O que é gerenciamento de fluxo de trabalho? 5 dicas para um melhor sistema de fluxo de trabalho

Planejar um projeto, definir um cronograma e montar uma equipe qualificada só prepara o terreno para um trabalho produtivo. Para garantir que todos trabalhem na capacidade máxima e mantenham as coisas em andamento, você precisa implementar o gerenciamento de fluxo de trabalho.

Se você deseja gerenciar o trabalho de maneira eficaz e eficiente, precisa entender as ferramentas de fluxo de trabalho, como software de gerenciamento de fluxo de trabalho, e configurar um sistema de fluxo de trabalho que permita continuar aprimorando o processo de fluxo de trabalho.

O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?

O gerenciamento de fluxo de trabalho é quando os gerentes identificam, organizam e coordenam tarefas que levam a uma entrega específica para otimizar e automatizar processos. Isso aumenta as saídas, elimina redundâncias e reduz erros.

Tarefas, pessoas, sistemas e máquinas podem ser incluídos em um fluxo de trabalho. A coordenação desses elementos é crucial para evitar gargalos. Um gargalo interrompe ou diminui a produção e faz backup de tudo que o precede.

Em geral, um fluxo de trabalho pode ser dividido em três componentes principais:

• Existem etapas ou tarefas predefinidas, que explicam o que acontece em cada etapa do caminho até o final. Essas etapas podem ser lineares, ramificadas ou uma mistura de ambas.
• No contexto de um processo de fluxo de trabalho, as partes interessadas são aquelas da equipe responsáveis ​​pela execução das tarefas. Eles podem ser atribuídos a uma tarefa ou a todo o fluxo de trabalho.
• Por fim, existem as condições, que são as regras para o fluxo de trabalho. Eles definem quando uma tarefa é concluída e outra pode começar.

Gerenciamento de fluxo de trabalho versus gerenciamento de projetos

O gerenciamento de fluxo de trabalho faz parte do gerenciamento de projetos, mas não são termos intercambiáveis. O gerenciamento de projetos é feito em um período específico de tempo que termina com uma entrega, seja um produto ou serviço. O gerenciamento de fluxo de trabalho, por outro lado, está otimizando uma sequência de tarefas ou processos necessários para concluir uma tarefa.

Isso não significa que os dois sejam completamente diferentes — na verdade, os dois são complementares um do outro. Ambos servem para entregar um resultado específico. O fluxo de trabalho faz parte de qualquer projeto e, sem o gerenciamento de fluxo de trabalho para manter esse processo funcionando sem problemas, os projetos ficarão atrasados ​​e os custos aumentarão.

Embora existam semelhanças entre o gerenciamento de fluxo de trabalho e o gerenciamento de projetos, também existem diferenças. Os projetos terminam, mas o fluxo de trabalho se repete, pois é uma função dentro de uma organização. Pode até ser um processo autônomo, como criar documentação ou agendar compromissos.

Os projetos são sobre planos, supervisionando processos e equipes e gerenciando tarefas, enquanto os fluxos de trabalho são focados no nível da tarefa, conectando tarefas para otimizar o processo e proporcionar maior eficiência. Mas ambos podem ser atendidos com software de gerenciamento de projetos.

ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho. Crie fluxos de trabalho automatizados, crie processos de aprovação de tarefas e garanta que todos estejam sendo produtivos, mantendo processos de qualidade. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!

Gerenciamento de fluxo de trabalho versus gerenciamento de processos de negócios (BPM)

Embora o gerenciamento de fluxo de trabalho e o gerenciamento de processos de negócios (BPM) sejam semelhantes, existem diferenças no tipo de gerenciamento de processos. Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma ferramenta que ajuda você a configurar e monitorar a execução de suas tarefas. Geralmente é formatado como um fluxograma. Muitas vezes não é detalhado, mas claro o suficiente para as equipes seguirem.

Pense no gerenciamento de fluxo de trabalho como uma forma menos complicada de BPM. O gerenciamento de fluxo de trabalho captura o processo de fluxo de trabalho e algumas ferramentas permitem até mesmo automatizar fluxos de trabalho básicos. Você pode usar isso para uma variedade de fluxos de trabalho, como integrar uma equipe ou gerenciamento de documentos. As ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho são focadas nas pessoas e não no processo. As ferramentas de BPM são mais orientadas a processos.

BPM é sobre capturar e melhorar os processos de negócios. É usado para melhorar a eficiência de uma organização. Primeiro, você precisa identificar o estado atual dos processos de negócios e documentar essas ações. Uma vez mapeados todos os processos da empresa, você pode analisar o BPM. Isso deve expor gargalos em seu processo e ajudá-lo a reduzir custos e melhorar processos por meio de mudanças perspicazes.

