5 pași simpli pentru a alege software-ul potrivit, de fiecare dată

Am presupus încă de la începutul timpului digital că alegerea pachetului de software potrivit este dificilă. Nu trebuie să fie. Dar este extrem de important. Dacă sunteți specialist în marketing, este posibil să alegeți un sistem CRM complet sau un instrument de ascultare online mai concentrat. Indiferent de ce ai nevoie, chiar viitorul organizației tale poate depinde de succesul procesului de selecție.

Sunt șanse să fii gata. Dacă nu ați mai făcut-o până acum, este posibil să nu știți cu adevărat când să începeți când căutați un software nou. Așa că ai accesat internetul pentru a face niște cercetări fără un plan în vigoare.

Pentru cei dintre voi care au mai fost implicați într-o selecție de instrumente, gândiți-vă la ultimul software pe care l-ați selectat. Cât de simplu a fost? Cât a durat? Au fost mulțumiți utilizatorii? Îți rezolvă toate nevoile? La sfârșitul zilei, a decurs bine implementarea – și a continuat să facă treaba mult după ce ați configurat totul pentru prima dată?

Dacă au trecut ani de când l-ați instalat pentru prima dată, vă treziți să amânați reînnoirea sau înlocuirea pentru că vă este frică să vă confruntați cu un alt proces de selecție greoi?

Pe măsură ce timpul trece și nu reînnoiți software-ul, s-ar putea să vă afectați capacitatea de a îndeplini obiectivele de afaceri mai eficient.

Pentru unii, această călătorie de selecție durează pur și simplu mai mult decât ar trebui, iar alegerile vin dintr-un sentiment instinctiv sau o părtinire personală, mai degrabă decât să se bazeze pe date sau să se uite la impactul afacerii.

Pentru alții, un vânzător poate organiza un spectacol de câini și ponei, poate vinde printr-un demo și poate convinge cumpărătorul că, indiferent de situația în care se află, ei sunt singura alegere care merită luată în considerare. Ambele scenarii se termină cu același rezultat – părțile interesate nu sunt mulțumite, șansele ca implementarea să meargă corect sunt scăzute, rata de adoptare este scăzută, rata de satisfacție este, de asemenea, scăzută.

Sursa: Cadrul de selecție rapidă a aplicațiilor, SoftwareReviews

Dar nu trebuie să se desfășoare așa. În schimb, permiteți-mi să vă prezint un proces simplu, în 5 etape – și repetabil – care vă va ajuta să simplificați modul în care selectați software-ul. Urmându-l, veți reduce numărul de persoane implicate, o veți realiza în mai puțin de 30 de zile, veți crește satisfacția și veți genera o rată de adoptare mai mare.

Faza 1: Conștientizarea

Fie că a fost prin propria cercetare, părtinire personală sau de la cineva care a venit să-ți spună, cumva ți-ai dat seama că ai nevoie de software.

Oricum ai ajuns aici, acest pas ar trebui să înceapă prin a înțelege „De ce are nevoie de fapt afacerea și de ce ?”

Puteți face acest lucru completând o evaluare a impactului asupra afacerii, în special:

Sursa: Cadrul de selecție rapidă a aplicațiilor, SoftwareReviews

O evaluare a impactului asupra afacerii vă ajută să găsiți punctele dureroase reale, să identificați lacunele de capacitate și să realizați nevoile și impacturile potențiale asupra afacerii. Nu începe cu instrumentul, începe cu nevoile, lacunele și oportunitățile. În caz contrar, riscați să implementați un instrument cu adevărat inutil, fără nicio speranță de rentabilitate a investiției.

Apoi, identificați nu mai mult de cinci părți interesate cheie – sponsorul de afaceri, liderul IT, expertul tehnic IT, expertul în proces și utilizatorul de afaceri. Cu cât implicați mai mulți oameni și voci, cu atât procesul va dura mai mult și utilizatorii mai puțin mulțumiți vor fi de produsul final.

Faza 2: Educație și descoperire

Probabil că ești înfundat și sunt șanse să ajungi din urmă în seara și în weekend.

Cum poți să stoarce timp pentru a face evaluări de piață? Cum cercetați zgomotul complexității pieței, site-urile web confuze și prejudecățile și mesajele clare ale furnizorilor? Cine este jucătorul de top, care sunt caracteristicile și capacitățile lor și cum este cu adevărat să fii blocat într-un contract pe termen lung cu ei?

Cea mai bună decizie pe care o puteți lua este să descoperiți informații despre furnizori dintr-o gamă largă de surse de încredere, utilizând surse terțe pentru informații despre furnizori, informații despre categoriile de aplicații și, în sfârșit, tendințele peisajului software.

Găsiți un partener de încredere pentru a agrega datele cheie și pentru a vă ajuta să înțelegeți ce pot face aceste instrumente, ce cred clienții despre acești furnizori și cum este experiența lor generală. Acest lucru vă va crește, de asemenea, cunoștințele despre aplicații și tendințele din industrie.

Când căutați un partener de încredere, evitați-i pe cei care funcționează pe un sistem de revizuire pay-to-play sau care folosesc factorii de accelerare a prezenței pe piață. Căutați un partener care să prezinte recenzii crowdsourcing și agnostice de furnizor, deoarece acest lucru vă va oferi o fereastră pură și nealterată a ceea ce cred clienții reali despre fiecare furnizor anume.

