O que é planejamento organizacional em gerenciamento de projetos?

Se você deseja iniciar ou expandir um negócio (ou apenas manter um negócio lucrativo), precisa de um plano de negócios. Mas nem todos os planos são iguais. Se você precisa definir seu negócio e seus objetivos, você precisa usar o planejamento organizacional.

Esse planejamento fornece um caminho claro a seguir. Quando você organiza os vários departamentos de sua empresa, todos sabem qual é sua função e as tarefas e processos necessários para atingir suas metas de negócios.

O que é Planejamento Organizacional?

O planejamento organizacional é como os empresários organizam as operações do dia-a-dia de uma empresa. Isso pode variar desde coisas simples, como a razão de ser das empresas, até considerações mais complexas, como estabelecer metas para atingir um objetivo específico. Você usa o plano organizacional como uma estrutura para criar tarefas que, quando executadas, permitirão que a empresa atinja seu objetivo.

O planejamento organizacional é frequentemente usado para melhorar os negócios gerais de uma empresa, mas uma empresa pode direcioná-lo para sua força de trabalho, finanças ou produtos. Existem, portanto, vários tipos de metas de planejamento organizacional; desde o desenvolvimento da força de trabalho e planejamento financeiro até produtos, serviços e planejamento de expansão.

São muitos dados para organizar. O ProjectManager possui gráficos de Gantt interativos que ajudam você a organizar todas essas informações, criar um plano funcional e gerenciá-lo com sucesso. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

Por que o planejamento organizacional é importante

Escusado será dizer que quanto melhor você organizar sua empresa, melhor será seu desempenho. O planejamento organizacional é importante porque permite que as empresas desenvolvam um planejamento eficaz e atinjam seus objetivos declarados.

Ter um plano organizacional também é útil porque uma empresa preparada responde melhor às mudanças no ambiente de trabalho. Além disso, o planejamento organizacional esclarece os papéis, responsabilidades e expectativas de todos na empresa. Isso ajuda o gerenciamento a garantir que eles estejam atendendo aos benchmarks determinados.

Como o planejamento organizacional cria uma estrutura onde as relações entre equipes e gerentes são claramente definidas, ele também pode revelar onde existem deficiências, problemas ou responsabilidades. A empresa pode então resolver essas limitações.

Processos Típicos de Planejamento Organizacional

Essas fases do planejamento organizacional são definidas nesses quatro processos:

1. Planejamento Estratégico: Esta é a visão geral da empresa. Aqui, você define os objetivos da empresa. Os objetivos devem estar alinhados com a missão geral, visão e valores da empresa. Esse processo envolve a alta administração, embora você possa trazer os funcionários para a discussão.
2. Planejamento Tático: Em seguida, a discussão se move para como implementar o plano desenvolvido. Estes são mais objetivos de curto prazo, geralmente não mais do que um ano de duração. É aqui que a gerência intermediária toma a bola, em termos de criação de planos e campanhas de marketing.
3. Planejamento Operacional: Agora chegamos às operações do dia-a-dia necessárias para executar o plano tático. É aqui que você configura horários de trabalho, políticas, regras e regulamentos para os funcionários. Você também atribui tarefas específicas e cria um protocolo para rastrear o trabalho.
4. Planejamento de contingência: É importante ter um plano de backup ou dois em caso de imprevistos ou problemas que impossibilitem o plano original. Passe algum tempo pensando em possíveis riscos e respostas. Os eventos incluem desastres naturais, mau funcionamento de software ou a saída de um executivo de nível C da empresa.

Como fazer um plano organizacional

As quatro fases do processo de planejamento organizacional criam uma estrutura, mas existem etapas diferentes ao fazer um plano organizacional:

1. Comece com as metas e objetivos da empresa: Onde você quer estar no curto e longo prazo?
   Em seguida, monte uma equipe para liderar a execução, acompanhamento e progresso do plano.
2. Crie um gráfico que ilustre a estrutura organizacional do plano: compartilhe-o com toda a empresa e mantenha-os atualizados sobre o progresso à medida que você atinge os marcos estabelecidos para o longo e curto prazo.
3. Defina as metas e objetivos da empresa: Faça uma lista detalhada para ajudar todos a entender as metas e objetivos, bem como sua parte em realizá-los.
4. Crie uma lista de tarefas com funções para todos em sua equipe: atribua tarefas a eles e certifique-se de que a equipe entenda o que se espera deles.
5. Revise onde a empresa está atualmente: Quais processos estão em vigor neste momento? Analisar isso permite que a equipe veja o que precisa fazer para atingir as metas de crescimento da empresa.
6. Pegue o que você coletou e coloque em um documento: use isso para acompanhar o progresso ao executar o plano organizacional.

Como comunicar seu plano organizacional para a equipe

Depois de criar um plano organizacional, você precisa comunicá-lo à equipe. Este é um passo crucial. Se você implementar um plano sem que todos o entendam, poderá ter problemas que podem inviabilizar todo o plano.

Uma maneira de colocar todos na mesma página é convocar uma reunião em toda a empresa. Tenha uma agenda apertada que detalhe o plano organizacional e obtenha feedback dos presentes. Você também pode criar uma folha única e distribuí-la antes ou durante a reunião.

Se sua empresa possui um software de gerenciamento de projetos, você pode trazer toda a empresa para o plano organizacional, atribuir tarefas e comunicar-se por meio da ferramenta em caso de dúvidas. Então, ao implementar o plano organizacional, você pode acompanhar o progresso e garantir que todos permaneçam em comunicação.

Como o ProjectManager ajuda no planejamento organizacional

O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem com várias visualizações de projeto que permitem que os gerentes e suas equipes escolham a ferramenta com a qual desejam trabalhar. Não importa o que eles usam, os dados são compartilhados em toda a plataforma para que todos trabalhem com os dados mais atuais.

Disponha planos completos em gráficos de Gantt

Comece a planejar organizando tarefas e adicionando prazos. Os gráficos de Gantt são a ferramenta tradicional para colocar todo o seu trabalho em uma linha do tempo, mas nem todos os gráficos de Gantt são iguais. A visualização do projeto do gráfico de Gantt do ProjectManager permite filtrar o caminho crítico sem cálculos complicados. Você vê o que é essencial e o que pode pular, se tempo e dinheiro se tornarem um problema.

Definir linhas de base para acompanhar o progresso

Quando o cronograma estiver concluído, você poderá definir uma linha de base. Isso captura seu esforço planejado em torno de tarefas, custo de recursos e muito mais. Isso significa que, uma vez que você comece a executar seu plano, você pode comparar o esforço real com o esforço planejado para ter certeza de que está se mantendo no caminho certo.

Obtenha dados em tempo real de painéis e relatórios

Para acompanhar o progresso e o desempenho, use o painel ao vivo do ProjectManager. Ele coleta dados, calcula automaticamente e os exibe em gráficos e tabelas fáceis de ler. Ao contrário de outros softwares, você não precisa configurar o painel; está funcionando desde o início.

O ProjectManager é um software premiado que tem tudo o que você precisa para planejar, executar e acompanhar seu plano organizacional. Com planilhas de horas, notificações automatizadas e quadros kanban, os gestores ganham transparência e as equipes têm autonomia para gerenciar suas tarefas. Veja como o ProjectManager pode ajudá-lo com o planejamento organizacional e faça um teste gratuito hoje mesmo.