6 șabloane gratuite de rapoarte de proiect (raportul de stare săptămânal inclus)

De-a lungul vieții unui proiect, trebuie să raportați o mare varietate de informații. Aceste informații vor fi compilate în diferite rapoarte și transmise managerilor, investitorilor, clienților și altor părți interesate. De acolo, rapoartele pot fi folosite pentru a lua decizii și ajustări de proiect.

Folosind șabloane de rapoarte de proiect, cum ar fi un șablon de raport de stare săptămânal, asigurați-vă că aceste rapoarte sunt create rapid și eficient.

De ce să creați rapoarte de proiect?

Indiferent cât de bine este planificat un proiect, neașteptat se va întâmpla. Rapoartele de proiect documentează aceste schimbări, fie bune sau rele, și informează strategiile viitoare. Fără a completa în mod regulat rapoartele de proiect, informațiile și perspectivele valoroase sunt ratate.

Rapoartele de stare sunt un exemplu al modului în care raportarea afectează direct un proiect, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Aceste rapoarte săptămânale conturează multe detalii despre un proiect, iar utilizarea unui șablon de raport de stare săptămânal vă poate scuti de la lăsarea unor lacune în informații. De asemenea, șabloanele de rapoarte de proiect mențin aceste rapoarte consistente și organizate pe toată durata de viață a proiectului. Raportarea dezorganizată sau „dezordonată” a proiectelor este o capcană majoră.

Utilizarea unui șablon de raport de proiect vă asigură că profitați la maximum de date și le prezentați părților interesate în mod corect.

Șabloane gratuite de rapoarte de proiect

Indiferent de raportul de proiect, documentul trebuie să transmită informații în mod concis, dar asta nu înseamnă că datele ar trebui să sufere. Provocarea este furnizarea de informații în cel mai eficient mod. Un șablon de raportare de proiect atinge echilibrul între prea multe detalii și rapoarte suprasimplificate care sunt inutile pentru părțile interesate.

Șabloanele de raportare a proiectelor fac raportarea mai ușoară și datele mai simple. Fiecare dintre următoarele șabloane gratuite de raport de proiect este conceput pentru un scop specific și se concentrează pe informații diferite.

1. Șablon săptămânal de raport de stare

Un raport săptămânal de stare a proiectului face exact ceea ce s-ar crede: documentează informații specifice în timpul unui proiect. Aceste rapoarte ar trebui create de-a lungul vieții unui proiect pentru a ilustra schimbările, fie că sunt succese sau eșecuri. Un raport săptămânal de stare este primul pas către înțelegerea dacă un proiect decurge fără probleme.

Șablonul nostru săptămânal de raport de stare acoperă toate bazele și prezintă informațiile în mod eficient. Acest șablon include detalii majore, cum ar fi un rezumat executiv, etape ale proiectului, probleme, riscuri și proiecții trecute și viitoare.

Acest șablon de raport de stare asigură, de asemenea, că informațiile sunt prezentate într-un mod care are cel mai logic sens. Rezumatul definește proiectul și discută obiectivele și proiecțiile. Nu are sens să prezinți potențiale riscuri și schimbări părților interesate înainte de a fi agățați de rezumatul executiv.

2. Șablon de tablou de bord al proiectului

Un tablou de bord al proiectului este unul dintre cele mai utilizate instrumente de management de proiect. Șablonul nostru de tablou de bord este un instrument vizual pentru a vizualiza starea actuală a proiectului, starea de sănătate, calendarul și multe altele. Este o completare excelentă pentru șablonul nostru săptămânal de raport de stare.

Tablourile de bord ale proiectelor pot fi, de asemenea, în detrimentul productivității dacă sunt prea complicate și dificil de navigat. Presupunem în mod natural că cel mai bine este să includem fiecare informație pe un tablou de bord. Într-adevăr, acesta este un bilet unic către un tablou de bord inutilizabil.

Un tablou de bord ar trebui să includă sarcini, duratele sarcinilor, costurile și volumul de muncă, dar nu ar trebui să ilustreze neapărat detaliile acestora. Utilizați acest șablon gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru a fi simplu, fără a avea nevoie de un tablou de bord suprasaturat.

3. Șablon de progres al proiectului

Un șablon de progres al proiectului îi ajută pe managerii de proiect să compare progresul real cu proiecțiile și estimările incluse în planul de proiect. Un raport de progres este un instrument critic de management de proiect care funcționează atât pentru urmărire, cât și pentru raportare.

