Planificarea capacității: strategii, beneficii și bune practici

Planificarea capacității de producție este o problemă de cerere și ofertă: una care poate decide soarta proiectului sau a liniei dvs. de producție. Citiți mai departe pentru a afla despre strategiile de planificare a capacității și cele mai bune practici de gestionare a capacității pe care le puteți utiliza pentru a vă planifica resursele și asigurați-vă că membrii echipei lucrează la sarcina potrivită la momentul potrivit.

Ce este planificarea capacității?

Planificarea capacității este un proces care echilibrează resursele disponibile pentru a satisface cererea clienților sau cerințele de capacitate a proiectului. Capacitatea, din punct de vedere al managementului de proiect și al producției, este cea mai mare muncă care poate fi realizată într-un anumit interval de timp.

În managementul de proiect, procesul de planificare a capacității este foarte important, deoarece este legat de domenii critice de cunoștințe ale managementului de proiect, cum ar fi:

• Managementul resurselor
• De gestionare a timpului
• Managementul echipei
• Managementul muncii

Capacitatea de producție, planificarea strategică și planificarea proiectelor merg, evident, mână în mână. Planificarea este modul în care se programează orele membrilor echipei, astfel încât munca să fie realizată la timp. Managementul capacității nu este un proces rigid. Toate companiile sunt diferite și cererea poate fi volatilă, așa că există strategii diferite de planificare a capacității pe care managerii de proiect le pot folosi pentru a se adapta la diferite scenarii.

ProjectManager este singurul software de management de proiect care are tot ce aveți nevoie pentru planificarea proiectelor și a capacității. Cu diagrame Gantt robuste și instrumente de gestionare a resurselor, puteți construi un program de proiect care încorporează disponibilitatea echipei în timp real. Apoi, echipa dvs. poate executa munca în mai multe vizualizări și puteți urmări ceea ce contează cu tablouri de bord și rapoarte de proiect. Începeți astăzi gratuit.

Strategii de planificare a capacității

Există trei strategii de planificare a capacității pentru a vă ajuta să satisfaceți cererea, să vă acoperiți cerințele de resurse și să creșteți productivitatea membrilor echipei.

Strategia de întârziere

Strategia de decalaj constă în a avea suficiente resurse pentru a satisface cererea reală, nu estimările cererii proiectate. Această strategie de planificare a capacității este benefică pentru organizațiile mai mici care au cerințe reduse de capacitate.

Strategia de conducere

Strategia principală constă în a avea suficiente resurse pentru a îndeplini previziunile de planificare a cererii. Această strategie de planificare a capacității este benefică atunci când cererea crește, deoarece capacitatea în exces poate acoperi cererea crescută.

Strategia de meci

Această strategie este un amestec de strategii de planificare a capacității de conducere și de decalaj. În acest caz, managerii de proiect trebuie să monitorizeze cererea reală, previziunile de planificare a cererii și tendințele pieței pentru a ajusta capacitatea în consecință.

Beneficii de planificare a capacității

Planificarea capacității de producție este un proces important de planificare strategică din multe motive. Iată câteva dintre principalele beneficii ale planificării eficiente a capacității.

• Reduce costurile
• Previne epuizarea stocurilor
• Reduce timpul de producție
• Elimină capacitatea în exces
• Ajută la managementul lanțului de aprovizionare: o înțelegere clară a cerințelor de capacitate a proiectului vă va ajuta să obțineți cantitatea potrivită de resurse, ceea ce este benefic pentru lanțul dvs. de aprovizionare.
• Ajută la gestionarea resurselor: a avea capacitatea de producție potrivită pentru a vă satisface cerințele de capacitate este cheia pentru optimizarea planificării resurselor și a alocării resurselor.

Planificarea capacității vs. Planificarea resurselor

În timp ce termenii „planificarea capacității” și „planificarea resurselor” sunt uneori folosiți interschimbabil, ei nu sunt la fel. Pentru a înțelege diferențele, le-am enumerat mai jos.

