7 razões pelas quais os e-mails são rejeitados (e o que você pode fazer para melhorar sua taxa de rejeição)

Para a maioria de nós, a primeira vez que vemos um e-mail devolvido, ficamos completamente perdidos. Estamos nos perguntando o que isso significa. E começamos a perguntar: “Por que os e-mails são devolvidos?” "Nós fizemos algo errado?" “O que devemos fazer agora?”

A verdade é que, quando um e-mail é devolvido, quase nunca é culpa do remetente.

Mas o primeiro passo para impedir que as devoluções aconteçam novamente é entender o que realmente é uma devolução de e-mail.

O que é uma rejeição de e-mail?

Uma rejeição de e-mail ocorre quando um e-mail comercial ou de marketing não é entregue conforme o esperado.

Há uma variedade de razões pelas quais um e-mail pode “saltar”, mas a coisa mais importante a ser lembrada é que “rejeições” podem não apenas desperdiçar seu tempo e esforços, mas também podem afetar negativamente a capacidade de entrega de seu e-mail. Ou seja, se você tiver uma alta taxa de rejeição, os servidores podem começar a acreditar que seus e-mails não são confiáveis ​​e podem começar a bloqueá-los automaticamente.

É por isso que é importante monitorar e limpar os e-mails devolvidos regularmente. Mas antes de chegarmos a isso, vamos falar sobre os tipos de devoluções de e-mail.

Os dois principais tipos de devoluções de e-mail

Existem dois tipos de devoluções de e-mail – uma devolução suave e uma devolução definitiva. Enquanto um é temporário, o outro é permanente.

O que é um soft bounce de e-mail?

Uma devolução suave significa que o endereço de e-mail é válido e foi entregue na caixa de entrada do destinatário, mas ainda foi devolvido porque a caixa de correio estava cheia, o servidor estava inativo ou a mensagem era muito grande para a caixa de entrada do destinatário.

Um soft bounce geralmente é considerado uma situação temporária porque pode ser remediado pelo destinatário limpando sua caixa de entrada, o servidor sendo consertado ou você encurtando seu boletim informativo.

O que é um hard bounce de e-mail?

Uma devolução definitiva ocorre quando o e-mail é rejeitado porque o endereço de e-mail é inválido ou o endereço de e-mail não existe.

Esta é uma situação permanente e o endereço deve ser removido da sua lista.

Agora que você entende os dois tipos básicos de devoluções de e-mail, vamos dar uma olhada em seis motivos comuns pelos quais os e-mails podem ser devolvidos.

7 razões pelas quais os e-mails são devolvidos

1. Um endereço de e-mail inexistente

Se a devolução estiver marcada como "endereço de e-mail inexistente", o endereço de e-mail pode ter um erro de digitação ou a pessoa com o endereço pode ter deixado a organização.

Há também uma chance de que o contato tenha fornecido um endereço de e-mail falso, o que pode ser o caso se você estiver oferecendo algo online em troca de um e-mail.

Nesse caso, é importante revisar os contatos nesta categoria e verificar se há algum erro de digitação óbvio no endereço de e-mail. Caso contrário, tente entrar em contato com os contatos por outros meios para confirmar o endereço.

Dica: já teve problemas para ler a caligrafia de alguém na sua folha de inscrição de e-mail? Use essas ferramentas para capturar eletronicamente suas informações de contato.

2. E-mail não entregue

Se os e-mails devolvidos estiverem na categoria “Não entregue”, isso significa que o servidor de e-mail de recebimento está temporariamente indisponível, sobrecarregado ou não foi encontrado.

Um servidor que não pode ser encontrado pode ter travado ou estar em manutenção, então isso pode significar apenas esperar para enviar o e-mail para o endereço novamente.

No entanto, se esse endereço de e-mail for devolvido repetidamente em vários e-mails, isso pode significar que o servidor desapareceu definitivamente.

3. Caixa de correio cheia

Se o seu contato tiver tantos e-mails na caixa de entrada que não puder mais receber, seus e-mails serão devolvidos até que haja espaço para eles.

