Ce este Scope Creep și cum îl pot evita?

Înainte de a vă putea explica cum să evitați variația în domeniul de aplicare al proiectelor dvs., trebuie să înțelegem ce este domeniul de aplicare și variația domeniului de aplicare.

Care este scopul unui proiect?

În termeni simpli, domeniul de aplicare al proiectului se referă la toată munca necesară pentru finalizarea unui proiect. Puteți utiliza o structură de defalcare a muncii (WBS) pentru a vă ajuta să identificați toate sarcinile, activitățile și livrabilele individuale ale proiectelor dvs. Apoi veți avea nevoie de o declarație de scop, care este un document de planificare a proiectului în care definiți scopul proiectului.

Ce este Scope Creep în managementul proiectelor?

Creptarea domeniului de aplicare este ceea ce se întâmplă atunci când se fac modificări în domeniul de aplicare al proiectului fără nicio procedură de control, cum ar fi cererile de modificare. Aceste modificări afectează, de asemenea, programul proiectului, bugetul, costurile, alocarea resurselor și ar putea compromite îndeplinirea etapelor de referință și a obiectivelor. Fluxarea domeniului de aplicare este unul dintre cele mai comune riscuri de management de proiect.

În general, scăderea domeniului de aplicare apare atunci când noi cerințe de proiect sunt adăugate de către clienții proiectului sau alte părți interesate după ce a început execuția proiectului. Adesea, aceste modificări nu sunt revizuite în mod corespunzător. Prin urmare, se așteaptă ca echipa de proiect să finalizeze mai multe sarcini, livrabile și etape cu aceleași resurse și în același timp cu scopul inițial.

Pe de altă parte, ai putea ajunge cu un proiect cu multe modificări aprobate, luate în considerare, care nu se termină niciodată, deoarece de fiecare dată când crezi că ai terminat, o nouă cerință de proiect, cum ar fi o nouă caracteristică a produsului, ajunge în căsuța de e-mail și trebuie să face mai multe modificări.

Pentru a controla domeniul de aplicare al proiectului și pentru a preveni modificarea domeniului de aplicare, veți avea nevoie de un domeniu de aplicare, de schimbări și de planuri de gestionare a riscurilor.

Planul de management al domeniului de aplicare

Planul de management al domeniului de aplicare este o componentă a planului de proiect care descrie modul în care va fi stabilit și controlat domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră. Acest document include structura dvs. de defalcare a activității, declarația domeniului de aplicare și procesul prin care domeniul de aplicare va fi aprobat de părțile interesate ca bază pentru proiectul dvs.

Planul de management al domeniului de aplicare îi ajută pe managerii de proiect să se asigure că părțile interesate înțeleg linia de bază a domeniului de aplicare al proiectului și modul în care modificările aduse acestuia vor afecta planul general de management al proiectului.

Planul de management al schimbării

Desigur, proiectele au loc tot timpul, dar este important să existe un plan de management al schimbărilor pentru a putea controla aceste schimbări. Este foarte rar ca proiectele să progreseze exact așa cum a fost definit în planul proiectului. În cele mai multe cazuri, managerii de proiect trebuie să ajusteze programul, bugetul și domeniul de aplicare. Cu toate acestea, fără a exista un anumit control asupra procesului de management al schimbărilor, un manager de proiect are puține șanse să țină la curent cu munca și să gestioneze eficient proiectul.

Planul de management al riscului

În cazul în care această modificare a domeniului de aplicare are loc deoarece părțile interesate, clienții sau membrii echipei nu au urmat procedurile de gestionare a domeniului de aplicare și a modificărilor, va trebui să vă referiți la planul dvs. de management al riscului. Planul de management al riscului al proiectului dumneavoastră este un document care stabilește strategiile, rolurile, responsabilitățile și finanțarea pentru managementul riscului. Cu cuvinte simple, este un plan care conține toate informațiile de care aveți nevoie pentru a preveni și a atenua riscuri, cum ar fi modificarea domeniului de aplicare.