A diferença entre gerenciamento de workflow e BPM é que o primeiro é mais voltado para a organização de pessoas e documentos, seguindo os passos certos no momento certo. O último é sobre processos de negócios e como melhorá-los. O gerenciamento de fluxo de trabalho coordena pessoas e sistemas de software, enquanto o BPM coordena como os recursos de uma organização interagem. Os sistemas BPM são mais complexos e envolvidos na melhoria contínua, enquanto as ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho apenas automatizam as etapas de um processo.

O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho (WMS)?

Um sistema de gerenciamento de trabalho é como um fluxo de trabalho é configurado e monitorado em um projeto ou organização. Um WMS é composto por procedimentos e ferramentas que são usados ​​por uma organização para identificar, executar e melhorar o fluxo de trabalho. Envolverá algum tipo de software de fluxo de trabalho, mas pode ser mais do que apenas usar uma ferramenta.

Portanto, o WMS organiza a política da empresa, procedimentos e ferramentas de software para gerenciar melhor o processo de fluxo de trabalho da organização ou projeto. Ele inclui tudo, desde modelagem de formulários, acessibilidade baseada em funções, relatórios, notificações, armazenamento baseado em nuvem e muito mais.

O que faz um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho oferece às pessoas a oportunidade de definir os diferentes fluxos de trabalho em seu projeto ou organização conforme se aplicam a tarefas ou processos.

Um WMS também permite que tarefas repetitivas sejam automatizadas para maior eficiência. Alguns também podem garantir que uma tarefa incompleta no processo não seja esquecida. Ele faz isso com notificações que mantêm sua equipe informada.

Usar um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma boa maneira de ter uma fonte de verdade. Em vez de fazer com que as equipes se comuniquem no Slack ou por e-mail, elas podem responder no nível da tarefa e manter as comunicações dentro do aplicativo. Ele também permite que as empresas se afastem de planilhas estáticas. Quando muitas planilhas do Excel são compartilhadas, pode ser difícil saber qual delas possui os dados mais atuais.

O que é software de fluxo de trabalho?

O software de fluxo de trabalho faz parte de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. É uma ferramenta que mostra as tarefas que você precisa concluir, tarefas que estão sendo executadas e seu status. Ele também mostra as etapas que você concluiu. Um WMS permite atribuir atribuições aos membros da equipe que possuem descrições detalhadas do trabalho.

Ele fornece transparência no processo de fluxo de trabalho, o que permite que os gerentes detectem problemas antes que se tornem problemas. Eles podem então realocar recursos para o projeto e garantir que resolvam o possível gargalo antes que isso atrapalhe a equipe.

Há também recursos de relatórios que coletam dados e calculam essas informações para mostrar as métricas do projeto, seja em ferramentas de relatórios ou painéis. Todos esses recursos são projetados para melhorar a produtividade e a eficiência, agilizando os processos, reduzindo a burocracia e identificando gargalos.

Benefícios e recursos do software de gerenciamento de fluxo de trabalho

Os benefícios do uso de software de gerenciamento de fluxo de trabalho devem ser óbvios. Quanto melhor for o seu fluxo de trabalho, melhor será o seu projeto ou organização. Uma das maneiras de o WMS fazer isso é reduzindo o número de erros. Mesmo que alguns passem, o que sempre acontece, o software pode informar e você pode configurar procedimentos para garantir que isso não aconteça novamente.

O gerenciamento do fluxo de trabalho também é como um tecido conjuntivo que mantém as pessoas, o software e a cultura de trabalho produtivos. As equipes podem se comunicar umas com as outras, o que facilita a colaboração. Ele também integra diferentes sistemas de software para ajudá-los a trabalhar melhor juntos também.

Há tantos profissionais no uso de software de gerenciamento de fluxo de trabalho que é difícil parar de listá-los. Desde ajudá-lo a trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo até maior controle e transparência, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho também melhoram a cultura de trabalho em uma organização. A desorganização corrói o moral.

O WMS geralmente possui recursos que mostram o status da tarefa, ferramentas de relatório e notificações por e-mail para manter todos na mesma página. Alguns também terão ferramentas de gerenciamento de recursos para realocar recursos e manter as equipes trabalhando na capacidade máxima sem alocar demais sua carga de trabalho.

Escolhendo um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho

Convencido de que um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho o ajudará a executar um projeto ou organização mais eficiente? Primeiro, faça a si mesmo esta pergunta – “como sei qual é o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho certo para mim?”

Bem, sempre haverá restrições além da própria ferramenta, como preço e o que sua organização está disposta a investir para instalar um novo software. Fora essas coisas, você deve procurar software que tenha os seguintes recursos.

