Top 6 exemple de constrângeri de proiect

Rapid, ieftin sau bun - alegeți două. Te-ai săturat să auzi asta? Una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă fiecare manager de proiect este constrângerile proiectului. Nu numai că constrângerile proiectului limitează un proiect, dar pot pune rapid în pericol succesul acestuia. Acesta este motivul pentru care este esențial să cunoaștem toate constrângerile posibile, influențele lor unele asupra altora și instrumentele de management de proiect care abordează aceste constrângeri.

Care sunt constrângerile proiectului?

O constrângere de proiect în managementul de proiect este orice limitează domeniul de aplicare al unui proiect. Amenință viteza și calitatea unui proiect și poate determina depășirea bugetului. Deși există multe constrângeri posibile, cea mai comună este denumită constrângere triplă.

Modelul Triple Constrângeri

Fiecare manager de proiect cunoaște (și se teme adesea) de constrângerile clasice de proiect în managementul de proiect:

• Timp: Care este termenul limită pentru livrarea rezultatelor?
• Domeniu de aplicare: Care este exact rezultatul așteptat?
• Cost: Câți bani sunt disponibili pentru a obține acest rezultat?

Dacă schimbați o parte a acestui triunghi, va afecta celelalte două. Dacă reușiți să acoperiți tripla constrângere, este mai probabil să livrați un proiect de succes.

Cum să acoperiți tripla constrângere este dificil, dar software-ul potrivit de management de proiect poate ajuta. ProjectManager este un instrument de management al lucrărilor și al proiectelor care captează date în timp real pentru decizii mai perspicace. Managerii de proiect pot folosi instrumentele noastre de raportare pentru a explora în profunzime date și pentru a filtra rapoartele privind starea, portofoliul, sarcini, costuri și multe altele pentru a înțelege ce este pe drumul cel bun și ce nu. Aceste rapoarte sunt ușor de partajat cu părțile interesate pentru a oferi o actualizare rapidă. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Cele 6 constrângeri ale proiectului

Un proiect este adesea definit ca fiind de succes dacă obiectivele proiectului sunt atinse până la termenul limită și finalizate în limita bugetului. Pe lângă timp, amploare și cost, există șase constrângeri suplimentare care limitează procesul de realizare corectă a obiectivelor proiectului.

1. Cost

Proiectul dumneavoastră are nevoie de resurse precum forța de muncă, materiale și echipamente, toate acestea costând bani. În calitate de manager de proiect, este responsabilitatea dumneavoastră să vă asigurați că estimați cu exactitate costurile proiectului în timpul fazei de planificare și înainte de execuție. Atunci vei crea un buget de proiect care să acopere toate cheltuielile tale. Dacă nu reușiți să definiți un buget de proiect suficient, proiectul dvs. ar putea eșua.

2. Timpul

Pentru a gestiona corect timpul disponibil pentru executarea unui proiect, trebuie să creați un program care să definească o cronologie pentru executarea sarcinilor proiectului. Un program de proiect definește, de asemenea, resursele necesare pentru fiecare activitate particulară a proiectului. Timpul este o constrângere critică a proiectului, deoarece, dacă nu este gestionat corespunzător, ar putea afecta alte constrângeri, cum ar fi domeniul de aplicare și calitatea. Nerespectarea timpului poate duce la nerespectarea termenelor limită și la reducerea sferei de aplicare a proiectului. Și mai rău, s-ar putea reduce calitatea livrărilor dvs.

Înrudit: șablon gratuit de foaie de pontaj pentru Excel

3. Domeniul de aplicare

Sfera de aplicare a proiectului se referă la toate lucrările care trebuie efectuate într-un proiect. Este important să definiți activitățile, rezultatele și etapele de referință în plus față de ceea ce nu se va face pentru a stabili așteptări clare cu părțile interesate. Managerii de proiect folosesc o structură de defalcare a muncii pentru a împărți sfera proiectului în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat.

4. Calitate

Deși această constrângere este destul de similară cu domeniul de aplicare, este ușor diferită, deoarece domeniul de aplicare definește rezultatul dorit specific. De exemplu, domeniul de aplicare al proiectului dvs. poate implica crearea a 10 pagini web. Calitatea se concentrează pe atributele fiecăreia dintre aceste pagini web. Când te gândești la calitatea proiectului, întreabă-te: „Cât de mult se potrivește rezultatul cu așteptările?”

