O que é colaboração de projeto? Ferramentas e dicas para colaboração em equipe

O que é colaboração de projeto?

A colaboração do projeto é um método pelo qual equipes e líderes de equipe planejam, coordenam, controlam e monitoram o projeto em que estão trabalhando. Esse processo colaborativo de gerenciamento de projetos funciona além das fronteiras departamentais, corporativas e nacionais e ajuda especialmente com projetos à medida que crescem em complexidade.

Com a tendência de equipes remotas e movimentação de dados para servidores em nuvem, a colaboração de projetos, que sempre foi fundamental para o gerenciamento eficaz de projetos, tornou-se ainda mais uma palavra da moda. Mas o que significa colaboração em projetos? Simplesmente, colaborar significa trabalhar em conjunto para um objetivo comum. Soa como trabalho de projeto, certo? Bem, não exatamente.

Colaboração tem sido uma grande palavra da moda nos últimos anos, pois as organizações percebem que a colaboração eficaz em equipe é a chave para a inovação. Novos métodos de gerenciamento de projetos surgiram para estender o significado de colaboração em equipe do simples ato de trabalhar em conjunto para uma função mais complexa de inter-relacionar diversas equipes de projeto para alcançar novas ideias, práticas inovadoras e produzir resultados superiores. Esses métodos incluem práticas e ferramentas de colaboração em projetos que promovem comunicação, compartilhamento de ideias e transparência para equipes locais e remotas.

Por que a colaboração de projetos é importante para o gerenciamento de projetos?

Para entender a colaboração em projetos no que se refere ao gerenciamento de projetos, devemos primeiro ter um entendimento firme sobre o que é gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos tradicional é o processo pelo qual um gerente de projeto, juntamente com sua equipe de projeto, planeja, monitora e relata a conclusão de um projeto em um determinado período de tempo conhecido como cronograma do projeto.

Como gerente de projeto, você deseja incentivar a colaboração entre os membros de sua equipe porque é bom para o projeto e para sua equipe de projeto. Sim, você é quem está no controle do processo de tomada de decisão, mas também é importante criar um ambiente de projeto colaborativo para os membros de sua equipe para que eles possam trabalhar juntos para concluir tarefas e entregas.

Para fazer isso, os gerentes de projeto usam um software de gerenciamento de projetos equipado com recursos de gerenciamento de tarefas e colaboração em equipe. Vejamos as ferramentas de colaboração de projeto mais populares e como usá-las para gerenciar suas equipes.

ProjectManager é um software baseado em nuvem que conecta equipes em tempo real. Com várias visualizações de projeto, os membros da equipe podem trabalhar como quiserem e os gerentes de projeto obtêm a transparência necessária para evitar que sejam bloqueados. Os quadros Kanban são ferramentas de fluxo de trabalho visuais que permitem que os membros da equipe gerenciem seu trabalho e os gerentes de projeto os mantenham trabalhando sem atrasos dispendiosos. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.

Ferramentas de colaboração do projeto

As ferramentas de colaboração do projeto podem ser simplesmente definidas como todos os recursos, aplicativos e plataformas de software de gerenciamento de tarefas, comunicação em equipe e gerenciamento de recursos que permitem que os gerentes de projeto gerenciem o fluxo de trabalho de suas equipes.

Quadros Kanban

Os quadros Kanban são ferramentas de gerenciamento de tarefas que permitem a colaboração da equipe visualizando o fluxo de trabalho. Essa ferramenta de colaboração online divide o ciclo do projeto em colunas nas quais as tarefas são representadas como carrinhos.

O software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem oferece aos gerentes uma janela em tempo real para o trabalho dos membros de sua equipe, não importa onde estejam e os ajuda a detectar gargalos, que podem ser resolvidos rapidamente realocando recursos. Enquanto isso, as equipes podem gerenciar seu backlog e colaborar ao planejar sprints ágeis.

Gráficos de gantt

Os gráficos de Gantt são a base do gerenciamento tradicional de projetos. Os gerentes de projeto os usam para organizar tarefas, vincular dependências e definir marcos ao criar o cronograma do projeto. Alguns softwares de gerenciamento de projetos vão ainda mais longe, permitindo filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base para rastrear a variação do projeto ao executar o plano do projeto.

