O que é contabilidade de projetos? Princípios, métodos e mais
Publicados: 2022-08-23Para manter o orçamento do seu projeto, você precisa acompanhar os custos. A contabilidade do projeto, assim como a contabilidade geral, é um método pelo qual os gerentes de projeto podem gerenciar as finanças do projeto.
A contabilidade do projeto não é o mesmo que equilibrar seu talão de cheques ou até mesmo procurar o serviço de um contador público certificado, pois é exclusivo do gerenciamento de projetos. Vejamos o que é uma conta de projeto, bem como seus princípios e métodos.
O que é contabilidade de projetos?
A contabilidade do projeto refere-se a todos os elementos relacionados às transações financeiras em um projeto. Isso inclui tudo, desde custos do projeto, faturamento e receita. Gerentes de projeto e contadores usam a contabilidade do projeto ao executar tarefas financeiras em projetos. A administração recebe relatórios regulares sobre seu progresso e se a contabilidade do projeto foi bem-sucedida ou não.
O uso da contabilidade do projeto é essencial no gerenciamento do orçamento do projeto; os gerentes de projeto o utilizam para se manter atualizados sobre os custos diretos, custos indiretos e receita do projeto. Assim como um gerente de projeto monitora o cronograma e o escopo do projeto, ele também acompanha essas transações financeiras para garantir que estejam dentro do orçamento e fazer os ajustes necessários para evitar gastos excessivos.
Para fazer isso, um plano de contabilidade do projeto deve ser criado durante a fase de planejamento do projeto. O plano descreve todos os custos e programa como monitorar e rastrear esses custos durante a execução do projeto, incluindo o dinheiro gasto em recursos como a equipe do projeto, equipamentos e muito mais.
Ao criar um plano de projeto, você precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos para organizar os custos relacionados à entrega do produto ou serviço no prazo e dentro do orçamento. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto com gráficos de Gantt interativos que ajudam você a planejar cada etapa do seu projeto em uma linha do tempo visual. Existem recursos para planejar e gerenciar custos e recursos, humanos e não humanos. Defina a linha de base para acompanhar os custos planejados em relação aos custos reais em tempo real. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.
Como funciona a contabilidade de projetos?
A contabilidade do projeto funciona criando um plano detalhado dos custos do projeto e gerenciando-os durante a execução do projeto para garantir que você esteja dentro do orçamento. Isso é feito monitorando os custos do projeto e rastreando a variação entre os custos planejados e reais.
A documentação é necessária para registrar os custos do projeto que são incorridos ao longo do projeto. Conforme observado, acompanhar as despesas e receitas reais do projeto ajuda a compará-las com os custos que você definiu em seu plano, mas você também analisará os custos futuros de cronogramas de entrega contratados e datas de conclusão.
A contabilidade do projeto inclui documentar a data em que os acordos legais são assinados com um cliente, acompanhar as receitas auferidas de acordos de vendas e identificar os custos relacionados a cada fase do projeto. Em suma, a contabilidade do projeto segue o dinheiro do plano do projeto até a execução com documentação detalhada e ajustes para ajudá-lo a cumprir seu orçamento.
Princípios de contabilidade do projeto
Como em qualquer método de gerenciamento de projetos, existem princípios para ajudar a iniciar, planejar e estabelecer métricas para contabilização em projetos, como executar contratos, evitar desvios de escopo e encerrar projetos. Existem oito princípios de contabilidade de projeto principais que descrevemos abaixo.
- Princípio do Custo: Ao registrar os custos do projeto, use o valor original em vez do valor de mercado previsto. Você deseja capturar o custo gasto, não o custo potencial.
- Princípio da Correspondência: As receitas e as despesas devem corresponder aos custos apropriados ao longo do tempo. Ao atribuir despesas incorridas durante a execução do projeto, faça com que seja o período do projeto em que a equipe incorreu nas despesas.
- Princípio de Consolidação: Para tornar o custo geral do projeto consistente, agrupe qualquer trabalho de projeto relacionado. Faça isso por meio de um processo sistemático de determinação de receitas e custos com outras partes para consolidar as atividades financeiras do projeto em uma conta.
- Princípio de Divulgação Completa: Você deseja registrar tudo o que for significativo em suas demonstrações financeiras para fornecer transparência às finanças do seu projeto. Isso ajuda na prestação de contas com as partes interessadas do projeto.
