8 Rapoarte de proiect esențiale

Raportare – este ceea ce face un manager de proiect. Indiferent dacă ești calfă sau ucenic în domeniu, ai realizat un raport de proiect, fie manual, fie cu instrumente de raportare. Cu toate acestea, este posibil să nu știți că există mai multe tipuri diferite de rapoarte sau cum să le adresați în mod specific unor anumite audiențe.

Ce este un raport de proiect?

Un raport de proiect este pur și simplu un document care oferă detalii despre starea generală a proiectului sau aspecte specifice ale progresului sau performanței proiectului. Indiferent de tipul de raport, acesta este alcătuit din date de proiect bazate pe aspecte economice, tehnice, financiare, manageriale sau de producție.

Beneficiile unui raport de proiect

Acestea sunt instrumente importante de comunicare cu părțile interesate pentru a le ține la curent cu privire la proiect și la progresul acestuia. Dar ele sunt, de asemenea, utile pentru managerii de proiect și îi ajută atunci când alocă resurse și alte mijloace de gestionare a proiectului până la o finalizare cu succes. Majoritatea rapoartelor de proiect vor compara efortul real cu efortul planificat pentru a menține proiectul pe drumul financiar și aliniat la programul său.

Rapoartele de proiect nu numai că îi ajută pe manageri și pe părțile interesate să monitorizeze progresul, ci pot prezice amenințările și, în acest fel, lucrează pentru dezvoltarea unui răspuns care să le evite. Acestea ajută la controlul costurilor și la respectarea bugetului dvs., la monitorizarea performanței echipei și la creșterea vizibilității asupra proiectului pentru mai multe informații despre gestionarea acestora.

Datorită nivelului lor de detaliu, crearea unui raport de proiect necesită timp. Software-ul de management al proiectelor, cum ar fi ProjectManager, vă poate accelera procesul de raportare. Creați rapoarte de stare, rapoarte de resurse, rapoarte de variație și multe altele cu doar câteva clicuri. Sau, pur și simplu, priviți tabloul nostru de bord în timp real pentru o captură instantanee a stării actuale a proiectului dvs. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.

Tipuri comune de rapoarte de proiect

Iată o schiță a opt dintre cele mai comune tipuri de rapoarte de proiect, dar care sunt totuși cruciale pentru derularea cu succes a unui proiect.

1. Rapoarte de stare

„Pot avea acel raport de stare într-o oră?” Este genul de întrebare pe care managerii de proiect le aud mult. Poate că este de la sponsorul proiectului, sau de la managerul biroului de proiect sau de la un coleg. Acesta este cel mai obișnuit tip de raport de proiect și cel la care probabil vă treziți să lucrați cel mai des.

Puteți produce rapoarte de stare săptămânal sau lunar – iar pentru un proiect recent am ajuns să produc rapoarte zilnice de stare în timpul fazei de implementare. Frecvența depinde de locul în care vă aflați în proiect și cât de multe sunt de spus. Nu prea are rost să raportezi zilnic dacă sarcinile tale durează peste o săptămână, deoarece nu vei avea niciun progres de raportat de la o zi la alta.

Deoarece veți petrece destul de timp producând rapoarte de stare, merită să luați în considerare modalități de a le face mai rapid. Mai bine, automatizați cât mai mult posibil raportare de proiect.

Creați un șablon standard de raport de stare sau utilizați-l pe cel care vine cu software-ul dvs. de management al proiectelor și utilizați datele din instrumentul de programare pentru a completa progresul proiectului. Chiar dacă trebuie să-l modificați ulterior, dacă aveți unele dintre câmpuri completate pentru dvs., vă va economisi în continuare mult timp.

Realizați un raport de stare cu doar câteva clicuri

Pentru a afla mai multe despre instrumentele de raportare a proiectelor și despre modul în care acestea vă pot beneficia pe dvs. și despre volumul dvs. de lucru zilnic, urmăriți scurtul videoclip de mai jos. Vă arată cum să faceți rapoarte de stare în doar câteva clicuri utilizând ProjectManager.com. Cu un software de raportare ușor de utilizat, puteți urmări proiectele cu încredere, puteți oferi prezentări mai eficiente și puteți oferi rezultate mai bune.

2. Raport de progres

Unul dintre cele mai importante rapoarte de proiect pe care le veți genera pe parcursul execuției unui proiect este raportul de progres. Este un raport care actualizează informațiile despre proiectul dvs., în special dacă îndeplinește linia de bază stabilită de program și buget. Este o altă modalitate de a vă informa părțile interesate despre locul în care se află proiectul în acel moment.

Vrei să fii specific atunci când faci un raport de progres. Notați datele, apoi scrieți o scurtă introducere care să includă titlul proiectului, informații de contact, un rezumat al stării proiectului și informații generale despre programul, costul și finalizarea așteptată a proiectului.

