5 ucigași de productivitate pentru echipele de e-mail: înregistrare webinar + întrebări și răspunsuri

Când productivitatea este ridicată, echipa ta este sincronizată și respecti cu ușurință termenele limită, lansarea de campanii poate fi – îndrăznesc să spun? – distractiv. Dar o astfel de mașină bine unsă este un eveniment rar.

De ce majoritatea echipelor de e-mail sunt mai puțin productive decât și-ar dori să fie? Am făcut echipă cu experții în productivitate de la Trello pentru a analiza cele mai mari greșeli care distrug productivitatea echipei și pentru a vă împărtăși ceea ce puteți face pentru a vă ajuta echipa să creeze e-mailuri mai bune, mai rapid.

Nu ați avut ocazia să urmăriți webinarul în direct? Nu-ți face griji. Puteți accesa înregistrarea completă și descărca diapozitivele în orice moment și puteți citi întrebările și răspunsurile de mai jos.

Întrebări și răspunsuri

Mulțumim tuturor celor care au intervenit în timpul webinarului cu o întrebare! Iată o recapitulare a răspunsurilor noastre la cele mai populare întrebări, împreună cu părerea noastră asupra unora dintre întrebările la care nu am ajuns în timpul webinarului live. Aveți întrebări suplimentare? Vă rugăm să le lăsați în comentarii.

Cum gestionează Litmus și Trello aprobările?

Jason Rodriguez : Din ce în ce mai mult, ne bazăm pe instrumente centralizate pentru a colecta aprobări. Pentru noi, folosim Litmus Proof pentru feedback-ul campaniei și aprobarea înainte de trimitere și Asana pentru managementul proiectului, în care membrii echipei verifică aprobările ca sarcini care sunt atribuite la începutul proiectului de către proprietarul proiectului.

Cheia aici este să folosiți metode convenite pentru a colecta aprobări în loc de metode ad-hoc. Am discutat cu mult prea multe echipe care folosesc fire de e-mail, feedback verbal și alte canale nesigure pentru a încerca să obțină aprobări de la diferiți oameni și departamente, ceea ce este aproape întotdeauna un ucigaș uriaș al productivității. Am avut dureri similare, motiv pentru care am construit Litmus Proof în primul rând.

Chris Kaundart : La Trello, ne ocupăm de revizuirea și aprobarea cardurilor Trello. Avem un proces bine definit, cu termene limită consecvente, care (în general) ne mențin pe drumul cel bun. De asemenea, toți ne-am proiectat și construit procesul împreună, astfel încât fiecare parte interesată să fie pe aceeași pagină.

Cum poți evita modificările de ultimă oră la un e-mail după ce acesta a fost deja aprobat?

Chris : Aceasta este o problemă dificil de rezolvat. Deci dificil, nu vei scăpa cu adevărat de modificări în ultimul minut. Acestea fiind spuse, cred că există câteva abordări directe pe care le puteți lua pentru a face totul mai ușor.

În primul rând, vă recomand să încercați să schimbați mentalitatea despre procesul de e-mail. Am avut succes încercând să ne structurez procesul ca o experiență de colaborare, mai degrabă decât să accept cereri și să le îndeplinesc (ca o agenție internă). Când implic mai mult o parte interesată în proces, totul decurge mult mai bine. Cea mai mare oportunitate de colaborare este inițială atunci când se definește și se definește domeniul de aplicare al unei campanii.

În al doilea rând, adăugarea unor elemente de umplutură la cronologia dvs. poate duce la drum lung. Împingerea și structurarea procesului pentru a oferi un spațiu de respirație între aprobarea finală și desfășurare poate ajuta. De exemplu, dacă aveți absolut nevoie de aprobare până la ora 16:00, încercați să setați termenul limită la 14:00 și vedeți dacă acest lucru vă ajută.

Cum poți să te asiguri că primești cerințe complete și precise din partea echipei tale din față, în loc să le vânezi?

Jason : Formalizarea cerințelor și a procesului de colectare este o modalitate excelentă de a evita să le vânați mai târziu. Configurarea unui formular în ceva de genul Google Forms pentru a colecta informații, utilizarea unui brief prin e-mail sau crearea de șabloane de carduri implicite în Trello sunt toate modalități bune de a oficializa acest proces. Cheia este să utilizați același instrument pentru fiecare campanie și să vă asigurați că colectează toate informațiile de care aveți nevoie, de la obiective și public până la proiectarea și copierea activelor, KPI-urile, părțile interesate și multe altele.

