Gerenciamento de quadro de horários: como criar e gerenciar quadros de horários

A gestão de quadros de horários é uma parte essencial da gestão de recursos humanos e de negócios. O gerenciamento do tempo também é crítico para o gerenciamento de projetos. Qualquer que seja o tipo de trabalho que você faça, se houver equipes ou funcionários, você precisará de um quadro de horários para controle de tempo e controle de despesas.

O uso de um quadro de horários do funcionário é apenas parte do gerenciamento do quadro de horários. Antes de abordarmos como gerenciar planilhas de horas e o software de gerenciamento de planilhas de horas que pode ajudá-lo a fazer isso com mais eficiência, vamos definir alguns dos termos para entender melhor o gerenciamento de planilhas de horas.

O que é um Quadro de Horários?

Um quadro de horários é um documento físico ou eletrônico usado por um empregador para rastrear o tempo de um funcionário durante um período de tempo. Geralmente é apresentado em uma tabela de dados que registra o tempo que um funcionário gastou em tarefas, projetos ou clientes. Embora os quadros de horários tenham se originado como documentos em papel, agora são usados ​​quase exclusivamente em planilhas ou ferramentas digitais.

Os quadros de horários servem a vários propósitos. Eles permitem que uma empresa calcule com precisão o tempo que seus funcionários estão gastando em suas tarefas. Os quadros de horários também instruem a folha de pagamento no processo de remuneração desses trabalhadores por seu trabalho. Mas as empresas também se beneficiam dos quadros de horários, pois os ajudam a cumprir prazos, manter o orçamento e gerenciar o tempo com mais eficiência.

O que é gerenciamento de quadro de horários?

Os quadros de horários registram as horas de trabalho que os funcionários gastaram em suas tarefas. Mas os quadros de horários por si só são tão poderosos em termos de ajudar uma empresa a funcionar melhor. Para que isso aconteça, os quadros de horários devem ser incorporados ao gerenciamento de quadro de horários.

O gerenciamento de quadro de horários é o monitoramento dos quadros de horários dos funcionários e a análise desses quadros de horários para fins de controle de horas. Isso é obtido por meio do software de quadro de horários digitalizado e automatizado que aumenta a eficiência ao conectar as equipes aos gerentes.

O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de quadro de horários com quadros de horários seguros que simplificam o processo de folha de pagamento e permitem que os gerentes rastreiem a quantidade de tempo que suas equipes estão gastando em tarefas. Configurar quadros de horários é fácil. Você pode adicionar tarefas diretamente de diferentes projetos, copiar o quadro de horários da semana anterior ou preencher automaticamente os quadros de horários. Os quadros de horários são bloqueados com segurança quando enviados para aprovação dos administradores, que podem aprovar e também controlar o tempo para garantir que o trabalho esteja sendo feito conforme programado. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que o gerenciamento de quadro de horários é importante?

O gerenciamento do quadro de horários é importante para funcionários e empregadores. Os funcionários recebem um contracheque preciso e regular. Se eles estiverem usando uma ferramenta de gerenciamento de quadro de horários digital, eles também estão ganhando eficiência, pois não precisam perder um tempo valioso preenchendo manualmente seus quadros de horários.

Para os empregadores, os benefícios são muitos. Por um lado, o gerenciamento de quadro de horários pode ajudar a reduzir o tempo perdido, permitindo que os empregadores identifiquem onde os funcionários não estão trabalhando de forma produtiva. Eles podem então ser mais seletivos sobre quais tarefas atribuir e como garantir que as tarefas atribuídas sejam otimizadas.

Os funcionários gostam da simplicidade do gerenciamento do quadro de horários e o sentimento é compartilhado pelos recursos humanos (RH). O departamento de RH obtém as informações necessárias para calcular de forma rápida e fácil o pagamento dos funcionários e gerenciar o PTO.

Quando uma empresa cobra por hora, o gerenciamento do quadro de horários garante que o faturamento seja preciso. Se você não está registrando as horas trabalhadas, é impossível cobrar dos clientes, especialmente se estiver usando freelancers. O gerenciamento de quadro de horários não apenas rastreia essas horas, mas também fornece responsabilidade ao mostrar aos clientes para onde foi o dinheiro.