- Princípio da Prudência: Este princípio exige que você indique o valor das receitas e despesas que representa a melhor estimativa de quanta receita ou custos podem realmente ocorrer ao longo do projeto.
- Princípio de Responsabilidade: Certifique-se de reconhecer todos os custos relacionados às obrigações futuras do projeto. Isso pode incluir quaisquer penalidades contratuais e danos de liquidação associados à quebra de um contrato. Em outras palavras, você é responsável por esses custos se eles incorrerem.
- Princípio de Controle: Você deve aplicar procedimentos e processos ao monitorar as atividades financeiras do projeto para garantir que você siga os regulamentos. Isso permite que os gerentes acompanhem os custos reais do projeto e ajustem eventos não recorrentes para manter seu orçamento.
- Princípio de Alocação de Recursos: Este princípio afirma que os recursos podem ser alocados para mais de um projeto. Os gerentes de projeto podem alocar a mesma quantidade de recursos para projetos diferentes se houver um benefício financeiro e pouco risco envolvido, em vez de continuar a realocar dinheiro ao longo do tempo em projetos.
Contabilidade do Projeto x Contabilidade Financeira
A contabilidade de projetos e a contabilidade financeira mais geral compartilham muitas coisas em comum, mas não são a mesma coisa. Sim, ambos lidam com custos e despesas, mas o contexto e a execução diferem o suficiente para valer a pena explorar algumas dessas diferenças.
Para começar, há um calendário diferente para contabilidade de projetos e contabilidade financeira. A contabilidade do projeto lida com um projeto, que tem uma data de início e uma data de término. Isso significa que o trabalho de contabilidade termina quando o projeto é concluído. A contabilidade financeira funciona em períodos ao longo do ano financeiro, o que é diferente entre as empresas.
A reportagem também é diferente. Na contabilidade de projetos, os relatórios são baseados nas entregas. A contabilidade financeira também tem relatórios, mas eles analisam outros aspectos da administração de um negócio. Eles estão mais preocupados com lucros e perdas, o que não é relacionado à contabilidade do projeto.
Há também hierarquias de custos que divergem. Por exemplo, as hierarquias de custos da contabilidade do projeto são baseadas em tarefas e projetos, enquanto as hierarquias da contabilidade financeira são baseadas em departamentos e centros de custo.
A análise comparativa é difícil de fazer em projetos, mas fácil na contabilidade financeira. Na verdade, os níveis de compreensão também são diferentes. As partes interessadas e os patrocinadores de projetos geralmente não entendem como o dinheiro é gasto em projetos, mas os credores são claros sobre os princípios de contabilidade financeira.
Métodos de reconhecimento de receita contábil do projeto
O reconhecimento de receita na contabilidade do projeto é baseado em quando um cliente deve pagar, seja adiantado, no meio do projeto ou quando a entrega final estiver concluída. O reconhecimento de receita só conta a receita depois que o dinheiro é ganho. Existem vários métodos de reconhecimento de receita contábil do projeto, os mais comuns listados abaixo.
Base de vendas
Este método reconhece a receita assim que a venda é realizada. Ou seja, no momento da compra você reconhece sua receita. Isso pode ser feito com dinheiro ou crédito na entrega de bens ou serviços. Isso é comum em lojas de varejo, mas também pode se aplicar a entregas de projetos.
Prestação
O plano de parcelamento é familiar para qualquer pessoa que tenha uma hipoteca ou comprou máquinas grandes e as pagou por um período de tempo. Há risco envolvido, pois não é certo que o pagamento seja entregue regularmente. Esse método significa que você reconhece a receita conforme ela é entregue como uma porcentagem da receita total. Isso pode durar meses ou até anos.
Porcentagem de Conclusão
Esse método é frequentemente usado com projetos grandes ou de longo prazo. Ele permite que uma empresa reconheça a receita por marcos que indicam o progresso no projeto. Os contratos para este método são detalhados para deixar claro quando ocorre o reconhecimento da receita. Isso permite que você reconheça a receita à medida que ela chega, em vez de esperar até o final de um longo projeto.
