Entregabilidade de e-mail: por que os e-mails vão para o spam e o que fazer sobre isso

Tanto esforço é feito para criar o email perfeito para seus clientes ou apoiadores.

Mas então alguém lhe diz que não recebeu seu e-mail. Você verifica seus relatórios de e-mail e vê que apenas 2 em cada 5 pessoas abriram seu e-mail. Você pode se perguntar: “Meu e-mail foi marcado como spam?” Embora possa não ser verdade todas as vezes, isso certamente é possível. Isso é entregabilidade de e-mail.

Neste artigo, mostrarei por que a capacidade de entrega de e-mail é tão importante e como você pode evitar que seu e-mail vá para o spam.

Se você é um cliente Constant Contact, você está com sorte! Fazemos a maior parte do trabalho pesado para garantir que seus e-mails cheguem onde precisam ir — para a caixa de entrada de seus assinantes e não para a pasta de spam.
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Por que a capacidade de entrega de e-mail é importante

A maioria das pessoas não pensa em entregabilidade até que tenha um grande problema com a reputação do remetente – como quando centenas, ou em alguns casos milhares, de e-mails não chegam aos clientes. Só porque um e-mail não é devolvido, não significa que foi entregue.

Na verdade, de acordo com o Email Deliverability Benchmark Report da Validity, até 17% dos e-mails não chegaram à caixa de entrada .

Se você estiver usando o marketing por e-mail para sua pequena empresa, sabe como é importante garantir que seus e-mails de marketing cheguem às caixas de entrada de e-mail de seus clientes. Quando suas comunicações não alcançam seus clientes, você pode perder receita potencial e também pode prejudicar sua reputação.

Considere o seguinte: se você tem 1.000 contatos em sua lista, mas apenas 83% dos seus e-mails são entregues, então 170 contatos nem sequer receberam seu e-mail. Muitos desses contatos podem não ter esperado a mensagem, então eles não sabem que estão perdendo. Mesmo que eles percebam, eles podem não verificar o que aconteceu. Eles podem simplesmente parar de fazer negócios com você, especialmente se isso acontecer repetidamente.

Embora o impacto seja exclusivo para cada empresa ou organização, tire um minuto para se perguntar: o que significa perder mais de 17% da minha lista de e-mails?

Explicação da capacidade de entrega do e-mail

Simplificando, a capacidade de entrega de e-mail mede a porcentagem de e-mails entregues com sucesso nas caixas de entrada de seus clientes. É um pouco diferente da taxa de entrega de e-mail, pois esta verifica se seu e-mail foi devolvido, mas não confirma que realmente chegou a uma caixa de entrada ou pasta de lixo eletrônico. A capacidade de entrega de e-mail é uma medida melhor de sucesso, pois verifica se seu e-mail chegou à caixa de entrada de um cliente ou não. E-mails que chegam à caixa de entrada têm maior chance de serem abertos.

As falhas de entrega de e-mail acontecem quando seu e-mail chega à pasta de lixo eletrônico/spam de um cliente ou foi bloqueado por um provedor de serviços de Internet (ISP).

Por que meu e-mail está indo para o spam?

Não há uma resposta simples para todos explicarem por que os e-mails estão acabando na pasta de spam, mas alguns dos motivos mais comuns pelos quais os e-mails acabam como spam são:

• Enviar um e-mail a alguém antes de obter sua permissão expressa
• Seu endereço IP foi usado para spam no passado
• Destinatários anteriores de seus e-mails os denunciaram como spam
• Seus e-mails têm um número baixo de pessoas que os abrem, tornando-os irrelevantes e com spam para os clientes de e-mail
• Você está usando palavras de acionamento de spam que fazem você parecer spam na caixa de entrada
• Já faz muito tempo desde que você limpou e organizou sua lista de e-mail

Como melhorar a capacidade de entrega de e-mails e evitar que os e-mails sejam spam

Existem etapas que você pode seguir para manter baixo o número de e-mails que vão para o spam e garantir que seus boletins ou anúncios sejam entregues.

Aqui estão três fatores que ajudam seus e-mails a chegarem ao lugar certo:

1. Reputação da marca

Como proprietário de uma empresa, você sabe que sua reputação é importante; o que as pessoas pensam sobre o seu negócio é importante. É o mesmo com a capacidade de entrega de e-mail. Quanto melhor for a reputação do seu remetente, mais e-mails chegarão às caixas de entrada de seus clientes. Sua reputação de e-mail é medida pela qualidade de sua lista de e-mails e pelo grau em que você segue as práticas recomendadas de marketing por e-mail.

Pergunte a si mesmo:

• Você recebeu o consentimento de um cliente antes de enviar e-mails?
• Você está evitando palavras e frases de spam?
• Você está enviando conteúdo que os clientes desejam e consideram relevante?

Essas podem parecer perguntas básicas, mas são extremamente importantes quando se trata de construir uma boa reputação de e-mail.

