6 lucruri pe care le-am învățat în 2021 ca agenție WordPress

În 2020, am publicat o postare pe blog despre DevriX 2020 în recenzie, care a descris proiectele interesante în care ne-am implicat și lecțiile valoroase pe care le-am învățat ca agenție WordPress în creștere. Ne-am confruntat cu niște provocări serioase în 2020, care ne-au învățat multe. Am luat notă și ne-am restructurat procesul pentru a continua să facem ceea ce ne place în timp ce creștem constant.

Este aproape 2022, iar echipa noastră de peste 50 de persoane lucrează activ la mai multe proiecte de ultimă generație, ajutând companiile cu dezvoltarea web WordPress, creșterea afacerii, arhitectura sistemelor, marketing și munca creativă, toate în același timp oferind rezultate excelente și menținând un portofoliu bun de activități continue. proiecte. Acest lucru a fost posibil datorită unor lecții pe care le-am învățat în ultimul an și am dori să le împărtășim cu colegii noștri consultanți și agenții WordPress care, de asemenea, se străduiesc să se dezvolte, să construiască echipe distribuite diverse și să lucreze cu persoane incredibile. clienți din întreaga lume.

Sunt mult mai multe planificate pentru 2022 și așteptăm cu nerăbdare următoarele provocări. Dar înainte de a trece la nou, să reflectăm la vechi. Iată ce ne-a ajutat până acum să ne îmbunătățim afacerea și creșterea echipei.

1. Șabloane de propuneri și canal de vânzări

Obținerea de noi clienți și parteneri este un proces care necesită implicarea tuturor celor care participă la conversație. Cu toate acestea, înțelegerea cerințelor clienților este incredibil de consumatoare de timp. Este nevoie de o serie de apeluri, mergând înainte și înapoi prin e-mail și IM, punând tot felul de întrebări, revizuind baza de cod până în prezent și pregătind o propunere personalizată lungă cu un contract ca pas final.

La sfârșitul anului 2020, primisem un număr bun de solicitări în fiecare lună, dar multe dintre ele nu au declanșat din cauza lipsei unui buget suficient, a comunicării greșite, a neînțelegerii modelului nostru de servicii și a altor diverse motive. În plus, toate cele de mai sus au durat o veșnicie să se pregătească și chiar au întrerupt fluxul nostru de lucru de dezvoltare. Și când petreci zeci de ore (sau mai multe) pregătind o propunere, care nu funcționează, ajunge să fie o pierdere masivă de timp și resurse.

De aceea, la sfârșitul anului 2021, am petrecut timp definind ofertele noastre principale de servicii de dezvoltare web WordPress, conturând un format pentru paginile de destinație, inclusiv baza soluțiilor noastre și standardizând un chestionar pentru concertele unice personalizate.

Principalul tip de muncă cu care ne ocupăm includ:

1. Reținere de dezvoltare WordPress
2. Soluții de dezvoltare a întreprinderilor
3. Întreținere și asistență WordPress în curs

Planurile noastre de reținere și întreținere sunt acum definite în detaliu, cu diferite opțiuni pentru diferite tipuri de afaceri. Deoarece soluțiile web personalizate variază și oferim diverse servicii ca parte a pachetului - dezvoltare, design, creșterea afacerii, managementul sistemelor și marketing. Am pregătit un chestionar de interogare inițial care răspunde la majoritatea întrebărilor pe care le-am adresa fiecărui client, reducând astfel drastic timpul de pre-vânzare.

Având în vedere feedback-ul clienților noștri, ne-am dat seama că acest lucru i-a ajutat pe unii dintre ei să înțeleagă mai bine ceea ce facem, precum și să-și definească obiectivele principale mai clar. Clienții caută adesea o soluție web, fără să înțeleagă de ce, iar formularul nostru se concentrează pe obiective importante de afaceri, cercetarea concurenței, definirea liniilor directoare UI, furnizarea de date măsurabile și multe altele, care este adesea și la baza propunerilor noastre.

Apropo de propuneri, având cele trei soluții principale de servicii gata de vânzare, am putut pregăti șabloane standard de propuneri și contracte pentru fiecare dintre ele. O parte a lucrării a fost definirea acordului nostru de nivel de servicii (SLA), perioadele de întreținere, detaliile privind proprietatea bazei de cod și licențierea, detaliile legale, protocoalele de comunicare, timpii acceptabili pentru răspuns, ceea ce trebuie să fie livrat în avans și care ar fi rezultatul final atunci când predarea proiectului (sau lunar pentru ofertele în derulare).

