Por que ninguém está lendo seus e-mails (e o que eles estão fazendo em vez disso)

Você já teve a sensação de que está sendo ignorado? Apesar de seus melhores esforços para garantir que cada e-mail que você escreve seja a) altamente relevante; b) sucinto; ec) sem publicidade, sua mensagem ainda é esquecida?

Muitas organizações sentem que a sobrecarga de e-mail atingiu o nível de crise. Então o que aconteceu? Por que a queda repentina nas taxas de leitores e o que os funcionários estão lendo em vez disso?

O maior desafio que os comunicadores internos enfrentam hoje é fazer com que sua mensagem se destaque entre todas as outras distrações digitais. Ironicamente, há ainda mais pressão para se comunicar com eficácia, com a legislação exigindo que os funcionários estejam atualizados em áreas sérias, como conformidade, treinamento em segurança cibernética e saúde e segurança.

Aqui estão alguns insights sobre as forças em jogo, com dicas para dominar melhor a comunicação no mundo moderno.

1) O borrão de trazer seu próprio dispositivo (BYOD)  

Diante disso, uma política de BYOD parece ser uma vantagem para todos: os empregadores economizam em custos de hardware; Os funcionários usam o produto de sua escolha. O pesquisador de mercado Gartner Inc. prevê que 85% das empresas terão algum tipo de programa BYOD em vigor até 2020.

Mas esse movimento confunde a linha entre trabalho e uso privado?

É tentador para os funcionários continuarem usando seus dispositivos no trabalho da mesma forma que fazem em casa, ou seja, visitando sites de mídia social, enviando textos privados, jogos e muito mais. Essa convergência de comunicações privadas e profissionais significa que seu e-mail é movido ainda mais para baixo na cadeia alimentar.

Gorjeta:

Pense de forma criativa com o formato de envio de suas comunicações. Em suas vidas privadas, os funcionários se acostumaram a consumir mensagens em formatos sofisticados.

Vídeos, alertas pop-up, tickers, protetores de tela e boletins informativos são formatos eficazes no mix de comunicações internas.

2) Os tamanhos da tela são menores

A maneira como abrimos e interagimos com o e-mail mudou. Hoje em dia, mais e-mail é lido em dispositivos móveis do que em desktops. As estatísticas dizem que 56% do e-mail agora é aberto em uma tela pequena - um aumento de 8% em relação a 12 meses atrás.

A mudança no tamanho da tela tem um impacto monumental nas taxas de abertura e leitura de e-mail. Emails mal formatados, com fontes muito pequenas e não otimizados para dispositivos móveis podem ser um desligamento instantâneo para os destinatários.

Gorjeta:

Projete suas comunicações tendo em mente um público móvel. É provável que eles leiam sua mensagem em trânsito - literalmente (60% dos usuários de computador verificam o e-mail no banheiro!).

O tempo é curto, portanto, certifique-se de que sua mensagem vá direto ao ponto e que qualquer frase de chamariz esteja claramente marcada.

3) Invasão de comunicação

Hoje em dia, existem tantas outras fontes de informação que podem distrair os funcionários, restringindo a quantidade de informações que eles podem realmente consumir.

LinkedIn, Twitter e uma infinidade de feeds de notícias desempenham um papel relevante na comunidade empresarial, mas a desvantagem é que o fluxo constante de dados está desviando a atenção dos funcionários.

Há todos os sinais de que esses tipos de sites colaborativos estão ganhando, não apenas em número, mas também em popularidade. Mais ruído digital significa menos atenção à caixa de entrada.

Gorjeta:

Não há muito que você possa fazer para conter esse movimento, exceto tornar suas próprias comunicações extremamente relevantes. Pense como um editor: seja disciplinado quanto à frequência, mensagem e formato usado. Faça com que outras pessoas critiquem suas mensagens objetivamente.

Quanto mais envolventes e perspicazes forem as suas mensagens, maior será o seu número de leitores.

4) A divisão geracional

De acordo com um estudo recente com mais de 1.000 funcionários americanos, gerentes de baby boomers (com idades entre 51 - 69) e funcionários da geração Y (com idades entre 18 e 30) estão em conflito com os estilos de comunicação uns dos outros.

A geração mais jovem está imersa em ferramentas de mídia social, feliz em compartilhar suas opiniões com o mundo e extremamente rápida no uso de mensagens instantâneas bidirecionais.

Ainda assim, a geração mais velha preserva seu pensamento e se sente menos confortável com a colaboração pública. Eles estão mais familiarizados com o estilo de comunicação de cima para baixo e inclinados a planejar mais.

Gorjeta:

A abordagem de tamanho único não funciona. Considere uma combinação de canais de mensagens que agradarão a todas as idades. O conteúdo não urgente pode ser empacotado e distribuído por meio de atualizações mensais. Isso deixa espaço para que comunicações urgentes e essenciais recebam a atenção que merecem.

As ferramentas de colaboração são populares, principalmente entre os millennials, mas esteja ciente dos críticos que afirmam que essas ferramentas podem ser uma grande perda de tempo.

5) Relevância para o leitor

Uma pesquisa com 2.300 funcionários da Intel revelou que quase um terço das mensagens recebidas foram consideradas desnecessárias. E para cada seis e-mails ignorados por um dia, cinco deles são ignorados para sempre.

A equipe pode estar inconscientemente saturando os sistemas de e-mail, pois não tem certeza dos processos de tomada de decisão ou escalonamento e, portanto, para estar seguro, inclui muitos colegas em sua distribuição.

Gorjeta:

Desenvolva um estatuto de 'etiqueta de e-mail' para os funcionários. A ênfase deve estar no equilíbrio entre o benefício do remetente e os custos do destinatário.

As recomendações podem incluir resistir ao impulso de 'responder a todos' (responder ao remetente original geralmente é tudo o que é necessário). Abula o encaminhamento de longas conversas de e-mail para todos, especialmente se uma situação complexa for mais fácil de explicar pessoalmente.

E seja disciplinado sobre quem você inclui na lista de distribuição, ou seja, as pessoas marcadas no campo 'cc' realmente precisam receber o e-mail?

Em resumo, os indivíduos são mais seletivos quanto ao que merece sua atenção. A revolução digital interrompeu os métodos tradicionais de comunicação - e o e-mail é uma vítima. Isso gerou uma reforma muito necessária para as comunicações internas e um apelo por um conteúdo mais criativo, envolvente e memorável.

Sarah Perry é a CEO da SnapComms e contribuidora do ClickZ