Preste muita atenção às suas métricas de marketing por e-mail – devoluções, taxas de abertura e cliques – para acompanhar seu engajamento. Faça ajustes quando necessário. Além disso, certifique-se de não enviar muitos e-mails, pois os remetentes de alto volume geralmente acionam uma bandeira vermelha com um provedor de serviços de Internet (ISP), especialmente quando os volumes são inconsistentes.

Essas etapas ajudam você a evitar entrar na lista de bloqueio de um ISP. Aterrissar em uma lista de bloqueio significa que você foi marcado como um spammer que pode ser impedido de enviar mais e-mails. Uma boa reputação de e-mail ajuda o ISP a remover seu IP da lista.

2. Boa infraestrutura

A infraestrutura de entrega de e-mail é o software e o hardware usados ​​para enviar e-mails para seus clientes. Configurar e manter sua própria infraestrutura para e-mail marketing de alto volume pode ser cansativo e complicado, além de caro, especialmente para uma pequena empresa.

Há também o caso de descobrir qual endereço IP usar. Os IPs dedicados podem ser usados ​​exclusivamente para campanhas de gotejamento por e-mail e campanhas sensíveis ao tempo. Eles fornecem uma conexão direta com seu ISP, que, por sua vez, entrega e-mails para seus clientes em velocidades extremamente rápidas. Ou, se você enviar menos de 300.000 e-mails por campanha, poderá optar por um IP compartilhado.

Parece um pouco complicado? Felizmente, você não precisa se preocupar muito com a infraestrutura, desde que esteja usando o provedor de email marketing certo. Quando você envia e-mails através do Constant Contact, seus e-mails são enviados através de nossos servidores de e-mail e, portanto, serão associados ao nosso endereço IP. Trabalhamos duro para proteger nossa reputação de IP e monitoramos ativamente as contas para evitar atividades de spam. Também construímos relacionamentos com muitos ISPs para que possamos agir rapidamente para resolver problemas de reputação se eles surgirem.

3. Autenticação do remetente

A autenticação de e-mail permite que sua empresa assuma a responsabilidade pelos e-mails que você envia e garante que seu cliente possa validar que o e-mail chegou à sua empresa.

Golpes como phishing e spoofing — que se baseiam na falsificação do remetente de um e-mail — tornam-se muito mais fáceis de detectar quando um remetente de e-mail é autenticado. A autenticação também fornece uma identidade validada à qual seus dados de reputação de envio de e-mail podem ser associados. Os clientes podem ter certeza de que o e-mail entregue em suas caixas de entrada é legítimo.

Depois de autenticados, clientes de e-mail como Gmail, Outlook e outros podem usar os dados de reputação online do remetente para decidir o que fazer com os e-mails recebidos:

• BLOQUEIO: mensagens que falham na autenticação (fraude, phishing, golpes).
• PERMITIR: correio de remetentes bons conhecidos que passam na autenticação.
• Enviar para a pasta de spam : um e-mail desconhecido e não confiável.

Existem três métodos principais de autenticação que toda empresa deve implementar, a menos que esteja usando uma ferramenta de marketing por e-mail como Constant Contact

1. Sender Policy Framework (SPF Record): autentica quem pode enviar emails em nome do domínio encontrado no endereço do caminho de retorno (o domínio encontrado nos cabeçalhos usados ​​pelos servidores de email para devoluções).
2. DomainKeys Identified Mail (Autenticação DKIM): Desenvolvido em parte pelo Yahoo e busca validar que um e-mail foi enviado por um remetente de e-mail autorizado, utilizando uma chave de criptografia para verificar automaticamente a origem do e-mail.
3. DMARC: Uma política definida pelo domínio de envio que indica com que tipo de autenticação suas mensagens são assinadas (SPF ou DKIM) e informa ao domínio de recebimento o que ele deve fazer com o email (bounce, quarentena) se ele não passar na autenticação.

Etapas para melhorar sua reputação e capacidade de entrega de e-mail

Embora tudo isso possa parecer assustador, existem vários truques que você pode usar para manter sua reputação de e-mail intacta e seus clientes satisfeitos.

1. Sempre peça permissão

Não podemos enfatizar isso o suficiente! Se alguém não pediu para ouvir de você, é provável que eles não reconheçam seu e-mail na caixa de entrada e acabem excluindo seu e-mail sem lê-lo – ou pior, marcar você como spam. É imperativo que você peça a seus clientes que “aceitem” receber seus e-mails.

Isso é chamado de marketing por e-mail baseado em permissão e é o melhor caminho para desenvolver relacionamentos duradouros com os clientes. Ao pedir permissão, você pode criar uma lista de pessoas que estão interessadas em sua empresa e estão animadas para ouvir de você. Eles são mais propensos a abrir seu e-mail, menos propensos a marcá-lo como spam e permanecerão com você por mais tempo do que os contatos adicionados sem consentimento.

