Cinci alternative de diagramă Gantt

Dacă sunteți un manager de proiect certificat, atunci probabil că utilizați software-ul pentru diagrame Gantt sau cel puțin un fel de șablon de diagramă Gantt. O diagramă Gantt este un instrument eficient pentru a afișa imaginea de ansamblu a unui proiect și funcționează bine pentru persoanele cărora le plac lucrurile afișate grafic. În ciuda popularității lor, nu tuturor îi place să lucreze într-o diagramă Gantt.

Diagramele Gantt au dezavantajele lor. Să fim sinceri – odată ce începeți să adăugați repere și dependențe, acestea pot deveni dezordonate. Adăugați nume de resurse, timpi de întârziere și simboluri și poate deveni rapid o minune pe care chiar și un manager de proiect se străduiește să o înțeleagă, indiferent de sponsorii de proiect care nu vorbesc Gantt.

Din fericire, există modalități mai simple de a vă transmite mesajul. Iată cinci alternative la șabloanele de diagrame Gantt pe care le puteți folosi astăzi.

Cele mai bune cinci alternative de diagramă Gantt pentru managementul proiectelor

1. Vedere foaie

Majoritatea oamenilor consideră diagramele Gantt ca foi de calcul Excel care au o cronologie. Într-un sens fundamental, este adevărat. Cu ele, vă puteți vedea toate sarcinile într-un singur loc, ceea ce este foarte util. Dar există o mulțime de date în spatele acestui grafic.

Ce se întâmplă dacă ar exista o modalitate de a minimiza diagrama cu bare și de a afișa numai datele brute ale proiectului? Poti! Se numește vizualizare foaie și, deși nu toate programele pentru diagrame Gantt au această opțiune, ProjectManager oferă vizualizarea foaie împreună cu diagrama Gantt deja dinamică. Vizualizarea foaie vă oferă tot ce vă doriți de la un Gantt, inclusiv atribuirea de sarcini echipei dvs., legarea dependențelor și stabilirea jalonelor.

Una dintre caracteristicile care fac foaia mai bună decât toate software-ul ușor Gantt de acolo este că obțineți tot ce este mai bun din ambele lumi. Puteți vizualiza și personaliza mai multe coloane pentru a se potrivi mai bine cu proiectul dvs. Apoi, puteți selecta coloanele pe care doriți să le vedeți reprezentate în vizualizarea Gantt.

Comutați între foaie și vizualizarea Gantt după cum aveți nevoie, deoarece datele rămân aceleași. Dacă actualizați unul, celălalt se sincronizează instantaneu. Foile noastre și vizualizările Gantt au, de asemenea, mai multe funcționalități decât alte software Gantt. De exemplu, puteți filtra calea critică fără a fi nevoie să faceți calcule în timp util pe calculator. Odată ce v-ați stabilit cu un program, setați o linie de referință pentru a vă salva planul și comparați-l cu progresul dvs. real pentru a vă împiedica să pierdeți cursul.

2. Panouri Kanban

Deși sunt de obicei utile pentru proiecte diferite decât diagrama Gantt tradițională, plăcile kanban câștigă popularitate, mai ales că devin digitale și adaugă funcționalitate software-ului de management al proiectelor. Vizualizarea panoului din ProjectManager urmează designul kanban clasic, cu carduri care reprezintă sarcini pe un panou împărțit în coloane care reprezintă diferitele faze ale ciclului dumneavoastră de producție.

Managerii pot folosi vizualizarea Gantt pentru a construi un proiect. De acolo, toate datele sunt transferate pe cardul de pe tablă, inclusiv descrierea, prioritatea, etichetele, termenele limită, sarcinile secundare etc. Coloanele sunt complet personalizabile pentru a reflecta ciclul dvs. de producție, permițând managerului să aibă o imagine vizuală a fluxul de lucru. Ei pot monitoriza progresul fără microgestionare. Dacă văd potențialul de blocare, managerul poate realoca resurse rapid pentru a menține echipa să lucreze fără întreruperi costisitoare.

Echipele au tendința de a gravita către panoul de vedere. Le permite să-și gestioneze întârzierile și apoi să planifice împreună sprinturile atunci când sunt gata să le execute. Ei mută cardurile din coloană în coloană, pot colabora comentând cardul, apoi primesc un e-mail și notificări în aplicație, ori de câte ori există o actualizare a sarcinii sau cineva îi etichetează în comentarii. La fel ca oricare dintre celelalte vizualizări ale software-ului nostru, toate actualizările sunt sincronizate instantaneu cu celelalte instrumente. Toată lumea lucrează întotdeauna la aceleași date curente, indiferent dacă acestea sunt în vizualizarea listă, kanban sau Gantt.

3. Liste de sarcini

Cine nu folosește listele de sarcini? Indiferent dacă aveți o aplicație pentru a vă urmări lista de sarcini sau preferați o abordare de modă veche, folosind o listă de hârtie într-un caiet, majoritatea managerilor de proiect gravitează către liste de sarcini la un moment dat dintr-un proiect.

