12 aplicații și instrumente super cool, care economisesc timp

Partea surprinzătoare a conducerii unei afaceri este cât de mult timp este alocat sarcinilor care nu sunt esențiale misiunii tale cheie. Indiferent dacă urmăriți cheltuielile sau căutați numere de telefon, munca administrativă vă poate consuma cea mai mare parte a zilei de lucru dacă o permiteți. Țineți la distanță sarcinile străine cu instrumente și aplicații care economisesc timp. Iată câteva dintre preferatele noastre:

Colaborare

1. Management de proiect : Basecamp
Cost: începe de la 20 USD/lună; Probă gratuită de 60 de zile disponibilă

Dacă simțiți că ați reordonat listele de lucruri de făcut ore întregi și tot nu vă apropiați de îndeplinirea obiectivelor, software-ul dvs. de management al proiectelor poate fi vinovatul ascuns. Există un motiv pentru care Basecamp este folosit de peste 285.000 de companii pentru a finaliza sute de mii de proiecte: are o interfață elegantă, liste de activități ușor de utilizat, cu capabilități de glisare și plasare și capacitatea de a adăuga mai mulți utilizatori la un proiect pentru a le partaja. fișiere, discutați detalii și chiar atribuiți sarcini. Managerii de proiect pot selecta cine are acces la informații pentru orice proiect dat din sistem, iar oamenii pot chiar să răspundă prin e-mail. Totul este stocat împreună în cadrul proiectului pentru referințe viitoare. Basecamp este un instrument bazat pe web, dar există și aplicații pe Android și iPhone.

2. Partajarea documentelor : Dropbox
Cost: gratuit pentru până la 2 GB

Dacă nu ai timp să trimiți documente prin e-mail în mod constant persoanelor care au nevoie de ele, Dropbox este un vis. Pur și simplu creați un dosar partajat, cereți utilizatorului să accepte invitația și voilà - veți avea un dosar care se sincronizează cu toate computerele și dispozitivele dvs. - și cu cele ale oricăruia dintre colegii sau membrii echipei. (Cine are nevoie de unități de memorie)?

3. Editare colaborativă : Ciornă
Cost: gratuit (sau un abonament de 3,99 USD/lună)

Dacă doriți ca cineva să comenteze o postare de blog viitoare sau un e-mail înainte de a apăsa pe trimitere, Draft oferă o interfață frumoasă în care puteți vedea două versiuni ale unei postări (cu adăugiri și ștergeri clar evidențiate) una lângă alta. Din fericire, colaboratorul tău nu suprascrie textul original, așa că poți ignora comentariile pe care nu le găsești utile și le poți încorpora pe cele care îți plac. De asemenea, Ciornă economisește mult timp încercând să citești feedback îndelungat într-o casetă de comentarii minusculă în Microsoft Word.

4. Chat de grup : Atlassian HipChat
Cost: gratuit pentru până la doi utilizatori, 2 USD/lună pentru mai mult

Vrei să comunici cu întreaga ta echipă chiar și atunci când lucrează de la distanță? HipChat vă oferă o cameră de chat, capabilități de partajare video și fișiere, precum și posibilitatea de a discuta individual. De ce economisește timp? Pentru că elimină nevoia de a ridica telefonul, de a trimite mesaje sau de a folosi alternative care consumă timpul, cum ar fi chat-ul pe Facebook, unde abundă numeroase distrageri.

Bani

5. Facturare: Freshbooks
Cost: plan gratuit pentru un client, alte planuri variază de la 19,95 USD la 39,95 USD/lună

Încercarea de a crea și urmări propriile facturi prin foi de calcul poate fi dificilă, așa că economisiți timp utilizând software-ul de facturare pentru a face munca murdară pentru dvs. cu contabilitatea în cloud Freshbooks. Pe lângă faptul că vă permite să trimiteți și să urmăriți plata pe facturi, Freshbooks are câteva bonusuri suplimentare: capacitatea de a importa și exporta date, notificări cu întârziere care pot fi configurate pentru a notifica automat clienții, rapoarte de afaceri, capacitatea de a urmări timpul și cheltuielile, etc.