Propunerile noastre de șablon includ secțiuni relevante pentru toată expertiza noastră. Acestea sunt adaptate proiectului dat pentru a include detaliile specifice de care clienții noștri ar trebui să fie conștienți.

În plus, am automatizat o parte a acestui proces, pentru a putea vorbi cu mai mulți potențiali. În continuare, ne-am identificat mai bine soluțiile, am redus numărul de clienți potențiali necalificați și am redus pierderile din mersul înainte și înapoi cu clienții potențiali care nu aveau nevoie de serviciile noastre.

De asemenea, am introdus oficial planurile de sesiuni de descoperire plătite pentru clienți, care nu știau încă ce vor. Pentru a realiza acest lucru, am lucrat îndeaproape cu ei pentru a defini o strategie de afaceri care să se potrivească nevoilor lor unice.

2. Relații de afaceri în curs

Munca continuă a fost întotdeauna unul dintre obiectivele noastre principale la DevriX. Acest lucru a fost posibil prin construirea și menținerea unor relații de afaceri puternice, care includ două ramuri diferite:

1. Construirea de contracte în derulare cu noi clienți care vin la noi.
2. Construiți parteneriate cu furnizorii de servicii care oferă servicii gratuite pentru ceea ce facem.

Construirea de contracte în derulare cu clienții

Anterior, am acceptat mai multe concerte cu taxă fixă ​​decât era necesar și, din cauza lipsei de propuneri adecvate, ne-am confruntat cu diverse probleme cu întârzieri constante, informații sau active lipsă de la clienți, soluții de găzduire problematice (cum ar fi Yahoo! da, de fapt oferă găzduire vechi) și multe altele. În plus, clienții nu erau adesea interesați de munca continuă pentru site-urile lor web, iar un an sau doi mai târziu, problemele continuau să le apară – site-uri web sparte cu o versiune foarte învechită de WordPress sau administratorii instalând slidere vulnerabile și alte completări care a continuat să afecteze soluția inițială pe care am oferit-o.

Înrudit: Cele mai bune șase amenințări de securitate WordPress și soluțiile lor

Acum luăm foarte puține concerte cu taxă fixă ​​și vindem în principal resurse de dezvoltare în curs. Cu toate acestea, chiar și proiectele cu taxă fixă ​​includ un contract de întreținere în derulare care ne permite să controlăm cât mai bine viitorul stack-ului tehnic, menținând în același timp un nivel ridicat de securitate și performanță.

Gestionarea modificărilor pe serverele de staging, chiar și pentru clienții mici, ajută la incompatibilități și regresii, lucru la care lucrăm fără a împinge producția. Confruntarea cu actualizările, revizuirile de cod, monitorizarea timpului de funcționare și gestionarea resurselor asigură, de asemenea, stabilitatea acelor soluții, care înainte era o cerință internă doar pentru platformele mai mari.

Parteneriate cu alți furnizori

La sfârșitul anului 2021, ne-am concentrat în întregime pe parteneriate. Departamentul nostru de marketing se ocupa de conținutul site-ului web, construirea de linkuri sau publicitatea care aducea clienți potențiali, dar echipa de management a dezvoltat o strategie pentru parteneriate în curs de desfășurare.

Am reușit să încheiem mai multe contracte strategice cu agenții din Europa, America de Nord și Asia. Unele dintre ele erau agenții tehnice care nu puteau livra totul și preferau să ne externalizeze pentru ridicarea greutății sau să descarce atunci când e prea multă muncă.

Alții s-au angajat în diferite domenii de afaceri – publicitate, PR, SEO, marketing, creative, companii de găzduire care caută un partener de dezvoltare WordPress solid, care să se adapteze proceselor lor, să-i ajute să se dezvolte și să ofere servicii de dezvoltare continuă pentru conturile lor atunci când este necesar.

Pe lângă faptul că aducem venituri continue bune, acest lucru ne-a permis să ne lărgim orizonturile de dezvoltare a afacerii prin explorarea diferitelor strategii de vânzări, marketing și creștere, procese de management de proiect și modele legale care ne-au ajutat să ne extindem. După ce am petrecut timp cu aceiași parteneri, a devenit posibil să luați mai multă muncă de la aceștia, să obțineți rezultate mai bune și în mai puțin timp. Acest lucru i-a convins, de asemenea, pe unii dintre ei să ofere servicii de dezvoltare WordPress în mod oficial pe site-urile lor web și să ne descarce acele clienți potențiali.

Parteneriatele reprezintă nucleul filozofiei noastre la DevriX și complimentăm cu plăcere portofoliile de servicii ale partenerilor noștri cu munca de dezvoltare WordPress, în timp ce le lăsăm să se concentreze pe ceea ce fac ei cel mai bine.