Em termos de gerenciamento de projetos, a importância também é multifacetada. Por exemplo, você pode acompanhar o desempenho e identificar quem está trabalhando com mais eficiência, o que pode ajudar a atribuir atribuições aos membros mais produtivos de sua equipe. Além disso, você pode ver quem está trabalhando em quê, quem está disponível e até que ponto os membros da equipe estão concluindo suas tarefas.

O gerenciamento de quadro de horários também ajuda no gerenciamento de custos estimados em projetos. O uso das informações acima sobre o desempenho da equipe permite que os gerentes façam estimativas de custo mais precisas ao iniciar um orçamento para um novo projeto.

Etapas de gerenciamento de quadro de horários

Existe um processo para gerenciar quadros de horários. Essas etapas de gerenciamento de quadro de horários são aplicáveis ​​a quadros de horários em papel, quadros de horários eletrônicos e software de quadro de horários. Seja qual for o tipo de quadro de horários que você usa, o gerenciamento de quadro de horários permite que você aproveite ao máximo seus quadros de horários. Comece seguindo estes passos.

1. Atribua trabalho aos membros da sua equipe

Comece olhando sua agenda e as horas disponíveis de sua equipe. Se você tiver perfis de cada membro da equipe, isso o ajudará a identificar rapidamente a melhor pessoa para o trabalho e, se estiver livre, atribua tarefas para a semana. Certifique-se de calcular as horas atribuídas para evitar horas extras.

2. Acompanhe o tempo que eles gastam nas tarefas

Depois que todos tiverem suas atribuições, você desejará começar a rastrear o tempo de suas atividades. Isso permite que os gerentes monitorem seu trabalho e certifiquem-se de que estão seguindo o cronograma. Dependendo do tipo de quadro de horários que você está usando, isso pode ser feito automaticamente ou terá que ser adicionado manualmente ao quadro de horários.

3. Revise os envios do quadro de horários

Os quadros de horários precisam ser seguros, e é por isso que o software de gerenciamento de quadro de horários é o preferido. Ele tem as ferramentas para bloquear um quadro de horários depois de enviado, que só pode ser aberto por um aprovador de quadro de horários autorizado. Essa pessoa revisará a planilha de horas e garantirá que ela foi preenchida corretamente.

4. Aprovar Quadros de Horários para Processamento da Folha de Pagamento

Se o quadro de horários estiver correto, ele será enviado para a folha de pagamento. Novamente, se você estiver usando um software de gerenciamento de quadro de horários, o quadro de horários individual que você está aprovando será bloqueado para garantir a segurança, pois é repassado à folha de pagamento para evitar qualquer adulteração. A folha de pagamento processará o quadro de horários.

5. Salve planilhas de horas para referência futura

Todos os quadros de horários devem ser arquivados por alguns motivos. Primeiro, a gerência deseja ter um registro do pagamento de seus funcionários no caso de haver uma disputa, então o quadro de horários pode ser recuperado e revisado para resolver qualquer problema. Em segundo lugar, conforme observado, os quadros de horários antigos são valiosos como dados históricos ao pesquisar custos para projetos futuros.

O que é um software de gerenciamento de quadro de horários?

Mencionamos o software de gerenciamento de quadro de horários algumas vezes, mas não o definimos. O software de gerenciamento de quadro de horários é uma ferramenta digital que controla o processo do quadro de horários, além de monitorá-lo e analisá-lo para encontrar maneiras de trabalhar com mais eficiência.

Ao contrário dos quadros de horários em papel ou mesmo das planilhas eletrônicas, o software de gerenciamento de quadro de horários dá aos funcionários mais tempo livre para se concentrar em seu trabalho e não ter que fazer tanta papelada. Embora forneça a seus empregadores uma janela para sua produtividade para ajudá-los a gerenciar melhor os funcionários.

Isso é apenas os traços gerais. O software de gerenciamento de quadro de horários melhora o processamento da folha de pagamento, rastreando o fluxo de trabalho para aprovação da folha de pagamento. Ele também garante a precisão dos dados para evitar erros na folha de pagamento e, ao mesmo tempo, mantém o processo de folha de pagamento em andamento.

Pode ser uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, ajudando os gerentes a registrar as datas de início e término das tarefas que atribuem às suas equipes. Isso permite que os gerentes vejam quais tarefas estão levando mais tempo para serem concluídas do que outras. A partir dessas informações, eles podem identificar gargalos e outros problemas que estão atrasando o trabalho e resolvê-los.