Exemplu de fluaj al domeniului

Pe o perioadă de trei luni, un manager de proiect a fost însărcinat cu livrarea unei noi piese de software. După câteva săptămâni în faza de planificare, sponsorul proiectului a adăugat noi caracteristici produsului. După ce managerul de proiect a inclus noile cerințe în domeniul de aplicare al proiectului, sponsorul a făcut și mai multe modificări la cererea clienților proiectului.

Desigur, managerul de proiect a răspuns că noile caracteristici ale produsului nu ar fi o problemă dacă s-ar depune cereri de modificare și dacă i s-ar oferi mai multe resurse pentru a executa munca suplimentară care a fost adăugată în domeniu. Aproape de termenul limită de trei luni, sponsorul a fost supărat și s-a plâns că proiectul a întârziat programul, iar clienții se așteptau la rezultate. Planul de proiect de bază a fost prea ambițios pentru ca munca suplimentară să vină în termen, a explicat managerul de proiect.

Poți ghici ce s-a întâmplat mai departe? Da. Managerul de proiect a fost scos din proiect, acuzat că este „prea lent” de către sponsor. Acesta este un exemplu tipic de scăpare a sferei de aplicare. Chiar dacă noile caracteristici ale produsului au fost adăugate prin solicitări de modificare și au existat suficiente resurse pentru a executa sarcinile suplimentare, constrângerea de timp nu s-a schimbat și, prin urmare, managerul de proiect nu a reușit să le livreze în cadrul programului de referință planificat.

Cum să eviți Scope Creep

Nu lăsați sfera de aplicare să vă distrugă proiectul. Următoarele sunt cinci moduri de a păstra controlul asupra domeniului de aplicare al proiectului.

1. Documentați cerințele proiectului

Cel mai important lucru pentru a evita scăderea domeniului de aplicare este să documentați cerințele proiectului. O definiție clară a cerințelor proiectului vă permite să definiți domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră. Discutați cu toți părțile interesate și utilizatorii proiectului pentru a afla exact ce își doresc de la proiect. Scrie pe hartie. Gestionați conflictele. Să presupunem că o parte interesată dorește ca noul lor site web să fie albastru și un client dorește ca acesta să fie verde, găsește pe cineva care să arbitreze și să ia o decizie finală. Prioritizează cerințele, deoarece este posibil să nu fie posibil să le faci pe toate.

Înregistrarea a tot ceea ce spun părțile interesate poate fi consumatoare de timp, dar odată ce ați făcut acest lucru, capturați toate cerințele într-un document. Acest document este cunoscut ca un plan de management al cerințelor și ar trebui să conțină toate informațiile necesare pentru a gestiona cerințele proiectului, cum ar fi modul în care acestea vor fi urmărite și procesul de modificare. Distribuiți acel document online, astfel încât toată lumea să-l poată vedea cu ușurință.

2. Configurați procesele de control al modificărilor

Documentul de cerințe este doar un punct de plecare. Ce se întâmplă când cineva vrea să schimbe ceva?

Este nerealist să crezi că nimic nu se va schimba. Ceea ce aveți nevoie pentru a preveni deformarea domeniului de aplicare este modificarea gestionată și controlată a proiectului dvs. Pentru asta veți avea nevoie de un plan de management al schimbărilor care definește procedurile procesului de control al schimbărilor care trebuie urmate atunci când planul de proiect trebuie schimbat. De asemenea, este important să aveți un plan de gestionare a riscurilor care să stabilească cât de des va fi monitorizată starea generală a proiectului dvs., astfel încât să puteți urmări riscurile, cum ar fi variația de aplicare.

Un proces de control al schimbării este foarte simplu. În esență, cineva sugerează o modificare printr-o cerere de modificare, aceasta este revizuită, aprobată sau respinsă și, dacă este aprobată, apoi încorporată în planul de proiect. Dacă software-ul dvs. de management de proiect are funcționalitate de gestionare a modificărilor, utilizați-o.

Configurarea procesului de management al schimbărilor pentru proiectul dvs. înseamnă să vă gândiți la cine va examina și aproba modificările. Le puteți discuta cu sponsorul proiectului sau la o întâlnire de echipă.

Fără un proces, schimbarea doar... are loc.