Planificarea capacitatii

• Este un proces de planificare strategică conceput pentru a vă ajuta să determinați dacă organizația are capacitatea de producție necesară pentru a satisface cererea.
• Se analizează disponibilitatea resurselor la nivelul setului de abilități/echipei.
• Apoi facilitează procesul de luare a deciziilor pentru angajarea de resurse sau amânarea/aprobarea/anularea proiectelor.
• Planificarea capacității se referă la cerere și ofertă.

Planificarea resurselor

• Este un proces de planificare strategică care coordonează și alocă resurse reale sarcinilor de proiect pe baza cerințelor de resurse.
• Oferă un plan managerilor de proiect, ce resurse pot planifica să folosească pentru proiectele lor și când.
• Planificarea resurselor se concentrează pe alocarea resurselor.

Înrudit: șablon gratuit de plan de resurse

Planificarea capacității vs. Planificarea cerințelor de capacitate

Planificarea cerințelor de capacitate este pasul înainte de planificarea capacității. Este procesul în care o organizație decide cât trebuie să producă și dacă are capacitatea de producție pentru a putea face acest lucru.

Cele mai bune practici de planificare a capacității

Iată câteva sfaturi și cele mai bune practici de planificare a capacității pentru a vă ajuta să vă gestionați resursele și echipele.

1. Stabiliți o echipă interfuncțională: pentru a colabora și a comunica despre capacitatea de producție și gestionarea resurselor, doriți o echipă interfuncțională cu diferite niveluri și funcții diferite.
2. Calculați capacitatea resurselor: înainte de a putea crea un plan de capacitate de producție, trebuie să aveți o idee despre capacitatea dvs. actuală și resursele disponibile.
3. Determinați cerințele de resurse: pentru fiecare proiect, uitați-vă la scopul și ce resurse sunt necesare pentru a îndeplini sarcina pentru proiect.
4. Prioritizează proiecte: care proiecte sunt cele mai importante și care pot fi date deoparte pentru moment? Nu poți face totul deodată.
5. Alocați resurse pe baza priorității proiectului: acum alocați acele proiecte prioritizate și asigurați-vă că sunt aliniate cu obiectivele organizației.
6. Mențineți deschise liniile de comunicare: comunicați între directori, liderii de management de proiect și părțile interesate.
7. Documentați riscurile cunoscute: monitorizați riscurile precum grevele sindicale, vremea, reglementările guvernamentale care opresc un proiect sau creează altele noi în mod neașteptat.
8. Planificați cum să gestionați prea multă capacitate: înțelegeți unde este și cum să o rezolvați (cum ar fi reatribuirea) sau capacitatea insuficientă (din nou, unde/cum).

ProjectManager este un instrument de planificare de mare capacitate

Planificarea capacității necesită instrumente adecvate de gestionare a resurselor pentru a oferi managerilor o perspectivă asupra capacității lor de producție. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care le oferă date în timp real pentru a lua decizii de afaceri inteligente.

Instrumentele noastre de gestionare a resurselor oferă o fereastră către resursele echipei dvs. și vă ajută să vă planificați mai bine diagramele Gantt online. Pentru a obține o imagine completă a costurilor implicate, puteți adăuga tarife orare pentru echipele și contractorii dvs. din proiectul sau portofoliul dvs. Pe măsură ce membrii echipei își înregistrează orele, costurile lor reale sunt calculate automat și pot fi comparate cu costurile care au fost planificate.

Video de planificare a capacității

Doriți să aflați mai multe despre planificarea capacității? Urmărește videoclipul de mai jos de la Jennifer Bridges, PMP. Deși videoclipul ei se concentrează pe echipele IT, lecțiile de management al capacității pot fi aplicate în orice industrie.

Iată o captură de ecran pentru referință!

Multumesc pentru vizionare!