Rapoartele de progres pot fi generate cu software-ul de management al proiectelor, dar există șabloane care pot fi utile. ProjectManager are un șablon gratuit de raport de progres pentru Word, care are tot ce aveți nevoie pentru a face un raport de progres amănunțit, inclusiv o secțiune rezumată care analizează starea proiectului, programul, costul și riscul. Puteți vedea dintr-o privire dacă sunteți la timp sau întârziați și de ce. Există, de asemenea, o secțiune care analizează starea fiecărei sarcini.

3. Rapoarte de risc

Mulți PM raportează despre riscuri cel puțin lunar, iar raportul este în mod normal rezultatul care vine după o întâlnire de evaluare a riscurilor. Desigur, vă puteți actualiza oricând registrul de riscuri și ar trebui să încurajați toți membrii echipei de proiect să contribuie cu riscuri la jurnal ori de câte ori simt că ceva trebuie înregistrat.

Raportul de risc ar trebui să includă un rezumat al profilului de risc al proiectului, dar modul în care prezentați acest lucru depinde de dvs. O abordare bună ar fi să includeți doar detaliile pentru riscurile care au potențialul de a crea cele mai multe probleme pentru proiectul dvs. Apoi, includeți o declarație privind riscurile de nivel inferior, poate rezuma modul în care gestionați toate acestea.

Înrudit: Șabloane gratuite de rapoarte de proiect

De asemenea, veți dori posibilitatea de a realiza un raport despre toate riscurile dvs., indiferent de cât de semnificative sunt acestea. Este probabil cel mai ușor să faceți acest lucru ca o descărcare automată din software-ul dvs. de management al proiectelor sau dacă vă păstrați jurnalul de risc într-un alt format, cum ar fi o foaie de calcul, emitând o copie completă a acelui document.

4. Rapoartele Consiliului/Executiv

Rapoartele de proiect trebuie să fie adaptate persoanelor care urmează să le citească. Așadar, raportul pe care îl produceți pentru consiliul de proiect va avea un nivel diferit de detaliu în comparație cu actualizarea săptămânală a stării care merge către echipa de proiect și părțile interesate cheie de afaceri.

Pentru rapoartele comitetului de proiect, gândiți-vă la nivel înalt. Vor dori să citească despre lucruri care sunt importante pentru ei, cum ar fi problemele pe care le pot ajuta să le rezolve, un rezumat al poziției bugetare și dacă sunteți sau nu pe cale să atingeți reperele cheie.

Asigurați-vă că raportul consiliului dvs. este într-un format pe care să îl poată citi cu ușurință. De exemplu, dacă directorii dvs. sunt mereu pe drumuri și își folosesc smartphone-urile pentru a verifica e-mailurile, nu vă creați raportul sub forma unei foi de calcul complicate care nu se va afișa corect și nici nu include o mulțime de elemente grafice mari, care va dura mult timp. Descarca. Un pdf va fi redat pe toate dispozitivele dacă trimiteți un raport static prin e-mail. Sau puteți acorda licențe pentru membrii consiliului de administrație sau conducerea superioară, astfel încât aceștia să poată vedea rapoartele tabloului de bord în timp real din mers. ProjectManager oferă tablouri de bord live care au întotdeauna informații actualizate.

5. Raport de analiză cost-beneficiu

Când decideți dacă un proiect este viabil, unul dintre rapoartele pe care veți dori să le rulați este un raport de analiză cost-beneficiu. Este o modalitate de a compara cât de mult beneficiu sau oportunitate oferă proiectul organizației dumneavoastră în comparație cu investiția. Este un pas cheie în a decide dacă proiectul are sens din perspectiva afacerii.

Acesta este un proces important pentru a determina dacă inițiativa pe care o explorați are valoare. Acesta va permite companiei dvs. să-și folosească mai bine resursele dacă va merge mai departe cu proiectul, precum și să furnizeze documente care susțin avansarea proiectului. Puteți utiliza o analiză a costurilor pentru a vă urmări cheltuielile și cheltuielile pentru a vă asigura că fondurile sunt adecvate.

Analiza cost-beneficiu arată ce vă așteptați să plătiți pentru un proiect și îl compară cu beneficiile sau oportunitățile pe care le veți obține după finalizarea proiectului. Folosind șablonul gratuit de analiză cost-beneficiu pentru Excel de la ProjectManager, vă colectați costurile cantitative, tipurile de costuri și le compară cu beneficiile cantitative și tipurile de beneficii. Această analiză cost-beneficiu vă va ajuta în luarea deciziilor atunci când decideți dacă să mergeți mai departe cu un proiect sau nu.

6. Rapoarte de resurse

De unde știi cine ce face când? Puteți parcurge întregul plan al proiectului și puteți elabora manual alocarea resurselor. Asta ar dura mult timp și ar fi, de asemenea, plictisitor de plictisitor. Sau puteți folosi software-ul dvs. de planificare pentru managementul proiectelor pentru a rezolva totul pentru dvs. Majoritatea instrumentelor software, fie că sunt un software de diagramă Gantt autonom sau instrumente de proiect cu funcții complete cu foi de pontaj integrate, vor avea opțiunea de a crea un raport de resurse.