3. Creați un program clar al proiectului

Utilizați cerințele părților interesate pentru a vă determina domeniul de aplicare al proiectului. Apoi puteți utiliza o structură de defalcare a activității (WBS) pentru a crea o listă detaliată de sarcini. Programul proiectului este rezultatul cunoașterii ce va oferi proiectul dvs.; ar trebui să arate toate cerințele și modul în care acestea vor fi îndeplinite, sub formă de sarcini, activități și repere. Acest lucru se face de obicei pe o diagramă Gantt.

Puteți face referințe încrucișate cu programul de proiect cu documentul planului de management al cerințelor pentru a vă asigura că nu ați uitat nimic.

Odată ce ați schițat programul, asigurați-vă că ați planificat o situație neprevăzută. După cum am menționat mai sus, schimbarea are loc. Sfera de aplicare a proiectului are loc numai dacă modificările nu au fost gestionate așa cum este definit în planul dvs. de management al modificărilor.

4. Verificați sfera proiectului împreună cu părțile interesate

Este important să verificați dacă ați înțeles corect cerințele părților interesate. Ceea ce credeți că înseamnă sponsorul proiectului despre rezultatele proiectului ar putea să nu fie ceea ce a vrut să spună. Adesea oamenii vorbesc în scopuri contradictorii fără să-și dea seama. Fă-ți timp să te întorci la părțile interesate, cum ar fi clienții, investitorii sau sponsorii de proiect și să le împărtășești documentația privind cerințele. De asemenea, le puteți arăta programul dvs. de proiect și vă puteți asigura că toate elementele pe care se așteptau să le vadă sunt reprezentate în lista de activități.

Este posibil să descoperiți că s-au răzgândit cu privire la lucruri precum caracteristicile produsului sau termenele de livrare. Este important să vă asigurați că vă ajustați planul de proiect devreme în timpul procesului de planificare pentru a atenua riscul de variație a domeniului de aplicare, mai degrabă decât să aflați mai târziu, odată ce proiectul a început.

De asemenea, puteți folosi aceste discuții pentru a discuta cu sponsorul și părțile interesate despre procesul de control al schimbării. Explicați cum veți gestiona modificările aduse planului de proiect și de ce aprobare veți avea nevoie din partea acestora pentru a continua. Acesta este un moment util pentru a le reaminti că pot avea cam tot ceea ce își doresc – dacă sunt pregătiți să plătească pentru asta și ca proiectul să dureze mai mult dacă includ cerințe noi!

Dacă părțile interesate sunt „prea ocupate” pentru a dori să fie detaliate cu programul în această etapă, amintiți-le cu blândețe în ce stadiu vă aflați. Uneori, comunicarea slabă înseamnă că părțile interesate cheie nu au fost informate despre ce s-a încheiat cu adevărat procesul de colectare a cerințelor!

5. Implicați membrii echipei de proiect

Când părțile interesate de proiect sunt fericiți, nu neglijați să vă asigurați că și membrii echipei de proiect sunt fericiți. Ei trebuie să știe despre procesul de control al schimbării și cum îi va afecta acesta. Ei trebuie să fie gardieni, protectori ai domeniului de aplicare al proiectului, nu agenți ai schimbării.

Uneori, membrii echipei de proiect vor să fie de ajutor și vor fi de acord să schimbe ceva fără a aplica procesul formal de management al schimbării. Explicați că aceștia nu pot spune da modificărilor fără ca modificarea să fie aprobată, deoarece aceasta ar afecta planul proiectului și ar putea cauza o modificare a domeniului de aplicare. Dacă doresc să ajute o parte interesată, cel mai bun lucru de făcut este să explice procesul de control al schimbării și să ofere ajutor la documentarea schimbării.

Scape creep este o problemă reală asupra proiectelor, mai ales atunci când managerul de proiect, echipa și părțile interesate nu înțeleg impactul pe care schimbările îl pot avea asupra resurselor, bugetului și programului. Din fericire, nu trebuie să fie o problemă majoră dacă sunteți clar în ceea ce privește domeniul inițial al proiectului și gestionați cu atenție modificările aduse planului de proiect pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Pentru a evita scăderea domeniului de aplicare și pentru a gestiona cerințele în schimbare constantă ale proiectului dvs., aveți nevoie de un software de management de proiect online, care să fie la înălțime, care oferă funcții de gestionare a modificărilor pentru a adăuga noi modificări și a le revizui în timp real. Cu ProjectManager.com, un manager de proiect poate prioritiza aceste modificări și poate atribui munca membrilor echipei, iar atunci când o modificare este aprobată, cineva se poate pune imediat la lucru.

