O que é automação de fluxo de trabalho? Um guia rápido

Estar “na zona” é imensamente valioso. Por outro lado, ser tirado de sua zona para fazer algum trabalho rotineiro é irritante. A automação do fluxo de trabalho pode resolver esse problema e permitir que você e sua equipe permaneçam adequadamente produtivos.

O software de automação de fluxo de trabalho permite que as equipes fiquem por dentro das grandes coisas, enquanto os itens de rotina são tratados em segundo plano. O uso de automação de fluxo de trabalho torna os processos de negócios mais eficientes.

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho agiliza os processos de negócios por meio de gatilhos que desencadeiam ações. Ele funciona nos bastidores em aplicativos de software para avançar as tarefas ou alterar seu status, prioridade, tags etc.

Você pode aplicar a automação a muitos aplicativos diferentes. No gerenciamento de projetos, você pode automatizar tarefas aplicando acionadores que são acionados quando determinados parâmetros são atendidos. Um fluxo de trabalho é um conjunto de etapas, geralmente repetíveis, feitas para concluir um processo de negócios.

Para usar a automação do fluxo de trabalho, você precisa de um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem projetado para conectar equipes híbridas. Ele tem várias visualizações de projeto e você pode automatizar recursos em cada uma delas. Você pode adicionar quantos gatilhos precisar. Há até mesmo aprovação de tarefas para controlar o processo e garantir que apenas os autorizados possam alterar o status de uma tarefa. Comece a automatizar o fluxo de trabalho hoje mesmo gratuitamente.

Por que automação de fluxo de trabalho?

Há muitos benefícios em usar a automação de fluxo de trabalho. A principal razão é que ele economiza tempo, simplificando seus processos de negócios. Ele permite que suas equipes se concentrem nos aspectos mais criativos de seu trabalho, enquanto o software automatiza tarefas menores necessárias, mas tediosas.

A automação do fluxo de trabalho não apenas ajuda você a trabalhar mais rápido, mas também reduz os erros cometidos. Quando o trabalho é automatizado, elimina o potencial de erro humano. Vamos encarar; na maioria das vezes, temos que voltar e corrigir um erro criado por um erro de digitação ou algum outro problema menor. A automação do fluxo de trabalho elimina esses erros da equação.

Se você está economizando tempo com menos contratempos, isso significa que você pode dimensionar seus negócios com mais facilidade, o que é outro benefício da automação do fluxo de trabalho. Ter automação de fluxo de trabalho pode tornar uma pequena empresa mais competitiva, especialmente ao competir com grandes empresas. A automação do fluxo de trabalho ajuda as empresas a trabalhar mais rápido, fechar leads mais rapidamente e liberar o tempo gasto em atividades ocupadas para que possam atender melhor seus clientes.

Também é útil se você precisar aderir à conformidade com a política. Você verá que os ciclos de aprovação são reduzidos e os gerentes têm visibilidade e controle aprimorados. Você também descobrirá que isso aumenta o moral da equipe, pois eles podem se concentrar nos talentos para os quais você os contratou. Gerenciamento de carga de trabalho, melhoria de processos: os motivos para usar a automação de fluxo de trabalho podem continuar.

O que é um software de automação de fluxo de trabalho?

O objetivo do software de automação de fluxo de trabalho é tornar as operações de negócios mais fáceis de gerenciar. Isso leva, como observamos acima, a uma maior eficiência, produtividade e melhora a experiência do cliente. Por exemplo, o gráfico de Gantt do ProjectManager e outras visualizações de projeto têm recursos de automação integrados que ajudam você a gerenciar melhor o trabalho, em menos tempo.

O software de automação de fluxo de trabalho funciona padronizando e automatizando formulários e processos, incluindo como os dados são passados ​​entre os sistemas. Em outras palavras, é um movimento estruturado de dados entre sistemas. Mas tudo o que você precisa saber é que funciona dizendo: “se isso, então aquilo”.

Profissionais de vários setores podem usar software de automação de fluxo de trabalho, como em marketing. Lá ele pode agilizar a coleta de leads, gerenciar campanhas pagas, métricas de relatórios e muito mais. Os gerentes de mídia social podem usá-lo para compartilhar conteúdo entre plataformas. As vendas podem acompanhar os clientes em potencial, agendar demonstrações e acompanhar o pipeline de vendas. Também pode atender empresas de contabilidade, comércio eletrônico e, claro, gerenciamento de projetos.

O ProjectManager é um software de automação de fluxo de trabalho, incorporado ao software de gerenciamento de trabalho e projeto. Isso significa que ele tem os recursos necessários para planejar, monitorar e relatar seu projeto, mas você também pode automatizar muitos desses processos de negócios.

Como automatizar um processo de fluxo de trabalho

Ao automatizar um processo de fluxo de trabalho, você precisa definir regras para o caminho que uma tarefa seguirá ao longo do fluxo de trabalho. Muitas vezes, você também pode identificar aqueles que têm autoridade para avançar uma tarefa e alterar seu status.