4. Șablon de registru de risc

Pe măsură ce proiectul continuă, vor apărea noi riscuri. Nu există nicio modalitate de a prevedea fiecare risc potențial în timpul fazei de planificare a proiectului, așa că este necesară raportarea noilor probleme așa cum apar. În acest fel, problemele sunt identificate înainte ca acestea să apară și veți obține o mai bună înțelegere a ceea ce trebuie să aveți în vedere în proiectele viitoare.

Un registru de risc ar trebui să includă fiecare risc potențial și impactul pe care l-ar putea avea. De asemenea, ar trebui să clasifice riscul și să descrie ce măsuri au fost luate pentru a-l evita.

Deși multe dintre aceste riscuri nu vor deveni niciodată realitate, este crucial să le documentăm și să le planificați. Proiectele fără registre de risc merg pe frânghie fără plasă de siguranță. De asemenea, nu informează proiectele viitoare. Păstrarea unei liste de rulare cu acest șablon de registru de risc transformă riscurile în referințe pentru viitor.

5. Schimbați șablon de jurnal

Un jurnal de modificări este similar cu un registru de risc. Cu toate acestea, într-un registru de risc, acestea sunt riscuri potențiale . Într-un jurnal de modificări, acestea sunt modificări reale care au avut loc. Un șablon de jurnal de modificări este locul în care vor fi enumerate modificările majore din proiect, ce acțiuni au fost întreprinse pentru a le rezolva când problema a fost rezolvată și alte detalii.

De ce să nu adăugați aceste informații la un raport de stare săptămânal? Pentru că acestea sunt circumstanțe specifice, neobișnuite de-a lungul vieții proiectului, care trebuie să fie într-o singură locație.

Un șablon de jurnal de modificări organizează informațiile despre modificări și ce pași au fost făcuți pentru a le aborda într-o singură listă cronologică. Amintiți-vă, un șablon de raport de proiect ar trebui să fie un punct de referință pentru managerii de proiect care se confruntă cu schimbări în proiectele viitoare. Un jurnal de modificări organizat arată ce răspunsuri au funcționat în trecut și ce nu.

6. Șablon de închidere a proiectului

La sfârșitul proiectului, este timpul să finalizați și să obțineți aprobări ale părților interesate cu un șablon de închidere a proiectului. Acest raport este sprintul final al maratonului de gestionare a unui proiect de succes. Fără această forță finală, toată munca grea până în acest moment își pierde valoarea.

Un raport de închidere a proiectului include documentația a tot ceea ce este necesar pentru finalizarea proiectului, precum și orice elemente restante care nu au fost finalizate. Acest raport ar trebui să rezume obiectivele, criteriile de finalizare, succesele, eșecurile și lecțiile învățate. De asemenea, ar trebui să ofere informații despre timpul petrecut, bugetul, domeniul de aplicare și programul.

Un raport de închidere a proiectului solicită uneori informații abstracte. Enumerarea tuturor concluziilor majore dintr-un proiect sună provocatoare, dar acest șablon gratuit de închidere a proiectului o face la fel de simplă ca urmarea unei liste de verificare.

Valoarea unui raport perfect

De prea multe ori, proiectele sunt gestionate fără a reflecta asupra succeselor și eșecurilor proiectelor trecute. Cele mai bune proiecte sunt informate de rapoartele trecute și creează rapoarte având în vedere viitorul. Utilizarea șabloanelor de raportare a proiectelor înseamnă că fiecare raport creat face parte dintr-o referință mai mare pentru viitor.

Indiferent dacă raportați despre proiecte, programe, produse agile sau gestionați orice alt tip de proiect, există un șablon care vă va aduce beneficii raportării și rezultatelor finale. Acest lucru poate însemna simplificarea fluxului de lucru și îmbunătățirea rezultatelor.

Continuați raportarea proiectelor cu ProjectManager

Utilizarea șabloanelor de proiect este un prim pas excelent în procesul de raportare a proiectului, dar șabloanele vă pot duce doar până departe.

Din fericire, puteți duce rapoartele de proiect și mai departe utilizându-le în combinație cu software-ul de management de proiect. Software-ul online de management al proiectelor, cum ar fi ProjectManager, are capacitatea de a crea și partaja rapoarte automate cu cele mai recente date. Luați o încercare gratuită a ProjectManager și vedeți cât de mult vă putem îmbunătăți experiența de raportare a proiectelor.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă permite să gestionați proiecte și să creați rapoarte de oriunde. Importați-vă proiectul în câteva minute și creați rapoarte cu ușurință. Tabloul de bord ProjectManager afișează o imagine de ansamblu ușor de navigat asupra proiectului dvs., iar instrumentele noastre de raportare vă oferă puterea de a raporta informații cu un clic pe un buton. Vedeți singuri luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.