Oito dicas essenciais para escrever, editar e revisar seus e-mails para obter resultados poderosos

Publicados: 2018-03-08

Imagine um mundo onde escrever conteúdo para o seu negócio fosse tão fácil quanto juntar algumas frases na tela do computador e clicar em 'publicar'. Não seria esse o sonho? No entanto, como todos sabemos, as coisas não podem ser tão simples, especialmente no competitivo mundo empresarial moderno.

Mas isso não se relaciona apenas ao conteúdo que você pode postar em seus sites, como blogs e artigos. Na verdade, o conteúdo que você inclui em seus e-mails é tão importante quanto para garantir que está tudo certo. Os emails ainda são conhecidos por serem uma das formas mais eficazes de marketing, ainda mais do que a publicidade em sites ou redes sociais!

Mas isso não torna o processo mais fácil. Quando se trata de escrever e-mails para sua empresa , aqui estão oito coisas importantes a serem lembradas para que você possa garantir que seus e-mails sejam perfeitos para seus leitores e obtenha os resultados que deseja.

Nº 1 - Definindo seu processo e se organizando

Antes de começarmos a escrever nossos e- mails e colocar o dedo no teclado, você vai querer ter certeza de que está organizado e pronto para o conteúdo que está prestes a produzir. Para tornar isso mais fácil, vamos quebrar todo o processo em sete etapas que podem ser lidas;

Ideias (brainstorming)
Pesquisando
Escrita
Editando
Revisão
Publicação
Analisando

“ Estas são as sete etapas básicas que você seguirá ao escrever seus e-mails. No entanto, alguns de seus processos podem incluir mais ou menos etapas; Depende totalmente do objetivo de sua empresa. Com essas etapas em mente, certifique-se de ser proativo ao garantir que você tenha tudo pronto em cada etapa, para que você esteja o mais organizado possível ”, compartilha Elizabeth Holder, uma comerciante por email do Big Assignments.

Por exemplo, enquanto o estágio de ideias pode simplesmente exigir uma reunião com sua equipe onde você organiza seus pensamentos e ideias de tópicos, a seção de pesquisa é onde você reunirá todas as informações de que precisa para não prejudicar seu fluxo de escrita Numa data posterior.

# 2 - Descendo e Pessoal

Quando se trata de escrever e-mails, você precisa ter certeza de que está se colocando na mente de seu leitor e considerar como eles lerão seus e-mails e a experiência que terão com a leitura, ao invés de como o o e-mail pode beneficiar o seu negócio.

Por exemplo, uma das armadilhas mais comuns em que as pessoas caem é não ser pessoal em seus e- mails e respeitar o leitor como indivíduo. Se você está constantemente se referindo aos seus leitores como 'seguidores' ou 'assinantes', você está na armadilha.

Embora as pessoas desejem fazer parte de um grupo social ou comunidade, a individualidade também é vital e, como cliente, um leitor de seus e-mails deseja ser respeitado como tal. Da mesma forma, certifique-se de que vale a pena falar sobre o conteúdo que você inclui em seus e-mails.

Seus leitores se sentirão muito desrespeitados por sua empresa se você enviar e-mails após e-mails com conteúdo sobre coisas insignificantes ou com as quais eles simplesmente não se importam. É muito provável que você acabe na pasta de spam.

# 3 - Como fazer com que as pessoas abram seus e-mails

Um dos maiores desafios que você enfrentará ao escrever seus e-mails é realmente fazer com que as pessoas os abram , então vamos nos colocar no lugar do seu leitor. Eles abrem o navegador da web, fazem login no cliente de e-mail e agora estão na caixa de entrada.

O que você pode ver em relação aos seus e-mails? Seu nome e a linha de assunto , então vamos chamar nosso foco aqui. Claro, seu nome vai simplesmente descrever de quem é o e-mail , mas é importante que não leia algo como “[email protected]” ou algo parecido. Em vez disso, certifique-se de que lê o nome da sua empresa .

Agora vamos passar para a linha de assunto. Essa é a parte do e-mail que vai chamar a atenção deles. Então, a primeira coisa que você vai querer fazer é prometer algo bom no seu e-mail. Qual conteúdo você incluiu neste e-mail e o que ele contém para o seu leitor depois de abri-lo?

