Contabilitatea întreprinderilor mici 101: Cum să vă configurați și să vă gestionați cărțile

Dacă tocmai v-ați lansat sau sunteți pe cale să vă lansați magazinul online, felicitări! Este nevoie de pasiune și perseverență neobișnuite pentru a ajunge acolo unde ești astăzi.

Cu toate acestea, după cum știți, proprietarii de afaceri mici au adesea un flux constant de repere satisfăcătoare, împreună cu listele de activități în creștere. Odată cu lansarea dvs., va trebui să vă ocupați de sarcinile de contabilitate care vin împreună cu deținerea unui magazin.

Această listă de pași contabili vă va oferi încrederea să știți că v-ați acoperit bazele și că sunteți gata să treceți la următorul articol de pe lista de activități financiare pentru afaceri mici.

Bazele contabilității pentru întreprinderile mici

• Deschide un cont bancar
• Urmăriți-vă cheltuielile
• Dezvoltați un sistem de contabilitate
• Configurați un sistem de salarizare
• Investigați taxa de import
• Stabilește cum vei fi plătit
• Stabiliți procedurile privind taxa pe vânzări
• Stabiliți-vă obligațiile fiscale
• Calculați marja brută
• Aplicați pentru finanțare
• Găsiți parteneri contabili de înaltă calitate
• Reevaluați-vă periodic metodele

1. Deschideți un cont bancar

După ce ți-ai înregistrat legal afacerea, vei avea nevoie de un loc unde să-ți ascunzi veniturile din afaceri. A avea un cont bancar separat păstrează evidențele distincte și va face viața mai ușoară la momentul taxelor.

De asemenea, vă protejează bunurile personale în cazul nefericit de faliment, procese sau audituri. Și dacă doriți finanțare pe linie, de la creditori sau investitori, înregistrările financiare solide ale afacerii pot crește probabilitatea aprobărilor.

Rețineți că SRL-urile (Consultați ghidurile noastre specifice statului pentru California LLC , Texas LLC și Florida LLC ) , parteneriatele și corporațiile sunt obligate prin lege să aibă un cont bancar separat pentru afaceri. Proprietarii individuali nu au nevoie legal de un cont separat, dar este cu siguranță recomandat.

Începeți prin a deschide un cont curent de afaceri, urmat de orice conturi de economii care vă vor ajuta să organizați fondurile și să planificați impozitele. De exemplu, creați un cont de economii și reduceți un procent din fiecare plată ca reținere la sursă a impozitului pentru lucrători independenți. O regulă generală bună este să puneți deoparte 25% din venit, deși estimări mai conservatoare pentru cei cu venituri mari ar putea fi mai aproape de o treime.

În continuare, veți dori să luați în considerare un card de credit de afaceri pentru a începe să construiți credit. Creditul este important pentru asigurarea finanțării în viitor. Corporațiile și SRL-urile sunt obligate să folosească un card de credit separat pentru a evita amestecarea bunurilor personale cu cele de afaceri.

Înainte de a vorbi cu o bancă despre deschiderea unui cont, fă-ți temele. Căutați conturi de afaceri și comparați structurile de taxe. Majoritatea conturilor curente de afaceri au comisioane mai mari decât serviciile bancare personale, așa că acordați o atenție deosebită a ceea ce veți datora.

Pentru a deschide un cont bancar de afaceri, veți avea nevoie de un nume de companie și poate fi necesar să fiți înregistrat în statul sau provincia dvs. Verificați la banca individuală pentru ce documente să aduceți la programare.

2. Urmăriți-vă cheltuielile

Fundamentul unei contabilități solide de afaceri este urmărirea eficientă și precisă a cheltuielilor. Este un pas crucial care vă permite să monitorizați creșterea afacerii dvs., să construiți situații financiare, să urmăriți cheltuielile deductibile, să pregătiți declarații fiscale și să vă legitimați dosarele.

Stabiliți încă de la început un sistem contabil pentru organizarea încasărilor și a altor înregistrări importante. Acest proces poate fi simplu și vechi (aduceți Filofax-ul) sau puteți utiliza un serviciu precum Shoeboxed. Pentru proprietarii de magazine din SUA, IRS nu vă cere să păstrați chitanțele pentru cheltuieli sub 75 USD, dar este totuși un obicei bun.