Ter várias visualizações de projeto que permitem aos gerentes de projeto planejar com antecedência com gráficos de Gantt e, em seguida, permitir que as equipes trabalhem como quiserem, seja em quadros kanban, listas de tarefas ou calendários, cria uma ponte que conecta equipes híbridas e fornece a todos as ferramentas necessárias para obter seu trabalho feito.

Calendário do projeto

Um calendário de projeto destaca todas as datas importantes em um projeto. Também pode ser usado para gerenciar o próprio trabalho e prazos pessoais. Quando o calendário do projeto é compartilhado, todos podem ver o quadro geral e permanecer na mesma página sem reuniões, e-mails e outras distrações que os impedem de serem produtivos.

Recursos de colaboração em equipe

Existem outros recursos de colaboração em equipe que conectam um membro da equipe a outro, estejam eles no mesmo escritório, departamento ou mesmo nível de conjunto de habilidades. O gerenciamento de documentos permite que equipes híbridas compartilhem documentos e trabalhem neles de forma colaborativa. Eles também devem poder compartilhar arquivos, de preferência anexando-os à tarefa em que estão trabalhando.

A comunicação é fundamental para a colaboração. Videochamadas, chat e comentários sobre tarefas entregues em tempo real criam uma plataforma virtual colaborativa que conecta equipes híbridas e promove maior produtividade. Ter e-mail ou, melhor ainda, notificações no aplicativo para mantê-lo atualizado sem precisar sair de suas ferramentas de gerenciamento de projetos também é uma vantagem.

Dicas para melhorar a colaboração da equipe

A colaboração não acontece simplesmente. Se os membros da sua equipe estão todos juntos no mesmo escritório ou trabalhando remotamente em fusos horários, fazer um grupo trabalhar como um só leva tempo e prática. Existem maneiras de facilitar a colaboração em equipe. Aqui estão algumas coisas que você pode tentar.

1. Atividades de Team Building

Existem atividades de formação de equipe que aceleram o vínculo entre os membros da equipe. Isso pode ser tão simples quanto levar todos para almoçar para se envolver em jogos mais estruturados, como charadas, esportes e assim por diante. O que quer que você escolha fazer, deve ser antes do projeto para começar a construir equipes mais colaborativas.

2. Foco na comunicação da equipe

A comunicação é a cola que une qualquer ambiente colaborativo. Seja em reuniões regulares, configurando uma ferramenta de bate-papo em tempo real ou até mesmo um quadro de mensagens, deve haver uma maneira de disseminar informações para todos rapidamente e também capturar feedback dos membros da equipe.

3. Equipe sua equipe com as ferramentas certas de gerenciamento de tarefas

Gerenciar tarefas é como fazer com que as equipes trabalhem não apenas de forma colaborativa, mas de forma mais produtiva. É melhor ter uma infinidade de ferramentas que sua equipe possa usar, como quadros kanban, listas de tarefas, etc. Se todas essas visualizações de projeto forem atualizadas com os mesmos dados em tempo real, isso permitirá que todos trabalhem melhor em conjunto com as ferramentas eles se sentem mais confortáveis.

4. Gerencie o fluxo de trabalho dos membros de sua equipe

O fluxo de trabalho é essencial para a produtividade e funciona de mãos dadas com as ferramentas de gerenciamento de tarefas. Ter uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como um quadro Kanban promove a colaboração em equipe e dá aos gerentes de projeto transparência em seu processo. Isso permite que os membros da equipe trabalhem como quiserem, gerenciando seu fluxo de trabalho, enquanto os gerentes de projeto obtêm visibilidade de seu trabalho para garantir que tenham os recursos necessários para trabalhar em sua capacidade máxima.

Onde é feita a colaboração do projeto?

Onde ocorre a colaboração do projeto? A resposta curta está em qualquer lugar. Contanto que haja mais de uma pessoa na equipe do projeto, o gerenciamento colaborativo de projetos pode existir e até florescer. Mas com as equipes de projeto sendo cada vez mais distribuídas além-fronteiras, as ferramentas de colaboração de projetos online são essenciais para as equipes remotas.