1. A primeira coisa que você precisa fazer é configurar as regras para que o software saiba o que deve fazer. O padrão geralmente é que qualquer pessoa trabalhando na tarefa terá autoridade para alterar seu status. O status básico flui do afazer, do fazer ao feito. No entanto, os status podem ser editados ou você pode adicionar novos ao fluxo de trabalho.
2. Agora, você deseja criar regras para cada status. Na maioria dos casos, você pode adicionar várias regras para cada status. Escolha as permissões adequadas ao processo. Ou seja, talvez qualquer pessoa da equipe possa mover uma tarefa do status de pendência para o status de execução, mas você só quer que um gerente autorize a alteração para o status de concluído. A maior parte da automação do fluxo de trabalho permitirá que você restrinja quem pode alterar o status.
3. Essa configuração de aprovação pode ser definida para qualquer estágio do processo. Portanto, você pode decidir quem pode alterar o status e quem não pode ao configurar sua automação de fluxo de trabalho. Isso permite o controle de qualidade e dá aos gerentes uma sensação de segurança de que o trabalho está sendo feito de acordo com os padrões definidos no plano do projeto.
4. Depois de configurar todos os seus acionadores, ações e aprovações, você precisará salvar o fluxo de trabalho. Com muitas ferramentas de software de automação de fluxo de trabalho, você também pode copiar um fluxo de trabalho personalizado de um projeto para outro.

A maior parte da automação de fluxo de trabalho que possui aprovações de tarefas também terá gatilhos que notificam automaticamente a pessoa autorizada a alterar o status para manter o processo em andamento. Muitas vezes o usuário restrito poderá solicitar aprovação para evitar gargalos.

Exemplo de um fluxo de trabalho automatizado no ProjectManager

O ProjectManager tem fluxos de trabalho automatizados que seguem a lógica simples “se, então”. Você pode usar quantos gatilhos precisar para definir ações em um fluxo de trabalho.

Temos acionadores para status, prioridade, progresso, remoção ou adição de tags, aprovação, adição ou remoção de um responsável, horas planejadas, horas reais, horas restantes, custo real, custo planejado, duração planejada e duração real.

Esses acionadores podem criar essas ações: definir status para, atribuir um usuário a, definir prioridade para, definir progresso para, adicionar tags e remover tags. Essas ações ocorrem automaticamente quando o usuário aciona um gatilho, a menos que o usuário não esteja autorizado a alterar o status da tarefa. Se for o caso, quem estiver autorizado será notificado automaticamente ou o usuário poderá solicitar a aprovação.

Você pode adicionar regras de automação a qualquer fluxo de trabalho, mesmo que esse fluxo de trabalho não seja personalizado. As regras podem ser muito simples a muito complexas, dependendo da sua necessidade. Abaixo está um exemplo de como é a automação do fluxo de trabalho em nosso software.

ProjectManager oferece automação de fluxo de trabalho e muito mais

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem que possui várias visualizações de projetos e é colaborativo para permitir que equipes híbridas trabalhem quando, onde e como quiserem. A automação é apenas a cobertura do bolo.

Planeje em gráficos de Gantt interativos

Automação de fluxo de trabalho, fluxos de trabalho personalizados e aprovações de tarefas ajudam a otimizar seus processos, mas primeiro você precisa ter um plano de projeto. Os gerentes podem planejar com gráficos de Gantt online que facilitam a vinculação de dependências para evitar atrasos, definir marcos para acompanhar o progresso e compartilhar com a equipe e as partes interessadas. Você pode filtrar o caminho crítico e, em seguida, definir sua linha de base para rastrear seu esforço planejado em relação ao seu esforço real em tempo real.

Visualização do progresso e desempenho com painéis em tempo real

Sua equipe recebe suas atribuições e pode colaborar em várias exibições de projeto, como listas de tarefas, quadros kanban e exibições de calendário, todos atualizados juntos para que haja uma única fonte de verdade. Mas como você monitora a atividade deles, especialmente se eles não estiverem trabalhando no escritório? Nosso painel em tempo real coleta automaticamente dados ao vivo e os traduz em gráficos coloridos que rastreiam seis métricas do projeto. O melhor de tudo, não há necessidade de configuração.

Aprofunde-se nos dados com relatórios de um clique

Quando você precisa de mais do que uma visão de alto nível do seu projeto, nossos relatórios podem ser gerados em um toque de tecla para fornecer dados sobre tempo, custo, carga de trabalho e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas o que você deseja ver. Em seguida, eles podem ser compartilhados como um anexo em PDF ou até mesmo impressos, se é assim que seus stakeholders preferem se manter atualizados.

Não apenas temos automação de fluxo de trabalho, mas também notificações automáticas por e-mail e alertas no aplicativo para mantê-lo atualizado quando alguém comenta ou atualiza uma tarefa em que você está trabalhando. Os gerentes podem acompanhar o progresso dessas tarefas com planilhas de horas seguras e garantir que as tarefas de sua equipe sejam equilibradas com ferramentas de gerenciamento de recursos que garantem que todos estejam trabalhando na capacidade máxima. Cobrimos todas as bases em gerenciamento de projetos.

O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de trabalho e projetos para equipes híbridas. Com automação de fluxo de trabalho, várias visualizações de projetos e uma plataforma colaborativa, as equipes podem trabalhar com mais eficiência e os gerentes têm as ferramentas para controlar a qualidade do projeto. Junte-se às equipes de organizações tão variadas quanto NASA, Siemens e Nestlé que usam nossa ferramenta para alcançar o sucesso. Comece gratuitamente hoje mesmo.