Max Tyler, um comerciante por e-mail do Serviço de Redação de Tarefas, continua;

“ Ao escrever linhas de assunto, você vai precisar de algo para se destacar do resto dos e-mails na caixa de entrada. Comece tentando incluir um número sobre o assunto. Isso ajuda seu e-mail a se destacar e mantém os olhos em você. Em seguida, tente prometer algo dentro da linha de assunto que seu e-mail fornecerá ao leitor depois de aberto. Finalmente, certifique-se de colocar algumas palavras poderosas lá para tornar seus e-mails irresistíveis . ”

Portanto, se você estiver usando uma linha de assunto “ABRA-ME PARA UM DESCONTO NA MINHA LOJA”, você pode querer mudar para algo como “5 maneiras essenciais de economizar dinheiro comprando online”.

# 4 - Escrevendo o conteúdo

Então, você investiu um pouco de tempo para garantir que seu assunto seja perfeito e que as pessoas queiram clicar. Então, seu leitor é fisgado e diz 'ok, vamos ver o que está acontecendo aqui' e clica. Agora o leitor está em seu e-mail, então eles começarão do topo e irão descendo .

Naturalmente, se você incluiu imagens ou recursos visuais em seu e-mail, especialmente na seção superior ou no cabeçalho, os olhos do leitor serão imediatamente atraídos para esta área , então certifique-se de que está sobrepondo uma mensagem nesta imagem que ele se destaca e inicia seu e-mail com força.

No entanto, há algumas coisas que você deve lembrar ao escrever o conteúdo em si. Em primeiro lugar, você vai querer escrever rápido . Este é um truque simples de redatores, mas quanto mais rápido você escrever, mais paixão e entusiasmo ficarão evidentes em seu conteúdo , tornando seus e-mails muito mais agradáveis de ler.

Além disso, tente manter suas frases e parágrafos curtos , amáveis e diretos ao ponto. Imagine que você esteja lendo este artigo em seu navegador de e-mail e ele seja simplesmente um grande bloco de texto sem subtítulos ou quebras de parágrafo. É bem provável que você nem queira começar a lê-lo e ele irá direto para a pasta de lixo.

Você também vai querer se lembrar de tentar manter sua escrita o mais natural possível . Como você provavelmente está representando uma empresa, o cliente não quer falar ou ler o que uma engrenagem da máquina capitalista está dizendo; eles querem se comunicar com um ser humano na vida real e ouvir o que eles têm a dizer.

Isso significa que você precisará incluir o nome do seu leitor, fazer perguntas que os façam pensar sobre o que você está escrevendo e incluir palavras e histórias emocionantes que prenderão seus leitores e os manterão satisfeitos com seu conteúdo .

Obviamente, escrever e-mails é difícil de descrever porque seus requisitos variam de acordo com seu mercado-alvo, dados demográficos, indústria e o objetivo específico que sua empresa tem com sua campanha de marketing por e-mail. Apenas lembre- se de se colocar no lugar do leitor e experimentar o e-mail e seu conteúdo do ponto de vista dele.

# 5 - Usando ferramentas online

Escrever e-mails pode ser uma tarefa trabalhosa se não for gerenciada adequadamente, especialmente quando você adiciona os processos essenciais de edição e revisão. No entanto, para economizar tempo, aqui está uma lista de ferramentas que podem ajudar :

Estado da redação e via escrita: dois blogs repletos de guias de redação que você pode seguir ao redigir seus e-mails.
Boom Essays: uma agência de redação on-line que pode ajudá-lo a revisar seus e-mails, conforme recomendado pelo HuffingtonPost em Write My Essay .
My Writing Way and Grammarix: esses dois blogs são carregados de postagens que podem ajudar a ensiná-lo a usar a gramática de maneira adequada.
UKWritings: Um serviço online que pode editar e revisar seus e-mails em seu nome.
Cite It In: Uma ferramenta para adicionar citações, citações e referências aos seus e-mails em um formato profissional.
Essay Roo: uma agência de redação on-line que pode escrever seus e-mails para você, conforme sugerido pelos Melhores escritores australianos na revisão do Essayroo.
Contagem fácil de palavras: uma ferramenta online gratuita para rastrear a contagem de palavras de seus e-mails ao escrever.

# 6 - Vender, Vender, Vender

Para a maioria de nós, nossos e-mails incluirão algum tipo de material promocional que tentará o leitor a comprar algo em nosso site ou loja de comércio eletrônico. No entanto, como você provavelmente já sabe, é mais fácil falar do que fazer.

A primeira coisa a lembrar é não pular direto para a venda , não apenas com cada e-mail individual, mas também com toda a estratégia de marketing por e-mail. Por exemplo, se um cliente acabou de se inscrever em sua lista de mala direta, você não vai querer ir direto para lá e começar a bombardeá-lo com conteúdo promocional .