Chris : Structure este prietenul tău aici! Creați un proces de solicitare consecvent și repetabil pentru a ajuta la colectarea cerințelor de la început. La Trello, folosim un formular Google care este conectat la o placă Trello prin Zapier. Solicitanții trebuie să completeze fiecare întrebare din formular pentru a face cererea. Acest lucru duce la mai puțin timp de căutare a informațiilor și la mai mult timp campanii de expediere.

Cum îți poți face echipa de management să se angajeze într-un proces de e-mail?

Chris : Deși fiecare manager și echipă de management sunt diferite, în general, consider că conducerea este foarte receptivă la o narațiune bună bazată pe date. Dacă puteți începe să ilustrați costurile reale și dezavantajele lipsei unui proces de e-mail, este posibil să le puteți influența gândirea.

Diapozitivele pentru acest webinar (pe lângă Raportul despre starea e-mailului de la Litmus ) ar trebui să vă ajute să ilustrați că lipsa unui proces vă costă compania.

Care este cea mai bună modalitate de a analiza lista de previzualizări de e-mail pe care le examinăm? Cum putem ști care clienți de e-mail sunt cei mai populari printre abonații noștri?

Jason : Cea mai bună modalitate este să utilizați un instrument precum Litmus Email Analytics (sau ceva oferit de ESP) pentru a vedea ce clienți de e-mail și motoare de randare folosesc de fapt abonații dvs. Vă permitem să vedeți câți abonați se deschid pe web, desktop și mobil – inclusiv ce clienți reali îi folosesc – pentru a vă asigura că nu pierdeți timpul testând clienții de e-mail către care nici măcar nu trimiteți. Dacă nu sunteți client Litmus, vă puteți face o idee bună despre cei mai populari clienți de e-mail, vizitând emailclientmarketshare.com . În fiecare lună, cumulăm date anonime de pe platforma noastră de analiză și clasificăm primii zece clienți de e-mail din întreaga lume.

Chris : Pornind de la ceea ce a spus Jason, acesta este un loc grozav pentru a aplica Principiul Pareto . Ideea este că 20% din efortul tău va genera 80% din rezultate. Utilizați instrumentele de analiză disponibile pentru a afla cum vă deschid abonații e-mailul. Asigurați-vă că e-mailurile dvs. arată grozav la acești clienți de top. Este în regulă dacă nu este perfect în pixeli într-un client de e-mail care nu este foarte folosit de abonații tăi.

Cum ar trebui să abordăm întâlnirile legate de e-mail, astfel încât să nu fie o pierdere de productivitate?

Jason : Ca și în cazul tuturor întâlnirilor, ar trebui să urmați câteva îndrumări:

• Limitați întâlnirea doar la părțile necesare pentru a evita pierderea timpului oamenilor.
• Aveți o agendă clară, cu link-uri către resurse (cum ar fi rezumatele prin e-mail) și obiectivele întâlnirii.
• Fiți explicit cu ce rezultat așteptați de la întâlnire. Lucrați spre acest rezultat fără a merge pe tangente. Puteți oricând să duceți lucrurile în Slack sau în altă întâlnire, dacă este necesar.
• Aveți o oră clară de început și de oprire care să respecte calendarele oamenilor. Încercați să nu reduceți timpul de lucru profund al oamenilor, astfel încât să puteți evita multitasking costisitor .

O mulțime de întâlniri pot fi evitate dacă aveți un proces și responsabilități clare, combinate cu o sursă centrală de adevăr pentru campaniile de e-mail - așa că încercați mai întâi să faceți un hash.

Chris : La Trello, reușim să ne desfășurăm cea mai mare parte a e-mailurilor în mod asincron pe Trello. Când trebuie să ne întâlnim pentru a discuta un e-mail, intrăm întotdeauna cu o agendă clară despre ceea ce trebuie să discutăm.

Proiectarea unui proces bun poate contribui foarte mult la reducerea nevoii de întâlniri. De exemplu, dacă țineți întâlniri pentru a aduna cerințele de e-mail, implementați un proces formal de solicitare care completează, în esență, un brief prin e-mail. Numai acest lucru ar putea reduce sau elimina necesitatea acestor tipuri de întâlniri.

