15 provocări în managementul proiectelor și cum să le depășiți

Managementul proiectelor se referă la rezolvarea problemelor înainte ca acestea să apară. De aceea, faci un plan, programezi sarcini și monitorizezi munca pentru a te asigura că ești pe drumul cel bun. Dar chiar și cea mai bună planificare nu va evita provocările de-a lungul proiectului. Să ne uităm la 15 provocări ale managementului de proiect și cum să le facem față.

15 provocări de management de proiect pentru care ar trebui să vă pregătiți

Iată cele mai frecvente provocări cu care se confruntă managerii de proiect în viața lor de zi cu zi. Fiecare provocare vine cu sfaturi despre cum să depășiți obstacolele și să vă duceți cariera de management de proiect la următorul nivel.

1. Echilibrarea constrângerilor proiectului

Există trei constrângeri care alcătuiesc triunghiul managementului de proiect: domeniul de aplicare, timpul și costul. Dacă puteți echilibra aceste trei constrângeri, veți livra un proiect de calitate. Pentru a face acest lucru, este nevoie de un software de management de proiect care vă poate monitoriza progresul și performanța.

ProjectManager este un software de management al proiectelor premiat, care are tablouri de bord în timp real care oferă managerilor o imagine de nivel înalt a proiectelor lor, cu grafice și diagrame ușor de citit care urmăresc valorile proiectului, cum ar fi timpul, costul și multe altele. Spre deosebire de software-ul ușor de gestionare a proiectelor, utilizatorii nu trebuie să configureze tabloul de bord live. Comutați doar. Este gata când ești.

2. Evitarea Scope Creep

Creptarea scopului este atunci când cerințele sau caracteristicile cresc pe parcursul ciclului de viață al unui proiect. Această extindere treptată a domeniului de aplicare a unui proiect dincolo de acordul inițial va avea, evident, un impact negativ asupra bugetului și programului, așa că este ceva de care trebuie să fiți mereu la curent și, dacă există modificări, să le gestionați pentru a evita cât mai mult impact negativ posibil.

3. Gestionarea așteptărilor părților interesate

Părțile interesate au un interes personal în proiect și, prin urmare, urmează să se introducă în proiect. Aceasta poate fi una dintre cele mai dificile provocări de depășit în managementul proiectelor, deoarece implicarea părților interesate ar putea încetini activitatea. Gestionarea așteptărilor părților interesate se poate face prin descoperirea cine sunt părțile interesate, ce trebuie să știe și când trebuie să știe. În acest fel, le puteți furniza acele informații pentru a-i împiedica să întrerupă munca și, de asemenea, să îi pregătiți pentru întârzieri sau alte lucruri care ar putea afecta proiectul.

4. Estimarea cu acuratețe a costurilor pentru a crea un buget de proiect

Proiectele costă bani. Estimările precise ale acestor costuri pot afecta adesea marja de profit. Pentru a crea un buget precis pentru proiect, veți dori să vă uitați la costurile cu materialele și forța de muncă, cheltuielile generale și orice alte costuri legate de proiect. De asemenea, vă ajută să analizați datele istorice pentru proiecte similare și să discutați cu experții pentru a obține opiniile lor despre care vor fi în mod realist costurile pentru proiect.

5. Adunarea echipei potrivite

Echipa de proiect este responsabilă de executarea proiectului. Trebuie să aduni o echipă care are abilitățile și experiența necesare pentru a face treaba la îndemână. Fiecare membru este important ca și stabilirea structurii organizatorice a echipei. Acolo, managerul de proiect trebuie să stabilească reguli și proceduri, să definească așteptările, să stabilească comunicarea și multe altele.

6. Alegerea software-ului potrivit pentru managementul proiectelor

Este posibil să puteți rula un proiect cu software-ul nostru de management de proiect, dar nu este recomandat. Software-ul de management de proiect vă va ajuta să executați proiectul mai eficient și să vă monitorizați eficient munca pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun. Există multe opțiuni, motiv pentru care cunoașterea caracteristicilor de care aveți nevoie este importantă pentru a selecta potrivirea potrivită.