Scope Creep în managementul proiectelor, explicat de un PMP

Managerii de proiect sunt mereu atenți la posibilitățile de extindere a proiectelor lor, dar problema persistă. Acest videoclip oferă șapte moduri de a reduce acest risc înainte ca proiectele dvs. să deraieze.

În revizuire: Project Management Scope Creep

Jennifer Bridges, PMP, oferă acest scurt tutorial despre cum să evitați scăderea domeniului de aplicare în proiectele dvs. Ea oferă tehnici de planificare care pot fi aplicate pentru a gestiona proiectul așa cum a fost planificat, precum și pentru a gestiona schimbările. Ea subliniază șapte moduri de a preveni și de a face față deformarii domeniului de aplicare:

• Definiți domeniul de aplicare
• Înregistrați modificările
• Re-linea de bază
• Solicitați mai multe fonduri și/sau resurse
• Atenție la semne
• Stabiliți priorități
• Evitați capcanele

Este important să rețineți că, uneori, cauza scăpării domeniului de aplicare sunt resursele dvs. (acest articol vă va ajuta să determinați când echipa dvs. este scăpată de sub control). Cine creează probleme în proiectul dvs. care provoacă scăderea domeniului de aplicare? Acestea pot varia de la membrii echipei până la părțile interesate. Puteți folosi aceleași tehnici de planificare descrise mai sus pentru a le gestiona.

Sfat pro: Amintiți- vă să fiți și pe voi cu ochii pe voi! În calitate de manager de proiect, doriți să vă asigurați că nu sunteți cel care extinde domeniul de aplicare prin adăugarea de caracteristici și cerințe suplimentare. Dezvoltarea unei echipe de colaborare liberă să discute și să împărtășească impacturile asupra proiectului este cea mai bună modalitate de a sprijini proiectul.

Videoclipul intră în mai multe detalii asupra tuturor acestor puncte. Este un primer bun care abordează un obstacol important pe drumul spre finalizarea cu succes a proiectului tău.

Cum ProjectManager.com reduce sferele de acoperire

Gestionarea variației în domeniul de aplicare este un pic ca gestionarea unui proiect. Trebuie să controlezi o mulțime de piese și să le faci să vină împreună, ca un puzzle. ProjectManager.com este un software de management al proiectelor premiat care organizează proiecte și echipe pentru a vă menține în program.

Când schimbările sunt sugerate de părțile interesate, trebuie să le capturați. Software-ul nostru are stocare nelimitată de fișiere, astfel încât înregistrările detaliate pot fi salvate într-un singur loc. Odată ce aveți cerințele, trebuie să le partajați, care este la doar un clic distanță cu software-ul nostru.

Când apare o modificare, adăugarea de controale este cea mai bună modalitate de a vă asigura că nu are loc o modificare a domeniului de aplicare. Pentru a face acest lucru, avem panouri kanban care vizualizează fluxul de lucru. Coloanele sunt complet personalizabile, astfel încât să le puteți crea pe altele care sunt intitulate „doing, testing and done”. Acum puteți urmări fiecare solicitare și vă asigurați că nu are un impact negativ asupra proiectului mai mare.

Dacă modificarea ajunge în coloana Terminat, atunci este timpul să creați un program de proiect pentru a implementa acea modificare în cronologia proiectului. Așa cum procedați cu planul de proiect, doriți să programați lucrul pe unul dintre diagramele noastre Gantt online. În acest moment, puteți configura sarcini, legați dependențe și desemnați membrii echipei să facă treaba.

Înainte de a putea executa acel plan de proiect, părțile interesate trebuie să-l vadă și să-l aprobe. Din fericire, este simplu să împărtășiți diagramele dvs. Gantt cu părțile interesate pentru a le primi degetul mare. Apoi, puteți împărtăși planul cu echipa și vă puteți prioritiza sarcinile, astfel încât resursele dvs. să corespundă capacității dvs. Păstrați domeniul de aplicare la distanță cu ProjectManager.com!