O software de gerenciamento de quadro de horários também atua como controle de tempo dos funcionários, conforme observado acima. Depois de concluir a programação de um funcionário, você pode usar o software de gerenciamento de quadro de horários para rastrear a quantidade de tempo que eles levam para concluir suas tarefas. Isso ajudará os gerentes a acompanhar o progresso e alocar recursos conforme necessário para permanecer no caminho certo.

Se o seu tempo é distribuído e você está gerenciando funcionários remotos, o software de gerenciamento de quadro de horários é essencial, pois fornece responsabilidade. Quando os gerentes não estão no mesmo escritório que seus funcionários, eles ainda podem monitorar o trabalho de sua equipe por meio de planilhas de horas. Isso garante que todos estejam trabalhando no máximo e acompanhando o cronograma do projeto.

ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de quadro de horários

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado com recursos de gerenciamento de quadro de horários que possui rastreamento de quadro de horários. Nosso software de quadro de horários on-line ajuda você a acompanhar as tarefas do projeto de sua equipe, estejam elas no mesmo prédio, no local de trabalho ou trabalhando em casa. Use nossos quadros de horários seguros para adicionar eficiência ao seu processo de folha de pagamento e obtenha recursos de controle de tempo para manter seu projeto no caminho certo. Nossos quadros de horários se integram perfeitamente a todos os nossos outros recursos de gerenciamento de projetos para fornecer aos usuários todas as ferramentas necessárias para gerenciar a folha de pagamento e os projetos.

Use várias ferramentas de gerenciamento de tarefas

Os quadros de horários também são uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, mas apenas uma das muitas apresentadas em nosso software. Temos várias visualizações de projeto, como gráficos de Gantt, quadros kanban, listas de tarefas e muito mais, todos usando cartões de tarefas robustos. Cada cartão de tarefa rastreia o progresso, define prioridades e adiciona tags para torná-los mais fáceis de descobrir. Você pode comentar e adicionar arquivos para promover a colaboração. Outro recurso é a automação do fluxo de trabalho para liberar o trabalho pesado, enquanto as configurações de aprovação de tarefas garantem que apenas as entregas de qualidade avancem. Uma página de resumo mostra todas as suas tarefas em um só lugar, incluindo um gráfico de carga de trabalho e muito mais.

Obtenha rastreamento em tempo real com painéis e relatórios de projetos

Os quadros de horários fornecem uma janela para as tarefas de sua equipe e a porcentagem de conclusão. Mas essa é apenas uma das ferramentas de rastreamento em nosso software. Use o painel em tempo real para obter uma visão geral de alto nível. É como um relatório de status sempre que você quiser, mostrando tempo, custo, carga de trabalho e muito mais em gráficos e gráficos fáceis de ler. Ao contrário das ferramentas leves, não há configuração demorada. Está pronto quando você estiver. Quando você quiser obter dados mais detalhados, use nossos relatórios personalizáveis. Você pode gerar rapidamente relatórios sobre quadros de horários, status do portfólio e muito mais. Cada um pode ser filtrado para mostrar apenas os dados que você deseja ver e, em seguida, compartilhado em vários formatos para atualizar as partes interessadas.

Nossa ferramenta vai muito além de apenas oferecer gerenciamento dinâmico de quadro de horários. Existem ferramentas de gerenciamento de risco para identificar e rastrear problemas e recursos de gerenciamento de recursos que ajudam a definir a disponibilidade da equipe e equilibrar sua carga de trabalho para mantê-los produtivos. Nossa plataforma colaborativa conecta as equipes onde e quando elas trabalham e permite que os gerentes acompanhem seu progresso e desempenho em tempo real. Por que apenas obter uma ferramenta de gerenciamento de quadro de horários quando você pode ter uma solução de gerenciamento de projeto totalmente carregada?

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que ajuda as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar seu trabalho em tempo real. Obtenha todos os recursos necessários para gerenciar seu projeto e ferramentas de gerenciamento de quadro de horários que mantêm seus processos de folha de pagamento avançando sem problemas. Junte-se a equipes de empresas tão variadas como Avis, Nestlé e Siemens que estão usando nosso software para alcançar o sucesso. Comece hoje mesmo com o ProjectManager gratuitamente.