Există cinci tipuri de chitanțe cărora să le acordați o atenție deosebită:

1. Mese și divertisment. Desfășurarea unei întâlniri de afaceri într-o cafenea sau restaurant este o opțiune excelentă, doar asigurați-vă că o documentați bine. Pe spatele chitanței, înregistrați cine a participat și scopul mesei sau ieșirii.
2. Călătorii de afaceri în afara orașului. IRS și CRA se feresc de oamenii care pretind activități personale drept cheltuieli de afaceri. Din fericire, chitanțele dvs. oferă și o urmă de hârtie a activităților dvs. de afaceri în timp ce sunteți plecați.
3. Cheltuieli legate de vehicul. Înregistrați unde, când și de ce ați folosit vehiculul pentru afaceri, apoi aplicați procentul de utilizare la cheltuielile legate de vehicul.
4. Chitanțe pentru cadouri. Pentru cadouri, cum ar fi biletele la un concert, contează dacă cel care oferă cadoul merge la eveniment împreună cu destinatarul. Dacă o fac, atunci cheltuiala ar fi clasificată mai degrabă drept divertisment decât cadou. Notați aceste detalii pe chitanță.
5. Chitanțe la biroul de acasă. Similar cheltuielilor cu vehiculele, trebuie să calculați ce procent din locuința dvs. este utilizat pentru afaceri și apoi să aplicați acel procent la cheltuielile legate de locuință.

Începerea afacerii dvs. acasă este o modalitate excelentă de a menține cheltuielile generale reduse, în plus, vă veți califica pentru unele scutiri fiscale unice. Puteți deduce partea din casă care este folosită pentru afaceri, precum și internetul de acasă, telefonul mobil și transportul către și de la locurile de muncă și pentru comisioane de afaceri.

Orice cheltuială care este utilizată parțial pentru uz personal și parțial pentru afaceri trebuie să reflecte acea utilizare mixtă. De exemplu, dacă aveți un telefon mobil, puteți deduce procentul pe care îl utilizați pentru afaceri. Costurile consumului de carburant sunt 100% deductibile, doar asigurați-vă că păstrați toate evidențele și păstrați un jurnal al milelor dvs. de afaceri (unde mergeți și scopul călătoriei).

3. Dezvoltați un sistem de contabilitate

Înainte de a trece la stabilirea unui sistem de contabilitate, este util să înțelegem exact ce este contabilitatea și cum diferă aceasta de contabilitate. Contabilitatea este procesul contabil de zi cu zi de înregistrare a tranzacțiilor comerciale, de clasificare a acestora și de reconciliere a extraselor bancare.

Contabilitatea este un proces la nivel înalt care analizează progresul afacerii și dă sens datelor compilate de contabil prin construirea situațiilor financiare. În calitate de nou antreprenor, va trebui să stabiliți cum doriți să vă gestionați cărțile:

1. Puteți alege să mergeți pe ruta DIY și să utilizați software precum QuickBooks sau Wave. Alternativ, puteți utiliza o simplă foaie de calcul Excel.
2. Aveți opțiunea de a folosi un contabil externalizat sau cu jumătate de normă, care este fie local, fie bazat pe cloud.
3. Când afacerea dvs. este suficient de mare, puteți angaja un contabil și/sau un contabil intern.

Cu atât de multe opțiuni disponibile, cu siguranță veți găsi o soluție de contabilitate care să se potrivească nevoilor dvs. de afaceri.

Proprietarii de afaceri din Canada și SUA trebuie să stabilească dacă vor folosi metodele de contabilitate de numerar sau de angajamente. Să aruncăm o privire la diferența dintre cele două.

• Metoda numerarului. Veniturile și cheltuielile sunt recunoscute în momentul în care sunt efectiv primite sau plătite.
• Metoda de acumulare. Veniturile și cheltuielile sunt recunoscute atunci când are loc tranzacția (chiar dacă numerarul nu a intrat sau nu este încă din bancă) și necesită urmărirea creanțelor și datoriilor.

Din punct de vedere tehnic, canadienii sunt obligați să utilizeze metoda de angajamente. Pentru a simplifica lucrurile, puteți utiliza metoda de numerar pe tot parcursul anului și apoi faceți o singură intrare de ajustare la sfârșitul anului pentru a contabiliza creanțele și datoriile restante în scopuri fiscale.