2. Evite armadilhas de spam que fazem seu e-mail parecer spam

Para minimizar a possibilidade de suas mensagens de e-mail serem filtradas como spam, você deve evitar o seguinte:

• Uso intenso de palavras de spam (como grátis, desconto, garantia, etc.)
• Escrevendo em letras maiúsculas : Você deve resistir à tentação de escrever em MAIÚSCULAS. Quando você usa todas as letras maiúsculas, não há diferenciação entre as palavras. Isso os torna mais difíceis de ler. Também faz com que seu e-mail pareça spam e aumenta drasticamente a probabilidade de seu e-mail ser filtrado da caixa de entrada.
• Uso excessivo de pontuação : O uso de muitos pontos de exclamação (!!!) é provável que tropece nos filtros de e-mail, especialmente quando usado em conjunto com palavras semelhantes a spam e letras maiúsculas.
• Adicionar muitos símbolos e links : O uso excessivo de $$, % ou outros símbolos e incluir muitos links “clique aqui” tende a acionar filtros de spam.

3. Apresente-se como um profissional

Crie suas linhas de assunto com cuidado e sempre combine sua linha de assunto com o conteúdo do seu e-mail. Nunca use táticas de spam, como deixar a linha de assunto em branco ou usar “RE:” para que o destinatário pense que é uma resposta a um e-mail anterior. Isso não apenas afeta sua reputação de e-mail, mas também ajuda você a obter mais clientes para abrir seus e-mails.

Não se esqueça: a aparência importa! Você deve ser consistente com o design do seu e-mail em todas as campanhas que enviar. Seu site e outros materiais de marketing têm a mesma aparência, então por que seus e-mails não deveriam?

Lembre-se, seu público está familiarizado com a identidade da sua marca. Se você decidir revisar completamente seu design, envie a seus clientes um e-mail de teaser para que eles saibam que as coisas estão mudando e informe-os quando eles devem esperar que a mudança aconteça. Dessa forma, seus clientes estão preparados e não dispensarão seu e-mail se não o reconhecerem.

4. Leve os cancelamentos de assinatura a sério

A GetData entrevistou mais de 500 usuários da Internet para saber os motivos mais comuns para cancelar a assinatura de um boletim informativo por e-mail. A maioria disse que recebeu muitos e-mails, e muitos disseram que os e-mails que receberam pareciam spam.

Em vez de forçar os clientes a receber seus e-mails (que eles podem não abrir e simplesmente excluir), é melhor dar a eles a opção de não participar.

Se você é um cliente do Constant Contact, cada e-mail que você envia inclui um link de cancelamento de assinatura. Além disso, certifique-se de monitorar a caixa de entrada do endereço que você está usando para enviar suas campanhas de e-mail, pois muitas pessoas responderão ao seu e-mail e pedirão para serem retiradas da sua lista. Se eles perguntarem, você vai querer removê-los imediatamente. Lembre-se — é melhor que eles sejam removidos da sua lista do que continuarem a receber seus e-mails e marcá-los como spam.

Provavelmente, você já esteve em ambos os lados do cancelamento de inscrição antes. Não se preocupe. Se alguém está inclinado a cancelar a assinatura, eles o farão. Apenas certifique-se de fornecer um valor consistente aos leitores e que eles saibam o tipo de conteúdo que receberão antes de se inscreverem.

5. Siga as leis sobre e-mail marketing

Ao enviar campanhas através do Constant Contact é muito importante que você cumpra as regras da legislação CAN-SPAM e CASL.

A Lei CAN-SPAM significa Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act. Embora essa lei não impeça o spam, ela torna a maioria dos spams ilegais e, em última análise, menos atraentes para os ISPs. A lei é específica sobre os requisitos para o envio de e-mail comercial e autoriza o governo federal a fazer cumprir a lei.

CASL é a abreviação da Legislação Anti-Spam Canadense que entrou em vigor em 2014. A CASL pretende proteger o comércio eletrônico no Canadá ao impedir formas prejudiciais ou enganosas de spam, como roubo de identidade, phishing e spyware.

Além do CASL, agora você precisa garantir que sua empresa siga os regulamentos do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), seja você uma empresa na União Europeia (UE) ou simplesmente tenha clientes na UE.

A Declaração de Privacidade Constant Contact explica o que coletamos e como lidamos com seus dados pessoais. Esta declaração inclui muitos exemplos de como os dados pessoais podem ser usados ​​pela Constant Contact. Sugerimos que você reserve um tempo para entender como isso se aplica a você.

É hora de melhorar suas taxas de entrega de e-mail

Os segredos para a entrega de e-mail são simples: mantenha uma lista de assinantes limpa e não envie spam.

Como cliente do Constant Contact, é mais provável que você esteja em conformidade com a legislação CAN-SPAM, CASL e GDPR no início. No entanto, a responsabilidade final é do seu negócio. Certifique-se sempre de:

• Envie e-mails e escreva conteúdo atraente que seus clientes desejam receber e ler
• Remova endereços de e-mail incorretos da sua lista de contatos, especialmente se uma mensagem for devolvida
• Use nossos produtos e ferramentas como pretendido. Na dúvida, peça ajuda a um Consultor de Marketing.

Estamos aqui para ajudá-lo a ficar por dentro das melhores práticas, reduzir devoluções e abrir seus e-mails. Aproveite o tempo para aprender como aumentar sua capacidade de entrega de e-mail e melhorar seu marketing por e-mail.