Multumesc pentru vizionare.

Transcriere

Bună, sunt Jennifer Whitt, Director ProjectManager.com. Bun venit fanilor ProjectManager.com. Cred că o să vă placă această sesiune de tablă albă astăzi, așa că vă mulțumim că v-ați alăturat la Preventing Scope Creep.

Cine cauzează variația scopului în proiectul dvs.?

Ei bine, mă încurcă uneori pentru că inconștientul meu a scris Preventing Scope Creeps, și știu că toți am mai experimentat scope creep, dar este mai bine să recunoaștem scope creeps. Știți, resursele din proiectele noastre sau părțile interesate, sau poate clienții noștri, care sunt oamenii care injectează problemele care cauzează sfera de aplicare.

Așa că simt că este important, nu numai să punem în aplicare tehnici pentru a gestiona scăderea lunetei, ci și a scăderilor. Cum arată ele?
Ei bine, uneori credem că sfera se strecoară, oamenii care intervin sfera în proiectul nostru au un aspect înfricoșător. Poate că sunt răi. Dar ceea ce am învățat este că ei sunt mai probabil cei care îți plac cel mai mult.

Ei sunt cei care îți aduc gogoșile și te scot la prânz. Ei sunt cel mai bun prieten al tău. Vrei să faci totul pentru ei. Deci ei sunt cei care cer mereu micile extra. Despre asta vom vorbi astăzi. Iată câteva tehnici pe care le putem pune în aplicare pentru a ajuta la gestionarea asta.

7 sfaturi pentru a evita fluturarea scopului

Deci, acestea sunt șapte sfaturi pe care le-am învățat despre cum să rămân pe drumul cel bun. Deci numărul unu, definiți domeniul de aplicare. Sunt în mod constant uimit de câte proiecte lucrez și nu au identificat cu adevărat domeniul de aplicare. Sau poate că au o idee despre ce este, dar este important să cunoașteți și să definiți domeniul de aplicare înainte de începerea proiectului și nu după începerea proiectului. Știu că râzi pentru că și tu l-ai văzut.

1. Definiți în avans domeniul de aplicare al proiectului

Așa că este important să-l definiți dinainte, să conveniți cu consiliul de control al schimbării, cu părțile interesate și cu clienții dvs. și cu linia de bază. Este important să stabiliți scopul înainte de începerea proiectului.

2. Modificări ale domeniului de aplicare a documentului

Apoi, înregistrați modificările. Din nou, iată încă una. Total șocat acolo unde modificările aduse proiectului sau domeniului de aplicare nu sunt documentate. Așa că vă recomandăm să documentați schimbarea, să evaluați schimbarea, ce schimbare sau cum va avea impact asupra proiectelor dvs. și să o aprobăm.

Află ce vei face cu el. O să-l punem în așteptare? O să o aprobăm, să implementăm acea schimbare, ce vom face cu ea? Este important ca tabloul de control al schimbării proiectului dvs. să facă acest apel și nu dvs., managerul de proiect, sau altfel, veți fi lăsat să țineți geanta de proiect în cele din urmă.

3. Reconfigurați Programul sau Planul de proiect

Numărul trei, refacere, așa că atunci când acele modificări sunt aprobate sau încorporate în proiect, este important să se bazeze fie programul, fie planul proiectului. Acesta este un lucru simplu care poate fi făcut, așa că nu știu statistica la care te uiți. Știu că mai multe organizații, inclusiv Gartner și multe alte organizații, se uită în mod constant la care este numărul de proiecte eșuate?

Deci, luați în considerare sursa dvs. O sursă spune că 75% dintre proiecte eșuează. Ei bine, cea mai mare parte este în acest domeniu în care oamenii nu preia controlul asupra schimbării. Dacă doar odată ce acele modificări sunt convenite de către părțile interesate și consiliul dumneavoastră de control al schimbărilor și apoi aprobate de acel grup, atunci pentru a le reface, atunci este posibil să nu aveți un proiect eșuat. Este o diferență între dacă ești în cele 75% dintre proiectele eșuate sau în cele 25% dintre cele reușite.