6. Urmărirea cheltuielilor: în cutie de pantofi
Cost: plan gratuit sau planuri plătite de la 9,95 USD la 99,95 USD/lună (sunt disponibile probe gratuite și un plan DIY gratuit)

Shoeboxed transformă teancul dvs. de chitanțe în date digitale utilizabile. Pur și simplu faceți o fotografie cu telefonul (sau chitanțele prin e-mail), iar Shoeboxed le va digitiza, organiza și clasifica pentru dvs. Funcționează cu Quickbooks și alte aplicații de contabilitate. Un plan gratuit include cinci chitanțe pe lună și stocare nelimitată a documentelor; 9,95 USD vă permite să trimiteți până la 1000 de documente prin plicuri preplătite și include și sfaturi fiscale.

7. Urmărirea kilometrajului : MileIQ
Cost: gratuit pentru până la 40 de călătorii pe lună sau 5,99 USD/lună pentru un plan nelimitat)

Dacă știți că uitați să vă revendicați toate deducerile de kilometraj atunci când se întinde sezonul fiscal și doriți să evitați să distribuiți bani în plus unchiului Sam, MileIQ vă va salva. Această aplicație pentru iPhone vă permite să conduceți și să clasificați fiecare călătorie ca de afaceri sau personală cu o singură glisare. Puteți chiar să clasificați mai multe călătorii simultan. Un jurnal de kilometraj poate fi editat cu ușurință pentru rapoarte de cheltuieli sau taxe.

8. Procesare card de credit : Square
Cost: 2,75 la sută/glisare

Oferiți servicii din mers? În loc să copiați numerele cardurilor de credit pentru mai târziu, utilizați Square. Cu un scaner gratuit care se atașează la tabletă sau smartphone, veți putea primi plăți prin aplicația Square pentru un procent mic.

Logistică

9. Managementul contactelor: Highrise
Cost: gratuit, planuri plătite de la 24 USD la 99 USD/lună

Unii oameni au mai mult talent în a-și aminti nume și chipuri decât alții, dar detaliile se pot pierde pentru oricine. Urmărește-ți clienții și clienții potențiali, informațiile lor de contact și toate detaliile pertinente: cum te-ai cunoscut, cine te-a recomandat, numele companiei lor, profilurile lor de rețele sociale, site-urile web și orice alte câmpuri pe care ai dori să le poți arăta. când e nevoie. Fiecare contact primește propria pagină, iar tu și echipa ta poți adăuga note și detalii și chiar să atribui sarcini (cum ar fi trimiterea notelor de mulțumire) unei anumite persoane. De asemenea, este util pentru urmărirea ofertelor, propunerilor și clienților potențiali... fără a fi nevoie să scotoci prin mesaje din e-mail și din diverse rețele de socializare.

10. Managementul călătoriilor : Mynd
Cost: gratuit

Mynd este o aplicație interesantă care îți sincronizează toate calendarele, dar are o altă caracteristică care este incredibil de utilă: dacă ești unul dintre acei oameni care întârzie cronic pentru că subestimezi în mod constant timpul necesar să conduci undeva, asta Aplicația pentru iPhone va analiza condițiile meteorologice și de călătorie și vă va anunța când este timpul să plecați (atâta timp cât adresa unde vă îndreptați este scrisă în calendarul dvs.). Mynd va lansa apoi aplicația de navigare preferată pe telefon, astfel încât să puteți ajunge acolo. Întâlnirile care încep la timp se termină la timp, iar Mynd te ajută să ajungi acolo, astfel încât să nu-i ții pe toți ceilalți.

11. Contracte : OurDeal
Cost: gratuit până la 29,99 USD+

Dacă le-ați trimis oamenilor contracte prin e-mail și apoi ați așteptat ca aceștia să le semneze și să le poată trimite prin poștă sau fax înapoi, OurDeal poate accelera procesul. Vă permite să creați acorduri scrise sigure și confidențiale pe cale electronică și chiar are șabloane de selectat dacă nu aveți propriul dvs. contract de încărcat.

12. Backup fișier: orice hard disk extern
Cost: variază

Pe lângă stocarea fișierelor în Dropbox sau Cloud, veți dori un hard disk extern pentru a vă face copii de rezervă pentru datele în cazul în care hard diskul computerului dvs. se defectează - deoarece este doar o chestiune de timp. Orice hard disk extern va face. Unele opțiuni populare includ Western Digital My Passport și Seagate Backup Plus. Asigurați-vă că faceți o copie de siguranță a datelor dvs. cel puțin o dată pe săptămână și vă veți putea recupera mai repede în caz de dezastru.

Care sunt aplicațiile și instrumentele tale preferate care economisesc timp? Povestește-ne despre ele în comentarii.

Doriți mai multe sfaturi și tactici de marketing? Înscrieți-vă pentru VR Buzz gratuit.