Agora, as equipes podem compartilhar arquivos facilmente em tempo real, reunir-se, conversar e até mesmo trabalhar para riscar itens de suas listas de tarefas, tudo em um espaço virtual compartilhado. Mas é importante lembrar que suas ferramentas colaborativas de gerenciamento de projetos são tão boas quanto seu estilo gerencial. A colaboração em equipe não pode ser automatizada.

Por que você precisa de um software colaborativo de gerenciamento de projetos?

Pense na colaboração como o todo sendo melhor do que a soma de suas partes. Se você montou uma equipe de projeto forte, um ambiente de gerenciamento de projeto colaborativo só melhorará sua produtividade. Alguns dos benefícios do software de colaboração de projeto estão incluídos abaixo.

• Aumenta a produtividade: as ferramentas de colaboração do projeto permitem que os gerentes de projeto distribuam tarefas uniformemente para os membros da equipe, em vez de sobrecarregar um membro da equipe com muito trabalho. O gerenciamento adequado de tarefas dá às equipes mais tempo, o que facilita a colaboração da equipe.
• Melhor resolução de problemas: dar aos membros da equipe as ferramentas de colaboração do projeto para compartilhar arquivos e se comunicar em tempo real permite que eles trabalhem juntos para resolver problemas.
• Impulsiona a comunicação da equipe: As linhas de comunicação que precisam de manutenção constante ou desorientação podem desviar um projeto. As ferramentas de colaboração do projeto facilitam a comunicação clara entre os membros da sua equipe de projeto e fornecem uma solução para se comunicar de forma eficaz mesmo entre equipes remotas.
• Ótimo para equipes remotas: um dos maiores custos em qualquer organização é alugar ou comprar um escritório físico no qual todos possam trabalhar. Com ferramentas de colaboração de projeto online, no entanto, as equipes remotas podem colaborar em tempo real.
• Facilita a formação de equipes: ao promover a colaboração em equipe, você não está apenas construindo relacionamentos, mas também criando lealdade que ajuda a construir um ambiente colaborativo de gerenciamento de projetos.

Como criar um ambiente colaborativo de gerenciamento de projetos

Ok, você está na onda da colaboração em equipe. Mas, em vez de apenas falar da boca para fora, o que você pode fazer para cultivar um clima de gerenciamento de projetos colaborativo em sua empresa? Embora os benefícios da colaboração em projetos sejam claros, implementá-los pode ser difícil, especialmente se você estiver gerenciando equipes remotas. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para dar à colaboração de projeto um começo saudável em sua organização.

• Use ferramentas de colaboração de projeto: velhos hábitos custam a morrer, mas você precisa fazer com que sua equipe se afaste de antigos métodos de comunicação, como e-mails, e se sinta confortável com um software de gerenciamento de projetos mais interativo e colaborativo.
• Comunique-se: Como gerente de projeto, você sabe que uma boa comunicação é a base de tudo, por isso é necessário instalar um ambiente colaborativo. Você não apenas deve se comunicar adequadamente, mas também fornecer à sua equipe de projeto as ferramentas de colaboração para fazê-lo.
• Treine sua equipe de projeto: como aprender algo novo, você precisa de orientação e direção. Configure uma sessão de treinamento para sua equipe para ensiná-los a usar e por que eles precisam de ferramentas de gerenciamento de projetos online que possibilitem a colaboração em projetos.
• Compartilhar: é disso que se trata a colaboração e não funcionará a menos que você derrube as paredes virtuais que separaram os membros da equipe no passado. Por exemplo, compartilhe seus calendários, dessa forma todos estão na mesma página com prazos, reuniões, etc.
• Check-in: Quando você lidera um projeto, você não define o caminho e deixa que ele siga seu curso. O mesmo acontece com a implementação da colaboração em equipe. É por isso que você deve monitorar e ter reuniões regulares com eles para responder a perguntas e acompanhar seu progresso.

Bem, aí está. A colaboração em projetos é uma coisa real e funciona de mãos dadas com o gerenciamento de projetos. Se você está liderando um projeto, você quer ter todas as ferramentas de colaboração em equipe que você pode ter à mão. Quando se trata de planejamento, monitoramento e relatórios em tempo real em uma rede colaborativa online, você vai querer usar o ProjectManager. Para ver como ele pode ajudá-lo a fazer seu trabalho melhor, faça nosso teste gratuito de 30 dias.