8 pași pentru a vă pregăti afacerea online pentru perioada de impozitare

Sezonul fiscal este aici și fie că este primul an de activitate sau al zecelea an, se simte întotdeauna că există o listă nesfârșită de sarcini de îndeplinit pentru a depune declarația. Dacă locuiți în SUA, acest ghid pas cu pas vă va ajuta să vă organizați astfel încât să puteți începe și să vă depuneți declarația fiscală pentru 2016 cu mult înainte de scadență.

Să începem.

Pasul 1: Amintiți-vă aceste termene limită de impozitare

Termenele limită de impozitare vă pot strecura. Lipsa acestora poate duce la penalități costisitoare.

Taxele dvs. sunt scadente pe 17 aprilie 2017. În funcție de natura afacerii dvs., este posibil să fie necesar să trimiteți documente suplimentare la IRS înainte de această dată.

Adăugați aceste date în calendarul dvs. și nu ratați niciun termen limită:

2 februarie: Formularele 1099 și W2 cu ștampila poștale

Dacă ați plătit unui antreprenor sau angajat independent mai mult de 600 USD în 2016, ar fi trebuit să le fi furnizat deja un 1099 sau, respectiv, W2, până la 1 februarie.

16 martie: Parteneriatul se returnează

15 martie este termenul limită pentru depunerea declarațiilor fiscale pentru persoane fizice și parteneriate. Termenul anterior le oferă partenerilor șansa de a primi Programul K-1 înainte de data scadentă a declarației fiscale personale.

17 aprilie: Declarații de impozit pe profit datorate

15 martie este termenul limită pentru a depune declarația de impozit pe profit (formele 1120 și 1120S) sau pentru a solicita o prelungire fiscală.

17 aprilie: Retururi individuale datorate

17 aprilie este termenul limită pentru a depune declarații fiscale pentru persoane fizice sau persoane fizice (formulare 1040) sau pentru a solicita o prelungire fiscală.

Pasul 2: Pune-ți chitanțele în ordine

Dacă nu ați făcut-o deja, este timpul să treceți fără hârtie. Stocarea online a chitanțelor vă va scuti de un munte de hârtie pentru a sorta după momentul taxelor.

Aceste instrumente vă vor ajuta să vă organizați chitanțele fără hârtie:

Evernote (gratuit)

Puteți încărca și accesa scanări sau fotografii ale chitanțelor, cărților de vizită și documentelor importante de pe orice dispozitiv. Utilizați scanerul ScanSnap Evernote Edition pentru a încărca documente direct în contul dvs. Evernote.

Cutie de pantofi (până la 100 USD/lună)

Dacă aveți un număr mare de chitanțe de stocat, puteți opta pentru a le trimite prin poștă într-unul dintre „plicuri magice” de la Shoeboxed, iar Shoeboxed va introduce toate datele pentru dvs.

Expensify (începe de la 5 USD/lună pentru fiecare utilizator activ)

Plățile efectuate cu cardurile bancare conectate sunt importate automat, iar cheltuielile în numerar sunt adăugate manual. Aplicația mobilă Expensify vă permite, de asemenea, să fotografiați și să stocați chitanțele din mers. Chitanțele sunt asociate automat cu cheltuiala corectă folosind tehnologia SmartScan a serviciului.

Pasul 3: Ține-ți evidența la zi

Pentru a vă declara impozitele, trebuie să vă asigurați că cărțile sunt actualizate. Un set clar de cărți oferă o imagine exactă a veniturilor și cheltuielilor afacerii dvs. Ele sunt, de asemenea, prima ta linie de apărare în cazul unui audit.

Puteți utiliza un software de contabilitate pentru întreprinderi mici pentru a vă procesa propria contabilitate. Ca alternativă, dacă preferați ca un profesionist să o facă pentru dvs., căutați să angajați un contabil fie local, fie online.

Dacă informațiile din cărțile dvs. sunt incorecte, riscați să faceți neintenționat o cerere falsă la IRS.

Când vine vorba de a vă actualiza cărțile, alegeți o metodă care este cea mai potrivită pentru dvs., în funcție de timpul pe care trebuie să-l dedicați contabilității, bugetul și cât de încrezător vă simțiți în gestionarea propriilor cărți.

Pasul 4: Trimiteți 1099s

Dacă ați plătit unui antreprenor independent mai mult de 600 USD în timpul anului fiscal, ar fi trebuit să fi trimis deja un formular 1099 contractantului până la 1 februarie și va trebui să trimiteți o copie la IRS până la 31 martie 2017.

Pasul 5: Înțelegeți cerințele privind impozitul pe vânzări

Legile privind impozitul pe vânzări sunt complexe în cel mai bun caz. Veți dori să vă consultați contabilul în acest sens, dar să vedem pe scurt modul în care impozitul pe vânzări se aplică afacerilor online.

Cerințele fiscale de stat sunt dictate de un concept legal numit „nexus”. Nexus înseamnă că o afacere trebuie să aibă o conexiune fizică cu un stat pentru a colecta taxa pe vânzări acolo. Dacă afacerea dvs. dezvoltă o legătură într-un stat, trebuie să colectați impozitul pe vânzări în acel stat.