Proprietarii de afaceri din SUA pot folosi contabilitatea de numerar dacă veniturile sunt mai mici de 5 milioane USD, în caz contrar, trebuie să folosească metoda de angajamente.

4. Configurați un sistem de salarizare

Multe magazine online încep ca un spectacol pentru o singură persoană. Când ați ajuns la punctul în care are sens să angajați ajutor extern, trebuie să stabiliți dacă acea persoană este un angajat sau un antreprenor independent.

Pentru angajați, va trebui să configurați un program de salarizare și să vă asigurați că rețineți impozitele corecte. Există o mulțime de servicii care pot ajuta în acest sens, iar multe opțiuni de software de contabilitate oferă salarizare ca o caracteristică.

Pentru antreprenorii independenți, asigurați-vă că urmăriți cât plătiți fiecare persoană. Proprietarii de afaceri americani pot fi obligați să depună documentele 1099 pentru fiecare contractant la sfârșitul anului (pentru acest lucru, va trebui să păstrați numele și adresa lor).

5. Investigați taxa de import

În funcție de modelul dvs. de afaceri, este posibil să plănuiți să cumpărați și să importați bunuri din alte țări pentru a le vinde în magazinul dvs. Când importați produse, probabil că veți fi supus taxelor și taxelor, ceea ce merită remarcat dacă dețineți o afacere de dropshipping. Acestea sunt taxele pe care țara dvs. le impune pentru bunurile primite. Aflați despre importul de bunuri în SUA și Canada și taxele asociate, astfel încât să cunoașteți regulile de la început.

De asemenea, dacă importați bunuri, un calculator de taxe vă poate ajuta să estimați taxele în propria afacere și să planificați costurile.

6. Stabiliți cum veți fi plătit

Când vânzările încep să apară, veți avea nevoie de o modalitate de a accepta plăți. Dacă sunteți proprietarul unui magazin din America de Nord pe Shopify, puteți utiliza Shopify Payments pentru a accepta comenzi cu carduri de debit sau de credit. Acest lucru vă scutește de bătăi de cap de a configura un cont de comerciant sau un gateway de plată terță parte.

Dacă doriți să acceptați plăți cu cardul de credit fără a utiliza Shopify Payments, veți avea nevoie de un cont de comerciant sau puteți utiliza un procesor de plăți terță parte, cum ar fi PayPal, Stripe sau Square. Un cont de comerciant este un tip de cont bancar care permite companiei dvs. să accepte plăți cu cardul de credit de la clienți.

Dacă utilizați un procesor de plăți terță parte, taxele variază. Unii procesoare percep o rată de schimb plus, de obicei în jur de 2,9% + 0,30 USD per tranzacție. Alții percep taxe fixe pentru fiecare tranzacție, în timp ce unii au un model de membru lunar pentru tranzacții nelimitate. Puteți consulta această listă pentru a vă ajuta să găsiți o poartă de plată care să funcționeze pentru locația dvs.

Gratuit: șablon de plan de afaceri

Planificarea afacerilor este adesea folosită pentru a asigura finanțare, dar mulți proprietari de afaceri consideră că scrierea unui plan este valoroasă, chiar dacă nu lucrează niciodată cu un investitor. De aceea, am creat un șablon gratuit de plan de afaceri pentru a vă ajuta să începeți.

Obțineți șablonul acum

Primiți șablonul de plan de afaceri livrat direct în căsuța dvs. de e-mail.

Aproape acolo: vă rugăm să introduceți adresa de e-mail de mai jos pentru a obține acces instantaneu.

Adresa de e-mail Obțineți actualizări

De asemenea, vă vom trimite actualizări despre noi ghiduri educaționale și povești de succes din buletinul informativ Shopify. Urăm SPAM-ul și promitem să vă păstrăm adresa de e-mail în siguranță.

Multumesc pentru abonare. Veți începe să primiți sfaturi și resurse gratuite în curând. Între timp, începeți să vă construiți magazinul cu o încercare gratuită de 14 zile a Shopify.

Incepe

7. Stabiliți procedurile privind taxa pe vânzări

Lumea comerțului electronic a făcut mai ușor ca niciodată să vindeți clienților din afara statului și chiar a țării dvs. Deși aceasta este o oportunitate excelentă pentru mărcile cu obiective de creștere, aceasta introduce reglementări confuze privind impozitul pe vânzări.

