O que é design organizacional? Tipos, princípios e mais

A maioria das pessoas pensa que integridade significa ser honesto. Embora isso seja verdade, a palavra tem outro significado importante para o gerenciamento de projetos: o estado de ser inteiro e indiviso. De certa forma, você poderia chamar de design organizacional a abordagem para criar integridade em sua organização.

Por exemplo, um edifício que não tem integridade não pode ficar de pé. Da mesma forma, um projeto que não faz parte de um projeto de organização maior pode ter dificuldades para ter sucesso. Vamos definir o design organizacional e seus diferentes tipos e princípios.

O que é design organizacional?

O design organizacional é um processo para estruturar e administrar organizações. É preciso uma abordagem holística para o trabalho realizado em uma organização, incluindo formações de equipes, padrões de turno, relatórios, tomada de decisões, métodos de comunicação e muito mais. O propósito do design organizacional é ajudar uma organização a se destacar no que faz e ajudar a atingir seus objetivos. Isso pode significar tudo, desde uma reorganização em larga escala até mudanças sutis em estruturas e sistemas.

O design da organização geralmente entra em jogo à medida que uma organização está crescendo ou, inversamente, se está diminuindo. Qualquer uma dessas mudanças exige que uma empresa reexamine como faz negócios. Outras razões que estimulam o desenho da organização incluem uma mudança na liderança, na estratégia ou no mercado em que a organização opera.

Por que o design da organização é implementado é simplesmente para melhorar a forma como a organização funciona. Isso pode significar tudo, desde identificar ineficiências até tomar decisões melhores e mais rápidas. O design organizacional pode melhorar a qualidade dos bens ou serviços que uma organização produz, aumentar os lucros e fortalecer os relacionamentos com sua base de clientes. Internamente, pode proporcionar condições de trabalho mais seguras, uma força de trabalho mais feliz e motivada e preparar melhor a empresa para os desafios futuros.

Criar e implementar o desenho organizacional é considerado um projeto, algo que é mais bem sucedido com o software de gerenciamento de projetos. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda a organizar, monitorar e relatar o planejamento do projeto. Nossos gráficos de Gantt coletam todas as suas tarefas, vinculam dependências para evitar gargalos e até filtros para o caminho crítico. Você pode definir uma linha de base para acompanhar seu progresso real em relação ao progresso planejado em tempo real para manter o cronograma. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Princípios de Design Organizacional

Você só tem uma chance no design da organização e leva muito tempo e esforço. Se você não acertar, não colherá os frutos e provavelmente não terá uma segunda chance. Isso torna importante conhecer os princípios do design da organização e como percorrer o processo corretamente.

Cada organização é diferente, é claro, mas todas compartilham certas coisas em comum. Embora esses 10 princípios orientadores possam mudar um pouco dependendo de quem os está aplicando, eles continuam sendo um roteiro justo para os líderes que desejam recalibrar suas organizações para obter alguns dos muitos benefícios possíveis do design organizacional.