Deci, dacă vă uitați doar la numere, dacă sunt zece manageri de proiect în cameră cu dvs., atunci 7,5, sau dacă o rotunjiți, opt dintre voi gestionați proiecte eșuate și doi dintre voi sunteți de succes. Ușoară diferență poate fi ceva la fel de mică, cum ar fi dacă gestionați modificările domeniului de aplicare și vă restabiliți planurile.

4. Solicitați finanțare sau resurse suplimentare

Numărul patru, solicitați finanțare sau resurse suplimentare. Deci, acum modificările au fost aprobate. Ai re-bazat. Dar, uneori, pentru unii oameni este greu să se întoarcă și să solicite resurse suplimentare, finanțarea de care aveți nevoie pentru ca aceste schimbări să aibă loc. Dacă sunteți de acord cu acest lucru, dar nu vă întoarceți și nu cereți oamenii, finanțarea, resursele de care aveți nevoie pentru a face acele schimbări, din nou, suntem din nou aici în statistică.

5. Comunicați cu echipa de proiect și urmăriți progresul

Numărul cinci, ai grijă la semne. Deci, pentru tine, ca manager de proiect, urmărește mereu echipa ta, comportamentele echipei tale. Simțim că semnele sunt atunci când lucrurile devin prea liniștite, când oamenii lucrează, dar nu primești niciun semnal de la echipă sau niciun feedback. Sau lucrurile sunt întotdeauna în regulă atunci când întrebați echipa de proiect sau membrii echipei, „Cum merg lucrurile?” și totul este pe drumul cel bun. Ei bine, acestea, credem că, sunt semne că ceva ar putea să nu fie în regulă.

Așa că este întotdeauna bine să te întorci, să verifici membrii echipei, proiectul tău, să te uiți la lucrurile care sunt de fapt finalizate și să vezi și să evaluezi „Ești cu adevărat pe drumul cel bun?” Ei iau fursecurile și brownies-urile și gogoșile din țeapă, implementează acele modificări și le fac în liniște? Doar ca tu să afli la sfârșitul proiectului unde ți s-a strecurat scopul și nu știai despre asta.

6. Stabiliți priorități

Numărul șase, stabilește prioritățile. Din nou, acest lucru se întoarce cu pașii anteriori, având ca tabloul de control al modificărilor să evalueze și să prioritizeze modificările. Acest lucru se întâmplă atunci când vedem de obicei mai multe grupuri, uneori cu proiectul tău și ai diferiți părți interesate din diferite, să zicem, unități de afaceri care îți aduc schimbări, și atunci este o ceartă. Lăsați consiliul de control al schimbărilor să decidă ce modificări trebuie aprobate. Lasă tabloul de control al schimbării să facă asta, altfel vei fi într-o poziție proastă în care nu vrei să fii.

7. Evitați capcanele Scope Creep

Numărul șapte, evită capcanele. Le-am văzut pe toate din sfera de aplicare, unde micile fraze pe care ei spun: „Ei bine, cât timp ești acolo...” sau „În timp ce faci asta, ai putea să faci și asta?” Sau, „Tot ce trebuie să faci este...” Au o soluție simplă, deși nu au mai făcut-o până acum. Sau cel pe care îl iubesc cel mai mult, „Hei, nu va dura atât de mult”.

Ei bine, pe baza a ce? Pe baza evaluării cui? Bazat pe ei care nu au mai făcut-o până acum? Bazat pe nicio modificare sau evaluare? Așadar, acestea sunt mici capcane în care ne aflăm că ajungem în numărul de 75% sau chiar mai mare de proiecte eșuate.

Deci, trebuie să recunosc, atunci când sunt client, sunt de fapt un nebun pentru că eu sunt cel care ia prăjiturile și gogoșile și pizza sau orice tactică pe care o pot găsi pentru a obține lucruri suplimentare în care eu vrei. Așa că unele dintre aceste sfaturi le-am învățat de la mine, nu numai din proiectul meu, ci și de la mine însumi fiind client al altor proiecte în care sunt cel mai bun.

Așadar, dacă aveți nevoie de sfaturi, instrumente sau tehnici pentru a vă gestiona scăderea sferei de aplicare sau, mai bine, identificați scăderile sferei, atunci vizitați-ne la ProjectManager.com.