Când un client intră într-un magazin de vânzare cu amănuntul, plătește taxa pe vânzări din orice stat sau provincie în care face achiziția, indiferent dacă locuiește în acel oraș sau vizitează din întreaga lume. Cu toate acestea, atunci când vindeți online, clienții pot fi localizați în diferite orașe, state, provincii și chiar țări.

Proprietarii de magazine canadiene trebuie să înceapă să colecteze GST/HST numai atunci când au venituri de 30.000 USD sau mai mult într-o perioadă de 12 luni. Puteți trimite GST/HST pe care îl colectați în rate. Dacă doriți, puteți colecta GST/HST, chiar dacă nu câștigați atât de mult din venituri, și puteți să le puneți în credite pentru impozitul pe intrare.

Vânzarea către clienți internaționali poate fi mai ușoară decât vânzările interne. Proprietarii de magazine din Canada nu trebuie să taxeze GST/HST clienților care se află în afara Canadei.

Pentru proprietarii de magazine din SUA, taxa pe vânzări devine puțin mai complicată. Va trebui să determinați dacă vă desfășurați afacerea într-un stat bazat pe origine sau într-un stat bazat pe destinație. În primul, trebuie să percepeți taxa pe vânzări în funcție de statul în care vă conduceți afacerea. Acesta din urmă necesită aplicarea taxei pe vânzări în funcție de locația cumpărătorului.

Achizițiile internaționale sunt scutite de taxe pentru întreprinderile din SUA. Toate acestea pot deveni puțin complicate, așa că consultați-vă contabilul pentru informații detaliate despre reglementările specifice ale statului dvs. privind impozitul pe vânzări internaționale.

8. Stabiliți-vă obligațiile fiscale

Obligațiile fiscale variază în funcție de structura juridică a afacerii. Dacă desfășurați o activitate independentă (proprietate individuală, SRL, parteneriat), veți solicita veniturile din afaceri în declarația de impozit personal. Corporațiile, pe de altă parte, sunt entități fiscale separate și sunt impozitate independent de proprietari. Venitul dvs. din corporație este impozitat ca angajat.

Persoanele care desfășoară activități independente trebuie să rețină impozitele din venitul lor și să le transfere guvernului în locul reținerii pe care un angajator ar efectua în mod normal. Pentru proprietarii de magazine americani, va trebui să plătiți taxe trimestriale estimate dacă veți datora mai mult de 1.000 USD în impozite în acest an. Canadienii o au puțin mai ușor; dacă impozitul net datorat este mai mare de 3.000 USD, vi se va cere să plătiți impozitul pe venit în rate.

9. Calculați marja brută

Îmbunătățirea marjei brute a magazinului dvs. este primul pas către obținerea unui venit general mai mare. Pentru a calcula marja brută, trebuie să cunoașteți costurile suportate pentru producerea produsului dvs. Pentru a înțelege mai bine acest lucru, să definim rapid atât costul mărfurilor vândute (COGS) cât și marja brută.

• COGS. Acestea sunt costurile directe suportate în producerea produselor vândute de o companie. Aceasta include atât materialele, cât și costurile directe ale forței de muncă.
• Marja brută. Acest număr reprezintă veniturile totale din vânzări care sunt păstrate după ce afacerea suportă toate costurile directe pentru producerea produsului sau serviciului.

Iată cum puteți calcula marja brută:

De asemenea, puteți utiliza calculatorul nostru gratuit de marjă de profit pentru a vă conecta numerele pentru un calcul rapid.

Diferența dintre cât vinzi un produs și cât de mult ia afacerea acasă la sfârșitul zilei este ceea ce determină cu adevărat capacitatea ta de a ține ușile deschise.

10. Solicitați finanțare

Există multe scenarii în care o afacere de comerț electronic în creștere ar putea avea nevoie să asigure finanțare externă pentru afaceri, fie printr-o linie de credit, investitori, un împrumut pentru afaceri mici sau chiar un partener de afaceri.