3. Ajută diferite audiențe

În urmă cu unsprezece ani, când am început prima dată, echipa noastră era formată din doar câțiva oameni. Nu am avut suficientă forță de muncă pentru a aborda proiecte mari ale întreprinderilor și nu am furnizat diverse servicii pentru a vinde un pachet complet. Cu suficientă perseverență, am reușit să creștem, să ne creștem setul de abilități și să construim o echipă care lucrează acum la proiecte de ultimă generație, inclusiv platforme mari multisite pentru producătorii de automobile, portaluri media mari, soluții scalabile Software as a Service și multe altele.

Totuși, asta ne-a schimbat și procesele de management – ​​introducând oameni cu abilități diferite din țări diferite. Oamenii responsabili pentru ei sub formă de conducere sau conducere de echipă, QA, instrumente și sisteme interne și costuri suplimentare pentru ca toate acestea să funcționeze pe termen lung. Acest lucru a devenit rapid prea costisitor pentru clienții mai mici, iar lipsa unui portofoliu public din cauza numeroaselor NDA-uri pe care le-am semnat a făcut mai greu ca noile clienți potențiali să facă un salt de credință cu contractele cu cinci cifre (sau mai multe).

Dezvoltare WordPress ca serviciu

Pentru a deveni mai flexibili în aceste cazuri, am discutat ce s-ar putea face pentru clienții din diferite audiențe. Definirea clienților noștri și clasificarea diferitelor niveluri de clienți a fost un pas important pentru a merge mai departe.

Ne-am specializat în mai multe direcții, cum ar fi construirea de soluții SaaS (cu diferite planuri de plată și caracteristici), multisite-uri mari, migrări personalizate de pe diferite platforme (PHP, Java, Python, .NET) și proiecte mari personalizate care integrează tot felul de API-uri terțe. . Această mișcare ne-a permis să construim procese separate pentru fiecare dintre acestea, să extragem anumite componente reutilizabile și să creștem nivelul de experiență al membrilor echipei noastre, ceea ce le-a permis, la rândul său, să livreze continuu mai mult în mai puțin timp, cu mai puține sughițuri pe parcurs.

Am identificat modalități de a decupla un nucleu principal de servicii pe care trebuie să-l facem pentru fiecare client și am definit alte subservicii pe care le-am putea vinde sau combina.

De exemplu, construirea unei platforme WordPress tehnice mari și găzduirea pe o infrastructură de încredere este, în general, principalul nostru lucru. Cu toate acestea, am putea descărca găzduirea către un furnizor de găzduire WordPress gestionat, cum ar fi Pagely, să delegăm designul altcuiva și să nu ne asumăm eforturile de marketing și creștere.

Am experimentat intern cu diferite instrumente și plugin-uri prin procesul nostru de verificare, iar acestea pot fi acum utilizate în proiecte fără a fi nevoiți să ne deranjam cu performanța sau securitatea (sau să le construim de la zero). Am format relații cu mulți dintre autorii lor, contribuind cu patch-uri sau având un punct de contact direct pentru raportarea problemelor sau discutarea potențialelor noi funcții.

Înrudit : DevriX a actualizat opt ​​dintre propriile sale pluginuri WordPress

Actualizarea Serviciilor complete

Sursă

Pentru clienții care au fost dispuși să plătească pentru întreaga suită de servicii, dar au avut dificultăți să se angajeze în avans pentru o sumă mare, ne-am îmbunătățit planurile de reținere a dezvoltării WordPress într-un mod care le-a permis să se înscrie pentru o „probă” și vedeți cum lucrăm, plătiți lunar pentru fiecare etapă în loc să vă angajați devreme la suma totală. În plus, acest lucru ne-a permis să implementăm noi cerințe în timpul procesului de dezvoltare, să redefinim obiectivele , să construim în mod iterativ (lăsăm clientul să decidă care componentă are nevoie de mai multă muncă sau caracteristici și care este gata) și, în general, le economisim o mulțime de bani , oferind au flexibilitatea de a adăuga sau elimina lucruri în timpul procesului de lucru.

Înrudit: WordPress Retainers 101: Ce sunt WordPress Retainers

Unii dintre clienții noștri au început cu un plan de întreținere de 10 ore pe lună, care a fost în curând transformat într-un reținere de 40 de ore/lună, alții au sărit de la 40 de ore/lună la 100 de ore/lună.