Pentru că atât de mulți oameni le folosesc (și dacă nu la serviciu, poți să pariezi că toți părțile interesate din proiect le-au folosit pentru a planifica o vacanță, un picnic sau un turneu de fotbal pentru copii), sunt ușor de înțeles și nu necesită o explicație.

Puteți utiliza orice software pentru a pregăti o listă de activități, ceea ce vă oferă flexibilitatea de a utiliza ceva pe care părțile interesate le consideră deja ușor de utilizat. O foaie de calcul funcționează foarte bine.

Enumerați toate sarcinile proiectului - utilizați diagrama Gantt, dacă aveți una, ca ghid pentru ceea ce trebuie să fie inclus pe listă. Adăugați o coloană pentru cine face sarcina, data de finalizare estimată și o coloană pentru a marca starea sarcinii. „Nu a început”, „în desfășurare” și „finalizat” sunt actualizări de stare simple de utilizat și, de asemenea, puteți codifica sarcinile cu culori dacă doriți să includeți o reprezentare vizuală a faptului că este probabil să se termine la timp sau nivelul de risc. .

4. Diagrame de rețea

Diagramele de rețea sunt ca diagramele de flux. Ele arată seria de activități care alcătuiesc un proiect, în ordinea în care trebuie să se întâmple. Fiecare sarcină a proiectului este afișată într-o casetă separată și, ca un puzzle, liniile unesc casetele în ordinea în care trebuie să se întâmple. Mulți oameni au folosit diagrame de flux înainte, astfel încât diagramele de rețea pot părea mai familiare decât diagramele Gantt și pot fi mai ușor de înțeles pentru primul sponsor al proiectului.

Acestea fiind spuse, există câteva informații suplimentare pentru a se încadra în casetele de sarcini care ar putea avea nevoie de explicații. În mod obișnuit, o casetă de activități diagramă de rețea include și datele pentru începutul și sfârșitul sarcinii, precum și durata, care este în mod normal marcată în zile. Puteți adăuga orice date doriți în casetă, cum ar fi un număr de identificare a sarcinii, resursa alocată acesteia, locația, fluxul de lucru și așa mai departe, dar cu cât includeți mai multe, cu atât va arăta mai dezordonat și va fi mai greu de citit.

Diagramele de rețea funcționează bine pentru proiecte simple în care sarcinile curg de la una la alta în ordine. Cu cât aveți mai multe ramuri paralele de activitate, cu atât va fi mai greu să afișați pe o singură pagină. Dacă trebuie să schimbați o sarcină, puteți ajunge să mutați zeci de rânduri pentru ca totul să se afișeze din nou frumos. Cel mai bine rămâneți doar să desenați diagrame de rețea pentru proiecte simple și să aveți doar casete de sarcini pentru sarcini rezumate, în loc de timpul de dezvoltare pentru fiecare zi individuală.

5. Tablouri de bord și rapoarte

De ce să vă îngreunați lucrurile? Toate opțiunile de mai sus vă cer să faceți o muncă suplimentară pentru a transforma informațiile despre proiect în ceva pe care părțile interesate de proiect să le poată înțelege. Este posibil să descoperiți că cea mai mare parte a muncii este făcută pentru dvs. dacă utilizați un produs software de management de proiect care include opțiuni de raportare a proiectelor.

Pe lângă Gantt online de la ProjectManager, am dezvoltat tablouri de bord în timp real, astfel încât să puteți vedea mai multe vizualizări ale proiectului dvs. dintr-o privire. Spre deosebire de alte instrumente software de management de proiect, nu trebuie să configurați tabloul de bord. Avem totul setat pentru dvs. din momentul în care vă conectați.

Ar putea exista șabloane de rapoarte de proiect care vă economisesc timp, dar puteți personaliza și ceea ce iese din instrumentul dvs. într-un format pe care părțile interesate îl pot utiliza. Rapoartele privind starea, progresul și utilizarea resurselor sunt toate disponibile la un clic pe un buton. Cu opțiunea de a vă adapta tablourile de bord ale proiectului, puteți oferi diferitelor părți interesate vederi personalizate, care vă vor economisi mult timp de prelucrare a datelor.

Odată ce rapoartele sunt configurate, acestea sunt salvate și disponibile pentru a fi populate lunar sau mai des, conform programului dvs. de raportare, astfel încât această alternativă la o diagramă Gantt are cea mai mică suprasarcină obișnuită pentru managerul de proiect.

Desigur, puteți ajunge să decideți că diagrama Gantt este instrumentul pe care îl doriți până la urmă. În acest caz, consultați articolul nostru despre cum să faceți o diagramă Gantt în 5 pași.

Programarea și posibilitatea de a raporta despre proiectul dvs. sunt cruciale. A face asta online cu un instrument puternic care vă permite să vedeți pe un tablou de bord imaginea în timp real a proiectului dvs. este ca cireașa de pe tort. Cine ar mânca prăjitură fără glazură? Dacă ați fost forțat să lucrați la proiecte fără un instrument de management online care să vă ofere management asupra stării, resurselor și rapoartelor de progres, atunci trebuie să verificați ProjectManager.