De exemplu, este posibil să aveți o scădere neașteptată a vânzărilor din cauza unor circumstanțe externe incontrolabile sau poate aveți nevoie de un impuls financiar în perioadele lente într-o afacere sezonieră. Mărcile cu obiective mari de creștere trebuie adesea să obțină finanțare pentru a face investiții în dezvoltarea de noi produse, inventar, magazine de vânzare cu amănuntul, angajare și multe altele.

Amintiți-vă, pentru a obține un împrumut pentru afaceri mici, probabil va trebui să furnizați situații financiare - cel puțin un bilanț și o declarație de venit, eventual și o situație a fluxului de numerar.

Dar înainte de a semna datoria, este important să vă asigurați că numerele au sens. Cu alte cuvinte, este o idee bună să calculați rentabilitatea investiției împrumutului. Adunați toate cheltuielile pe care trebuie să le acoperiți cu împrumutul, noile venituri așteptate pe care le veți obține din împrumut și costul total al dobânzii. Puteți utiliza calculatorul nostru de împrumut pentru afaceri pentru a afla costul total.

11. Găsiți parteneri contabili de înaltă calitate

În calitate de proprietar de afaceri, veți dori să înțelegeți principiile contabile general acceptate (GAAP). Nu este o regulă, dar te ajută să măsori și să înțelegi finanțele companiei tale.

Dacă aveți nevoie de puțin ajutor sau îndrumări suplimentare pentru planificarea financiară, mulți contabili de afaceri mici și profesioniști din domeniul financiar vă pot ajuta să obțineți mai mult control asupra banilor dvs. Există câteva persoane pe care ați putea să vă gândiți să le înrolați:

• Contabil. Un contabil de afaceri mici poate consilia în multe puncte diferite, inclusiv structura afacerii dvs., crearea situațiilor financiare, obținerea licențelor și permiselor necesare și chiar scrierea unui plan de afaceri. Îl poți scrie pe al tău folosind șablonul nostru gratuit de plan de afaceri.

• Contabil public autorizat (CPA). În cazul unui audit, un CPA este singura persoană care poate întocmi legal o situație financiară auditată.

• Contabil. Contabilul gestionează evidențele de zi cu zi, reconciliază în mod regulat conturile, clasifică cheltuielile și gestionează conturile de încasat/conturile de plătit.

• Pregătitor de taxe. Preparatorul dvs. de impozite completează formularele necesare și le poate depune în numele dvs. în timpul sezonului fiscal. Unii vă vor configura și plățile estimate ale impozitelor.

• Planificator fiscal. Acești profesioniști vă ajută să vă optimizați impozitele înainte de a le depune, ajutându-vă să învățați modalități de a vă reduce povara fiscală.

12. Reevaluează-ți periodic metodele

Când începeți, puteți opta pentru a utiliza o foaie de calcul simplă pentru a vă gestiona cărțile, dar pe măsură ce creșteți, veți dori să luați în considerare metode mai avansate, cum ar fi QuickBooks sau Bench. Pe măsură ce continuați să creșteți, reevaluați continuu cantitatea de timp pe care o petreceți cu cărțile dvs. și cât costă acest timp afacerea dvs.

Soluția de contabilitate potrivită înseamnă că puteți investi mai mult timp în afacere, fără contabilitatea în masă și, eventual, puteți economisi banii afacerii. Câștig-câștig!

Cel mai bun software de contabilitate pentru afaceri mici

Fiecare proprietar de afaceri are nevoie de un software de contabilitate bun pentru a elimina introducerea manuală a datelor și pentru a economisi timp. Software-ul de contabilitate este ceva pe care îl utilizați pentru a accesa rapid și ușor informațiile financiare. Vă permite să verificați soldurile bancare, să înțelegeți veniturile și costurile, să anticipați profitabilitatea, să anticipați obligațiile fiscale și multe altele.

Odată ce vă conectați conturile bancare de afaceri și cardurile de credit la un software, tranzacțiile apar într-o coadă și sunt grupate în categorii. Puteți găsi toate aceste informații în planul dvs. de conturi. Odată ce aprobi categoriile, tranzacțiile se decontează automat în situațiile tale financiare.

Unele caracteristici de căutat în software-ul contului dvs. includ:

• Integrarea platformei. Doriți ca software-ul dvs. de contabilitate să se integreze cu ușurință cu platforma dvs. de comerț electronic, precum și cu instrumente terțe, cum ar fi gestionarea contractelor și multe altele.