Dar nu vă opriți aici – încercați să găsiți alți oameni, fie experți din industrie sau colegi care au folosit și acest software sau furnizor și adunați-le gândurile și experiențele.

Sursa: Cadrul de selecție rapidă a aplicațiilor, SoftwareReviews

Faza 3 – Prioritizarea cerințelor și lista scurtă

Nu puteți face o listă scurtă dacă aveți prea multe cerințe. Identificați primele cinci capacități de diferențiere care îndeplinesc cele mai critice nevoi ale dvs., care au o legătură clară cu diferențierea furnizorilor, nu doar caracteristicile de mize de masă.

La sfârșitul zilei, nu veți putea îndeplini fiecare cerință. Așa că trebuie să decideți în mod obiectiv care dintre ele aveți absolut nevoie și fără de care puteți trăi. Dacă aveți un număr extins de cerințe, luați în considerare utilizarea modelului MoSCoW de prioritizare pentru a-l restrânge.

Sursa: Cadrul de selecție rapidă a aplicațiilor, SoftwareReviews

În cele din urmă, utilizați aceste cerințe pentru a efectua o comparație bazată pe date a caracteristicilor și capabilităților furnizorului. Scopul tău aici este să restrângi câmpul la cei mai buni concurenți.

Nu ai doar o listă scurtă a furnizorului despre care ți-a spus prietenul tău – o listă scurtă a unuia este proastă și, la fel, este o listă scurtă de 15. Prioritizează fără milă cerințele tale, astfel încât să poți restrânge o listă scurtă de patru potențiali furnizori sau solutii.

Faza 4 – Alinierea la un cadru decizional clar

În primul rând, fiți clar cu privire la criteriile dvs. de selecție. În timp ce evaluarea dvs. va implica în continuare ceva „artă” mai degrabă decât știință, modelul dvs. de notare vă va ajuta să vă comparați obiectiv lista scurtă.

Includeți criterii care au sens pe baza complexității și tipului de instrument, cum ar fi capacitățile funcționale, accesibilitatea, extensibilitatea, scalabilitatea, viabilitatea furnizorului etc. Și nu uitați să includeți și valorile relațiilor.

Valorificarea răspunsurilor emoționale de la alți utilizatori finali poate acționa ca un indicator puternic al unei viitoare relații puternice între client și furnizor.

De aici, decideți care dintre cei patru furnizori ajung la faza demo, dar evaluează în condițiile tale, nu pe ale lor. Creați-vă propriile cazuri de utilizare și evaluați modul în care soluția acestora vă poate ajuta la rezolvarea problemelor dvs. reale, nu asupra numărului de funcții pe care le pot avea.

Schimbați terminologia de la o demonstrație a furnizorului la un interviu de investigație și cereți referințe. Deși este probabil să ofere referințe care vor oferi feedback pozitiv, nu vă fie teamă să explorați interviurile pentru a înțelege unele dintre limitările legate de soluție.

După finalizarea acestei etape, ar trebui să puteți reduce lista scurtă la doi sau trei furnizori.

Faza 5 – Negociați pentru a câștiga

Odată ce ați ajuns în acest punct, trebuie să vă păstrați opțiunile deschise. Nu ar trebui să negociați cu un singur furnizor sau cu mai mult de trei. Este perfect să ai un favorit, dar dacă ai de-a face doar cu un singur furnizor, cel mai probabil pierdeți o reducere sau alte stimulente.

Apropo de asta, cum te descurci cu negocierile? Aveți un birou oficial de gestionare a furnizorilor sau de achiziții? Înțelegi toate literele mici din contract? De unde știi că primești cel mai bun preț? Dacă nu poți răspunde la aceste întrebări, s-ar putea să fii în pericol să semnezi un contract nefavorabil.

Gândiți-vă de câte ori echipa dvs. de vânzări a încheiat o afacere sau a acordat o reducere pentru a încheia o vânzare. Acest lucru este obișnuit, așa că nu profitați de mai multe propuneri și nu profitați de acestea.

Nu semna un contract dacă nu înțelegi limba sau în ce te bagi. Furnizorii plasează în mod obișnuit în contract un limbaj care se favorizează pe ei înșiși pe termen lung – ceva la fel de simplu precum schimbarea numelui ar putea permite renegocierea contractului. Ai chema un electrician pentru a repara un sistem defect din casa ta. Așa că faceți același lucru cu contractele dvs. și apelați un profesionist.

La sfârșitul zilei, a intra fără un plan înseamnă, ei bine, a intra fără un plan. Cercetările noastre arată că oamenii care au un proces puternic de selecție a software-ului ajung cu o mai mare satisfacție cu produsul final. De asemenea, veți avea nevoie de un plan pentru implementare, instruire și integrare, dar vom acoperi acele domenii critice într-un articol viitor.

Selectarea unui nou instrument sau software nu este dificilă, dar decizia greșită poate avea impact pe termen lung asupra echipei de marketing și/sau afacerii. În loc să sari în orb, folosind decizii și intuiții instinctive, începe cu un cadru care să accelereze și să îmbunătățească selecția software-ului.

Amintiți-vă, un plan este mai bine decât niciun plan. Nu vă blocați.

Alan Neal este Chief Growth Officer la SoftwareReviews, un jucător de top în spațiul de revizuire a tehnologiei B2B. Alan se concentrează pe a ajuta utilizatorii finali să ia deciziile corecte în materie de tehnologie, permițând în același timp echipelor de vânzări și marketing să-și dezvolte afacerile tehnologice.