În exemplul nostru, calitatea nu definește numărul de pagini web, dar ar putea exista o toleranță de calitate în ceea ce privește numărul de cuvinte. Poate ați solicitat 1.000 de cuvinte cu o toleranță de calitate de +/- 100 de cuvinte. Dacă o pagină web conține 900 de cuvinte, o aprobați, dar dacă o altă pagină web conține doar 850 de cuvinte, o respingeți.

Calitatea se interacționează cu celelalte constrângeri. Să presupunem că rămâneți fără timp și trebuie să respectați o anumită dată scadentă. Ați putea respecta termenul limită prin mărirea toleranței de calitate și scăderea numărului de cuvinte la 800.

5. Risc

Gestionarea riscurilor este o sarcină importantă pentru managerii de proiect, dar ce înseamnă de fapt acest termen? Puteți estima probabilitatea ca un risc să aibă un impact asupra proiectului dumneavoastră. Poate că creați un cadru fir pentru site-ul dvs. și decideți să omiteți revizuirea clientului, deoarece întârziați. În acest caz, există riscul ca clientul să vă respingă paginile web finale.

Desigur, puteți controla riscul într-o anumită măsură. De exemplu, puteți decide să evitați riscul și să insistați asupra pasului de revizuire. Dar această decizie vă afectează cronologia și costurile aferente, deoarece clientul va revizui fiecare dintre modelele dvs. și un manager de proiect trebuie să supravegheze acest proces.

6. Resurse

Resursele sunt strâns legate de costul proiectului. Suma de bani disponibilă pentru obținerea rezultatului dorit poate limita utilizarea și achiziția de resurse, ceea ce creează o constrângere separată.

Uneori, chiar și o sumă infinită de bani nu vă permite să achiziționați resursele specifice de care aveți nevoie. De exemplu, ar putea dura mai mult decât vă așteptați să primiți o resursă fizică în proiect (cum ar fi un cip), ceea ce vă face să pierdeți termenul limită. Dacă această resursă este esențială pentru proiect, va trebui să sacrificați atingerea termenului limită, deoarece nicio sumă rezonabilă de bani nu ar putea reduce timpul de livrare.

Înrudit: șablon gratuit de planificare a resurselor pentru Excel

Cum să gestionați constrângerile proiectului

Gestionarea constrângerilor proiectului este în mod fundamental modul în care gestionați proiectul. Trebuie să monitorizați și să urmăriți constrângerile proiectului pe parcursul ciclului de viață al proiectului și să detectați anomaliile pentru a le rezolva rapid. Gestionarea constrângerilor vă menține proiectul pe drumul cel bun și în limitele bugetului. Iată șase moduri de a gestiona constrângerile proiectului.

• Cost: Un plan de management al costurilor este un plan strategic pentru bugetul proiectului. Este o abordare în patru direcții care ia în considerare planificarea resurselor, estimarea costurilor, bugetarea și controlul costurilor. Da, este un plan, dar este aplicat pe parcursul proiectului pentru a ajuta la documentarea cheltuielilor și pentru a vă menține sub control constrângerile de cost.
• Timp: un plan de gestionare a timpului este o metodă de urmărire a timpului petrecut pentru o sarcină și a progresului realizat în proiectul dvs. Aceasta implică planificarea unui program precis și apoi monitorizarea și controlul programului pentru a vă asigura că timpul real se aliniază cu planul dvs. de gestionare a timpului. Timpul este una dintre principalele constrângeri ale proiectului și cheia succesului proiectului.
• Domeniul de aplicare: Un plan de management al domeniului de aplicare implică toate procesele incluse în executarea unui proiect. Domeniul de aplicare acționează ca o foaie de parcurs pentru proiect și conturează limitele acestuia. Gestionarea constrângerii proiectului este importantă, deoarece schimbările afectează întotdeauna domeniul de aplicare. Fără un plan în vigoare, proiectele pot deraia rapid.
• Calitate: Un plan de management al calității este în vigoare pentru a ajuta managerul de proiect și echipa de proiect să îndeplinească așteptările părților interesate. Puteți livra un proiect la timp și chiar sub buget, dar dacă calitatea nu corespunde așteptărilor, este considerat un eșec. O parte interesată sau un client va revizui planul pentru a se asigura că restrângerea proiectului este corectă.
• Riscuri: Un plan de management al riscului ajută la identificarea și răspunsul la problemele potențiale care ar putea apărea în cadrul proiectului. Aceste riscuri pot afecta constrângerile proiectului, așa că este important să identificați ce s-ar putea întâmpla, să evaluați impactul asupra proiectului, să creați un plan de atenuare a riscurilor sau un plan de urgență și să monitorizați întotdeauna aceste riscuri sau alte riscuri, astfel încât să le puteți face față în mod corespunzător.
• Resurse: Un plan de management al resurselor este utilizat pentru a ghida modul în care resursele proiectului, cum ar fi echipele, echipamentele și materialele, sunt clasificate, alocate, gestionate și eliberate. Fără a-ți gestiona echipa și resursele necesare, proiectul are de suferit.

