valerá. Esses detalhes são descritos e consolidados em um documento oficial; um contrato.

Mas o que exatamente acontece na criação desses documentos? Elaborar um contrato não é tão simples quanto duas partes sentando e conversando. A administração de contratos requer tanta atenção e cuidado quanto qualquer outro aspecto do trabalho.

O que é Administração de Contratos?

A administração do contrato é o processo de criação de um contrato entre empregador e contratado. O processo termina quando o contrato é acordado e todos assinaram a linha pontilhada. Esses documentos são criados para proteger os dois lados do acordo caso algo dê errado ou precise ser alterado.

Esses são o início e os pontos finais da administração de contratos, mas no meio, há muito trabalho a ser feito, como planejamento, estimativa e licitação de contratos. O primeiro passo é entender os desejos e necessidades de cada parte. Esta não é uma tarefa simples e envolve tempo e esforço. Em seguida, o administrador do contrato coloca esses desejos, necessidades, expectativas etc. em uma forma escrita que seja fácil de entender e consultar.

A administração de contratos pode ser um processo longo, especialmente se for a primeira vez que um empregador e um contratado trabalham juntos. Também pode ser prolongado, pois o processo de planejamento do projeto pode exigir alterações no contrato. Todas essas mudanças e ajustes, bem como negociações iniciais, reuniões e muito mais, estão sob a égide da administração de contratos.

O que é um Administrador de Contratos?

Um administrador de contratos normalmente é um terceiro com amplo conhecimento de finanças empresariais e direito contratual. Às vezes, um cliente ou alguém da equipe do cliente pode atuar como administrador do contrato, mas isso não é recomendado. Quando este é o caso, a administração do contrato pode rapidamente se tornar unilateral e tendenciosa. Isso pode levar a animosidade entre o proprietário e o construtor.

Os administradores de contrato são contratados para atuar como “intermediários” para proprietários de projetos, empreiteiros ou subempreiteiros para representar e comunicar suas expectativas. Esses indivíduos determinam as melhores maneiras de deixar ambas as partes felizes e até negociar para cada parte, se necessário.

Os deveres de um administrador de contrato variam dependendo do contrato e do tipo de projeto de construção. Cada contrato terá um conjunto único de demandas. O fator consistente é definir claramente os termos do contrato e garantir a comunicação e o bom relacionamento entre empregador e contratado.

Qual é o papel do administrador do contrato?

Pense no administrador do contrato como um mediador imparcial. Enquanto um contrato está sendo criado, pode haver erros, disputas e falhas de comunicação. É trabalho do administrador do contrato supervisionar o que está acontecendo e produzir a melhor versão possível do contrato.

De muitas maneiras, um administrador de contrato é como o conselheiro de um casal. Não precisa necessariamente haver um problema para que o casal se beneficie do aconselhamento. Mas, na maioria das vezes, empregadores e contratados vão e voltam em termos, compras, preços e outras coisas até que ambas as partes estejam satisfeitas. Ter alguém dedicado a gerenciar essas discussões torna o processo mais tranquilo.

Alguns exemplos de fatores pelos quais um administrador de contrato será responsável são:

• Gerenciamento de disputas
• Fornecendo atualizações de contrato
• Coordenação com diferentes departamentos, como a equipe jurídica
• Tomar decisões justas e imparciais
• Análise de riscos
• Estabelecendo padrões de qualidade
• Comunicando expectativas
• Marcando reuniões

Um administrador de contrato está lá para facilitar a vida, criar um documento mais forte e iniciar um forte relacionamento empregador/contratado. Este contrato pode fazer ou quebrar o projeto, como um todo. A falta de comunicação e os mal-entendidos são as principais causas do fracasso do projeto, e um ótimo administrador de contratos pode evitar isso.

Administração de Contratos vs. Gerenciamento de Contratos

A administração de contratos é comumente confundida com gerenciamento de contratos, mas os dois não são sinônimos. A administração do contrato é um processo que só ocorre antes da finalização do contrato. Uma vez finalizado o contrato, inicia-se a gestão do contrato.

Um administrador de contrato é responsável por garantir que ambas as partes estejam satisfeitas com o contrato que criam juntas. Um gerente de contrato, por outro lado, lida com contratos durante o próprio projeto. Isso assume a forma de responder a perguntas, fazer mudanças e mediar conflitos. Esses dois papéis exigem conjuntos de habilidades diferentes e, portanto, são dois papéis distintos.

Melhores práticas para administração de contratos

A administração de contratos será diferente de projeto para projeto, pois cada contrato terá diferentes termos, acordos, objetivos, etc. Ainda assim, existem algumas regras básicas que se aplicam a todos os tipos de administração de contratos:

• Familiarize-se com o projeto: Para administrar o contrato, o administrador do contrato deve entendê-lo no contexto do projeto. Ao fazer isso, eles são capazes de responder a perguntas que possam surgir e ajustar suas estratégias dependendo do tipo de projeto, tamanho, etc. Eles também estão mais preparados para responder a perguntas de qualquer uma das partes dentro do contrato.
• Prepare-se para resultados inesperados: Existem algumas precauções extras que um administrador de contrato pode tomar para estar um passo à frente. Um administrador de construção deve se preparar para uma situação em que um empregador ou empreiteiro queira fazer mudanças significativas em um contrato. Quando e se isso acontecer, um administrador de contrato, idealmente, já terá uma resposta ao risco para prosseguir.
• Objetivo Restante: Geralmente, o administrador do contrato é um terceiro para que ele possa permanecer totalmente neutro, mas há casos em que ele faz parte da equipe do cliente ou do comprador. Quando este for o caso, o administrador do contrato deve fazer um esforço extra para permanecer totalmente objetivo.

Como o ProjectManager ajuda na administração de contratos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que organiza tudo relacionado ao seu projeto, desde contratos feitos com fornecedores e contratados até planos e relatórios de projetos. Com nosso poderoso software, projetos de construção e administração de contratos são muito mais fáceis.

Armazenar arquivos

O ProjectManager facilita o upload de todos os seus documentos importantes em um local central. Isso inclui seu contrato, em todas as suas etapas. Isso significa não mais pular entre diferentes guias e janelas para consultar documentos e correspondências importantes. Depois de carregar seus documentos em nossa ferramenta, você pode adicionar comentários e marcar os usuários para que eles não percam nada.

Plano

Quando todos os seus documentos estiverem em um só lugar, você também poderá consultar planos de projeto, cronogramas e muito mais enquanto o contrato está sendo escrito. Um plano de projeto, especialmente, conterá informações pertinentes para incluir no documento final. Monitore a progressão do seu projeto em nossos robustos gráficos de Gantt e atualize os contratos de acordo, tudo em uma única ferramenta.

Acompanhar

Os painéis em tempo real do ProjectManager oferecem aos gerentes de projeto de construção uma visão panorâmica do desempenho do projeto para garantir que os empreiteiros cumpram os termos e condições dos contratos. Conosco, você obtém recursos que facilitam tanto a administração de contratos quanto o gerenciamento de projetos de construção.

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A administração de contratos é muito importante em diferentes setores. Enquanto houver proprietários de projetos, contratados e subcontratados, você precisará de contratos para gerenciar projetos com sucesso. Aqui estão alguns exemplos de contratos comumente usados ​​para gerenciamento de projetos.

• Contrato de Reembolso de Custos
• Contrato de tempo e materiais
• Contrato de custo mais
• Contrato de preço fixo
• Fabricação por contrato

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