Reunião inicial do projeto: como escrever uma agenda da reunião inicial

Os gerentes de projeto dedicam muito tempo e esforço para pesquisar a viabilidade de seu projeto. Mas todo esse trabalho é inútil se eles não comunicarem o propósito do projeto para sua equipe e clientes. É por isso que uma reunião inicial é tão importante.

Uma reunião inicial coloca todos na mesma página. A equipe e o cliente conhecem a declaração de missão, a declaração de visão e o plano do projeto. Tudo faz parte da agenda da reunião e garante que a equipe do projeto comece com o pé direito.

O que é uma reunião de lançamento do projeto?

A reunião inicial do projeto comunica as metas e objetivos do projeto para garantir que a equipe do projeto e o cliente tenham clareza sobre o que devem fazer no projeto.

Esta atividade faz parte da fase de iniciação do projeto. Uma reunião de kickoff geralmente é liderada pelo gerente do projeto. Muitas vezes, há uma reunião inicial interna apenas com a equipe do projeto, com uma reunião inicial externa posterior que inclui o cliente do projeto, o patrocinador do projeto ou a parte interessada.

Na reunião, o gerente de projeto explica o escopo do projeto, informações básicas e cronograma do projeto para a equipe. Uma reunião inicial deve definir o tom certo para o projeto à medida que avança para as fases de execução, monitoramento e controle. Uma reunião inicial bem conduzida pode levar a uma conclusão bem-sucedida do projeto.

Qual é o objetivo de uma reunião de kickoff?

Uma reunião inicial é usada principalmente para colocar a equipe do projeto na mesma página. Na reunião, os gerentes de projeto explicam metas comuns a serem lembradas enquanto a equipe executa suas tarefas. Ele configura o sucesso do projeto.

A reunião inicial também permite que o gerente de projeto apresente a equipe do projeto. É importante que todos saibam com quem estão trabalhando e quais são suas funções e responsabilidades. Isso evita conflitos posteriores no projeto que podem atrasar o trabalho e ameaçar o cronograma do projeto.

A equipe pode fazer perguntas ao gerente de projeto até que tenha uma compreensão firme do projeto e de sua parte nele. Como essa reunião ocorre pessoalmente, e não por e-mail ou documentos compartilhados, você reduz a chance de falhas de comunicação. Isso ajuda a evitar o deslocamento do escopo ao longo da linha.

Há muitas informações compartilhadas durante a reunião inicial, incluindo qual software de gerenciamento de projeto a equipe usará. O ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que possui armazenamento de arquivos ilimitado para manter os documentos em um hub centralizado facilmente acessível pela equipe. Eles podem usar várias visualizações de projeto para anexar documentos relevantes às suas tarefas para mantê-los no caminho certo. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

Exemplo de Agenda de Reunião Inicial

Uma reunião inicial é diferente dependendo do tipo de projeto. Alguns são mais estruturados e formais, onde o gerente de projeto faz muita preparação antes da reunião inicial. Projetos menores podem ter uma reunião inicial sem uma demonstração ou um deck.

Uma coisa é comum, independentemente do tipo de reunião inicial; a agenda. Na maioria das vezes, a agenda inicial apresenta os seguintes itens, todos cruciais para uma reunião inicial bem-feita.

1. Histórico do Projeto

Parte da proposta do projeto, o histórico do projeto é uma história do projeto e como ele surgiu. Ele mostra a pesquisa que levou à aprovação e por que o projeto é necessário.

Isso inclui o porquê, onde e como da implementação do seu projeto. Você detalhou a situação atual, qual é o problema e como o projeto o resolve. Tudo isso é respaldado por dados confiáveis. O histórico do projeto é usado em uma proposta de projeto para obter a aprovação das partes interessadas. Também ajuda a contextualizar o projeto durante o início do projeto.

2. Visão geral do escopo do projeto

A visão geral do escopo do projeto é uma descrição detalhada do trabalho do projeto que sua equipe deve concluir para ter um projeto bem-sucedido. Os termos deste trabalho são definidos pelo cronograma do projeto e pelo orçamento do projeto.