Às vezes, isso pode significar que o contato não está mais usando esse endereço de e-mail.

Tal como acontece com um endereço de e-mail inexistente, você pode querer acompanhar o contato por mídia social, telefone ou correio para verificar se o endereço é válido.

4. Férias/Resposta Automática

Se alguém sair de férias ou não puder verificar seus e-mails, seus e-mails serão devolvidos.

É importante observar que, diferentemente de outras categorias de devolução, esse tipo de devolução significa que seu e-mail foi entregue com sucesso na caixa de entrada .

Monitore cuidadosamente a frequência com que esse endereço de e-mail acaba nessa categoria. Se os meses passarem e a pessoa não tiver retornado das férias, considere remover o contato.

5. E-mail bloqueado

Se os endereços de e-mail estiverem na categoria “Bloqueados”, o servidor de recebimento bloqueou o e-mail de entrada.

Este é frequentemente o caso entre instituições governamentais ou escolas, onde os servidores podem ser mais rigorosos quando se trata de receber e-mails.

Para resolver esse problema, você precisa entrar em contato com o contato e pedir que ele coloque seus e-mails na lista segura ou, quando enviado para o endereço de uma empresa, solicite que os administradores do sistema desbloqueiem os endereços IP do Constant Contact.

6. Suspenso

Quando um e-mail é devolvido repetidamente em qualquer conta de e-mail, o Constant Contact categoriza esse endereço de e-mail como suspenso.

O que isso significa é que o endereço de e-mail em questão pode ser suspenso não apenas por ser devolvido quando você envia um e-mail, mas também por outros clientes do Constant Contact. Portanto, embora você possa exibir apenas uma rejeição em seu relatório, pode haver várias devoluções no sistema Constant Contact.

7. Outros

As rejeições que não dão ao servidor um motivo para rejeições são colocadas nesta categoria, portanto, isso pode significar que o e-mail foi devolvido por um dos motivos acima ou outro.

É importante ficar de olho nesses contatos também, para ver se as devoluções continuam recorrentes.

O que você precisa fazer para reduzir sua taxa de rejeição de e-mail

As devoluções não são boas para sua lista de e-mail, devido ao impacto negativo na entregabilidade e no sucesso de suas campanhas de e-mail.

Monitore seus saltos de perto. Se alguns endereços saltam continuamente, talvez seja hora de dar o próximo passo.

Remover um endereço de e-mail da sua lista

Quando uma devolução de e-mail é uma devolução definitiva ou permanente, você deve remover o endereço da sua lista imediatamente.

Os endereços recomendados para remoção incluem:

• Devoluções inexistentes
• Devoluções não entregues
• Endereços suspensos

A melhor maneira de remover esses endereços da sua lista de e-mail é cancelá-los.

Depois que o endereço for removido, você poderá verificar com o destinatário pretendido se o endereço foi alterado e potencialmente enviar um link para uma página de destino de geração de leads que permitirá que eles se inscrevam com seu novo endereço de e-mail.

Comece a lidar com suas devoluções de e-mail

Felizmente, as devoluções de e-mail aparecem rapidamente depois que você envia uma campanha de e-mail, facilitando a identificação dos endereços de e-mail que precisam de sua atenção.

Se você não limpou os endereços de e-mail devolvidos da sua conta antes, pode demorar um pouco — dependendo de quantos assinantes você tem — mas é fácil com as notações “Recomendado para remoção” do Constant Contact.

Para começar, exporte seu relatório de e-mail sobre e-mails devolvidos. Em seguida, corrija e atualize quaisquer endereços que possam ter sido devolvidos devido a erros de digitação e reenvie um e-mail para esses endereços. Depois de fazer isso, vá em frente e remova os endereços da sua lista que têm um hard bounce.

Depois disso, é apenas uma questão de verificar seus relatórios e limpar rapidamente quaisquer devoluções de e-mail recorrentes ou permanentes cada vez que você enviar uma campanha de e-mail.

Acompanhar as devoluções de e-mail garantirá que você aproveite ao máximo seus esforços de marketing por e-mail!