• Raportare amplă. Majoritatea programelor de contabilitate oferă raportări de bază. Veți dori unul care să ofere rapoarte avansate, cum ar fi inventarul și cheltuielile, astfel încât să puteți monitoriza rapid sănătatea financiară.

• Configurarea taxei pe vânzări. A ști ce impozit pe vânzări trebuie să plătiți și cât să colectați este confuz. Găsiți un software de contabilitate care facilitează contabilizarea taxei pe vânzări.

• Suport excelent. Verificați recenziile și evaluările de asistență pentru a vedea cum este asistența pentru clienți a unei companii de software. Urmărește centre de asistență și autoservire 24/7.

Există multe opțiuni de software de contabilitate ușor de utilizat pentru întreprinderile mici, de la modele gratuite la modele plătite. De asemenea, puteți să răsfoiți magazinul de aplicații Shopify pentru un software de contabilitate care se va integra perfect cu magazinul dvs. de comerț electronic.

Consultați următorul software de contabilitate pe care l-ați putea folosi pentru a vă gestiona cărțile.

Xero

Xero este un sistem de contabilitate bazat pe cloud, conceput pentru întreprinderile mici și în creștere. Puteți intra în legătură cu un consilier de încredere și puteți obține vizibilitate asupra sănătății dumneavoastră financiare. Poate fi accesat de pe orice dispozitiv. În plus, cu funcțiile avansate de contabilitate Xero, puteți vizualiza fluxurile de numerar, tranzacțiile și alte informații financiare de oriunde.

Beneficii:

• Gestionarea stocurilor si a stocurilor
• Prețuri accesibile
• Se conectează la marile bănci
• Rapoarte ușor de vizualizat și personalizate
• Baza de date de contact și segmentare
• Salarizare
• Aplicatie mobila
• reconciliere bancară

QuickBooks online

QuickBooks Online este un software de contabilitate pentru întreprinderi mici, condus de Intuit. Îl puteți folosi pentru a trage și stoca chitanțe pentru cheltuieli, pentru a vă urmări veniturile și cheltuielile și multe altele.

QuickBooks afișează toate costurile dvs., cum ar fi costurile de inventar și întreținere, și fiecare vânzare pe care afacerea dvs. le face într-o perioadă de timp. De asemenea, oferă automatizarea stocurilor folosind urmărirea perpetuă a inventarului, astfel încât vânzările și costul inventarului sunt actualizate de fiecare dată când faceți o vânzare. De asemenea, puteți integra QuickBooks cu Shopify pentru a rămâne organizat și la zi.

Beneficii:

• Aplicatie mobila
• Bazat pe cloud
• Urmărirea kilometrajului
• Managementul contractantului
• Urmărirea inventarului
• Separarea cheltuielilor de afaceri de cele personale

Val

Wave este o soluție de contabilitate bazată pe web, creată pentru întreprinderile mici. Cu funcția sa de reconciliere bancară, vă puteți conecta conturile bancare, conturile PayPal și alte surse de date pentru a vedea tranzacțiile comerciale în timp real. De asemenea, puteți genera rapoarte precum conturi de încasat, bilanțuri, rapoarte privind impozitul pe vânzări și conturi de plătit.

Beneficii:

• Accesibil
• Taxe competitive de procesare a cardurilor de credit
• Scanare gratuită de contabilitate și chitanță
• Fără limite de tranzacție sau de facturare
• Număr nelimitat de utilizatori
• Aplicatie mobila

FreshBooks

FreshBooks este un software de contabilitate și de gestionare a facturilor bazat pe cloud pentru întreprinderile mici. Oferă managementul cheltuielilor, contabilitatea de bază și tot ce aveți nevoie pentru a vă ocupa de evidența contabilă de bază.

Beneficii:

• Ușor de folosit
• Se integrează cu Shopify
• Preț simplu
• Facturi personalizabile
• Asistență detaliată cu autoservire

Cunoaște-ți cifrele pentru a-ți dezvolta afacerea

Pornirea unei afaceri poate fi un proces copleșitor, dar dacă urmați această listă, veți avea finanțele noului magazin în ordine încă de la început. De la deschiderea tipului potrivit de cont bancar până la determinarea cât veți aduce pe produs, toate aceste sarcini vor contribui la succesul afacerii dvs., acum și pe măsură ce crește.