Ao compreender os objetivos e requisitos necessários para concluir o projeto, os gerentes de projeto podem prever com mais precisão o custo e o tempo. Ao explicar o escopo do projeto para a equipe do projeto, eles têm uma ideia melhor das restrições das tarefas que serão designadas para executar.

3. Visão geral do cronograma do projeto

As entregas do projeto são dispostas em uma linha do tempo cronológica, que funciona como um roteiro para o projeto. Esta é a espinha dorsal de qualquer cronograma de projeto e deve incluir, no mínimo, marcos, tarefas, dependências e datas de vencimento.

A visão geral do cronograma do projeto é fundamental para a equipe, pois eles terão a tarefa de cumprir esses prazos e fazer essas entregas. Portanto, essas informações devem ser comunicadas de forma clara. Não deve haver confusão de ninguém da equipe do projeto sobre o que deve ser feito.

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4. Visão geral do gerenciamento de riscos

Ao fazer o plano do projeto, um gerente de projeto também terá que desenvolver um plano de gerenciamento de riscos. Este é o processo de análise de riscos que podem ocorrer durante o projeto. Em seguida, você determina quais etapas serão necessárias para responder a esses problemas quando eles surgirem.

Você prioriza os riscos com base em como eles impactam o projeto. É assim que você desenvolve uma estratégia de mitigação de risco, que inclui quem será responsável por qual risco, caso ocorra. A equipe do projeto deve estar ciente de quem tem a propriedade dos riscos e detectar esses problemas rapidamente.

5. Funções e Responsabilidades

O gerente de projeto é responsável por definir as funções e responsabilidades da equipe do projeto. Ou seja, a posição do membro da equipe na equipe, as tarefas que lhe são atribuídas e os deveres de seu papel específico em relação à equipe maior e ao projeto.

Esta é basicamente uma descrição do trabalho. Deve ser divulgado à equipe do projeto durante a reunião inicial. Ele fornece uma visão geral do trabalho, uma lista de responsabilidades e o que essa pessoa está autorizada a fazer. Também está incluído a quem eles se reportam, para que haja uma cadeia de comando clara.

6. Métodos e Ferramentas de Gerenciamento de Projetos

Há muitas maneiras de gerenciar um projeto. Isso inclui uma metodologia mais tradicional, como cascata, uma abordagem ágil iterativa ou uma híbrida que conecta perfeitamente diferentes estilos de gerenciamento de trabalho. Você também deve escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos que se adeque à metodologia utilizada.

A equipe do projeto deve saber como o projeto está sendo gerenciado e qual será sua parte, incluindo a ferramenta de software de gerenciamento de projetos que será usada. Em alguns casos, isso exigirá um período de treinamento para que a equipe entenda a metodologia e como usar as ferramentas do projeto. Tudo isso será discutido na reunião inicial.

Como conduzir uma reunião de lançamento do projeto

São muitas informações para passar para a equipe do projeto. Como você pode garantir que todos saiam da reunião inicial com esse conhecimento intacto? Aqui estão algumas dicas para garantir que você execute uma reunião de lançamento do projeto com sucesso:

• Prepare-se: Você pesquisou e documentou minuciosamente o projeto durante a fase de iniciação para vendê-lo às partes interessadas, agora precisa fazer o mesmo com a equipe do projeto. Isso inclui garantir que todos compareçam, ter alguém tomando notas para compartilhar mais tarde e ter uma agenda para garantir que você não esqueça nada crítico.
• Apresente-se e a equipe: Esta é a primeira vez que toda a equipe do projeto foi reunida, então reserve um tempo para que todos se apresentem. Não é uma má ideia reservar um pouco de tempo para algumas perguntas de quebra-gelo para facilitar a intimidade necessária para um melhor trabalho em equipe.
• Defina o projeto: Certifique-se de que a equipe tenha clareza sobre qual é o propósito do projeto e como a declaração de missão do projeto se relaciona com as metas e objetivos da empresa maior. Para garantir que todos entendam, reserve um tempo para responder a quaisquer perguntas que a equipe possa ter.
• Distribua o Plano do Projeto: O plano do projeto deve ser um folheto na reunião inicial, incluindo o cronograma do orçamento, mas agora você pode analisá-lo em detalhes e garantir que todos entendam as informações principais, como o cronograma do projeto, os principais marcos e entregáveis.
• Definir o escopo do projeto: Certifique-se de que a equipe conheça o escopo do projeto e as principais informações do projeto. Isso ajuda a evitar o aumento do escopo gerenciando as expectativas da equipe.
• Compartilhar funções e responsabilidades: se a equipe tem um histórico em conjunto, essa etapa pode não ser tão importante, mas é crucial que as novas equipes entendam seus relacionamentos entre si.
• Explique a fonte central da verdade: Tenha uma fonte central da verdade para que a equipe saiba o status do projeto. Ou seja, a equipe precisa de um local compartilhado com dados em tempo real para que todos tenham sempre clareza sobre o status do projeto e seu lugar nele.
• Faça perguntas, próximos passos e listas de tarefas: Antes de encerrar, abra a palavra para quaisquer perguntas para garantir que todos tenham clareza sobre o que foi compartilhado na reunião inicial. Reserve algum tempo para explicar o que acontecerá a seguir, incluindo quaisquer listas de tarefas pós-reunião para a equipe. Nosso modelo de itens de ação gratuito pode ajudar.

Próximos passos após a reunião de lançamento do projeto

Falando desses próximos passos, eles são um importante trampolim após a reunião inicial para colocar a equipe em ação. É quando começa a fase de execução do projeto. É um marco que provavelmente foi anotado no plano do projeto.

Embora haja reuniões frequentes ao longo do projeto, a reunião inicial é única, pois envolve toda a equipe do projeto. É improvável que todos sejam reunidos no mesmo horário e local novamente. É por isso que ter o software de gerenciamento de projetos certo é tão importante.

Conforme observado acima, uma fonte central de verdade é fundamental para manter todos na equipe do projeto conectados. Deve ser atualizado em tempo real e dar transparência ao processo. Isso significa que todo mundo sabe o que todo mundo está fazendo e como eles se encaixam nessa imagem. É a melhor maneira de evitar gargalos, bloquear outros membros da equipe e manter o projeto nos trilhos.

Como o ProjectManager pode ajudar após sua reunião inicial

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que planeja, monitora e relata em tempo real para manter as equipes híbridas trabalhando juntas para melhor atender à finalidade do projeto. O ProjectManager foi projetado com várias visualizações de projeto que permitem que as equipes trabalhem como quiserem, independentemente de seu nível de especialização, localização ou metodologia.

Planeje com antecedência em gráficos de Gantt interativos

Os gerentes têm os recursos necessários para planejar com antecedência a missão do projeto em gráficos de Gantt interativos que organizam tarefas, vinculam dependências e adicionam marcos. Mas eles também podem filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base para rastrear a variação do projeto em tempo real. O plano do projeto pode então ser compartilhado com equipes e partes interessadas para que todos sempre saibam o que estão fazendo e como isso se encaixa no quadro geral.

Gerenciar o trabalho em quadros Kanban

Os membros da equipe podem usar as visualizações de projetos de lista de tarefas, calendário ou quadro Kanban para gerenciar seu próprio trabalho e permanecer produtivos. Os quadros Kanban visualizam o fluxo de trabalho para a equipe ágil que precisa gerenciar seu backlog e planejar sprints. Enquanto isso, os gerentes obtêm visibilidade do processo de sua equipe e podem realocar recursos conforme necessário para evitar gargalos e atrasos dispendiosos.

Acompanhe o desempenho em tempo real

O progresso e o desempenho estão sempre na tela com painéis ao vivo. Não há necessidade de configuração demorada. Os dados são coletados e os números são processados ​​automaticamente. Em seguida, eles são exibidos em gráficos e tabelas de fácil leitura mostrando custos, tempo e outras métricas do projeto.

Tudo o que você precisa seguir em uma reunião inicial para o sucesso do projeto está no ProjectManager. Desde relatórios de um clique que podem ser filtrados e compartilhados até notificações por e-mail e no aplicativo para manter todos sempre atualizados, recursos de gerenciamento de recursos e muito mais, o ProjectManager é a única ferramenta híbrida de gerenciamento de trabalho que você precisará.

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