Unde stocați de fapt activele, copierea și codul? Folosești ceva de genul Dropbox?

Jason : Folosim două instrumente principale pentru activele de e-mail: Google Docs și Litmus Builder . Scrierea este un sport de echipă la Litmus, iar Google Docs este locul în care exersăm. Odată ce copia este extrasă, echipa noastră uimitoare de e-mail proiectează și dezvoltă campanii în Litmus Builder înainte de a sincroniza lucrurile cu ESP-ul nostru (după ce lucrăm la Proof și Checklist, desigur!).

Totuși, multe echipe folosesc furnizori de stocare în cloud precum Dropbox, Google Drive și OneDrive, motiv pentru care le-am simplificat clienților să sincronizeze e-mailurile cu Litmus cu integrările noastre .

Chris : Recomand cu siguranță utilizarea unui loc centralizat pentru a stoca active. Instrumente precum Dropbox și Google Drive funcționează excelent. La Trello, folosim o mulțime de Confluence, Litmus Builder și Google Docs pentru a partaja și a colabora.

Există o modalitate mai automată de a obține aprobări pentru e-mailuri?

Jason : Da! Am construit Litmus Proof având în vedere acest lucru. Litmus Proof vă permite să colectați feedback și aprobări într-un singur loc centralizat, chiar pe acel e-mail. Cel mai simplu mod de a automatiza acest proces este să adăugați clienți sau părți interesate ca Revizori Litmus în contul dvs. Odată adăugate, le puteți @menționa în Litmus Proof și vom declanșa un e-mail pentru a le solicita să examineze și să aprobe. Frumusețea Proof este că, dacă există probleme care trebuie remediate, puteți sări înapoi în codul din Builder pentru a-l remedia și împinge acele modificări direct înapoi în Proof pentru o a doua rundă de recenzii.

Chris : Pentru un sfat de automatizare specific pentru Trello, puteți folosi comenzile Butler pentru a ajuta la eliminarea unora dintre pașii de pe parcurs. De exemplu, când o listă de verificare este completă, puteți declanșa o altă acțiune (cum ar fi un comentariu pentru a cere aprobarea finală să arunce o privire).

Aruncă o privire atentă la orice tip de sarcină pe care o faci din nou și din nou și vei găsi oportunități grozave de automatizare!

Există vreo modalitate de a evita ca părțile interesate să își asume responsabilitatea de a împinge o campanie înainte ca aceasta să fie gata?

Jason : Din nou, cred că aici intră în joc rolurile clar definite și un flux de lucru. Asigurați-vă că toată lumea cunoaște pașii corecti pentru trimiterea unei campanii. Dacă părțile interesate sunt conștiente că există o rundă finală de QA înainte de trimiterea efectivă, este mai probabil să respecte acel pas în loc să o sări peste el și să pretindă ignoranță. De asemenea, ajută, cel puțin cu echipe suficient de mari, să aibă roluri dedicate pentru fiecare parte a procesului de producție a e-mailurilor, inclusiv campaniile de trimitere. A avea pe cineva în echipă care examinează listele de abonați, segmentarea, verificările de spam etc. înainte de a apăsa pe trimitere va opri majoritatea problemelor care apar ca urmare a aruncării armei. Dacă o parte interesată devine în mod obișnuit necinstită și împinge campaniile înainte ca acestea să fie gata, este probabil necesară limitarea capacității lor de a trimite trimite.

Cum pot începe să implementez brief-urile prin e-mail în fluxul meu de lucru?

Jason : Cea mai bună modalitate este să descărcați șablonul nostru de scurte e-mail și să-l utilizați în următoarea campanie! Chiar dacă este un exercițiu personal, folosirea șablonului nostru de brief prin e-mail vă poate ajuta să identificați informațiile de care aveți nevoie în propriul dumneavoastră brief.

Odată ce vă dați o idee despre informațiile de care aveți nevoie în brief, este o idee bună să aveți o întâlnire de început cu oricine solicită e-mailuri pentru a le prezenta formatul, a le arăta cum funcționează, a oferi exemple de informații utile și inutile și arată-le cum să trimită corect un brief. Ca și în cazul majorității lucrurilor din e-mail, cu cât poți educa mai mult colegii și părțile interesate, cu atât mai bine.