Contrato concluído
Aqui, você obtém receita depois que tudo foi entregue e as partes interessadas ou clientes estão satisfeitos. Isso é encontrado principalmente em projetos de curto prazo ou quando uma garantia estendida está envolvida. Ele também pode acabar como um método padrão quando outros, como o método de porcentagem de conclusão, falham devido à falta de clareza.
Recuperação de Custos
Quando você não pode estimar o custo de bens e serviços no contrato, isso é chamado de recuperabilidade de custos. Uma abordagem mais conservadora de reconhecimento de receita só se concretiza após você ter recuperado todos os custos associados ao projeto.
O papel do contador do projeto
A contabilidade do projeto geralmente é feita pelo gerente do projeto e pelo contador do projeto, dependendo do tamanho do projeto e da organização que o hospeda. Os contadores do projeto são responsáveis por monitorar o processo do projeto, acompanhar as variações e aprovar as despesas.
Os contadores do projeto também garantem que o faturamento do projeto seja feito corretamente e entregue aos clientes, além de garantir que os pagamentos sejam recebidos. Eles são muitas vezes responsáveis pelos relatórios do projeto e pela manutenção de todas as receitas e despesas relevantes para o projeto, ao mesmo tempo em que supervisionam os registros e contratos do projeto para garantir que sejam seguidos.
Além disso, os contadores do projeto revisam os processos de gerenciamento de contas e trabalham com os auditores. É responsabilidade do contador do projeto desenvolver sistemas financeiros com a equipe de TI para torná-los mais fáceis de usar.
Benefícios da contabilidade do projeto
A importância da contabilidade do projeto é clara; o custo é um terço da restrição tripla e gerenciar essas finanças é a chave para entregar um projeto bem-sucedido. Saber quanto você está gastando o ajudará a manter seu orçamento, portanto, entender o fluxo de trabalho de seus custos é crucial para controlá-los. Aqui estão alguns outros benefícios para a contabilidade do projeto.
- Obtenha insights sobre custos, licitações e escopo para novos projetos
- Melhora o gerenciamento de recursos
- Mantenha-se atualizado sobre o progresso e a lucratividade do projeto
- Ajuda a identificar problemas com projetos para responder rapidamente
- Educa a equipe do projeto sobre o custo e a lucratividade do projeto
- Melhora a gestão financeira da organização
- Reduz o risco e melhora o gerenciamento geral do projeto
Como o ProjectManager ajuda na contabilidade do projeto
Os benefícios da contabilidade de projetos são claros, mas muitos não podem ser alcançados sem as ferramentas adequadas. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto que captura dados em tempo real para uma tomada de decisão mais perspicaz. Organize custos e recursos e monitore-os em tempo real para gerenciar melhor seu orçamento e entregar sucesso aos seus stakeholders.
Simplifique o pagamento e acompanhe o tempo
Use nossos quadros de horários para ajudá-lo a gerenciar seus recursos. Depois que uma planilha de horas é enviada, ela é bloqueada até que um gerente autorizado possa fornecer aprovação. Ele também rastreia quem está trabalhando em quê e mostra as tarefas pendentes e a carga de trabalho geral. Você pode ver quem está ocupado e quem tem capacidade para mais tarefas, todas importantes para o planejamento de capacidade e controle de despesas.
Obtenha uma visão de alto nível dos custos e muito mais
Embora as ferramentas de software leves exijam configuração manual do painel, as nossas estão prontas para serem usadas quando você precisar. Ele captura e calcula automaticamente os dados do projeto que são exibidos em gráficos e tabelas coloridas. Você pode acompanhar os custos em tempo real junto com outras cinco métricas do projeto. Para obter dados mais aprofundados, use nossos relatórios de um clique sobre planilhas de horas, custos e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas as informações que você deseja ver e facilmente compartilhados com as partes interessadas para mantê-los atualizados.
O ProjectManager permite que você faça um plano de gerenciamento de custos, organize tarefas, recursos e muito mais. Você pode definir seu orçamento e acompanhá-lo em tempo real, criando relatórios detalhados para ajudá-lo a cumprir o cronograma e o orçamento. Todas as suas necessidades de contabilidade de projeto são incorporadas em nossa infinidade de recursos que ajudam você a planejar, monitorar e relatar todos os aspectos do seu projeto. Leve em conta o seu projeto com a única ferramenta de gerenciamento de projetos que você precisa.
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