Echilibrarea constrângerilor proiectului

Pe lângă definirea procedurilor, liniilor directoare și activităților de gestionare a constrângerilor de proiect, managerii de proiect le pot echilibra. Având în vedere importanța constrângerilor proiectului pentru realizarea unui proiect de succes, este esențial ca managerul de proiect să înțeleagă acești pași pentru a le gestiona.

În primul rând, trebuie să planificați. Planurile de mai sus sunt dezvoltate în timpul fazei de planificare a unui proiect, cu toate acestea, trebuie să planificați și fiecare fază a proiectului din ciclul de viață al proiectului. Aceasta începe de obicei cu o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) pentru a identifica fiecare sarcină și livrabil din proiect.

În continuare, va trebui să vă uitați la fiecare dintre constrângerile proiectului și să determinați cum ar putea avea impact asupra proiectului dvs. Aici vor intra în joc managementul riscurilor și nivelarea resurselor. Nivelarea resurselor este ajustarea datelor de început și de încheiere pentru constrângerile de resurse pentru a echilibra cererea pentru acele resurse. De asemenea, va trebui să aveți un plan de management al calității, așa cum sa discutat mai sus.

Menținerea echilibrului volumului de lucru al echipei este, de asemenea, esențială. Dacă îi supraîncărcați cu sarcini, se vor arde. Aceasta înseamnă că veți pierde productivitatea de la membrii echipei, un factor esențial pentru succesul general al proiectului. Gestionarea corectă a resurselor este unul dintre cele mai importante aspecte ale constrângerilor proiectului.

În afara planurilor de management necesare pentru a gestiona constrângerile proiectului, trebuie luată în considerare și comunicarea. Comunicarea clară, transparentă și regulată între echipa de proiect vă poate ajuta să desfășurați un proiect fără probleme. Este esențial să cunoașteți diferitele constrângeri ale unui proiect, deoarece singura modalitate de a le controla este să le înțelegeți. Atunci când luați decizii importante, nu luați în considerare doar timpul, domeniul de aplicare și bugetul, ci și luați în considerare calitatea, riscul, resursele, sustenabilitatea, organizarea, metodologia și satisfacția clienților.

ProjectManager vă ajută să gestionați constrângerile

Constrângerile trebuie gestionate în orice proiect. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de software de management de proiect care vă oferă posibilitatea de a planifica, urmări și adapta constrângerilor pe măsură ce proiectul dumneavoastră se dezvoltă. ProjectManager este un software premiat care vă ajută să gestionați fiecare aspect al unui proiect, inclusiv constrângerile acestuia.

Faceți planuri mai precise

Dacă nu urmăriți cu atenție bugetul dvs., banii vor scăpa un proiect. ProjectManager vă ajută să vă planificați proiectul cu diagrame Gantt online care programează sarcini pe o linie de timp și urmăresc costul asociat cu fiecare dintre aceste sarcini. În acest fel, nu ești niciodată prins neprevăzut. Puteți, de asemenea, să legați dependențe pentru a evita blocajele care vă pot scoate din cale.

Instrumente de management al resurselor

O altă modalitate de a scăpa de sub control costurile și de a pune un pic în programul dvs. este atunci când resursele nu sunt gestionate corespunzător. ProjectManager vă oferă control asupra resurselor dvs. Fie că este vorba despre costurile asociate cu furnizorii și vânzătorii sau cu echipa de proiect și despre alocarea sarcinilor acestora, veți vedea toate datele în timp real.

Vorbind de echipe, timpul lor trebuie gestionat. ProjectManager are foi de pontaj care simplifică trimiterea și aprobarea managerilor. În plus, raportarea aprofundată a proiectelor vă ține la curent cu constrângerile proiectului. Există multe moduri de a vizualiza și controla constrângerile pe ProjectManager.com.

Echilibrarea tuturor constrângerilor din managementul proiectelor necesită instrumente solide de urmărire și raportare. ProjectManager este un software de management de proiect online cu tablouri de bord în timp real și instrumente de raportare pentru a monitoriza progresul proiectului, bugetele și multe altele pentru a vă asigura că proiectele dvs. ajung la concluzii de succes. Vedeți singur și luați o probă gratuită de 30 de zile.