Unele negocieri inițiale care au fost pentru proiecte MVP de 10.000 USD sunt acum la jumătatea celor cinci cifre plus, datorită oportunității de a oferi lucru în curs de desfășurare, lună de lună, arătând adăugiri incrementale construite cu flexibilitate și extensibilitate în minte, lansarea MVP-urilor și iterare în funcție de utilizator. feedback și introducerea constantă de îmbunătățiri la sistemele existente.

4. QA este de neprețuit

Prima noastră angajare QA a fost în 2014, dar a fost implicat doar în testarea principalului nostru proiect SaaS la care lucram atunci. Pe măsură ce numărul de conturi în derulare a continuat să crească, ne-am dat seama că QA este o unitate esențială în procesul nostru. Am angajat un alt QA și un asistent care ne ajută cu configurarea paginilor demonstrative sau listarea funcțiilor, ajutând cu programele demo și altele.

Având în jur un personal consecvent QA, acum suntem capabili să atribuim etape dezvoltatorilor, să-i lăsăm să lucreze la sarcini extrem de decuplate și să atribuim munca pentru testare pentru QA-urile noastre.

Procesul QA include extragerea celor mai recente versiuni din Git la nivel local, testarea diferitelor ramuri, monitorizarea jurnalelor și raportarea tot felul de regresii sau caracteristici incomplete care necesită curățarea cazurilor marginale. Pe lângă testarea diferitelor medii (inclusiv serverul de staging), suntem capabili să detectăm diverse probleme între versiunile de server, medii de găzduire, limite de memorie și multe altele.

Acest lucru a îmbunătățit calitatea generală a produselor noastre și a eliberat ceva timp de dezvoltare, astfel încât inginerii noștri WordPress să se poată concentra pe rezolvarea problemelor și implementarea funcțiilor în timp ce cineva încearcă constant să-și întrerupă munca între timp. QA include, de asemenea, testarea mobilă și jocul cu browsere diferite, ceea ce duce ocazional la remedieri CSS ulterioare sau chiar la schimbarea bibliotecilor întregi care nu acceptă media pentru iOS sau anumite browsere.

5. Comunicare și documentare

Este ușor de gestionat să ai o echipă de 5-8 persoane, dar pe măsură ce echipa crește și se alătură oameni cu seturi de abilități sau experiență diferite, lucrul la mai multe proiecte și gestionarea acestora devine rapid un coșmar fără procesul și instrumentele potrivite.

Ne bazăm pe Slack pentru comunicarea internă, unde am creat canale pentru fiecare proiect și fiecare dintre echipele noastre – dezvoltatori, designeri, marketeri și management.

Am integrat unele dintre serviciile pe care le folosim pentru fiecare canal, cum ar fi Asana sau GitHub, trăgând cele mai recente comiteri, sarcini, solicitări de extragere și comentarii de emisiune, ceea ce a făcut posibilă păstrarea contextului într-un singur loc și lucrul cu fiecare echipă (per abilitate sau proiect) într-o manieră mult mai organizată.

În plus, am definit, de asemenea, un proces mai curat pentru managementul proiectelor în Asana, folosind date scadente, diverse etichete pentru prioritate și utilizând Calendarul echipei pentru a monitoriza imaginea de ansamblu pentru sprinturile săptămânale. Introducerea lansărilor de început și a chat-urilor regulate îi ține pe oameni la curent, conștienți de când se apropie demo-urile, transmite idei unul de celălalt, atribuie sarcini altor membri ai echipei și comunică intern. Acest lucru ne asigură că avem mai mult timp pentru revizuirea codului, pentru gestionarea fluxului de lucru, pentru a răspunde la întrebările arhitecturale importante sau pentru a ajuta cu caracteristici specifice.

Recent am început să ne documentăm și proiectele, ceea ce ne-a oferit o modalitate structurată de a descrie creșterea proiectului în timp real, noi funcții construite la fiecare două săptămâni, lucruri în curs care trebuiau gestionate în viitor. Aceste documente sunt disponibile persoanelor care se alătură unui nou proiect, pentru a reduce cantitatea de cercetare și dezvoltare, având o imagine de ansamblu detaliată a proiectului, progresului, obiectivelor, membrilor echipei responsabili de funcții și multe altele.

6. Liste de verificare

Vorbitorii mari spun adesea că „ gloanțele sunt morți ”, dar sunt incredibil de utile în anumite cazuri, inclusiv definirea fluxurilor de lucru lungi cu un număr mare de pași simpli.

Am stabilit o serie de procese diferite pentru diferite părți ale afacerii noastre – pâlnia de vânzări, înființarea unui nou proiect, livrarea unei soluții web, implementări, angajarea de oameni noi, prezentarea membrilor echipei într-un nou proiect etc. Cu toate acestea, tratarea cu o mulțime de departamente diferite în același timp, distribuite într-un număr de proiecte diferite, s-au dovedit a fi provocatoare – din punct de vedere al timpului și ținând evidența micilor detalii.