7. Identificarea riscurilor proiectului

Proiectele sunt eforturi riscante. Un risc este un eveniment neașteptat care vă poate afecta proiectul, în bine sau în rău. Managerii de proiect încearcă să identifice riscurile înainte de a începe proiectul, astfel încât să aibă planuri pregătite pentru a le atenua. De asemenea, este important să prioritizați și să urmăriți problemele din proiect pentru a vă asigura că sunt rezolvate.

8. Estimarea Duratei Proiectelor

Un proiect, prin definiție, este ceva care are un început și un sfârșit care are ca rezultat un livrabil. A putea estima cât timp va dura proiectul pentru finalizare este primul pas către crearea unui program de proiect. Fiecare sarcină va avea o dată de început și o dată de încheiere, care alcătuiesc durata. Estimarea duratei proiectelor tale este una dintre cele mai critice provocări de management de proiect pentru tine ca manager de proiect. Dar, din fericire, există diferite tehnici de estimare a timpului pe care le puteți utiliza, cum ar fi metoda căii critice, tehnica de revizuire a evaluării programului (PERT), structurile de defalcare a muncii și multe altele.

9. Programarea muncii echipei tale

Un program de proiect este doar începutul. Acum, trebuie să-ți coordonezi resursele cu acel program, inclusiv resursele umane, care sunt membrii echipei tale. Ei trebuie să fie alocați unor sarcini specifice pe care sunt responsabili pentru îndeplinirea lor.

10. Urmărirea progresului proiectului

Pentru a vă asigura că vă respectați programul, progresul trebuie urmărit. Software-ul de management al proiectelor vă poate oferi o imagine la nivel înalt a progresului dvs. cu tablouri de bord care urmăresc diferiți indicatori cheie de performanță (KPI), iar raportarea vă poate oferi mai multe date pentru a înțelege mai bine dacă progresul dvs. real este aliniat cu progresul planificat.

11. Eliminarea miturilor managerilor de proiect

Managerii de proiect sunt adesea văzuți ca interferând cu proiectul, mai degrabă decât să ajute. Este greu să combati impresia de a fi împingătoare de hârtie, bătăuși admin, oameni care adaugă un lucru suplimentar inutil unui proiect.

12. Țineți pasul cu modificările proiectului

Schimbarea este o altă provocare de management de proiect. Schimbările pot veni de la părțile interesate care solicită noi funcții pentru problemele cu lanțul dvs. de aprovizionare. Oriunde vine schimbarea, managerii de proiect trebuie să aibă un plan în vigoare pentru a gestiona aceste schimbări, astfel încât impactul asupra proiectului să fie minim. Asta se numește plan de management al schimbării.

13. Rămâneți relevant cu tendințele managementului de proiect

Acest lucru este valabil pentru orice industrie, desigur, dar deoarece managerii de proiect ating atât de multe domenii în activitatea lor zilnică, este important să fii la curent nu numai cu tendințele relevante în managementul proiectelor, ci și cu știrile, politicile și preocupările privind consecință pentru vânzători și părți interesate.

14. Pierderea resurselor proiectului

Planurile de proiect se vor schimba, iar asta include membrii echipei. Asigurați-vă că aveți un plan de urgență în cazul în care resursele proiectului dvs. devin indisponibile.

15. Stați ferm

La urma urmei, ești avocatul proiectului și, de asemenea, avocatul echipei tale. Va trebui să fii pregătit să respingi impactul asupra sferei proiectului cu liderii cheie din organizația ta și, de asemenea, să atenuezi respingerea din partea propriei echipe. Managementul de proiect nu este altceva decât un mare leadership.

Video: Provocări ale managerului de proiect

În acest videoclip, Jennifer Bridges, PMP, evidențiază câteva dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă managerii de proiect la locul de muncă.

Dacă sunteți în căutarea unui instrument care vă poate ajuta cu provocările dvs. PM, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru la ProjectManager.