Em vez disso, você deseja apresentar sua empresa lentamente a eles e começar a formar uma relação de confiança e fidelidade com esse cliente. As estatísticas de marketing mostram que a regra 80/20 é uma das táticas de marketing mais eficazes, em que 80% do conteúdo que você envia é educacional / inspirador / divertido etc., enquanto os outros 20% são promocionais.

No entanto, o resto das táticas de venda do que você realmente inclui em seu e-mail são muito parecidas com o resto da sua empresa. Você precisará descrever os problemas que as pessoas estão enfrentando e começar a descrever a solução que seu produto ou serviço oferece . Você também pode incluir avaliações de clientes de compras anteriores e contar uma história em seu conteúdo para se conectar com seus leitores e assinantes em um nível emocional.

Nº 7 - Fazendo os clientes clicarem

Agora que seus e-mails foram abertos e lidos por seus clientes, é hora de fazer com que eles deixem seu e-mail e em seu site . Obviamente, a melhor maneira de conseguir isso é usando botões de apelo à ação claros e definidos no seu conteúdo.

Se você estiver escrevendo 20% do conteúdo promocional do e-mail, isso será simples, pois você pode adicionar um botão de call-to-action que levará à página do produto que você está anunciando . No entanto, e se você estiver fornecendo a seus leitores um dos 80% tipos de conteúdo? As coisas não são tão simples.

Embora possa ser. Se você está escrevendo uma postagem de blog de alta qualidade que você compartilhou com seus leitores, um dos métodos mais eficazes de trazer esses clientes do e-mail para o seu site é cortar o blog depois que ele começa a chegar à parte boa . Em seguida, tudo o que você precisa fazer é adicionar uma frase de chamariz 'clique aqui para continuar lendo' e terá certeza de que as pessoas clicarão em seu site.

As pessoas também adoram ser valorizadas pelas empresas. Sejamos realistas, as caixas de entrada de e-mail de todo mundo estão transbordando de e-mails atualmente, e você deve se sentir especial por alguém ter dedicado tempo para ler seu conteúdo e ficar atualizado com você. Para recompensar isso, por que não oferecer um desconto por tempo limitado ou um código de cupom para seus e-mails.

Isso não apenas deixa seus clientes felizes por você respeitar e valorizar seus clientes, mas também ajuda a aumentar drasticamente suas taxas de cliques .

# 8 - Editando seus e-mails

Assim que tiver concluído o primeiro rascunho do seu e-mail e estiver feliz que todas as informações que deveriam estar em cada e-mail estejam presentes, é hora de começar a aperfeiçoá-los. A primeira etapa desse processo é editar seu e-mail .

Isso é completamente diferente da revisão (veja abaixo) e é um processo que visa garantir que a mensagem que você está tentando comunicar seja perfeita para seus leitores e transmita a mensagem real que você está tentando enviar. Embora a mensagem em sua cabeça possa ter parecido perfeita, é preciso lembrar que muitas pessoas lerão seu e-mail e podem percebê-lo de maneiras diferentes.

Por exemplo, se você incluiu humor em seu e-mail, lembre-se dos dados demográficos que estão lendo seu e-mail . Esse humor vai passar por cima de suas cabeças ou alguns leitores vão achar o que você está dizendo ofensivo? Essas são todas as coisas de que você precisa se lembrar.

Ao editar, é melhor fazer uma pausa entre escrever seu primeiro rascunho e editar para que você volte a ele com um novo par de olhos. Da mesma forma, também pode ser benéfico pedir a um colega, amigo ou membro da família que leia o e-mail para ver o que eles pensam e se podem apontar algo. Ou você pode usar a ajuda de serviços profissionais de redação como OXEssays e Academized (leia a crítica acadêmica para verificar a qualidade).

# 9 - Revendo seus e-mails

Depois de concluir a penúltima etapa de escrever seu e-mail, é muito importante que você execute a última etapa com precisão. Isso se refere ao seu processo de revisão . Isso significa verificar seu conteúdo para ter certeza de que está livre de erros, erros de ortografia, gramática inadequada, erros de digitação e muito mais. Quaisquer erros em seus e-mails prejudicarão a credibilidade e a reputação de sua empresa.

A revisão pode levar tempo e parecer demorado revisar seu conteúdo repetidamente, mas é vital para o sucesso de seu conteúdo . Afinal, você gostaria de comprar os produtos ou investir nos serviços de uma empresa cujo conteúdo está repleto de erros?

Para garantir que sua revisão seja precisa, faça uma pausa entre o estágio de edição e este estágio . Ao retornar, ignore completamente o conteúdo do próprio e-mail (já que ele foi aperfeiçoado no estágio anterior) e concentre-se no idioma, na gramática e na pontuação reais que você usou.