Tehnici de gestionare a sarcinilor: 10 cele mai bune sfaturi de gestionare a sarcinilor

Sarcinile sunt elementele de bază ale muncii și proiectelor tale. Trebuie să le gestionați pentru a gestiona munca în general. Problema este că este ușor să fii copleșit în sarcinile de zi cu zi. De aceea ai nevoie de tehnici bune de management al sarcinilor pentru a avea succes.

Ce este o tehnică de management al sarcinilor?

O tehnică de gestionare a sarcinilor este o modalitate practică de a vă gestiona mai bine sarcinile. Poate fi la fel de simplu ca a face o listă zilnică de lucruri de făcut sau la fel de avansat ca stabilirea dependențelor.

Nu toată munca ta va necesita tehnici de management al sarcinilor atât de avansate, dar a înțelege metode bune de gestionare a sarcinilor înseamnă să te pregătești pentru niveluri mai ridicate de productivitate și niveluri mai scăzute de stres.

Ia-ți gratuit

Șablon de urmărire a sarcinilor

Utilizați acest șablon gratuit de urmărire a sarcinilor pentru Excel pentru a vă gestiona mai bine proiectele.

Descărcați fișierul Excel

De ce sunt importante tehnicile de management al sarcinilor?

Fără tehnici de management al sarcinilor, ești obligat să cedezi haosului. Oamenii tind să reacționeze doar la orice cerere primită cel mai recent, mai degrabă decât să-și păstreze prioritățile în ordine. Sau poate ei fac întotdeauna sarcinile ușoare mai întâi, apoi încetinesc până la un târâș când vine vorba de lucruri grele.

Aceste erori de gestionare a sarcinilor pot duce la blocaje, întârzieri, timp pierdut, bani pierduti și multe altele. Așadar, este mai bine să încerci câteva tehnici dovedite de management al sarcinilor decât să încerci să le inventezi pe ale tale pe loc. Te avem acoperit!

Software-ul de management de proiect este instrumentul perfect pentru a vă ajuta să vă gestionați mai bine sarcinile. Cu instrumente ușor de utilizat, cum ar fi liste de sarcini, panouri kanban, calendare și multe altele, puteți executa toate tehnicile preferate de gestionare a sarcinilor pentru dvs. sau pentru echipa dvs. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!

10 sfaturi și tehnici pentru un management mai bun al sarcinilor

Managementul sarcinilor este universal: fie că este managerul de proiect care se ocupă de o muncă mare și complexă, fie doar cineva cu ceva care trebuie făcut, managementul sarcinilor este relevant. Din păcate, oamenii nu aplică metodologii noi atunci când gestionează sarcinile pentru a le gestiona eficient. Încercați aceste 10 tehnici de gestionare a sarcinilor și vedeți cum afectează lucrul pe care îl desfășurați.

1. Enumerați toate sarcinile dvs.: pentru a înțelege cu ce vă confruntați, enumerați totul. Acest lucru poate fi pe o bucată de hârtie sau într-un software online pentru o colaborare ușoară.
2. Starea jurnalului: indicați dacă sarcina dvs. este finalizată, în desfășurare sau nu a început încă. Acest lucru vă va ajuta să le acordați prioritate mai târziu.
3. Adăugați termene limită: nu toate sarcinile sunt scadente imediat ce primiți cererea, dar nici nu amânați totul. Un bun obicei de gestionare a sarcinilor este să stabiliți termene limită și să respectați efectiv ele.
4. Prioritizează fiecare zi: Fiecare zi este diferită. Unele sunt pline de întâlniri, altele sunt tablă goală. Ajustați-vă sarcina de lucru în consecință pentru o execuție mai ușoară.
5. Ștergeți sarcinile neesențiale: aceasta este o tehnică de gestionare a sarcinilor adesea trecută cu vederea. Unele sarcini pot fi delegate sau pur și simplu șterse cu totul. Poate că trebuie să te gândești în afara cutiei pentru acesta, dar merită.
6. Configurați mementouri: viața poate fi nebună, așa că setați mementouri. Oamenii pot fi jigniți dacă uiți de sarcinile lor, așa că nu lăsa relațiile să se destrame pentru că lași ceva să scape sub radar.
7. Adăugați notificări: creați notificări pentru sarcinile dvs. dacă lucrați pe computer. Aceasta este o tehnică excelentă și modernă de gestionare a sarcinilor, care ajută la reducerea zgomotului lumii digitale.
8. Împărțiți sarcinile mai mari în altele mai mici: aceasta este o metodă ideală de gestionare a sarcinilor pentru sarcini mari și provocatoare. În loc să amânați, împărțiți-l în activități gestionabile.
9. Stabilește așteptări și limite cu ceilalți: Fii transparent cu echipa ta. Nu te pregăti pentru eșec promițând lumii, dar nu-i face pe alții să simtă că sarcinile lor nu sunt importante. Fiți profesioniști, munciți din greu și fiți sinceri. Echipa ta iti va multumi.
10. Găsiți un loc liniștit pentru a face lucrurile: acest lucru este valabil mai ales dacă lucrați de acasă. Dacă nu găsești un loc liniștit, ia măcar niște căști frumoase!