• Software baseado em nuvem para obter dados em tempo real e tomar decisões mais perspicazes
• Notificações para mantê-lo atualizado sobre as alterações no seu fluxo de trabalho
• Múltiplas visualizações de projetos, como Gantt, kanban, listas de tarefas, etc., para permitir que todos trabalhem como quiserem
• Ferramentas de monitoramento e relatórios para analisar dados de fluxo de trabalho e tomar melhores decisões sobre melhorias
• Interface amigável e integração rápida
• Integra-se com outros aplicativos que você usa
• Comunicações colaborativas para manter as equipes conectadas

Práticas recomendadas de gerenciamento de fluxo de trabalho

Por fim, depois de selecionar o software de gerenciamento de fluxo de trabalho que atende às necessidades do seu projeto ou organização, aqui estão cinco dicas para aproveitar ao máximo seu fluxo de trabalho.

1. Primeiro, tenha um plano de fluxo de trabalho. Mas mais do que isso, tenha um escrito ou, melhor ainda, visual. É melhor se preparar com antecedência e ter uma representação visual desse plano facilita o compartilhamento e a compreensão.
2. Também é uma boa ideia pensar em coisas que podem dar errado em seu sistema de fluxo de trabalho e como você responderá a elas. A mitigação de riscos é sempre uma boa prática porque é inevitável que algo dê errado. Tente descobrir onde pode haver atrasos ou gargalos que retardarão a produção e como resolvê-los rapidamente, caso apareçam.
3. Se você estiver usando o fluxo de trabalho para um projeto, pode ser útil aplicar o mesmo gerenciamento de fluxo de trabalho a toda a organização. Pode haver problemas em seu projeto que estão fora de sua alçada e fazem parte de um fluxo de trabalho mal pensado na organização de sua empresa.
4. Verifique se você está usando um software de gerenciamento de fluxo de trabalho e se ele possui ferramentas adequadas ao seu projeto ou estrutura organizacional.
5. Além disso, não descanse no fluxo de trabalho depois de configurar e executar um, mesmo que tudo esteja indo bem. Além disso, reserve um tempo para fazer uma auditoria, revisar o processo e voltar com maneiras de melhorá-lo. O fluxo de trabalho não é um processo feito uma única vez, mas um sistema contínuo e em constante evolução.

Por que o ProjectManager é o melhor sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho

O ProjectManager é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho baseado em nuvem que organiza o fluxo de trabalho, conecta equipes e permite aumentar a eficiência e aumentar a produtividade. As equipes podem colaborar onde quer que estejam em tempo real e se manter atualizadas com ferramentas de automação de fluxo de trabalho, como notificações por email e alertas no aplicativo.

Trabalhar em várias visualizações de projeto

Ter várias visualizações de projeto significa que as equipes podem trabalhar como quiserem, sejam remotas ou em departamentos diferentes. Especialistas e novatos podem visualizar o fluxo de trabalho na visualização do quadro Kanban do ProjectManager. As equipes podem assumir o controle de sua lista de pendências e gerenciar essas tarefas. Em seguida, eles podem trabalhar juntos e planejar sprints, enquanto os gerentes podem ter transparência no fluxo de trabalho e realocar recursos para eliminar gargalos antes que reduzam a velocidade do trabalho.

Rastrear problemas nos painéis

Ficar de olho no fluxo de trabalho é como você pode detectar problemas e resolvê-los antes que se tornem problemas. Usar o painel ao vivo do ProjectManager é como ter um relatório de status instantâneo. Ele captura os dados do projeto em tempo real e, em seguida, calcula automaticamente as informações em gráficos e tabelas fáceis de ler, mostrando a carga de trabalho, as tarefas e muito mais. Ao contrário de outros softwares que requerem uma configuração demorada, o painel do ProjectManager está pronto quando você estiver.

Melhore os processos por meio de relatórios

Para encontrar maneiras de melhorar seu fluxo de trabalho, use as ferramentas de relatório de um clique do ProjectManager. Eles geram dados detalhados sobre tempo, custo e muito mais. Você pode filtrar cada relatório para se concentrar apenas nas informações que deseja analisar. Você também pode compartilhar relatórios para manter seus stakeholders atualizados.

O ProjectManager é o melhor software de fluxo de trabalho com ferramentas de gerenciamento de recursos para ajustar os fluxos de trabalho de maneira rápida e fácil. Nossa ferramenta se integra à maioria dos aplicativos e pode ajudar no gerenciamento de fluxo de trabalho corporativo com recursos de gerenciamento de portfólio. Organize-se e experimente o ProjectManager hoje de graça!