1. Liberte-se do Passado: A organização deve olhar reflexivamente para si mesma, seu propósito e como as mudanças nesses pilares fundamentais afetarão clientes, funcionários e investidores. À medida que você começar a explorar as mudanças, pense em como elas podem diferenciá-lo da concorrência e como essas mudanças ocorrerão nos próximos anos.
2. Projete com conhecimento de seu DNA: Para saber o que priorizar no design organizacional, recue e identifique os blocos de construção universais de sua organização. Todas as organizações podem ser divididas em elementos tangíveis ou formais, como como as decisões são tomadas, como os dados são processados ​​e como o trabalho é dividido. As empresas também têm elementos intangíveis ou informais, como a forma como as pessoas agem e são inspiradas a contribuir.
3. Fixe sua estrutura por último: O organograma da empresa pode parecer o primeiro passo lógico, mas você deseja criar uma ponte que levará a organização dos antigos caminhos aos novos. É um erro comum pensar que você pode simplesmente pular de uma estrutura para outra. Essa estrutura é a etapa final depois que você fez tudo para apoiá-la e as mudanças que ela iniciará.
4. Use seus principais talentos: você faz uma mudança capacitando as pessoas em sua organização, portanto, independentemente das mudanças estruturais que planeja fazer, você deseja identificar os pontos fortes de seus principais artistas e garantir que eles tenham poderes para colaborar e facilitar essas mudanças . A equipe de liderança é responsável pelo design bem-sucedido da organização.
5. Saiba o que você pode controlar: É importante listar as restrições que estão atrapalhando você como organização e os sacrifícios que você está sempre fazendo. Conheça suas limitações antes de qualquer tentativa de executar um novo design organizacional. Você também deve estar ciente dos regulamentos, escassez de suprimentos e demanda do cliente que estão fora de seu controle, mas não gaste muito tempo concentrando-se nas coisas que você pode mudar.
6. Promover a responsabilidade: você deseja manter todos responsáveis ​​por seus trabalhos, o que exige transparência e comunicações claras, não microgerenciamento. Essa é provavelmente a mudança mais importante que você pode fazer em sua organização. Se a comunicação fluir sem obstrução e todos estiverem assumindo a responsabilidade por seu trabalho, a estrutura que você projetar funcionará melhor.
7. O benchmarking não é tão importante quanto você pensa: pode haver problemas em rastrear o que os concorrentes estão fazendo. Embora possa ajudar a otimizar seu design e expor problemas ocultos, também reduz seus recursos exclusivos. Não é produtivo comparar sua organização com outras que possam ter uma proposta de valor ou capacidades diferentes. Se você precisar comparar, concentre-se em elementos selecionados em vez de toda a organização.
8. O design da organização deve se adequar ao objetivo da empresa: Cada organização é diferente e a estrutura certa para sua organização provavelmente não se encaixará em outra. Ao projetar a organização, certifique-se de que ela esteja alinhada ao seu propósito e seja consistente em toda a organização.
9. Não negligencie os elementos intangíveis: é fácil se concentrar nos elementos tangíveis do design da organização, como direitos de decisão e o organograma, mas isso não trará os resultados desejados. Em vez disso, equilibre o tangível com o intangível se quiser fazer as coisas. O tangível é importante, mas sem abordar como as pessoas pensam e agem nessa estrutura, você não mudará nada.
10. Construa em seus pontos fortes: Uma das melhores maneiras de implementar o design organizacional bem-sucedido é desenvolver seus pontos fortes. Muitas vezes, o design da organização está tão longe dos valores e pontos fortes da organização que está destinado ao fracasso. Certifique-se de encontrar os pontos fortes da organização e construir sobre essa base.

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Tipos de Design de Organização

Assim como não existe um tipo de organização, não existe um tipo de design organizacional. Essas várias estruturas organizacionais são uma estrutura para a organização distinguir poder e autoridade, papéis e responsabilidades e determinar como a informação fluirá pela organização. Vamos dar uma olhada em algumas das estruturas de design organizacional mais comuns que suportam o design organizacional.

Estrutura hierárquica

Este é um organograma compartilhado em pirâmide com o CEO ou gerente no topo e cada nível descendo na cadeia de comando até que a base seja os funcionários de nível básico. Isso define a autoridade, mostra a todos a quem eles se reportam e esclarece o plano de carreira. No entanto, uma estrutura hierárquica pode retardar a inovação e fazer com que os que estão na base da pirâmide se sintam fora do processo.

Estrutura funcional

Assim como na estrutura hierárquica, aqueles com mais autoridade e responsabilidade são colocados no topo do gráfico e ele desce por responsabilidade. No entanto, a organização é determinada pelo conjunto de habilidades e função na empresa, com cada departamento gerenciado de forma independente. Isso dá aos departamentos uma sensação de autodeterminação e a estrutura pode ser facilmente dimensionada. Mas uma estrutura funcional também pode criar silos na organização e bloquear as comunicações interdepartamentais.

Estrutura horizontal ou plana

Ao contrário de uma estrutura hierárquica, a estrutura horizontal é popular entre startups e outras organizações nas quais não há muita distância entre a gestão e os funcionários. Encoraja menos supervisão e mais envolvimento de todos na organização. Os funcionários se sentem donos e assumem mais responsabilidade. Promove a comunicação e acelera a entrega de novas ideias. No entanto, pode haver uma falta de supervisão que causa confusão e é difícil de manter em escala.