În timp ce multe companii vor avea legături doar cu statul în care locuiesc, există cazuri în care afacerea dvs. ar putea dezvolta legături în state suplimentare.

Iată câteva exemple de lucruri care dezvoltă nexus:

• Un birou
• Angajatii
• Un depozit
• Găzduirea unui magazin pop-up sau vânzarea la un târg de artizanat
• Stocarea inventarului

Sunteți obligat prin lege să colectați impozitul pe vânzări în orice locație în care afacerea dvs. a dezvoltat nexus. Legile fiscale variază de la un stat la altul, așa că înainte de a depune declarația, consultați-vă cu un profesionist fiscal pentru a confirma că îndepliniți în mod adecvat cerințele de stat privind impozitul pe vânzări.

Pasul 6: Luați în considerare depunerea unei prelungiri fiscale

Este important să înțelegeți că o prelungire a taxei nu vă scutește de plata impozitelor datorate până la termenul limită obișnuit.

Deci, de ce să vă deranjați să depuneți o prelungire în primul rând? Ei bine, depunerea unei prelungiri este ușoară și vă oferă mai mult timp pentru a depune declarația fiscală.

Pentru a solicita o extensie fiscală, va trebui să completați formularul de extensie fiscală care corespunde tipului dvs. de afacere (mai jos) și să estimați suma taxelor pe care o datorați pentru anul. Apoi, trimiteți formularul completat și plata dvs. pentru taxele datorate către IRS în format electronic sau prin poștă până pe 15 aprilie (16 martie pentru corporații).

Atâta timp cât depuneți înainte de termenul limită, extensia este automată. IRS vă va contacta numai dacă cererea dvs. este respinsă.

Rețineți că, dacă nu efectuați o plată pentru taxele datorate până la termenul obișnuit de impozitare, puteți fi pasibil de penalități și dobânzi, chiar dacă ați solicitat o prelungire.

Pentru a solicita o extensie fiscală, utilizați formularul care corespunde tipului dvs. de companie:

Parteneriate – 15 martie 2017

Pentru a vă califica pentru o prelungire automată de 7 luni, utilizați Formularul 7004.

Corporații – 17 aprilie 2017

Pentru a vă califica pentru o prelungire automată de 6 luni, utilizați Formularul 7004.

Proprietari unici – 17 aprilie 2017

Pentru a vă califica pentru o prelungire automată de 6 luni, utilizați Formularul 4868.

Pasul 7: Verificați aceste deduceri fiscale

Următoarele deduceri sunt disponibile în mod obișnuit pentru vânzătorii online.

Toate aceste cheltuieli pot fi deduse în Anexa C, Formular 1040, dacă nu se specifică altfel.

Rețineți că, dacă afacerea dvs. este nouă, va trebui să vă consultați cu contabilul, deoarece unele dintre cheltuielile dvs. ar putea intra în cadrul costurilor de „înființare”.

Home Office

Pentru a beneficia de deducerea biroului de acasă, trebuie să îndepliniți trei cerințe: exclusivitate, regularitate și prioritate.

• Exclusivitate: zona dvs. de lucru trebuie utilizată exclusiv pentru afaceri.
• Regularitate: biroul dvs. de acasă trebuie utilizat în mod regulat. Acest lucru nu trebuie să fie în fiecare zi, dar ar trebui să fie consecvent.
• Precedență: ar trebui să petreceți cea mai mare parte a timpului în biroul dvs. de acasă și să desfășurați cele mai importante activități de afaceri acolo.

Pentru a calcula deducerea biroului dvs. de acasă, puteți utiliza fie metoda simplificată, fie metoda obișnuită. Cu metoda simplificată, luați o deducere standardizată de 5 USD pe metru pătrat din casa dvs. folosită pentru afaceri, până la un maxim de 300 de metri pătrați.

Cu metoda obișnuită, vi se cere să calculați procentul real al casei dvs. care este folosit pentru afaceri, împărțind suprafața folosită pentru afaceri la suprafața totală a casei dvs.

Dacă vă calculați deducerea folosind metoda obișnuită, va trebui să completați și Formularul 8829.

Educaţie

Dacă urmați cursuri sau ateliere care adaugă valoare afacerii dvs. și/sau vă sporesc expertiza, acestea sunt complet deductibile.

Costuri de telefon și internet

Dacă aveți un telefon care este folosit exclusiv în scopuri comerciale, costul planului de telefon este deductibil în totalitate ca cost de utilități. Dacă îți folosești telefonul atât în ​​scopuri de afaceri, cât și în scopuri personale, poți deduce doar un procent din costul total al facturii de telefon în funcție de cât ai folosit telefonul mobil pentru afaceri.

De exemplu, dacă folosiți telefonul mobil 60% pentru afaceri și 40% pentru personal, puteți deduce 60% din costurile asociate. Păstrarea unei facturi de telefon detaliată este o modalitate bună de a vă susține reclamația în cazul în care veți fi vreodată auditat.

Dacă utilizați servicii precum Skype sau Google Voice, le puteți deduce ca cheltuieli de birou.