Raportul de resurse vă va arăta defalcarea membrului echipei de proiect pentru care sarcină în ce zi. Ele pot fi, de asemenea, utilizate pentru a identifica problemele de alocare - în cazul în care un membru al echipei este alocat pentru mai multe sarcini. Evident, ei nu pot lucra la două lucruri deodată, așa că dacă nu reușești aceste probleme, vei descoperi că planul tău de proiect alunecă în urmă programului. Utilizați raportul de resurse pentru a vă asigura că nu aveți confruntări pentru persoane și reprogramați acele sarcini după cum este necesar.

În general, rapoartele de resurse sunt unul dintre cele mai utile tipuri de rapoarte de proiect care trebuie avute ca manager de proiect, deși pot fi puțin dificil de interpretat la început. Chiar merită să petreceți timpul pentru a ști cum să citiți rapoartele, astfel încât să puteți face modificări în programul proiectului dvs., după caz.

7. Rapoarte de variație

Cum vă puteți da seama dacă proiectul progresează de fapt conform planului? Aceasta este frumusețea unui raport de variație: compară rezultatul planificat cu rezultatul real, oferindu-vă o valoare pentru a măsura dacă sunteți pe drumul cel bun, înainte de termen sau în urmă. Raportul de variație va colecta și organiza datele despre ceea ce comparați, fie că este vorba despre bugetul, programul sau domeniul de aplicare al variabilei de proiect pe care o măsurați. Raportul de variație vă oferă instrumentul pentru multe analize de variație sau o schimbare măsurabilă față de linia de bază.

Există mai multe rapoarte de variație, cum ar fi variația costurilor, variația la finalizare (excedent sau deficit bugetar), variația programată și altele. În mare parte, raportarea variațiilor este utilizată în analiza bugetară, raportarea tendințelor și analiza cheltuielilor.

Raportul de variație este un instrument excelent pentru managerul de proiect, care are nevoie de o lentilă în progresul proiectului, astfel încât să ia decizii inteligente cu privire la alocarea resurselor. Dar nu numai managerii de proiect beneficiază de raportare. Părțile interesate sunt interesate de raportarea la nivel înalt, iar rapoartele de variație le dau degetul în sus sau în jos cu privire la progresul proiectului și dacă acesta își respectă programul și bugetul.

8. Raport de analiză a decalajelor

Indiferent dacă gestionați un proiect sau în curs de a vă duce afacerea la nivelul următor, aveți nevoie de un raport care să vă arate cum să ajungeți de la Punctul A la Punctul B. Acesta se numește un raport de analiză a decalajelor. Vă permite să vedeți dacă îndepliniți așteptările și dacă utilizați resursele în mod eficient.

Raportul de analiză a decalajelor va măsura starea actuală a proiectului sau a afacerii în termeni de timp, bani și forță de muncă și apoi o va compara cu starea țintă pe care intenționează să o atingă. Apoi, prin definirea și analiza decalajului dintre aceste două puncte poate fi elaborat un plan de acțiune pentru a organiza sarcina necesară pentru a ajunge acolo.

ProjectManager are un șablon gratuit de analiză a golurilor pentru Excel. Are spațiu pentru starea actuală a articolului și starea viitoare a articolului. Apoi puteți nota procentul de decalaj pe care trebuie să-l închideți pentru a vă atinge obiectivul și puteți enumera acțiunile necesare pentru a realiza acest lucru. Identificați cine va conduce această inițiativă și chiar surprindeți starea acțiunii.

Rapoarte de proiect automatizate cu ProjectManager

ProjectManager poate crea mai multe tipuri de rapoarte de proiect cu un singur clic. Software-ul nostru premiat de management de proiect permite managerilor să creeze rapoarte de stare, rapoarte de sarcini, rapoarte de disponibilitate, rapoarte de variație și multe altele. Este ușor să le partajați online sau să le tipăriți ca fișiere PDF pentru următoarea întâlnire a părților interesate. Oferim managerilor de proiect tot ce au nevoie pentru a urmări și raporta proiectele lor într-un singur software bazat pe cloud.

Software-ul potrivit vă va ajuta ca manager de proiect. Am dezvoltat funcțiile de raportare a proiectelor și de tablou de bord ale ProjectManager pentru a ajuta managerii de proiect să simplifice această sarcină fundamentală. Rapoartele șablon ale software-ului nostru vă vor oferi un avans necesar în monitorizarea proiectelor dumneavoastră. Dacă aveți nevoie de resurse pentru a le vedea, nicio problemă – puteți acorda membrilor echipei acces direct, economisind timp prin eliberarea acestora persoanelor potrivite în mod regulat. Începeți acum perioada de încercare gratuită de 30 de zile și începeți să raportați mai inteligent.