Estrutura divisional

Como o nome indica, cada divisão da organização controla seus próprios recursos como se fosse uma empresa independente dentro de uma organização maior. Cada divisão tem suas próprias equipes de marketing, vendas e TI. A estrutura se presta a organizações maiores e permite que sejam mais flexíveis, respondendo rapidamente às mudanças do mercado e às necessidades dos clientes com uma abordagem personalizada. Também pode criar recursos duplicados, desperdiçando tempo e energia. A comunicação também pode ser difícil entre as divisões, levando à competição interna dentro da organização maior.

Estrutura matriz

Essa estrutura semelhante a uma grade é ótima para equipes multifuncionais criadas para atender a projetos especiais. Essa estrutura ajuda a conectar partes díspares. A estrutura matricial também ajuda os gerentes a encontrar facilmente os membros da equipe para qualquer projeto que estejam liderando e fornece uma visão mais dinâmica da organização. Os funcionários são incentivados a usar suas habilidades além daquelas aplicadas à sua função original. Pode criar conflitos entre gerentes em diferentes departamentos.

Estrutura baseada em equipe

Como o nome sugere, essa estrutura organiza os funcionários por equipes. Isso vai contra o que é considerado uma estrutura hierárquica tradicional e é ideal para um ambiente mais colaborativo e de resolução de problemas, onde os funcionários têm mais controle. Isso pode aumentar a produtividade e o desempenho, quebrando a mentalidade de silo em favor de mais transparência. Também permite movimentos laterais em toda a organização e oferece menos supervisão gerencial. É uma ótima opção para gerenciamento ágil de projetos e equipes scrum. Ele tende a tornar os caminhos promocionais menos claros.

Estrutura de rede

Essa estrutura funciona bem para organizações que não têm seus serviços centralizados. Eles trabalham com fornecedores, subcontratados, freelancers, locais externos e escritórios satélites. Para trazer alguma ordem a essa mistura aparentemente caótica, uma estrutura de rede ajuda a abrir as comunicações entre os envolvidos em uma hierarquia antiquada. Ele visualiza os vários relacionamentos internos e externos na organização, promove um ambiente mais flexível e ajuda todos a entender o fluxo de trabalho para que possam colaborar mais livremente. No entanto, ainda pode ser complexo e dificulta saber quem tem autoridade sobre o quê.

Como o ProjectManager ajuda após o design da organização

Independentemente do tipo de design organizacional que você aplica em sua empresa, o ProjectManager é a única ferramenta de gerenciamento de trabalho e projeto necessária para conectar suas equipes híbridas e ajudá-las a aumentar a produtividade. Nossas múltiplas visualizações de projeto significam que você pode trabalhar como quiser, seja em uma estrutura hierárquica mais tradicional, uma estrutura plana e ágil ou uma versão híbrida.

Visualize o fluxo de trabalho com quadros Kanban

Já mostramos o gráfico de Gantt, que é ótimo para uma estrutura hierárquica, mas essa é apenas uma de nossas várias visualizações de projeto. Para uma estrutura simples ou baseada em equipe, você desejará usar quadros kanban para gerenciar pendências e planejar sprints de forma colaborativa. Os gerentes obtêm transparência no processo e podem realocar recursos conforme necessário para evitar gargalos e manter as equipes trabalhando na capacidade máxima.

Acompanhe o progresso e o desempenho em tempo real

Não basta ter as ferramentas para cumprir os ditames do design da organização que você tem, você precisa monitorar seu trabalho para ter certeza de que está atendendo às suas expectativas. Nosso software fornece dados em tempo real para uma tomada de decisão mais perspicaz. Obtenha uma visão de alto nível com nosso painel ao vivo que rastreia seis métricas de projeto. Não há necessidade de configuração e o painel calcula os dados automaticamente para você. Para um mergulho mais profundo nos dados, há relatórios de um clique, que podem ser filtrados para mostrar apenas as informações que você deseja ver. Em seguida, compartilhe-o com as partes interessadas para mantê-los atualizados.

Qualquer que seja o design de organização que você use, a comunicação é fundamental. Nosso software é totalmente colaborativo, simplificando o compartilhamento de planos, arquivos e muito mais. Você pode comentar nas tarefas e ser notificado por e-mail e no aplicativo quando algo for atualizado. Há uma única fonte de verdade que mantém todos trabalhando juntos e de forma produtiva.

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