Factura dvs. de internet poate fi dedusă și ca cost de utilități. Dacă lucrați dintr-un birou de acasă și utilizați o singură conexiune la internet, va trebui să vă luați în considerare uzul personal. Calculați procentul de utilizare legată de afaceri și aplicați-l la total.

Teme pentru găzduire web și magazin online

Costul înregistrării domeniului și al găzduirii comerțului electronic este deductibil la alte cheltuieli. De asemenea, puteți deduce costul oricăror șabloane de magazin online sau teme Shopify personalizate pe care le cumpărați pentru afacerea dvs., fie ca cheltuială de software sau de marketing.

Munca Antreprenorului

Costul angajării unui antreprenor independent poate fi revendicat ca forță de muncă contractuală.

Costuri de livrare

Costul de expediere a mărfurilor către clienții dvs., cum ar fi costurile poștale și de ambalare, poate fi revendicat ca alte cheltuieli.

Utilizarea vehiculului

Pentru a deduce utilizarea vehiculului dvs. de afaceri, va trebui să vă urmăriți kilometrajul pentru călătoriile de afaceri. Acest lucru se poate face rapid cu un instrument precum instrumentul de urmărire a kilometrajului Shoeboxed. Cel puțin, ar trebui să înregistrați numărul de mile parcurse pe parcursul anului (înregistrați citirea contorului de parcurs la 1 ianuarie și apoi pe 31 decembrie) și să păstrați în calendar o evidență a întâlnirilor, călătoriilor la oficiul poștal etc.

O altă tehnică comună este de a urmări kilometrajul de afaceri și personal pentru o perioadă de două săptămâni în fiecare trimestru. Puteți utiliza acest lucru la sfârșitul anului pentru a calcula raportul de utilizare în afaceri față de cel personal.

După ce ați stabilit kilometrajul total parcurs, împărțiți milele de afaceri la numărul total de kilometri parcurși, pentru a determina procentul de utilizare a afacerii dvs.

Taxe de servicii online

Serviciile online utilizate în scopuri comerciale, cum ar fi Shopify, Shoeboxed și orice alte aplicații pe care le utilizați pentru a vă conduce afacerea, sunt deductibile ca cheltuieli de afaceri.

Echipamente

Costul echipamentelor comerciale, cum ar fi computerul de afaceri, camera foto și telefonul mobil (dacă îl dețineți definitiv), poate fi recuperat fie prin amortizare, fie printr-o deducere conform secțiunii 179. În unele cazuri, un contabil vă poate sfătui chiar să deduceți costul echipamentului comercial ca o cheltuială standard de afaceri.

Este recomandat să lucrați cu un contabil pentru a deduce în mod corespunzător costurile cu echipamentele. Toate aceste abordări de deducere a costurilor echipamentelor pot oferi diferite beneficii financiare pentru afacerea dvs. De exemplu, poate fi mai benefic să deduceți costurile echipamentelor într-o singură lovitură (folosind deducerea secțiunii 179 sau ca o cheltuială standard de afaceri) sau amortizarea costului pe mai mulți ani.

Mai mult decât atât, diferite articole sunt amortizate folosind diferite metode de amortizare, iar stabilirea unui program de amortizare poate fi extrem de dificil de corectat.

Cea mai bună modalitate de a deduce în mod corespunzător costul echipamentelor de afaceri este să păstrați o evidență a tuturor achizițiilor de echipamente de afaceri și să cereți contabilului dvs. să vă sfătuiască cum să le deduceți în declarația fiscală.

Servicii profesionale

Taxele legale și profesionale care sunt necesare și sunt direct legate de gestionarea afacerii dvs., cum ar fi taxele percepute de contabili și contabili, pot fi solicitate ca servicii profesionale.

Pasul 8: Găsiți contabilul potrivit și puneți aceste întrebări

Atunci când căutați un contabil care să vă ajute la declararea impozitelor, luați în considerare cât de bine vă înțeleg industria, nevoile specifice ale afacerii dvs. și dacă facturează la oră sau percepe o taxă fixă.

După ce ați angajat un contabil, adresați-i următoarele întrebări pentru a vedea dacă există și alte modalități prin care puteți reduce factura fiscală:

1. Există credite fiscale locale disponibile? (acesta este unul mare pe care antreprenorii îl dor adesea)
2. Compania mea are nexus în alte state? M-am ocupat corect de impozitul pe vânzări?
3. Există avantaje în schimbarea structurii afacerii mele?

Este randul tau

Taxele probabil nu sunt partea ta preferată a deținerii unei afaceri, dar cu o anumită planificare și organizare poți să-ți maximizezi deducerile și să elimini stresul din sezonul fiscal.

Dacă aveți întrebări despre pregătirea afacerii dvs. online pentru perioada fiscală, anunțați-ne în comentariile de mai jos și vom face tot posibilul pentru a vă ajuta!

Despre autor: Această postare vă este adusă de Bench, serviciul de contabilitate online care vă asociază cu un contabil profesionist și utilizează un software simplu și elegant pentru a vă face cărțile.