Sfat pro: este important să știți că o singură dimensiune nu se potrivește tuturor, iar unii ar putea avea nevoie de un mod mai vizual de a-și gestiona sarcinile, spre deosebire de cele tradiționale. Faceți cercetarea, examinați diferitele metodologii și vedeți care dintre ele se referă la punctele dvs. tari și punctele slabe.

Tehnici de management al sarcinilor video de instruire

Jennifer Bridges, PMP, oferă sfaturi de gestionare a sarcinilor, astfel încât să vă puteți gestiona mai bine munca. Aceste sfaturi sunt deosebit de puternice atunci când sunt utilizate în combinație cu software-ul de gestionare a sarcinilor.

Iată o imagine a tablei albe pentru referință!

Transcriere video

Astăzi, vorbim despre 10 sfaturi pentru o mai bună gestionare a sarcinilor. Indiferent dacă conduceți o echipă sau un proiect, în calitate de profesionist în afaceri trebuie să vă gestionați propria sarcină și să vă duceți la bun sfârșit munca. Deci, ne uităm la astăzi, oamenii încă folosesc metoda note lipicioase, sau poate liste.

Prin urmare, căutăm să trecem dincolo de aceste metode la utilizarea unor instrumente online mai avansate sau chiar aplicații. Și când folosim instrumente și aplicații online de gestionare a sarcinilor, există cele mai bune practici și sfaturi pe care vrem să le oferim pentru cum să vă gestionați sarcina. Numărul unu, enumerați toate sarcinile dvs. Scoate-le din creier ca să nu fii nevoit să te bazezi pe memorie și introdu-le în instrumentul tău. Numărul doi, gestionează-ți sarcina. Marcați dacă sunt finalizate, sau în așteptare sau nici măcar nu au început. Astfel știi în fiecare zi pe ce să te concentrezi.

Adăugați termenele scadente, astfel încât să nu fie totul scadent astăzi. Doriți să stabiliți priorități pentru fiecare zi și să finalizați sarcinile critice mai întâi și devreme. Scăpați de sau delegați sarcini neesențiale altor persoane, astfel încât să vă puteți concentra asupra lucrurilor pentru care sunteți cel mai potrivit sau mai critice pentru rolul dvs.

De asemenea, configurați mementouri, astfel încât să știți în avans, hei, ce urmează azi, ce urmează săptămâna aceasta sau chiar luna aceasta? Adaugă notificări pentru tine și pentru alții, astfel încât să știi când sarcinile au fost finalizate. Există uneori și alți oameni care așteaptă să finalizeze ceva, pe baza faptului că ți-ai îndeplinit sarcina.

Împărțiți sarcinile mai mari în altele mai mici. Uneori, sarcinile mari pot părea prea copleșitoare și vrem să avem tendința să le evităm. Deci, dacă le împărțim în sarcini mai mici, realizabile, putem începe să facem progrese.

Vrem să stabilim și așteptări pentru ceilalți. Spuneți-le oamenilor să cunoască așteptările în procesul dumneavoastră cu privire la modul în care lucrați. De asemenea, stabilește limite cu ei, astfel încât ei să știe în anumite momente ale zilei, anumite momente ale săptămânii, lucrezi la anumite lucruri și nu trebuie să te întrerupă și să-ți deturneze timpul. Și numărul 10, găsiți un loc liniștit, fără întreruperi, astfel încât să puteți duce lucrurile la bun sfârșit.

Deci, dacă aveți nevoie de un instrument care să vă ajute să vă gestionați sarcina, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.