Am săpat mai adânc și am împărțit etapele mai mari ale procesului de afaceri în componente separate, constând într-o listă de verificare pentru fiecare dintre ele. Unele sunt legate de angajare – o listă de abilități profesionale și dorite, o defalcare a obiectivelor companiei – și misiunea definită într-un mod pe care îl putem folosi în timpul interviurilor pentru a evalua oamenii în detaliu. Același lucru este valabil și pentru pregătirea unei demonstrații sau configurarea unui proiect – sunt multe care ar trebui făcute pentru fiecare dintre acestea de fiecare dată, unele fiind mai mari ca „crearea unui nou depozit GitHub privat” prin „trimiterea documentelor X, Y, Z către noul membrii echipei” sau „adăugați asta la .gitignore”.

Adăugarea unor liste de verificare specifice pentru testare, asigurându-ne că folderele interne nu fac parte din depozit, e-mailurile sunt modificate sau anumite scripturi sunt rulate peste tot, ne asigură că nu uităm detaliile mici, dar importante, datorită a o sută de pași mici pe care îi facem. trebuie să luați de fiecare dată.

Bonus: automatizare și reutilizare

Ultimul bit nu este cu adevărat revoluționar în sine, dar anul trecut am continuat să planificăm atât eforturile de automatizare, cât și de reutilizare. Ca parte a fiecărui proces intern, identificăm lucrurile cheie care ar trebui automatizate, precum și componentele potențiale pe care le putem reutiliza sau construi și extrage ca elemente modulare de acolo.

Practic, principala diferență este că petrecem timp real predefinit pentru a descoperi ce poate fi reutilizat în diferite scenarii și care sunt pașii care pierd mult timp și pot fi automatizați. Unele nu au fost o problemă când eram o echipă mai mică, dar dacă 8 persoane au lucrat la un proiect și au avut nevoie să efectueze o acțiune manuală de 5 ori pe zi care durează 6 minute, atunci acest lucru are ca rezultat un total de 4 ore care sunt irosite în fiecare zi . Asta te face să gândești diferit și să planifici mai bine dinainte.

De asemenea, este important să stabiliți cât timp durează construirea fiecăruia sau cât timp durează pentru a face extensibilă o funcție web. Odată stabilit asta, alocăm timp intern pentru îmbunătățiri și flexibilitate care se realizează în afara orelor plătite de un client.

Am introdus niveluri suplimentare de automatizare și reutilizare în procesele noastre interne și externe. De la un script standardizat de furnizare de integrare continuă pe o instanță cloud personalizată per proiect, până la șabloane pentru diferite tipuri de proiecte sau date demonstrative pentru livrare. Construirea unei colecții de plugin-uri și biblioteci de încredere care sunt bine testate și care pot fi reutilizate fără a afecta stabilitatea sau scalabilitatea, optimizarea proceselor de comunicare, automatizarea raportării cât mai bine posibil, folosind diverse instrumente pentru a ne susține procesul.

Folosim diverse integrări Zapier în Asana, GitHub, Slack, WordPress pentru anumite acțiuni, inclusiv trimiterile Gravity Forms, diverse instrumente de raportare și altele. Avem două platforme de monitorizare a aplicațiilor și a sistemului care rulează și urmăresc soluții web și am integrat un instrument frumos de comparare a interfeței de utilizare care rulează analiza imaginilor pe diferite instantanee ale aceluiași site web.

CRM-ul nostru este un proiect personalizat construit pe WordPress pe care l-am dezvoltat în ultimul an și continuăm să integrăm cu instrumente și sisteme externe, extinzând mecanismul de raportare pentru revizuiri mai bune ale procesului final. Echipa noastră interacționează și printr-o instanță internă BuddyPress pe care CTO Stanko a conectat-o ​​la Slack pentru a posta actualizări de stare și comentarii. Ne conectăm sistemele împreună și economisim mult timp de la copiere-lipire sau schimbarea contextului, construind roboți personalizați care declanșează activități prin servicii terță parte și efectuând monitorizare automată specifică afacerii pentru anumite site-uri web.

Am învățat o tonă în 2021 și trebuie să acționăm rapid pentru a asigura o creștere în continuare a companiei. 2022 este aproape și avem deja câteva angajări noi și un milion de lucruri în desfășurare, inclusiv noi parteneriate, îmbunătățiri suplimentare ale proceselor, un stoc de lucruri planificate în următoarele 2-3 luni și multe altele.